Настройка отражения документов в регламентированном учете 1с ерп
Обновлено: 04.07.2024
кнопку «Дт-Кт» и выполнить команду «Отразить в регл. учете». После этого документ попадает в отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
Если у организации большие объемы первичных данных, то эту процедуру можно выполнить сразу для нескольких внесенных документов. Она расположен по пути: «Регламентированный учет» – «Отражение документов в регламентированном учете» (Рис.1).
В открывшемся окне (Рис.2) необходимо выбрать организацию и дату, процедура проверит актуальность отражения всех документов по эту дату включительно. Так же здесь видно, сколько документов ожидают отражения в учете, сколько уже проведено, есть ли ручные операции и какие из них требуют корректировки и подтверждения.
Перейдя по гиперссылке «Документы, ожидающие автоматического отражения» (Рис.3) можно вручную отобрать документы по виду документа, дате, статусу отражения: «К отражению», «Отражен», «Не указаны счета учета», «Отражен вручную», «Требует подтверждения». Отразить или отменить отражение нескольких документов.
Возможно провести настройку счетов учета (Рис.4)
При одновременной работе нескольких пользователей удобно включить «Автоматическое отражение документов в учете по расписанию». Время и периодичность можно установить любые (Рис.5). После включения и настройки расписания, данная процедура появится в списке регламентных заданий.
«Проверено» для отраженных документов
Для того чтобы контроль за введенными и отраженными документами был более полным, а также для исключения возможности их редактирования без ведома бухгалтера, в «1С:ERP» есть функция «Проверка документов». Ее можно включить: «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Регламентированный учет» – «Сервисные функции» – «Проверка документов» (Рис.6)
Есть два варианта настройки этой функции (Рис.7) :
- «С запретом редактирования», при этом варианте после установки галочки «Проверено» документ будет доступен для редактирования только пользователям с Ролью «Проверка документов и право изменения»;
- «Только уведомительная, без запрета редактирования», проверенные документы будут доступны для редактирования всем пользователям, которые с ними работают, после их изменения документ потребует повторную проверку.
Также можно включить настройку: «Отражать в учете только проверенные документы» (Рис.8).
«Проверено» можно проставить сразу на несколько документов в том же окне, где выполняется отражение документов в Регламентированном учете: «Регламентированный учет» – «Отражение документов в регламентированном учете» - «Документы требующие проверки» (Рис.9).
Можно отобрать по виду документа, дате, а также по статусу проверки: «Проверен», «Не проверен», «На повторной проверке» (Рис.10).
Применять или нет описанный выше пример работы с отражением и проверкой документов, решает сама организация. Данные функции облегчают задачу контроля за своевременным и полным отражением операций в регламентированном учете. Для того чтобы ей воспользоваться, пользователю достаточно произвести в базе минимальные настройки и выбрать стратегию работы с отраженными документами.
Рассмотрим отражение документов в регл. учете в программе 1С:ERP 2.4. Аналогичное рабочее место 1С можно встретить также в конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2.
Располагается в интерфейсе системы ЕРП: «Регламентированный учет», подраздел «Бухгалтерский и налоговый учет» - «Отражение документов в регл.учете».
Открывается рабочее место 1С:
Это и есть основное рабочее место, где происходит работа с проводками бухгалтерского учета. В данном рабочем месте мы видим документы, которые не отражены в регламентированном бухгалтерском учете, непроверенные документы, а также документы, которые менялись в ручную, для которых требуется настроить счета учета. Обратите внимание на желтую кнопку, которая предлагает выполнить отражение всех документов по указанную дату.
2. Опция «Проверка документов» 1С
Далее – «Проверка документов» 1 С. Но на скрине видно, что такого пункта нет.
Чтобы включить видимость документов требующих проверки, необходимо включить опцию.
Данная опция включается в интерфейсе главного меню 1С:ERP «НСИ и администрирование», раздел «Настройка НСИ и разделов», пункт «Регламентированный учет».
В данном разделе (в подразделе «Сервисные функции») необходимо включить «Проверка документов» и выбрать один из двух режимов: «с запретом редактирования» или «только уведомления, без запрета редактирования».
После включения данной опции в рабочем месте появится новая информация о проверке документов.
Также после того как включается опция проверки, в документах появляется специальная кнопка с галкой. Она обозначает статус проверки документов.
Когда создается новый документ в системе, ему присваивается статус «не проверен», и мы видим его в соответствующем рабочем месте «Документы, требующие проверки».
Подробнее: существует регистр сведений, в котором собственно и происходит запись информации для проверки и самой проверки. Регистр сведений называется «Статусы проверки документов».
В этот регистр в разрезе документа и организации пишется информация по статусам проверки.
Например, проверим на документе реализации. Менеджер внес в систему документ, мы его увидели в рабочем месте проверки документов, открыли, проверили, если нужно - дозаполнили и подтвердили, что «Да» мы его проверили, отметив соответствующий статус нажатием кнопки с галкой.
И если посмотрим сейчас регистр, то мы увидим информацию — кто и когда его проверил.
3. Журнал документов учета
Обратим внимание на ссылки в рабочем месте «по операциям».
При переходе по ссылке открывается один и тот же журнал, отличающийся только отборами в самом журнале документов учета.
4. Отражение первичных документов
Перейдем по ссылке «Документы, ожидающие автоматического отражения». Мы опять попадем в уже упомянутый журнал со списком требующих отражения первичных документов.
Перейдя по ссылке, видим, что отбор сработал по статусу отражения «К отражению». Это статус, в котором создается документ.
После того как документ успешно отражен в регламентированном учете, ему присваивается статус «Отражен». Если возникает ошибка, например, не указаны учета 1С для отражения требуемой операции, то тогда данные документы выпадают в ошибки по ссылке в рабочее место «Настроить счета учета». Таким документам присваивается статус «Не указаны счета учета». Если документ был скорректирован ручной корректировкой, тогда присваивается статус «Отражен вручную». И например ситуация: была ручная корректировка, а потом произошло изменение документа или изменения прошли какой-то групповой регламентной операций, то документу присваивается статус «Требуется подтверждения». Таким образом нас просят подтвердить изменения.
Отразить документы можно нажав кнопку «Выполнить отражение». А можно перейдя в проводки и нажать «Отразить в регл.учете».
Можно также включить опцию, чтобы при переходе в проводки они сразу отражались автоматически. Для этого в пункте «еще» - установить «Отражать в учете при открытии».
Статусы отражения документов в регламентированном учете фиксируются в регистре сведений. Его можно открыть и увидеть динамику по движениям документов в организации.
В регистре сведений «Отражение документов в регл учете» видно статус документа «Отражен».
Вот по данному регистру и происходит отслеживание статусов отражения и вывода информации в рабочее место.
5. Ручные операции.
Еще в рабочем месте мы видим документы ручных операций.
К примеру, имеется документ ручной операции. Перейдя по ссылке мы попадем в журнал, где можно открыть непосредственно документ:
Рассмотрим отражение документов в регл. учете в программе 1С:ERP 2.4. Аналогичное рабочее место 1С можно встретить также в конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2.
Располагается в интерфейсе системы ЕРП: «Регламентированный учет», подраздел «Бухгалтерский и налоговый учет» - «Отражение документов в регл.учете».
Открывается рабочее место 1С:
Это и есть основное рабочее место, где происходит работа с проводками бухгалтерского учета. В данном рабочем месте мы видим документы, которые не отражены в регламентированном бухгалтерском учете, непроверенные документы, а также документы, которые менялись в ручную, для которых требуется настроить счета учета. Обратите внимание на желтую кнопку, которая предлагает выполнить отражение всех документов по указанную дату.
2. Опция «Проверка документов» 1С
Далее – «Проверка документов» 1 С. Но на скрине видно, что такого пункта нет.
Чтобы включить видимость документов требующих проверки, необходимо включить опцию.
Данная опция включается в интерфейсе главного меню 1С:ERP «НСИ и администрирование», раздел «Настройка НСИ и разделов», пункт «Регламентированный учет».
В данном разделе (в подразделе «Сервисные функции») необходимо включить «Проверка документов» и выбрать один из двух режимов: «с запретом редактирования» или «только уведомления, без запрета редактирования».
После включения данной опции в рабочем месте появится новая информация о проверке документов.
Также после того как включается опция проверки, в документах появляется специальная кнопка с галкой. Она обозначает статус проверки документов.
Когда создается новый документ в системе, ему присваивается статус «не проверен», и мы видим его в соответствующем рабочем месте «Документы, требующие проверки».
Подробнее: существует регистр сведений, в котором собственно и происходит запись информации для проверки и самой проверки. Регистр сведений называется «Статусы проверки документов».
В этот регистр в разрезе документа и организации пишется информация по статусам проверки.
Например, проверим на документе реализации. Менеджер внес в систему документ, мы его увидели в рабочем месте проверки документов, открыли, проверили, если нужно - дозаполнили и подтвердили, что «Да» мы его проверили, отметив соответствующий статус нажатием кнопки с галкой.
И если посмотрим сейчас регистр, то мы увидим информацию — кто и когда его проверил.
3. Журнал документов учета
Обратим внимание на ссылки в рабочем месте «по операциям».
При переходе по ссылке открывается один и тот же журнал, отличающийся только отборами в самом журнале документов учета.
4. Отражение первичных документов
Перейдем по ссылке «Документы, ожидающие автоматического отражения». Мы опять попадем в уже упомянутый журнал со списком требующих отражения первичных документов.
Перейдя по ссылке, видим, что отбор сработал по статусу отражения «К отражению». Это статус, в котором создается документ.
После того как документ успешно отражен в регламентированном учете, ему присваивается статус «Отражен». Если возникает ошибка, например, не указаны учета 1С для отражения требуемой операции, то тогда данные документы выпадают в ошибки по ссылке в рабочее место «Настроить счета учета». Таким документам присваивается статус «Не указаны счета учета». Если документ был скорректирован ручной корректировкой, тогда присваивается статус «Отражен вручную». И например ситуация: была ручная корректировка, а потом произошло изменение документа или изменения прошли какой-то групповой регламентной операций, то документу присваивается статус «Требуется подтверждения». Таким образом нас просят подтвердить изменения.
Отразить документы можно нажав кнопку «Выполнить отражение». А можно перейдя в проводки и нажать «Отразить в регл.учете».
Можно также включить опцию, чтобы при переходе в проводки они сразу отражались автоматически. Для этого в пункте «еще» - установить «Отражать в учете при открытии».
Статусы отражения документов в регламентированном учете фиксируются в регистре сведений. Его можно открыть и увидеть динамику по движениям документов в организации.
В регистре сведений «Отражение документов в регл учете» видно статус документа «Отражен».
Вот по данному регистру и происходит отслеживание статусов отражения и вывода информации в рабочее место.
5. Ручные операции.
Еще в рабочем месте мы видим документы ручных операций.
К примеру, имеется документ ручной операции. Перейдя по ссылке мы попадем в журнал, где можно открыть непосредственно документ:
Что необходимо знать прежде, чем приступить к настройкам программы по отражению документов в регламентированном учете:
План счетов для бухгалтерского и налогового учета в программе 1С: ERP единый (Регламентированный учет – План счетов бухгалтерского учета):
Благодаря этой возможности, при проведении документов и отражении их в регламентированном учете мы увидим проводки по бухгалтерскому и налоговому учету.
- Автоматическое формирование проводок при проведении документов в программе не предусмотрено. Обусловлено это тем, что пользователи часто допускают ошибки при ручном указании счетов учета.
Давайте рассмотрим ключевые моменты настройки счетов учета на основании которых и формируются проводки в регламентированном учете.
- Необходимо включить опцию «Группы настроек финансового учета». Данная опция позволяет отражать обязательства, активы, доходы и расходы на разных счетах учета. (НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг):
Предварительно пользователи могут добавить необходимые группы финансового учета (Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета – Группы финансового учета расчетов / Группы финансового учета номенклатуры):
При создании группы финансового учета мы задаем настройки, на основании которых в дальнейшем будут формироваться проводки (пример):
Второй вариант настроек счетов учета через рабочее место (Регламентированный учет – Отражение документов регл.учета - Отражение документов – Счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете):
Настройка счетов учета по расчетам с контрагентами задаются аналогично, как и для материалов.
Для части хозяйственных операций настройки отражения документов в регламентированном учете определены программой изначально.
В программе есть возможность задать настройки расчетов для отдельных контрагентов и для каждой ГФУ. Предусмотрен «переключатель» (Режим настройки – Исключение):
Настройка счетов учета по расчетам с контрагентами задаются аналогично, как и для материалов.
Для части хозяйственных операций настройки отражения документов в регламентированном учете определены программой изначально.
В программе есть возможность задать настройки расчетов для отдельных контрагентов и для каждой ГФУ. Предусмотрен «переключатель» (Режим настройки – Исключение):
ГФУ для расчетов с контрагентами задаются в следующих документах/справочниках:
Читайте также: