Настройка программы 1с зуп

Обновлено: 04.07.2024

Программа позволяет рассчитывать законодательно регламентированные налоги, взносы и формировать отчеты по ним, именно поэтому, для того чтобы отчетность всегда была актуальной, очень важно регулярно проводить обновления конфигурации (самостоятельно через конфигуратор, либо же обновление будет проводится автоматически, если ваша база размещена по технологии разделения данных). В 1С ЗУП 3.1 размещены все данные о сотрудниках: ФИО, сведения о документе, удостоверяющем личность, контактная информация, стаж, данные об инвалидности, информация о гражданстве, данные о льготах для пособий, информация воинского учета работников.

С помощью данной программы можно рассчитывать различные виды начислений в пользу работников, а также доходы работников и физических лиц, не обязательно связанные с оплатой труда (дивиденды, премии и прочее).

1С ЗУП 3.1 позволяет регистрировать и рассчитывать различные виды удержаний из заработной платы (алименты, штрафы, профсоюзные взносы и т.д.)

Относительно недавно появилась возможность отправлять отчетность в контролирующие органы по электронным каналам связи непосредственно из программы.

Кадрово-расчетные документы

1С ЗУП 3.1 позволяет не дублировать кадровые документы расчетными: начисления (например, за больничный) производятся вместе с проведением данного документа кадровиком. Остается только проверить и подтвердить занесенный документ кадровым специалистом.

В документе «Увольнение» фиксируется расчет при увольнении работника там же рассчитываются налоги и взносы,это значительно облегчает работу бухгалтера.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» рассчитываются страховые взносы, при этом любые изменения повлекут за собой автоматический перерасчет.

Функциональные возможности 1С:ЗУП 3.1 в части налога на доходы физических лиц (НДФЛ), учета страховых взносов и персонифицированного учета

В 1С:ЗУП 3.1 уплата НДФЛ фиксируется при выплате заработной платы. Документ «Выплата» позволяет указать, что налог был перечислен вместе с зарплатой, или же можно ввести документ «Перечисление НДФЛ».

Кроме этого программа дает возможность учитывать следующее:

право работников на стандартные налоговые вычеты;
при расчете НДФЛ и при применении стандартных налоговых вычетов - данные с предыдущего места работы;
профессиональные налоговые вычеты;
имущественные налоговые вычеты;
социальные налоговые вычеты;
налоговые вычеты по частично облагаемым доходам;
статус налогового резидента физического лица при исчислении НДФЛ;

рассчитывать налог на доходы физических лиц;
оформлять возврат излишне удержанного НДФЛ;
делать перерасчет налога за предыдущие налоговые периоды;
формировать справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.
производить расчет страховых взносов;
регистрировать уплату страховых взносов;
формировать сведения персонифицированного учета ПФР по формам: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ДСВ-1, ДСВ-3, СПВ-2.

Настройка начислений в 1С:ЗУП 3.1

В разделе «Настройки-Расчет зарплаты» настраивается тарифная ставка работника. Достаточно указать виды начислений, которые пойдут в общую тарифную ставку, и алгоритм расчета часов для определения цены за час.

Изменить вид деятельности можно с помощью кадрового перевода, таким же образом можно изменить оклад, график, должность и прочее. И именно поэтому можно теперь фиксировать два кадровых изменения в один и тот же день.

Штатное расписание

Для расчета заработной платы можно использовать графики для разных режимов работы: для нормального, сокращенного и неполного рабочего времени, при пяти- и шестидневной рабочей неделе, сменные графики и прочие.

Если график очень редко меняется, то можно не вести историю штатного расписания, а указывать для подразделений даты формирования и расформирования, для должностей – даты введения в штатное расписание и исключения из него, что значительно упростит работу. Если все же штатное расписание ведется, то даты фиксируются в документах «Утверждение штатного расписания» и «Изменения штатного расписания».

1С:ЗУП – это автоматизированное решение для кадровых процессов и расчета зарплаты, кадрового учета и администрирования, управления персоналом и кадровой аналитики

В каждой организации могут быть свои особенности работы с кадрами и расчетов по зарплате. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 есть возможность гибкой настройки работы. Можно включить нужные функции и отключить ненужные — это очень удобно. Рассмотрим подробнее начальную настройку в 1С ЗУП 8.3.

Помощник по настройке

При первом запуске пустой базы открывается специальный помощник. В нем задаются вопросы об организации и особенностях ведения учета. По ответам автоматически устанавливаются необходимые настройки.

На первом этапе выбираем, как начать работу: настроить с нуля или перенести данные из другой программы.

При выборе второго варианта откроется список программ, с которых можно перейти: ЗУП 2.5, ЗУП 7.7 или БП 3.0.

Далее разберем настройку с нуля.

На втором этапе выходит окно с порядком работы с помощником. При этом мы можем закрыть помощник, а настройку произвести отдельно (без помощника). Для этого нужно установить флажок «Отказаться от начальной настройки программы» и нажать кнопку «Закрыть помощник начальной настройки».

Как управлять помощником:

По стрелкам вправо и влево переходим по этапам.
По кнопке «Применить настройки» сохраняются сделанные изменения.
Снизу отображается прогресс прохождения этапов (желтая полоска).
Если закрыть помощник, он будет открываться каждый раз, пока не подтвердим завершение работы. Это можно сделать на последнем этапе.
Если ошиблись при установке какой-либо настройки, не страшно — как уже отмечали, к настройкам можно вернуться позже.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Таким образом, проходим пошагово все этапы помощника и ставим нужные начальные настройки.

Настройка кадрового учета

Если мы отказались от помощника или подтвердили завершение работы, к настройкам можно вернуться.

Для кадрового учета зайдем в меню «Настройка — Кадровый учет».

Откроется окно, где будут доступны флажки и другие параметры.

Также есть функция печати настроек.

Настройка зарплаты

Для зарплаты зайдем в меню «Настройка — Расчет зарплаты».

Учетная политика

Кроме настроек кадрового учета и зарплаты нужно задать учетную политику. Для этого зайдем в карточку организации и на закладке «Учетная политика и другие настройки» перейдем по ссылке «Учетная политика».

Здесь задаются настройки страховых взносов, НДФЛ, пособий ФСС, а также определяются особенности расчета зарплаты в конкретной организации.

В сегодняшней первой публикации, мы рассмотрим основные настройки программы, которые требуется установить или по крайней мере знать, где можно их установить, чтобы начать работу в ЗУП 3.0. Я не буду говорить о переносе данных из ЗУП 2.5 (про перенос я подробно рассказал в этой статье) или из ЗИК 7.7, а постараюсь пояснить с чего начать вести учет в конфигурации ЗУП 3.0 и на что следует обратить внимание. Посмотрим настройки «Расчета зарплаты», «Кадрового учета» и конечно «Учетной политики» организации. Коснемся и новых возможностей, которые появились в ЗУП 3.1 (кстати, на сайте есть серия статей про основные отличия ЗУП 3.0 от ЗУП 2.5, там много полезной информации).

Начальные настройки программы и ввод сведений об организации в ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Приступая к работе в конфигурации Зарплата и управление персоналом ред. 3.0 (ЗУП 3.0.), первые настройки можно выполнить несколькими способами. Одним из самых простых является первоначальная настройка программы с помощью мастера настройки.

Чтобы не загромождать статью различными схемами и рисунками, я не стану публиковать скриншоты из мастера настройки. Там всё довольно понятно: нужно заполнить максимум сведений, которые предложит эта первоначальная настройка.

Возможна и другая ситуация, когда вы не хотите заполнять первоначальные данные с помощью мастера, а хотите делать точечные настройки в процессе работы с программой. Так можно делать, кстати, так часто и делают, поскольку иногда сразу непонятно требуется или не требуется устанавливать ту или иную настройку. В этой статье я как раз и покажу, где можно заполнить все эти сведения, не используя «Начальную настройку программу» в 1С ЗУП 3.0.

Итак, все настройки, которые нас будут интересовать, находятся в разделе главного меню «Настройка». В этом разделе есть ссылки, которые нас и будут интересовать: Расчет зарплаты, Кадровый учет и Реквизиты организации (а именно раздел «Учетная политика и другие настройки» в реквизитах организации)

Но первое, что мы должны сделать это ввести сведения об организации. Дело в том, что пустая база ЗУП 3.0 не содержит никакой организации. Пустая база ЗУП 2.5 по умолчанию имела организацию с названием «Наша организация» (подробно про учет в ЗУП 2.5 я рассказывал в серии статей ЗУП по шагам). В ЗУП 3.0 такого нет. Поэтому если не внести хотя бы название новой организации и попытаться создать нового сотрудника, то он не сможет сохраниться – так как организация не сможет быть задана.

Так, например, очень важно сразу задать Сведения о регистрации в налоговом органе (вкладка «Главное»), поскольку именно в разрезе этой регистрации будет фиксироваться факт исчисления, удержания и перечисления НДФЛ. И потом все эти сведения будут попадать в регламентированные отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ именно в разрез регистрации в ИФНС. Кстати, механизм учёта исчисленного и удержанного НДФЛ, а также принцип заполнения 6-НДФЛ можете изучить в статье Заполнение формы 6-НДФЛ на простом примере. Механизм и правила учета в 1С ЗУП для корректного формирования 6 НДФЛ.

Ещё важно задать сведения на вкладках «Коды» и «Фонды». Эти данные также используются в регламентированных отчетах – 4-ФСС, РСВ-1 и прочих (про подготовку РСВ-1 в ЗУП 3.0 я подробно рассказывал в этой статье).

Учетная политика и другие настройки организации

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Отдельно хочу обратить Ваше внимание на вкладку «Учетная политика и другие настройки». Эти настройки являются уникальными для конкретной организации. Наиболее интересные и значимые параметры находятся в «Учетной политике»:

На вкладке «Учетная политика и другие настройки» можно задать Ответственных лиц ФИО Руководителя, главного бухгалтера, кассира для отображения их в печатных формах документа и в регламентированных отчетах (например, подписант в 6-НДФЛ).

Ещё на вкладке «Учетная политика и другие настройки» есть ссылка «Оценочные обязательства (резервы) отпусков». Подробно про механизм настройки и расчета Оценочных обязательств в ЗУП 3.0 я рассказывал в статье что такое Оценочные обязательства и как настроить их расчет по методу МСФО в 1С ЗУП 3.0. Поэтому сейчас останавливаться на этом я не буду.

Перейдем к последней группе настроек «Бухучет и выплата зарплаты»:

Настройки Расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Стоит отметить, что настройки, которые находятся в справочнике «Организации» распространяются только на конкретную организацию. Но в ЗУП 3.0 существует ещё ряд важных параметров, которые влияют на работу всей информационной базы. Их можно найти в разделе главного меню «Настройки».

С этих параметров и начнем. Рассмотрим форму «Настройка состава начислений и удержаний». Здесь на вкладках располагаются флажки, которые определяют наполнение списка начислений и удержаний, а также перечень доступных документов. Например, если на вкладке «Учет отсутствий» установить галочку «Командировки», то в информационной базе откроется доступ к документу «Командировка», а также будет автоматически создан вид начисления «Командировка». Этот принцип настройки как раз и отличает 1С ЗУП 3.0 – подробно об этом я рассказывал в статье Отличия ЗУП 3.0 от 2.5. Что нового в 1С ЗУП редакции 3.0?. То есть если Вы не находите какой-то документ в программе, который должен быть, то вероятно причина как раз в том, что в настройках не установлена нужная галочка.

Флажков здесь довольно много поэтому отмечу наиболее существенные:

Теперь давайте обратим внимание на список настроек непосредственно в разделе «Расчет зарплаты» (то есть не в дополнительной форме «Настройка состава начисления и удержаний», а на основной форме). Тут также довольно много флажков и параметров и поэтому я отмечу основные:

Настройки Кадрового учета в 1С ЗУП 3.0

Ещё одна похожая группа настроек касается параметров кадрового учета (раздел Настройка -> Кадровый учет).

Используется работа по неполной ставке – появится возможность в документе «Приме на работу» или «Кадровый перевод» указывать неполное количество ставок, на которое принимается сотрудник. Статьи по теме:

На этом сегодня всё, в следующей статье (она уже опубликована и её можно почитать здесь) мы подробно разберем Прием на работу нового сотрудника, а также все возможные варианты ведения Штатного расписания в 1С ЗУП 3.0.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

или вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

Чтобы начать работу в 1С ЗУП, нужно выполнить стартовую настройку. Есть два пути – использовать мастер настройки или сделать все вручную. Первый способ для старожил – они владеют всей необходимой информацией, и точно знают, что пригодится. Второй способ для новичков (тут только база) или любителей подстройки в текущем режиме по мере надобности. В этом материале мы рассмотрим первые шаги, которые выполняются после открытия программы.

Все нужное нам найдется в разделе «Настройка» в верхней секции окна программы. Заглянем только в три подраздела в правой колонке:

расчет зарплаты;
кадровый учет;
реквизиты организации.

Реквизиты

Бухгалтера привыкли, что в ЗУП 2.5 организация была открыта по умолчанию, но в новой версии ее придется создать вручную – иначе никак не начать работу. Чтобы создать организацию, заходим в меню «Реквизиты организации» и вносим данные по предложенным пунктам формы. Ленивым достаточно просто обозначить название, но для полноценного учета этого не достаточно – все равно придется сюда возвращаться.

На вкладке «Главное» заполняем поля:

юридическое лицо;
наименование организации;
ИНН - в обязательном порядке, поскольку без него не активируется ссылка на заполнение регистрации.

Далее кликаем на ссылку «Изменить данные регистрации» и вносим сведения по форме (предоставленная информация будет автоматически использоваться для формирования отчетов по НДФЛ, не пропускайте этот пункт).

Заполнение вкладок «Основные сведения» и «Адреса и телефоны» интуитивно понятно - дополнительных вопросов и сложностей возникнуть не должно.

В разделах «Коды» и «Фонды» отрабатываем все пункты - эти данные важны для регламентированных отчетов.

Не забываем о вкладке «Учетная политика и другие настройки». В подразделе «Учетная политика» особо много полезного:

проставляются ответственные лица - они автоматически будут фиксироваться в документации;
настраиваются оценочные обязательства;
проставляются ставки по страхованию,
определяется тариф для страховых взносов и т.д.

Нужные реквизиты сверяются с бумажных носителей, которые есть в бухгалтерии.

Настройка «Расчета зарплаты»

Здесь нас интересует основной и вложенный раздел, открывающийся кликом по пункту «Настройка состава начислений и удержаний». В основном разделе представлено более 10 параметров - выдача займов сотрудникам, настройки для договорников, настройка для использования нескольких видов времен и т.д. О разделе «Настройка состава начислений и удержаний» ниже – тут имеет смысл уделить внимание всем 5 вкладкам, возможно что-то из этого вам пригодится.

Принцип такой же – проставлять флажки. Вы сами определяете, что из перечисленного имеет значение для организации учета:

«Почасовая оплата» - открывает доступ к документам о регистрации переработок, настройку начисления зарплаты по часам, доступ к созданию разных видов времени;
«Отпуска» - здесь ставится галочка для отпуска без оплаты (открывается новый документ);
«Учет отсутствий» - отсюда «выводятся» формы по командировкам, прогулам;
«Прочие начисления» - открывает несколько документов, в частности «Сдельный заработок»;
«Удержания» - отсюда автоматизируются удержания по исполнительным листам.

Пояснения есть к каждому параметру – на заполнение этого раздела не уйдет много времени. Если параметр не проставлен, нужный документ будет недоступен, что иногда ставит забывчивого бухгалтера в тупик.

Кадровый учет

Конструкция этого раздела меню аналогична «Расчету зарплаты» - есть основные настройки в стартовом окне и дополнительные вложения по ссылке «Настройка штатного расписания» (тоже очень важные, не забудьте о них).

В основные настройки внесены пункты с описаниями и галочками, которые дают новые возможности по уже открытым документам или делают доступными новые:

«Используется работа по неполной ставке» - расширяет функционал документов «Кадровый перевод» и «Прием на работу»;
«Используются подработки» - новая функция последней версии, делает кадровый учет еще удобнее – после установки нужного флажка появится возможность начислять сотруднику оклад другого сотрудника, если он находится на замещении.

Это все, что нужно для старта. Крутить остальные настройки и менять текущие можно в процессе работы. И помните, если документа не хватает в справочнике, главный совет – ищите нужный пункт в настройках.

Программа подразумевает возможность гибких настроек интерфейса. Все настройки изначально «спрятаны». При выполнении первоначальной настройки для каждой компании вы определяете тот необходимый набор функций, который будет выполняться.

Эти начальные настройки обычно выполняются администратором системы. Однако, пользователи с правами «кадровика» должны знать какие возможности существуют в программе. Это дает понимание, каким образом программа будет использоваться в вашем учреждении.

При первоначальном запуске программы у нас открывается помощник начальной настройки

Помощник позволяет нам выполнить настройки в максимально удобном режиме. Программа задает вопросы, на которые мы отвечаем. Таким образом выполняется настройка интерфейса.

Первый вопрос, который задает программа:

Будет ли система настроена с нуля или данные будут перенесены из прежней программы?
Мы будем работать в программе, в которой данные будут заполняться с нуля. Однако, рассмотрим также и варианты переноса данных из других программ.

Существует 2 варианта переноса: рекомендованный и полный

Вот информация, которая переносится при рекомендованном виде переноса:

Переносятся все справочники, начисления и удержания с регламентированным способом расчета, штатная расстановка на месяц начала эксплуатации, кадровая история сотрудников, данные для расчета среднего заработка, данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса, действующие на момент переноса отпуска и остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

А вот какая информация не переносится:

Не переносится штатное расписание, начисления и удержания с произвольными формулами, дополнительные реквизиты и сведения, данные управленческого учета, сведения о займах сотрудников, настройки отражения в учете, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности, фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.

При полном переносе, переносится все то, что мы уже перечислили, а также:

Возвращаемся к начальной настройке программы. У нас будет настроена работа с нуля

Двигаемся дальше, отвечая на каждый вопрос и выполняя настройки программы

Когда ответы на все вопросы введены, нажимаем на кнопку «завершить ввод начальных данных»

После этого помощник начальной настройки закрывается. А все настройки, которые были выполнены, сохраняются в разделе «настройка»

Они отображаются в следующих вкладках: «расчет зарплаты», «кадровый учет», «удержания», «реквизиты организации»

Переходим во вкладку «кадровый учет»

Что мы здесь видим?

При назначении табельного номера будет производится проверка его уникальности и программа не позволит принять сотрудников с одинаковым табельным номером.

При включении этой опции у нас на предприятии будет возможность зарегистрировать графики неполного рабочего времени, а также принять сотрудников на неполную ставку

Эта опция позволит нам вести учет подработок

Эта настройка позволит вести учет отпусков по беременности и родам

По умолчанию в разделе «личная карточка Т-2» показываются документы только по кадровым переводам. При установке данной настройки, в личной карточке будут также отображаться изменения оплаты труда.

Позволит вводить вторые документы основания мероприятий трудовой деятельности в формах документов «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также в их списочных версиях.

При выборе сотрудника, вводом в поле ввода фамилии с помощью клавиатуры будет производится поиск сотрудников, ранее изменивших фамилию.

Возможность указывать общий период отпуска и автоматическое заполнение общего периода положенными сотруднику видами отпусков

Если в организации есть сотрудники, которые работают с коронавирусной инфекцией, то необходимо установить данный флажок и определить будет ли то медицинская организация или организация социального обслуживания.

Для штатного расписания у нас есть отдельные настройки:

Изначально мы должны определить, будет ли у нас вестись штатное расписание. Если штатное расписание ведется, то включаются дополнительные опции. Мы пока это не включаем.

Эта настройка позволит нам вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету и сотрудников пребывающих в запасе.

Также пока оставляем невключенной

«Правила формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах» мы можем выбрать из списка

Далее мы возвращаемся в самое начало настроек кадрового учета. Нажимаем на кнопку «настройки кадрового учета»

Здесь мы можем посмотреть, какие настройки кадрового учета у нас есть

Эти настройки могут быть изменены во время использования программы.

Теперь возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «расчет зарплаты»

Вот, что мы видим:

Здесь есть не только настройки зарплаты, но и дополнительные возможности ведения кадрового учета. Вот какие здесь есть настройки:

Данная настройка включена по умолчанию

Здесь мы можем открыть всплывающую форму и отметить настройки, которые нам необходимы.

«Применение почасовой оплаты» позволяет учитывать рабочее время не только в днях, но и в часах. Галочка «ночные часы» позволит учитывать ночные часы в графиках сотрудников и выполнять оплату ночных часов. Галочка «сверхурочная работа» определяет нам возможность использовать документы по регистрации сверхурочной работы и выполнять начисления. «Переработки при суммированном учете времени» также включают возможность использования документа по переработкам. «Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка» позволят создавать графики с перерывами для кормления.

В разделе «отпуска» мы включаем опции тех отпусков, которые будут использоваться

В разделе «учет отсутствий» мы проставляем все признаки по возможности использования документов по учету отсутствий

Также мы можем определить будут ли учитываться внутрисменные отсутствия для каждого документа

В разделе «материальная помощь» мы можем отметить выплачивается ли сотрудникам материальная помощь и есть ли материальная помощь при предоставлении отпуска

Во вкладке «прочие начисления» определяем будет ли в программе доступен документ работы в выходные и праздничные дни, работа по сдельному заработку, совмещение или временное исполнение обязанностей, доплата до среднего заработка, доплата за дни болезни, натуральные доходы и единовременные выплаты при предоставлении отпуска.

Во вкладке «удержания» нас будут интересовать только удержания по исполнительным документам

Далее мы снова возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «начисления»

Вот, что мы видим:

Давайте разберемся какими начислениями мы будем пользоваться. В списке начислений будут: оплата труда, доплаты и надбавки, премии, стимулирующие выплаты, компенсации, натуральные доходы, отпуска, больничные и командировки.

Давайте перейдем в начисление «оплата по окладу»

Здесь мы видим, что начисления будут выполняться ежемесячно, либо в перечисленных месяцах

Также мы указываем назначение начисления, формулу начисления. На дополнительных закладках мы можем увидеть все остальные настройки этого начисления.

Еще одна важная настройка начислений — «включать в ФОТ»

Плановый ФОТ работника — это аналитический показатель, сумма, которая могла бы быть начислена работнику, если он отработал месяц целиком. Этот показатель позволит нам:

Теперь возвращаемся во вкладку «начисления» и нажимаем на кнопку «настройка НДФЛ, среднего заработка и др.»

В открывшейся вкладке нажимаем на «средний заработок»

Далее переходим к форме «Состав ФОТ»

Здесь мы видим перечень тех начислений, которые будут включаться в фонд оплаты труда и тех начислений, которые не включаются в ФОТ.

Читайте также: