Настройка связей в 1с документооборот

Обновлено: 02.07.2024

В процессе работы с документами, в любой организации, хотим мы этого или нет, возникают взаимосвязи между документами. Например, мы отправляем исходящее письмо со ссылкой на договор или документы входящей поставки. Или ведем переписку с нашим контрагентом по согласованию нескольких десятков приложений к одному договору. В результате этого получается, что все документы как бы «переплетены» между собой и для того чтобы не запутаться в этой «паутине», отслеживание взаимосвязей между документами можно автоматизировать. В этой статье мы поговорим о типовом функционале «Связи документов» программного продукта «1С:Документооборот 8» , который с легкостью может помочь в решении этого вопроса.

Начнем описание ведения связей документов в «1С:Документооборот 8» с нескольких классификаций.

Ручная и Автоматическая связь:

Автоматическая. Связь может быть создана автоматически программой (например, при ответе на входящее письмо);
Ручная. Добавлена пользователем в карточке документа: внутреннего, входящего или исходящего. При этом программа автоматически зафиксирует, кто добавил связь (имя пользователя) и время добавления;

Единичная и Множественная связь:

Единичная. В этом случае, документ из которого ссылаются или на который ссылаются только один;
Множественная. Все наоборот, т.е. документов «источников» или «приемников» может быть много.

С обратной связью и без нее:

С обратной связью. В этом случае, при создании из документа «источника» ссылки на документ «приемник», программа автоматически создаст связь с предопределенными настройками из документа «приемника» на документ «источник». Более того, в случае удаления документа «источника» или «приемника» будут автоматически удалены соответствующие связи документов;
Без обратной связи. При связывании документов данным образом, мы не сможем увидеть из карточки документа «приемника», какие документы «источники» на него ссылаются.

Все выше перечисленные варианты классификаций связей документов, в итоге используются в программе при ее настройке. Для настройки связей документов используются один справочник «Типы связей» (находится в разделе «Нормативно-справочная информация» и один регистр сведений «Настройка связей» (перейти можно из карточки элемента справочника «Типы связей»).

Для более наглядного представления как настраиваются связи документов в программе, давайте рассмотрим пример.

Возьмем элемент справочника «Типы связей» - «Относится к договору» (см. фото экрана ниже).

В самом элементе этого справочника ничего кроме Наименования и Комментария нет. Но непосредственно из элемента справочника мы можем перейти к редактированию записей регистра сведений «Настройка связей», которые и содержат всю конкретику касательно данного типа связи (см. фото экрана ниже).

Давайте посмотрим на запись «Дополнительное соглашение» (см. фото экрана ниже).

Данная настройка не имеет обратной связи, в отличии от настройки «Акт на оказание услуг» (см. фото экрана ниже).

Для контроля и анализа связей документов в программе можно воспользоваться несколькими способами. В карточке документа перейти на закладку «Связи» (см. фото экрана ниже).

На этой закладке можно перейти в отчет «Структура связей» (см. фото экрана ниже).

Также отчет «Структура связей» можно запустить через меню программы: Все функции – Отчеты – Структура связей (см. фото экрана ниже).

Обработка "создания связанных документов" выполняет поиск по "настройкам связи" (версия №1 - с обязательными связями, версия №2 - и обязательные и необязательные виды связей) определенных для вида текущего документа (а также группой/папкой или родителем вида).

Процесс отбора "настроек связи" представлен на рисунке ниже.

Здесь для условий обработки удовлетворяют 3 настройки связей выделенные красным, но для каждого из трех видов документов найденных по настройкам связей может быть введено несколько шаблонов документов, например для вида Дополнительное соглашение были введены 3 шаблона документов

Кроме того у вида внутреннего документа "Договор поставки" также добавлено 2 шаблона: "договор поставки автошин" и "договор поставки цемента".

Обработка "создания связанных документов" также позволяет разрешить ввод документа по шаблону "Доп соглашение к договору поставки цемента" только на основании документа созданного по шаблону "Договор поставки цемента". Для этого необходимо добавить общий для всех видов внутренних документов дополнительный реквизит и назвать его "ВводитсяНаОсновании" (дополнительный реквизит в механизмах обработки ищется в ПВХ ДополнительныеРеквизитыИСведения по реквизиту "Заголовок", поэтому важно именно так и без пробелов).

Тип реквизита необходимо задать составным:

Виды внутренних документов,
Виды входящих документов,
Виды исходящих документов,
Шаблоны внутренных документов,
Шаблоны входящих документов,
Шаблоны исходящих документов.

Видимость у дополнительного реквизита можно убрать наложив например такое условие(он понадобится нам для заполнения только на форме определенного шаблона вида внутреннего документа):

Использование этого дополнительного реквизита в шаблонах вида документа "Дополнительное соглашение"

Кроме типового функционала заполнения документа на основании также реализовано:
- заполнение доп. реквизитов (свойств), определенных как общие для документа основания и для вида создаваемого документа
- предварительное заполнение связи (отобразится на вкладке связи после записи нового документа тем самым предотвращает появление диалога установки связи - при открытии формы на вкладке связей записей не будет, но после записи документа она появится)

Может быть полезно в следующих ситуациях:

- Необходимо ограничить доступные виды документов для создания на основании определенного вида документов (при большом количестве, сложной структуре и/или иерархии видов документов ~~в типовом окне~~) (скрыть типовую команду создания на основании можно несколькими способами, например расширением или копированием настроек пользователей)

- Необходимо упростить ввод документа на основании - если будет определена всего одна настройка связи (для данного вида документа) сразу будет создан документ указанный в настройке связи документ

- Необходимо для определенных шаблонов одного вида документа разрешить ввод на основании только определенных шаблонов другого вида документа.

Обработка была протестирована на версиях 1С Документооборот КОРП 2.1.7, 2.1.11, 2.1.12.

Как установить связи между документами в 1С:Документооборот?

Есть два варианта установки связей между документами.

Вариант 1. Создание документов на основании других документов.

На командной панели карточки каждого документа есть команда «Создать на основании». С ее помощью можно создавать другие внутренние, входящие и исходящие документы на основании уже существующих, автоматически устанавливая связь между ними.

При записи такого документа, созданного на основании внутреннего, программа предложит установить между ними связь.

Исходящий документ удобно создавать как ответ на входящий документ. Это можно сделать при помощи меню «Создать на основании» в карточке входящего документа. При этом поля нового исходящего документа автоматически заполнятся данными из входящего документа. Между документами будет автоматически установлена связь, которая отобразится на закладке «Связи» карточек этих документов.

Вариант 2. Установка связи вручную.

Для установки связи вручную следует нажать кнопку «Добавить» на закладке «Связи» в карточке документа. При этом откроется помощник создания связи, который позволит выбрать нужный документ, указать тип связи и вписать комментарий (по желанию).

После выбора документа следует нажать кнопку «Далее» либо дважды щелкнуть по выбранной строке. Помощник создания связи перейдет на следующий шаг – выбор типа связи.

В окне выбора типа связи расположены следующие поля:

■ Что связать – предмет, из которого создается новая связь;

■ С чем связать – предмет, который выбран для создания связи;

■ Тип связи – список возможных типов связи между выбранными предметами;

■ Комментарий – примечания к создаваемой связи.

Необходимо выбрать тип связи из списка возможных (по умолчанию выбрана первая строка), вписать комментарий (если это необходимо) и нажать «Создать связь».

Созданная связь будет показана на закладке «Связи» карточки документа.

На закладке «Связи» видны не только связанные документы, но и их файлы. То есть, не открывая карточку связанного документа, можно ознакомиться с его файлами, сохранить их на диск или напечатать.

После создания новой базы в «1С:Документооборот», необходимо выполнить ее настройки. Установка общих настроек выполняется по команде Настройка программы в меню раздела Настройка и администрирование.

Все настройки программы распределены по закладкам:

Рисунок 1 - Форма окна настроек

1. Настройки на вкладке «Общие настройки»

Рисунок 2 - Форма общих настроек

1.1 Поле Заголовок программы - необходимо указать заголовок программы.

1.2 Настройка Версионирование объектов - если настройка включена, то в программе появится возможность автоматически сохранять историю изменения реквизитов объектов.

1.3 Настройка Дополнительные реквизиты и сведения - если настройка включена, то администратор получает возможность настраивать дополнительные реквизиты и сведения, а пользователи смогут размещать дополнительные реквизиты в карточках документов, настраивать обязательные для заполнения дополнительные реквизиты.

1.4 Настройка Инструкции - настройка делает доступными специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с программой.

1.5 Настройка Электронные подписи - если настройка включена, то документы можно будет удостоверять электронной подписью.

1.6 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

2. Настройки на вкладке «Права доступа»

Рисунок 3 - Форма настроек прав доступа

2.1 Настройка Ограничивать права доступа - если настройка включена, то права пользователей «1С:Документооборота» можно ограничивать. Если настройка не установлена, все пользователи по умолчанию получают неограниченный доступ ко всем данным программы.

2.2 Настройка Отложенное обновление прав доступа - если настройка включена, то все задания на обновление прав попадают в специальную очередь, которая автоматически обрабатывается на сервере регламентными заданиями в фоновом режиме, не мешая работе пользователей.

2.3 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

3. Настройки на вкладке «Делопроизводство»

Рисунок 4 - Форма настройки работы с документами

3.1 Настройка Виды внутренних документов - если настройка включена, то в карточке внутреннего документа появляется обязательное для заполнения поле Вид. Также при установке этого флажка ответственному за ведение нормативно-справочной информации становятся доступны возможности создания и изменения видов внутренних документов.

3.2 Настройка Категории для документов и файлов - настройка определяет видимость всех отчетов, карточек и элементов управления, связанных с категориями данных.

3.3 Настройка Связи документов - если настройка включена, то в карточках документов появляется возможность настройки перекрестных ссылок документов друг на друга.

3.4 Настройка Учет по организациям - если настройка включена, то программа будет вести учет всех ключевых данных в разрезе нескольких организаций.

3.5 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

4. Настройки на вкладке «Работа с файлами»

Рисунок 5 - Форма настройки работы с файлами

4.1 Настройка Хранить файлы в томах на диске - если настройка включена, то файлы, прикрепленные к карточкам документов, будут сохраняться не в информационной базе, а в файловом хранилище на выделенном для этих целей сервере. По ссылке Тома хранения файлов настраиваются тома.

Рисунок 6 - Форма списка томов хранения файлов

Для создания нового тома хранения файлов необходимо в форме списка томов нажать кнопку «Создать» и в открывшемся окне заполнить следующие данные:

4.1.1 Поле Наименование тома - необходимо указать наименование тома хранения данных.

4.1.2 Поле Полный путь - необходимо указать путь к файловому ресурсу, куда будут сохраняться файлы.

Рисунок 7 - Форма элемента

4.2 Настройка Настройка автоматической загрузки файлов - выполняется настройки для выполнения автоматической загрузки файлов из указанного каталога в локальной сети. По настроенному расписанию файлы или папки файлов переносятся из каталога в нужную папку ЭА с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Рисунок 8 - Форма настройки загрузки файлов

Для настройки автоматической загрузки файлов необходимо нажать кнопку Добавить и указать следующие данные:

4.2.1 Каталог для загрузки можно указать как в формате Microsoft Windows (UNC путь вида \\server\resource), так и для Linux (путь вида \home\shared). У учетной записи, под которой запускается сервер «1С:Предприятия», должны быть права на чтение файлов в загружаемом каталоге.

Далее необходимо указать папку информационной базы для загрузки и ввести имя пользователя, который будет подставлен в качестве автора новых файлов.

Настроить расписание. В окне перейти по гиперссылке Расписание не задано и в открывшемся окне Расписание задать расписание выполнения загрузки файлов.

Рисунок 9 - Форма настройки расписания выполнения регламентного задания

4.3 Настройка Использовать папки файлов - если настройка включена, то пользователям будет разрешена работа не только с файлами входящих, исходящих и внутренних документов, но и с обычными файлами, доступными при помощи команды Файл на панели навигации раздела Документы и файлы. Права отдельных пользователей на те или иные папки файлов настраиваются непосредственно в папках.

4.4 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

5. Настройки на вкладке «Обмен данными»

Рисунок 10 - Форма настройки обмена данными

5.1 Настройка Использовать синхронизацию данных - если настройка включена, то подразумевается использование синхронизации данных с другими конфигурациями или между узлами распределенной информационной базы.

5.2 Настройка Префикс информационной базы - указывается префикс узла текущей информационной базы.

5.3 Настройка Использовать обмен электронными документами - при включении этой настройки у пользователя появляется возможность обмениваться электронными документами через 1С-ЭДО.

Читайте также: