Настройка вложений в outlook 2013

Обновлено: 05.07.2024

Я думаю, все знают, что понимается под термином файл. В Microsoft Outlook у вас имеется возможность весьма широкого управления файлами, которые «проходят» через данный почтовик, естественно, в рамках функциональности самой программы. Сохранить можно файл, над которым ведется работа (независимо от того, является он новым или уже был сохранен ранее), либо копию файла под другим именем или в другом расположении. Любой файл можно сохранить в формате web-архива (MHTML), что позволит просматривать и использовать его в Интернете.

При открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранить как после запуска приложения Microsoft Office по умолчанию отображается папка «Мои документы». В папке «Мои документы» удобно хранить файлы, с которыми ведется работа, такие как документы, электронные таблицы или базы данных. Папка «Мое сетевое окружение», расположенная на панели Мои адреса в диалоговых окнах Открытие документа и Сохранить как, используется для сохранения файлов, которые требуется скопировать или опубликовать в папки на файловых серверах сети или web-серверах. Сохранение файлов на сервере позволяет другим пользователям легко получать.

Обратите внимание, что опция быстрого сохранения, которая выполняет сохранение только внесенных в файл изменений, работает исключительно в приложениях Word и Power Point, так что применить ее в Outlook вряд ли получится, хотя никто не запрещает вам создавать письмо в Word и отсылать его по электронной почте, но это уже будет другая история.

Такой поиск выполняется путем создания запросов, представляющих собой наборы из одного или нескольких правил. Для нахождения файла все правила должны выполняться. Пример запроса: «Автор совпадает (точно) с Василий». По этому запросу будет выполняться поиск файлов, свойство «Автор» которых содержит только текст «Василий». Кроме того, никто не запрещает вам использовать фразы из разговорной речи, для задания параметров поиска. Например: «Get all mail from Vasya Pupkin» или «Find all meetings next week». Пожалуй, единственным недостатком такого поиска является поддержка только английского языка.

А теперь несколько советов, которые помогут вам оптимизировать процесс поиска и, возможно, избавить от повторения одних и тех же действий.

Чтобы сузить поиск, укажите папку, в которой требуется выполнить поиск: «E-mail in my Inbox that I haven’t read yet».
Чтобы выполнить поиск целой фразы, заключите эту фразу в кавычки: «Show me meetings about «natural language searching» in the next 5 days».
Укажите нужный порядок возврата результатов: «E-mail from Helmut, sorted oldest message first».

Теперь о недостатках. Многие пользователи привыкли сохранять результаты запросов. Делается это по разным причинам, останавливаться на рассмотрении которых не имеет смысла, ибо у каждого они свои. Пользователей с такими требованиями ждет разочарование – до версии 2003, запросы поиска не сохраняются. Единственное, что предлагают разработчики, – это сохранение, последнего составленного запроса.

Так же если вернуться к синтаксису естественного языка при использовании поиска, то и тут не без подводных камней. В частности, вследствие расширенного толкования английского языка результаты могут выводиться не те, которые вы имели в виду. Вот небольшой список решения типичных проблем, если вы не получили желаемый результат:

возможно, поиск выполняется в общей папке. Поиск с использованием естественного языка не поддерживается в общих папках Microsoft Outlook;
возможно, текст запроса на естественном языке допускает различные толкования. Например, в запросе может быть неясно, является ли слово «Monday» фамилией человека или названием дня недели;
возможно, вы переоцениваете возможности Microsoft Outlook. Например, следующий запрос не даст результатов, поскольку Microsoft Outlook не отслеживает роли членов группы: «All mail from my manager»;
возможно, не поддерживается способ использования в запросе слов «and» или «or». Например, запрос «E-mail from Emma or Bob» будет работать. Запрос «E-mail from Wei or about sales forecasts» работать не будет. Общее правило: слова «or» и «and» следует использовать между возможными значениями поля;
возможно, не поддерживается способ использования в запросе слова «not». Использовать слово «not» в запросах поиска на естественном языке рекомендуется только в том случае, если оно является частью имени свойства, например: «All e-mail items that are not read». Поиск плохо работает с такими запросами на естественном языке как «E-mail not from Marie», где слово «not» используется просто для отрицания.

Подведем небольшой итог. Как вы можете убедиться, все-таки возлагать большие надежды на поиск не стоит. Outlook – всего лишь программа, обрабатывающая конкретные запросы. Хотя нельзя отрицать, что при наличии большого вороха файлов искать вручную не представляется возможным, и тут поиск может помочь. Просто в данном случае нужно реально оценивать положение.

Если при вложении файлов возникают проблемы, см. раздел Устранение проблем с вложениями.

Выберите файл из следующих расположений:

Обзор мест в Интернете.
К таким местам относятся OneDrive, сайты SharePoint и другие расположения, например библиотеки документов группы, которые вы ранее открывали. Выберите одно из расположений, чтобы открыть новое окно и выбрать в нем вложение.

Поиск на этом ПК.
Открывает окно проводника, где можно выбрать файл с компьютера.

По умолчанию у всех пользователей в организации есть возможность редактировать файл. Чтобы изменить эти разрешения, щелкните стрелку справа от имени вложения для отображения раскрывающегося меню с различными параметрами.

Организация может изменять: любой пользователь из вашей организации сможет изменять файл.

Организация может просматривать: любой пользователь из вашей организации сможет просматривать (но не изменять) файл.

Если Outlook определяет, что получатели не смогут просмотреть файл (например, если он хранится на сайте SharePoint, который доступен только для вас), под значком файла и названием появится предупреждение. Выберите Вложить как копию, чтобы вложить копию файла, а не ссылку на него.

Примечание: При этом любые изменения, внесенные получателем, не будут синхронизироваться с версией файла в OneDrive или SharePoint.

Добавление сохраненного на компьютере файла в OneDrive

На ленте нажмите кнопку Вложить файл, а затем выберите пункт Поиск на этом ПК и файл, который требуется вложить.

Выберите Добавить в OneDrive и укажите нужное расположение для файла.

Примечание: Вам может быть предложено сохранить его в OneDrive для вашей рабочей учетной записи, OneDrive для личной учетной записи или в библиотеки документов для различных групп, в которых вы состоите.

Нажмите Изменить разрешения и выберите один из указанных ниже вариантов.

Организация может изменять: любой пользователь из вашей организации сможет изменять файл.

На ленте выберите Вставка > Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Визитная карточка.
Выберите электронную визитную карточку из списка контактов.

Календарь.
При необходимости выберите Диапазон дат, Подробности и т. д.

Выберите нужный элемент, а затем нажмите кнопку Вставить.

Outlook блокирует отправку и получение файлов некоторых типов. Их полный список см. в статье Блокировка вложений в Outlook.

Выберите файл, который вы хотите вложить, и нажмите кнопку Вставить.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Выберите один из указанных ниже вариантов.

Визитная карточка.
Выберите электронную визитную карточку из списка контактов.

Календарь.
При необходимости выберите Диапазон дат, Подробности и т. д.

Выберите нужный элемент, а затем нажмите кнопку Вставить.

Найдите и щелкните файл, который нужно вложить, а затем нажмите кнопку Вставка.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите пункт Элемент Outlook. Найдите в списке папку, содержащую элемент, который необходимо вложить. В поле Элементы выберите элемент и нажмите кнопку ОК.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

В диалоговом окне Вставка файла перейдите к файлу, который требуется вложить, а затем нажмите кнопку Вставка.

Дополнительные сведения

Если вы не видите нужный файл в папке, убедитесь, что в поле Тип файлов выбрано значение Все файлы (*.*), а в проводнике настроено отображение расширений имен.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рисунки.

Найдите рисунок на компьютере или в веб-хранилище. Выберите изображение, а затем нажмите кнопку Вставить.

Чтобы изменить размер рисунка, перетащите маркер в одном из его углов к центру или от центра.

В списке Поиск в выберите папку, которая содержит нужный элемент.

Выберите нужный элемент и нажмите кнопку ОК.

Чтобы вложить большой файл, сперва сожмите его с помощью программы для архивации. Автоматически сжимаются файлы стандартных форматов Open XML с такими расширениями: .docx, .dotx, .xlsx, .xltx, .pptx, .potx и .ppsx.

Если файлы во вложении сжаты, хотя вы их не сжимали, проверьте, не установлена ли в Outlook служебная программа для архивации как надстройка COM. Чтобы отключить такую надстройку, выполните указанные ниже действия.

В меню Сервис выберите пункт Центр управления безопасностью, затем — Надстройки.

В списке Управление нажмите Надстройки COM, а затем — Перейти.

В диалоговом окне Надстройки COM снимите флажок рядом с названием надстройки, затем нажмите кнопку ОК.

Задавайте вопросы и находите на них ответы в Сообществе Microsoft Office.

Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.

А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.

Открытие вложения

Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.

Сохранение вложения

Сохранение вложения изнутри элемента:

Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как.
В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Удаление вложений

Удаление небезопасных вложений

Удаление вложения из поля «Вложения»

Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10.) выберите команду Удалить.

Настройка отображения вложений в экранной лупе

Общие вложения

При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.

Члены рабочей области для документов

Обновление документа

Создание рабочей области для документов

Отправка общего вложения:

Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.

Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.

Интерфейс Microsoft Outlook 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.

Настройте приложение под себя: Настройте Outlook. Выберите понравившиеся варианты цветовых схем и фона и синхронизируйте их с другими своими компьютерами.

Настройте Outlook 2013 под себя

Начните с главного — добавьте свою учетную запись

Если вы используете почтовую службу в Интернете (например, Hotmail, Gmail или Yahoo!), введите свое имя, адрес электронной почты и пароль, чтобы настроить учетную запись.

Смените тему Office

Мы изменили дизайн Office 2013, чтобы предоставить вам рабочее пространство, напоминающее чистый лист бумаги. Если вы хотите сделать различные области Outlook более выразительными, смените тему Office.

Мы изменили дизайн Office 2013

Вы можете изменить цветовую схему Office 2013 для всех своих компьютеров, настроив параметры в разделе Файл → Учетная запись Office, или открыть диалоговое окно Параметры Outlook, чтобы выбрать новую цветовую схему только для этого компьютера. Возможные варианты: Белая, Светло-серая и Темно-серая.

Действия, которые вам могут потребоваться

Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Outlook 2013.

Почта — это далеко не все

Взаимодействие имеет большое значение, но ваше время не менее важно. В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем, задачами и взаимодействием с коллегами.

Планируйте собрания Lync: Встречайтесь с собеседником лично или экономьте время, проводя собрания в сети с помощью Lync 2013.
Соотносите свои планы с погодой: Вы можете увидеть одновременно прогноз погоды для своего города и четырех других. Если вы планируете встречу за городом, то сразу поймете, что нужно взять с собой.
Обзор: Наведите указатель мыши на собрание или встречу, чтобы просмотре
Просматривайте календари других людей: Вы можете быстро выбрать подходящее время для собрания с участием коллег.

В Outlook 2013 вы сможете более эффективно управлять своим временем

Создание подписи электронной почты

Вот как можно создать новую подпись электронной почты:

Вот как можно создать новую подпись электронной почты

Читайте также: