Некорректно заполняется авансовый отчет в 1с
Обновлено: 07.07.2024
Заполнение документа "Аванс подотчетному лицу" в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения всегда вызывает много вопросов, а так-же негатива среди пользователей программы. Связано это я бы сказал с несколько сложным механизмом ввода как самого документа "Аванс подотчетному лицу", так и документов с ним связанных. Но, кроме вопросов связанных с вводом документа нередко появляются и вопросы непосредственно при печати документа.
И одна из самых распространенных ошибок - неправильный вывод на печать информации об остатке денежных средств у подотчетного лица, либо же перерасходе денежных средств, причем неправильно выводится как сумма предыдущего аванса, так и остаток/перерасход аванса текущего. Так в чем же причина?
Если взглянуть на счет 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами", то мы увидим что учет на счете ведется в разрезе целой кучи аналитических признаков. Это стандартные КПС, ИФО, КФО, а так-же несколько видов субконто.
И одним из этих видов субконто является "Виды расчетов с подотчетными лицами", то самое субконто, которое принимает всего два значения - "Расчеты по денежным средствам и расчеты по денежным документам". И, как опять же показывает моя практика, неверный остаток или перерасход в авансовом отчете в большинстве случаев выводится именно из-за беспорядка с этим видом субконто.
И если для вас важно видеть обороты на 208 счете в разрезе этих двух показателей то придется приводить авансовые отчеты в порядок вручную. правильно проставляя значения видов расчетов с подотчетными лицами. Однако, если вам не так важен этот показатель (а в большинстве случаев это так и есть) то аналитику по видам расчетов с подотчетными лицами можно отключить.
Для того чтоб сделать это нужно зайти в пункт меню "Операции - константы". Однако, все же непосредственно перед отключением этой аналитики я рекомендую сделать копию вашей информационной базы, чтоб была возможность "вернуться назад". Итак, зашли в константы, далее выбираем "Настройка параметров учета - учет на счете 208.00". Все что нам нужно сделать - установить флажок в поле "Отключить разделение расчетов с подотчетными лицами на счете 208.00", нажать "ОК" и выждать некоторое время, необходимое для принятия изменений.
Как правило после этих действий остаток/перерасход в авансовом отчете формируются правильно. Если же нет - попробуйте сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 208 в разрезе разных вариантов аналитики и вы непременно найдете ошибку.
Статья была для Вас полезной? Поделитесь с друзьями в социальных сетях и закладках:
Достаточно часто я вижу в базах наших клиентов одну существенную ошибку – так называемое, перекрестное сальдо на счетах учета расчетов с контрагентами. При такой ситуации по одному контрагенту может числиться аванс на счете 62.02 и сумма долга на счете 62.01, хотя, в действительности, взаиморасчеты должны быть закрыты или же отражать только один вид задолженности (дебиторскую или кредиторскую).
Такие ошибки по счету 62 приводят к некорректному расчету НДС с авансов, по счету 60 – неверному определению расходов при УСН, а также искажают показатели бухгалтерской отчетности. Давайте разбираться, какие причины могут привести к возникновению такой ситуации.
Разные договоры
В программах 1С есть возможность вести учет расчетов с контрагентами в разрезе договоров, и большинство организаций эту возможность использует (в 1С: Бухгалтерии данная настройка находится в разделе «Главное» - «Функциональность»).
Иногда, действительно, бывает так, что c одним контрагентом заключено несколько договоров. При этом по одному из них есть предоплата, а по другому – задолженность. Для отслеживания таких ситуаций в наименовании договора нужно указывать корректные реквизиты (дату и номер), тогда по ОСВ будет понятно, что состояние взаиморасчетов соответствует действительности.
Но довольно часто договоры дублируются по ошибке, из-за чего расчеты «разъезжаются» по разным субсчетам.
Для исправления ошибок прошлых периодов можно воспользоваться документом «Корректировка долга», которым задолженность или авансы с ошибочного договора переносятся на верный.
Способ зачета авансов
Еще один важный реквизит, на заполнение которого нужно обратить внимание при вводе документов, - это способ погашения задолженности в документах оплаты.
И способ зачета аванса в документах поступления и реализации.
Самый просто и удобный вариант – зачитывать авансы и задолженность автоматически. В этом случае программа сама будет анализировать состояние расчетов с контрагентом при проведении очередного документа и формировать соответствующие проводки.
Если же вы выбираете способ «По документу», то нужно будет отследить состояние расчетов вручную и указать документ, по которому зачитывается аванс или погашается задолженность. Например, такой функционал бывает необходим, если создано несколько документов реализации покупателю, и требуется отследить задолженность по каждому из них. При этом оплата может быть произведена в произвольном порядке или частями.
Но выбор данного способа требует особой внимательности, т.к. некорректный подбор документов влечет за собой неверное сальдо по субсчетам. Обязательно контролируйте в этом случае состояние расчетов в разрезе документов, включая нужную детализацию в ОСВ.
При выборе способов «Не погашать» и «Не зачитывать» анализ состояния расчетов производиться не будет, все оплаты отразятся как авансы, а все документы поступления и реализации сформируют проводки по задолженности.
Момент выполнения расчетов
В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 в настоящее время есть настройка, определяющая, в какой момент будет осуществляться зачет авансов и погашение задолженности контрагентов. Расположена она в разделе «Администрирование», пункт «Проведение документов».
Если выбран вариант «При закрытии месяца», состояние взаиморасчетов имеет смысл анализировать только после проведения указанной процедуры.
Последовательность ввода документов
Очень часто причина перекрестного сальдо на счетах 60 и 62 кроется в том, что в ходе работы документы практически никогда не вводятся в строгой хронологической последовательности. Например, банковские выписки могут быть загружены в программу своевременно, а документы от поставщиков часто вводятся задним числом. В этом случае на момент проведения платежа фиксируется аванс, а после ввода документов оказывается, что было произведено погашение задолженности. Восстановление хронологической последовательности исправляет ситуацию.
Провести документы можно разными способами, например, в ходе процедуры закрытия месяца.
Или отдельной обработкой, расположенной на вкладке «Операции» - «Групповое перепроведение документов».
Ручные проводки
Отдельно я хочу сказать о ручных проводках по счетам учета расчетов с контрагентами. Делать их рекомендуется в самом крайнем случае, т.к. большинство операций в программе автоматизировано с помощью специальных документов. Но если необходимость в таких проводках, действительно, есть, то нужно очень внимательно заполнять все субконто, в том числе, указать документы расчетов.
Очень часто я вижу ситуацию, когда документ подобран неправильно или третье субконто в ручных проводках и вовсе не заполнено.
После таких корректировок в ОСВ с детализацией по всем субконто мы можем увидеть не очень приятную картину.
Такая ситуация будет препятствовать нормальной работе программы и корректному зачету авансов в дальнейшем. Поэтому в случае ручных корректировок очень внимательно заполняйте все реквизиты и проверяйте полученный результат, а лучше совсем отказаться от ручных проводок.
Читайте также: