Ограничения по проверке данных excel как убрать

Обновлено: 02.07.2024

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

01.01.2001;
01/01/2001;
1 января 2001 года и т.д.

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

Целое число;
Действительное число;
Список;
Дата;
Время;
Длина текста;
Другой.

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Программа Microsoft Office Excel предназначена для того, чтобы работать с информацией в таблицах. Она представлена в виде сетки, которую образуют столбцы и строки. В некоторых случаях у автора «книги» — документа Excel — возникает необходимость защитить данные от изменения. Вы можете предохранить произвольное количество клеток от введения неправильных данных или редактирования. Это нужно для того, чтобы:

ограничить права пользователей или групп, установив пароль на определённый перечень (или всю книгу);
предохранить элементы от того, чтобы не изменить клетку самостоятельно и не потерять информацию.

В статье рассмотрены доступные в Excel варианты.

Именно так вы можете предотвратить вмешательство в книгу Excel от случайного или намеренного вмешательства того или иного юзера. Это позволит избежать утери данных при сохранении и закрытии документа, а также попытки восстановить значения, что занимает время и не всегда является возможным.

К сожалению, в Excel нет кнопки, которая мгновенно ограничит доступ к той или иной области. Тем не менее всё можно сделать с помощью возможностей программы, не прибегая к другим. Для того чтобы установить подобную защиту от введения неправильных данных или изменения, воспользуйтесь одним из способов:

ограничение на ввод некорректной информации;
предохранение выборочного количества или определённой группы значений от редактирования;
установка различных прав для разных юзеров или групп;
ограничение прав к одному или нескольким страницами книги Excel.

Вы также можете запаролить функции сохранности, делая изменение недоступным для людей, не знающих кода доступа. Например, это позволяет разбить книгу на области, в каждой из которых работает один человек. Комбинируя различные функции, вы сможете добиться желаемого типа ограничения прав на редактирование. Ограничение на изменение также можно отменить (если был установлен пароль, потребуется ввести его).

Ограничение от ввода некорректных данных

Настройку можно произвести для различного типа защищаемых данных.

Указанный способ — самый простой в применении. С его помощью вы сможете контролировать то, что вы (или другой пользователь) вводите в клетку. Можно отсеивать данные, которые не проходят по определённым критериям, что также можно указать. Таким образом, вы можете предотвратить ввод отрицательной цены, дробного количества человек или неправильной даты определённого события. Для того чтобы установить защиту, нужно:

Добавляем автоматические уведомления для работы с ячейками.

Ограничение от редактирования

Используя эту функцию, вы можете чётко указать конкретные клетки или группы, которые необходимо уберечь от изменения. Это можно сделать для:

Всех элементов рабочей области — нажмите Ctrl + «A»;
Конкретных — выберите их вручную, используя Ctrl для добавления ячейки в перечень и Shift для того, чтобы включить в него сразу несколько по горизонтали, вертикали или поперёк;
Определённых групп элементов, например, только клетки с формулами, примечаниями или любые другие.

Ограничение всей рабочей области:

Выделите все элементы — нажмите Ctrl + «A» или кликните на область, где пересекается нумерация строк и столбцов на рамке таблицы (пустая клетка без цифры и буквы).
На выделенной области нажмите правой клавишей мыши, чтобы открыть контекстное меню.
Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и активируйте пункты «Защищаемая ячейка» (установлен по умолчанию, опционально или взамен), «Скрыть формулы».
Кликните «ОК», чтобы применить настройки.
После этого вам необходимо активировать сохранную функцию страницы.

Выделяя всю таблицу либо её часть, ограничиваем доступ.

Ограничение прав к клеткам, выбранным вручную:

Выделите элементы, которые предохранять не нужно, кликая по ним, удерживая Shift (для включения в перечень группы) и Ctrl (для включения конкретной, в том числе несмежной ячейки).
На выделенной области нажмите правой клавишей мыши, чтобы открыть контекстное меню.
Выберите «Формат ячеек», в окне перейдите в «Защита» и снимите галочку с «Защищаемая ячейка» — все остальные отмеченные элементы будут ограничены в редактировании при активации предохранения листа.
Кликните «ОК», чтобы применить настройки.
После этого вам необходимо активировать опцию.

Ограничение доступа к определённым группам клеток нужно в том случае, если необходимо ограничить редактирование одной или нескольких групп с конкретными свойствами содержимого:

Укажите элементы, принадлежащие к одной или нескольким группам, которые нужно уберечь. Для этого перейдите по пути «Главная» — «Редактирование» — «Найти и выделить» — «Выделение группы ячеек».
Укажите необходимые опции и нажмите «ОК», чтобы изменения вступили в силу.
После этого вам нужно активировать функцию предохранения.

Пример выбора содержимого с определенными свойствами.

Как установить защиту листа в Excel

Недостаточно просто снять или установить флажки в пунктах об ограничении прав на изменение данных. Защищёнными (или наоборот, если вы сняли отметку) клетки станут после того, как будет активирована функция для всей страницы. Настройки Excel по умолчанию — активированный пункт «Защищаемая ячейка» и выключенный «Скрыть формулы», но вы можете проверить это или внести поправки, если необходимо.

Перейти во вкладку «Рецензирование», указать «Защитить лист» — так вы ограничите права ко всем клеткам, которые отмечены галочкой (остальные по-прежнему можно будет изменять).
Вы также можете внести дополнительные настройки перед применением опции, чтобы указать, что именно будет сделано с отмеченными элементами.
Подтвердите активацию ограничения доступа.

Если вы хотите оставить возможность форматирования всех элементов страницы Excel, отметьте только три первых пункта.

Excel позволяет добавить пароль при защите листа.

Ограничение разных диапазонов для разных пользователей

В случае, если над документом работает несколько человек, и каждому из них должен быть доступен только определённый участок, необходимо:

Перейти во вкладку «Рецензирование», нажать «Разрешить изменение диапазонов».
В новом окне создать область — ввести перечень значений и пароль для доступа к ним.
Сделать требуемое количество произвольных областей и разрешить доступ любому количеству юзеров.
Установить функцию, чтобы изменения вступили в силу.

При утилизации такой системы функций каждый пользователь перед тем, как редактировать определённый участок таблицы, будет вынужден ввести пароль. Если он не знает секретного кода, внести изменения не получится.

Ограничиваем либо предоставляем доступ к диапазонам ячеек.

Ограничение одного или нескольких листов от изменения и форматирования

В большинстве случаев недостаточно ограничить права к клеткам и их группам по функционалу. Целесообразно запретить редактирование всей страницы Excel либо нескольких. Для этого нужно:

Перейти в «Рецензирование», указать «Защитить лист» в области «Изменения».
Ввести пароль, если необходимо.
Сохранить изменения.

С помощью указанной функции вы сможете избежать не только изменения определённых значений, но и редактирования названия, «шапки» (закреплённых строк и столбцов), форматирования и изменения размеров в окне Excel.

Как установить пароль для защиты от редактирования

Ограничения, установленные в документе Excel, может отменить любой пользователь, имеющий права (по умолчанию). Для того, чтобы лишить возможности других юзеров отключать функцию предохранения от редактирования или ввода неверных данных, можно установить пароль. Для этого:

Укажите клетки или листы, к которым хотите ограничить доступ.
Перейдите в «Рецензирование» и кликните «Разрешить изменение диапазонов».
В новом окне создайте диапазон или укажите существующий.
Укажите пароль, сохраните настройки.

После активации функции документ не сможет быть изменён человеком, не знающим кода доступа к файлу. Будьте аккуратнее, так как пароль от Excel восстановить невозможно — он будет утерян со всеми данными.

Как снять защиту

Этот алгоритм подойдёт как для возврата прав ко всему листу, так и некоторым его элементам, если они — единственные заблокированные. Для этого:

Укажите перечень клеток, к которому требуется восстановить доступ (нажмите Ctrl + «A», чтобы выбрать все).
Вызовите окно «Формат ячеек», кликнув правой клавишей мыши по области элементов.
Перейдите в «Защита» и настройте пункты «Скрыть формулы» и «Защищаемая ячейка».
Сохраните изменения.

После использования указанных функций документ Excel снова станет доступен для всех юзеров. Для того чтобы отменить защиту только на части книги, сначала сделайте это для всей, после чего выделите элементы, права к которым следует ограничить вновь.

Зная, какие сохранные возможности предлагает Excel, вы можете довольно тонко настроить ограничения доступа. Так можно предостеречь себя от случайного ввода нежелательных данных, а также редактирования книги сторонним пользователем. Вы можете запаролить клетки, а также снять предохранение от нежелательного доступа или поправок полностью или частично. Это самые простые способы ограничения прав, которые могут быть настроены в самом Excel.

С помощью опции проверки данных в Excel вы можете установить только определенные значения для рабочих ячеек. Это нужно, чтобы сразу предотвратить ввод некорректных или ошибочных данных, что особенно важно, если к файлу имеет доступ сразу несколько сотрудников.

Выделите ячейку или целую область, которую Excel должен проверить при вводе данных. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных». В следующем окне установите условия проверки. В поле «Тип данных» выберите между такими опциями, как «Целое число», «Действительное», «Список», «Дата», «Время», «Длина текста» или «Другой».

При определении условия допустим любой тип данных. Если выбрать опцию «Другой», то можно еще более точно установить значения. Так, например, выставить дату только от 01.01.2017 до 31.12.2017. Если нужно установить точные данные, выберите опцию «Список» и введите данные, разделяя их точкой и с запятой. При определении условия допустим любой тип данных. Если выбрать опцию «Другой», то можно еще более точно установить значения. Так, например, выставить дату только от 01.01.2017 до 31.12.2017. Если нужно установить точные данные, выберите опцию «Список» и введите данные, разделяя их точкой и с запятой.

Подготовьте данные заранее, внеся их в таблицу Excel. Нажмите на кнопку в поле «Источник» и перейдите к соответствующему листу книги Excel. Выделите область и подтвердите выбор нажатием на клавишу [Enter].

Теперь рядом с указанным полем при проверке данных появилось развертывающееся меню, из которого можно выбирать необходимое значение. Если требуется удалить данные для проверки, выделите ячейки, которые Excel больше не должен проверять. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных» и нажмите на «Очистить все».

Исключите ввод ошибочных данных в Excel. Проверка данных в Excel поможет пользователям избежать ошибок в работе с таблицами Исключите ввод ошибочных данных в Excel. Проверка данных в Excel поможет пользователям избежать ошибок в работе с таблицами

Вы когда-нибудь сталкивались с окном подсказки, как показано на скриншоте слева, при попытке ввести содержимое в ячейку? Это потому, что ячейка была ограничена для ввода определенного значения. В этой статье будет показано, как удалить ограниченные значения из ячеек в Excel.

Очистить ограниченные значения в ячейках в Excel

Чтобы удалить ограниченные значения в ячейках Excel, сделайте следующее.

1. Выберите ячейку, для которой нужно удалить ограниченное значение, затем щелкните Данные > проверка достоверности данных. Смотрите скриншот:

2. В дебюте проверка достоверности данных диалоговое окно, щелкните Очистить все под Параметры и нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

Теперь вы очистили ограниченное значение выбранной ячейки.

Быстро очистить ограниченные значения в ячейках с помощью Kutools for Excel

Здесь представьте Очистить ограничения проверки данных полезности Kutools for Excel. С помощью этой утилиты вы можете одновременно удалить все ограничения проверки данных для одного или нескольких выбранных диапазонов.

Перед применением Kutools for Excel, Пожалуйста, сначала скачайте и установите.

1. Выберите диапазон или несколько диапазонов, в которых вы удалите все ограничения проверки данных. Нажмите Kutools > Предотвратить ввод > Очистить ограничения проверки данных.

2. Во всплывающем Kutools for Excel диалоговое окно, нажмите OK чтобы начать снимать ограничения проверки данных.

Затем все ограничения проверки данных удаляются из выбранного диапазона (ов).

Если вы хотите получить 30-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Читайте также: