Основы работы в ms word форматирование документа стили

Обновлено: 02.07.2024

Кнопки режимов просмотра документа, находящиеся в правой части строки состояния, позволяют переключаться между различными режимами просмотра документов.

Изменение масштаба отображения документа

Изменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке Word 2010. Для этого в правом конце строки состояния щёлкните по кнопке со знаком "+" для увеличения масштаба или по кнопке со знаком "-" для уменьшения. Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.

Минимальный масштаб отображения – 10 %, максимальный – 500 %.Масштаб отображения документа можно также изменять, выбрав на Ленте вкладку Вид и в группе Масштаб нажав нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или Ширина страницы.

Ввод текста в документ. Непечатаемые знаки

При вводе текста в Word переход на новую строку осуществляется автоматически.

Абзац – это любое количество символов или графических изображений, оканчивающихся маркером абзаца (т. е. непечатаемым символом ¶), который появляется после нажатия в конце абзаца клавиши Enter.

Если нужно принудительно начать новую строку в данном абзаце, следует нажать Shift+Enter. После этого появится непечатаемый знак – разрыв строки ( ).

Для принудительного перехода к новой странице следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак – разрыв страницы ().

Между словами ставится один пробел. При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый знак – неразрывный пробел ( ° ).

Пробел перед знаком препинания не ставится, после — ставится обязательно, за исключением открывающей кавычки и скобки (там наоборот). При просмотре или редактировании документа на экран можно вывести непечатаемые знаки, например:

символ табуляции (), который появляется при нажатии клавишиTab;

маркер конца абзаца (¶ );

символ разрыва строки (↵);

Это даёт возможность увидеть, например, лишние пробелы, абзацы, разрывы страниц и т.п.

Включить непечатаемые знаки можно кнопкой Отобразить все знаки ¶ (выбрать на Ленте вкладку Главная/в группе Абзац кнопку Отобразить все знаки).

Перемещение по документу MS Word

Перемещение по документу Word можно осуществлять с помощью мыши и полос прокрутки. Также возможно использование следующих горячих клавиш:

Home в начало строки

End в конец строки

PageUpв начало предыдущего экрана

PageDownв начало следующего экрана

Ctrl + ←к предыдущему слову

Ctrl + →к следующему слову

Ctrl + ↑к предыдущему абзацу

Ctrl + ↓к следующему абзацу

Ctrl + Home в начало документа

Ctrl + Endв конец документа

Ctrl + PgDnк началу следующей страницы

Ctrl + PgUpк началу предыдущей страницы

Ctrl + Alt + Home выбор объекта перехода

F5 перейти (вызов диалогового окна)

Alt + PgDnк концу страницы

Ctrl + Endк концу документа

Endк концу строки

Ctrl + Alt + PgUpв начало предыдущей страницы

Ctrl + Alt + PgDnк концу экрана

Shift + F5 к месту последнего редактирования

Ctrl + Alt + Z к месту последнего редактирования

Shift + Ctrl + F5 вставить закладку

Для перехода в определенное место документа удобно использовать закладки.

Закладка – это именованный фрагмент текста или графики. Имя закладки можно использовать для последующих ссылок.

Для того, чтобы присвоить какому-либо элементу текста закладку, необходимо выделить этот элемент мышью и выбрать вкладку Вставка/в группе Ссылки кнопку Закладка.

В открывшемся окне Закладка в поле Имя закладки: ввести имя закладки и нажать кнопку Добавить.

Чтобы видеть, где в документе назначены закладки, нужно выбрать закладку Офис /кнопку Параметры Word/Дополнительно/в области Показывать содержимое документа установить флажок Показывать закладки.

Расстановка автоматических переносов

Если слово не умещается в текущей строке, Word 2010 перемещает его в начало следующей строки целиком, не разбивая на части знаком переноса. Однако можно расставлять переносы в тексте автоматически или вручную с помощью средства расстановки переносов.

Расставлять переносы можно до начала набора текста, а также в процессе набора (предварительно выделив текст).

Для автоматической расстановки переносов во всём документе выберите на Ленте вкладку Разметка страницы в группе Параметры страницы кнопку Расстановка переносов команду Авто (или вкладка Разметка страницы/в группе Параметры страницы кнопка Расстановка переносов/команда Параметры расстановки переносов/Автоматическая расстановка переносов/ОК).

Поиск и замена текста

Команды НайтииЗаменитьпозволяют осуществлять поиск и замену определённых параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Можно искать текст без учёта регистра, целиком слова или используя подстановочные знаки. При необходимости укажите формат (кнопка Формат) или специальные символы (абзац, табуляцию и т.д.) – кнопка Специальный.

Если требуется найти следующий такой же фрагмент текста, нажмите кнопку Найти далее.Для замены найденного текста на другой фрагмент перейдите на вкладку Заменить и в строке Найти: наберите символ или текст, который нужно заменить, а в строке Заменить на:наберите символ или текст, на который нужно заменить (или используйте кнопку Специальный). В заключение нажмите кнопкуЗаменить все.

Копирование формата

При создании нового абзаца (нажатии Enter) сохраняются все настройки (т.е. формат) предыдущего абзаца. Можно скопировать формат с помощью кнопки Формат по образцу (на Ленте вкладка Главная/группа Буфер обмена). Для этого необходимо:

выделить текст, имеющий нужный формат;

щёлкнуть кнопку Формат по образцу (возле курсора мыши появится кисточка);

выделить текст, к которому применяется этот формат.

Вставка специальных символов

Щёлкните мышкой в том месте документа, где необходимо вставить специальный символ (т.е. символ, которого нет на клавиатуре), затем выберите вкладку Вставка/кнопку Символы/команду Символ и в открывшемся меню выберите щелчком мыши нужный символ, а если нужного символа не находите, то выберите команду Другие символы и в открывшейся таблице Символ дважды щёлкните по нужному символу.

Проверка орфографии

Word в состоянии проверить правописание и грамматику для любого языка, поддерживаемого Windows.

Для того, чтобы эта проверка осуществлялась корректно, убедитесь, что вашему тексту соответствует правильный язык. Язык текущего текста отображается в правой части строки состояния. Имейте ввиду, что не всегда текст, набранный русскими буквами, помечен как русский (то же самое относится к английскому тексту). Для изменения языка выделенного фрагмента выберите на Ленте вкладку Рецензирование/в группе Правописание кнопку Выбрать язык.

Для проверки всего вашего файла выберите на Ленте вкладку Рецензирование/в группе Правописание кнопку Правописание (или нажмите клавишу F7). Откроется окно Правописание, в котором в поле Предложение будет показано предложение с ошибками, а в поле Варианты будут предложены варианты исправлений ошибок.

С помощью кнопки Пропустить можно пропустить текущее слово с ошибкой, кнопка Пропустить все позволяет пропустить все слова с ошибками в предложении, кнопка Следующее позволит перейти к проверке следующего предложения в тексте. Слова, имеющие грамматические ошибки подчёркиваются красной волнистой линией, а синтаксические ошибки в тексте подчёркиваются зелёной волнистой линией. Если щёлкнуть правой кнопкой мыши по слову с грамматической ошибкой, то в открывшемся контекстном меню можно увидеть и выбрать варианты исправления. Если щёлкнуть правой кнопкой мыши по тексту с синтаксической ошибкой, то в открывшемся контекстном меню можно найти подходящее исправление или выбрать игнорирование ошибки или щелкнуть пункт Об этом предложении, чтобы просмотреть, почему программа трактует этот текст как ошибочный.

Автоматическую проверку правописания и грамматики можно настроить, выбрав Закладку Файл/кнопку Параметры Word/Правописание/установитьфлажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.

Форматирование текста

Форматирование – процедура оформления текста, которая позволяет: изменять границы рабочего поля страницы, определяя поля сверху, снизу, слева, справа; устанавливать межстрочные интервал (разреженность строк на странице) и межсимвольный интервал в слове; выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке; использовать различные шрифты и т.п.

Форматирование можно применять к символам, абзацам, таблицам, разделам и страницам документа.

Текст можно форматировать одним из способов:

Сначала выделить текст, а затем задать один или несколько атрибутов форматирования.

Сначала установить атрибуты форматирования, а затем набирать текст. В этом случае нельзя убирать текстовый курсор из исходной позиции – это грозит потерей всех установленных форматов.

Атрибуты форматирования текста:

шрифт (вкладка Главная/в группе Шрифт список Шрифт или кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Шрифт в списке Шрифт выбрать нужный);

размер шрифта (вкладка Главная/в группе Шрифт список Размер шрифта или кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Шрифт в списке Размер выбрать нужный размер);

начертание (вкладка Главная/в группе Шрифт/кнопки Полужирный, Курсив, Подчёркнутый или кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Шрифт в списке Начертание выбрать нужное начертание);

подчёркивание (вкладка Главная/в группе Шрифт щелчок по стрелке на кнопке Подчёркнутый или кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Шрифт в списке Подчеркивание выбрать нужный вид подчёркивания текста);

дополнительные эффекты (Формат/Шрифт/вкладка Шрифт/установка флажков в области Видоизменение);

цвет шрифта (вкладка Главная/в группе Шрифт щелчок по стрелке на кнопке Цвет текста или кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Шрифт в списке Цвет текста выбрать из палитры нужный цвет);

выделение цветом (вкладка Главная/в группе Шрифт щелчок по стрелке на кнопке Цвет выделения текста);

межсимвольный интервал исмещение (кнопка группы Шрифт и в открывшемся диалоговом окне Шрифт на вкладке Интервал выбрать из списка Интервал нужный межсимвольный интервал (Обычный,Разреженный илиУплотненный) или из списка Смещение – нужный вид смещения текста (Нет,Вверх илиВниз));

Форматирование абзацев

Внешний вид документа зависит от форматирования, которое вы применили к тексту, и, в большей степени, от форматирования отдельныхабзацев.Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши Enter до следующего. Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включён непечатаемыйзнак конца абзаца (), который появляется после нажатия клавиши Enter.Знак конца абзаца это не просто значок, помечающий конец абзаца; в нём содержится информация о форматировании, которое применяется к абзацу. Если вы удаляете знак конца абзаца, то удаляется и форматирование абзаца. Текст в двух слившихся абзацах получит форматирование первого абзаца. Можно изменять такие элементы форматирования абзацев, как:

На рисунке 1.1 представлены основные элементы среды MS Word 2007.

Рисунок 1.1 – Основные элементы среды MS Word 2007

1) Кнопка Office (кнопка меню Файл) – кнопка в левом верхнем углу окна приложения MS Word 2007, предназначенная для управления документом в целом (для управления файлом). Щелчок по ней позволяет открыть меню (рисунок 1.2), состоящее из двух панелей: на левой панели отображаются команды для работы с файлами, а на правой панели – список команд, содержащихся в выделенной группе команд. В нижней области меню расположена кнопка Параметры Word, служащая для настройки приложения.

2) Строка заголовка – самая верхняя строка окна приложения. Обычно содержит название открытого документа и название приложения.

3) Кнопки управления размером окна – кнопки в правом углу строки заголовка (Свернуть , Свернуть в окно , Закрыть ).

4) Панель быстрого доступа – содержит три пиктограммы Сохранить, Отменить и Вернуть. Кроме того, панель быстрого доступа можно настраивать и помещать на неё требуемые пользователю инструменты, например команду Автоформат, Правописание и т.д., используя кнопку Настройка панели быстрого доступа .

5) Лента – это область окна приложения, расположенная между строкой заголовка и окном редактирования документа, на которой размещены команды (пиктограммы) необходимые для работы с содержимым документа. Названия вкладок (Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки и т. д.) на Ленте соответствуют этапам процесса создания документа. Набор команд, который отображается на Ленте зависит от того какая вкладка выбрана. Лента состоит из 9 стандартных встроенных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Разработчик и Надстройка. По умолчанию открывается только 7 встроенных вкладок. Дополнительно можно активизировать встроенную вкладку Разработчик, выбрав Кнопка Office/кнопка Параметры Word/Основные/в области Основные параметры работы с Word установить флажок Показывать вкладку “Разработчик” на ленте/ОК. Еще одна вкладка Надстройка появляется на ленте лишь после загрузки надстройки прежних версий Word.

6) Команды на Ленте организованы в Группы команд по выполняемым действиям. Названия групп команд отображаются в нижней части Ленты. Например, в окне приложения Word 2007 на вкладке Главная отображаются группы команд: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. На Ленте обычно активны только те кнопки (команды), которые могут быть применены к выделенному элементу документа.

7) Значок (кнопка) группы – это маленький квадрат со стрелкой в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Шрифт.

8) Кнопка Линейка. Щелчок мышью по этой кнопке позволит убрать или отобразить в окне документа управляющие координатные линейки (горизонтальную и вертикальную).

9) Управляющие координатные линейки – определяют границы документа и позиции табуляции. Различают горизонтальную и вертикальную линейки. По умолчанию линейки градуированы в сантиметрах. Чтобы изменить единицы измерения выберите Кнопка Office/кнопка Параметры Word/Дополнительно/в области Экран открыть список Единицы измерения/ОК.

1 – Маркер разбиения – перетягивая его мышью, можно разбить окно на две части. Это дает возможность одновременно видеть на экране разные страницы документа.

2 – Кнопка смещения текста в окне на одну строку вверх (содержимого окна на одну строку вниз).

3 – Кнопка смещения текста в окне на одну строку вниз (содержимого окна на одну строку вверх).

4 – Смещение текста в окне в направлении бегунка (ползунка).

5 – Щелчок между кнопкой с изображением стрелки и бегунком приводит к смещению окна вверх или вниз на величину одного окна.

6 – Кнопка перемещения к предыдущему объекту просмотра (имя этой кнопки изменяется в зависимости от выбранного типа объекта с помощью кнопки 7).

7 – Щелчок по этой кнопке открывает панель инструментов для выбора типа объекта, к которому осуществляется переход.

8 – Кнопка перемещения к следующему объекту просмотра (имя этой кнопки изменяется в зависимости от выбранного типа объекта с помощью кнопки 7).

0) Полоса прокрутки и кнопки перехода служат для перемещения по редактируемому тексту (рисунок 1.3). На вертикальной полосе прокрутки находятся следующие элементы:

На рисунке 1.1 представлены основные элементы среды MS Word 2007.

Рисунок 1.1 – Основные элементы среды MS Word 2007

2 – Кнопка смещения текста в окне на одну строку вверх (содержимого окна на одну строку вниз).

3 – Кнопка смещения текста в окне на одну строку вниз (содержимого окна на одну строку вверх).

4 – Смещение текста в окне в направлении бегунка (ползунка).

С помощью стилей можно быстро применить набор вариантов форматирования во всем документе. Если вам нужны параметры форматирования, недоступные из встроенных стилей и тем, доступных в Word, вы можете изменить существующий стиль и настроить его в соответствии со своими потребностями. Вы можете изменить форматирование (например, размер шрифта, цвет и отступ текста) в стилях, примененных к заголовкам, заголовкам, абзацам, спискам и так далее. Вы также можете выбрать форматированный текст в документе, чтобы создать новый стиль в коллекции "Стили".

Стили, описанные в этой статье, находятся в коллекции "Стили" на вкладке Главная. Чтобы применить стиль, просто выделите текст, который вы хотите отформатировать, и выберите нужный стиль в коллекции "Стили". Дополнительные сведения см. в статье Применение стиля к тексту в Word.

Изменение существующего стиля

Изменить стиль из коллекции "Стили" можно двумя способами:

Обновление стиля в соответствии с форматированием в документе

Если в документе есть текст с нужным стилем, вы можете изменить его форматирование и применить изменения к стилю в коллекции "Стили".

Выделите в документе текст, к которому применен стиль, например "Заголовок 1".

При выборе текста, к которому применен стиль, стиль выделяется в коллекции "Стили".

Отформатируйте выбранный текст так, как хотите.

Например, вы можете изменить размер шрифта для стиля "Заголовок 1" с 16 до 14 пунктов.

На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите изменить, и выберите команду Обновить [название стиля] в соответствии с выделенным фрагментом.

Примечание: Весь текст, к которому применен этот стиль, автоматически изменится.

Изменение стиля вручную в диалоговом окне ''Изменение стиля''

Вы можете изменить стиль напрямую в коллекции "Стили", не настраивая текст в документе.

На вкладке Главная щелкните правой кнопкой мыши стиль в коллекции "Стили" и выберите команду Изменить.

В разделе Форматирование измените форматирование, например начертание, размер или цвет шрифта, выравнивание, междустрочный интервал и отступы.

Выберите, должен ли стиль применяться к текущему документу или же ко всем новым документам.

Создание стиля на основе форматирования документа

Вы можете выбрать отформатированный текст в документе, чтобы создать новый стиль и добавить его в коллекцию "Стили".

Щелкните правой кнопкой мыши текст, на основе которого вы хотите создать стиль.

На мини-панели инструментов нажмите кнопку Стили и щелкните Создать стиль.

В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.

Новый стиль появится в коллекции "Стили".

Примечание: Если вы хотите, чтобы новый стиль появился во всех новых Word документах, щелкните его правой кнопкой мыши в коллекции "Стили", выберите изменить ,а затем в нижней части диалогового окна выберите новые документы, основанные на этом шаблоне.

Щелкните правой кнопкой мыши текст, выберите Стили и щелкните Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.

В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.

Новый стиль появится в коллекции "Стили".

Читайте также: