Outlook 2016 exchange 2016 настройка

Обновлено: 27.06.2024

В данном руководстве рассматривается установка Exchange Server 2016.

Для установки Exchange 2016 ниже представлены следующие рекомендации:

Почтовый ящик – минимум 8 ГБ ОЗУ;
Клиентский доступ – минимум 4 ГБ ОЗУ;
Сочетание почтовых ящиков и клиентского доступа – минимум 8 ГБ ОЗУ;
Пограничный транспорт – минимум 4 ГБ ОЗУ;

Мы будем рассматривать тот случай, когда у вас уже есть два сервера с установленной на них операционной системой Windows Server 2016. Кроме того, на одном из серверов должна быть установлена роль Active Directory Domain Services.

На Windows Server 2016 требуется установить все доступные обновления перед установкой Exchange Server 2016.

На будущем сервере Exchange заходим в систему под учетной записью, которая состоит в группах: Администраторы предприятия, администраторы схемы и администраторы домена.

На «Панели задач» нажимаем правой кнопкой мыши на «Windows PowerShell» и выбираем «Запуск от имени администратора».

Теперь необходимо установить средства удаленного администрирования для последующей подготовки Active Directory к установке Exchange Server 2016.

Выполняем команду «Install-WindowsFeature RSAT-ADDS».

Начался процесс установки средств удаленного администрирования.

После того, как установка средств удаленного администрирования успешно завершена, необходимо установить компоненты, необходимые для работы сервера Exchange.

Начался процесс установки необходимых компонентов.

Установка необходимых компонентов успешно завершена.

Теперь необходимо перезагрузить сервер.

Когда сервер перезагрузился - необходимо установить Unified Communications Managed API 4.0 на будущий сервер Exchange.

Скачиваем Unified Communications Managed API 4.0 после чего запускаем «UcmaRuntimeSetup.exe».

Откроется «Мастер установки Unified Communications Managed API 4.0».

Нажимаем на кнопку «Далее».

Далее необходимо принять условия лицензии.

Нажимаем на кнопку «Установить».

Начался процесс установки «Unified Communications Managed API 4.0».

Установка «Unified Communications Managed API 4.0» завершена.

Нажимаем на кнопку «Готово».

Запускаем установщик NDP471-KB4033342-x86-x64-AllOS-ENU.exe

Подтверждаем лицензионное соглашение и нажимаем «Установить».

Затем начинается установка.

Для продолжении установки требуется закрыть программы, для этого нажимаем «ДА».

После завершения установки нажимаем «Готово».

Затем установщик запросит перезагрузить сервер, нажимаем «Перезагрузить сейчас».

После перезагрузки устанавливаем еще Распространяемые пакеты Visual C++ для Visual Studio 2013 для этого переходим по ссылке.

После того как скачали файл, запускаем его и подтверждаем лицензию затем нажимаем «Install».

Пакеты Visual C++ установлены. Нажимаем «Close».

Теперь необходимо подготовить схему Active Directory.

На «Панели задач» нажимаем правой кнопкой мыши на «Windows PowerShell» и выбираем «Запуск от имени администратора».

Переходим на диск «D», где находятся установочные файлы Exchange Server 2016.

Начался процесс подготовки схемы Active Directory.

Процесс подготовки схемы Active Directory успешно завершен.

Теперь необходимо подготовить Active Directory и создать организацию Exchange.

Обратите внимание, после «OrganizationName» необходимо указать название вашей организации на английском языке.

В данном руководстве используется название организации «dm11».

Начался процесс подготовки Active Directory и создания организации Exchange.

Процесс подготовки Active Directory и создания организации Exchange успешно завершен.

Теперь необходимо подготовить домен.

Процесс подготовки домена успешно завершен.

Теперь можно приступить к установке Exchange Server 2016.

На данном этапе можно проверить наличие обновлений для Exchange Server 2016.

Выбираем «Подключиться к Интернету и проверить наличие обновлений» и нажимаем на кнопку «Далее».

На данный момент обновлений для Exchange Server 2016 нет.

Нажимаем на кнопку «Далее».

Далее «Мастер установки Exchange Server» предлагает ознакомиться с информацией касательно Exchange Server 2016.

Нажимаем на кнопку «Далее».

Теперь необходимо принять условия лицензии.

Нажимаем на кнопку «Далее».

Выбираем «Не использовать рекомендуемые параметры», чтобы сервер Exchange автоматически не отправлял в Microsoft отчеты об ошибках и другую информацию по использованию сервера Exchange.

Теперь необходимо выбрать какие роли будут установлены на ваш сервер.

Выбираем «Роль почтового ящика», затем выбираем «Автоматически установить роли и компоненты Windows Server, необходимые для Exchange Server» и нажимаем на кнопку «Далее».

Оставляем настройки без изменений и нажимаем на кнопку «Далее».

Теперь можно настроить параметры защиты от вредоносных программ.

В пункте «Отключить проверку на наличие вредоносных программ» выбираем «Нет» и нажимаем на кнопку «Далее».

Далее начнется процесс проверки готовности к установке, после того как процесс будет завершен, можно запускать процесс установки Exchange Server 2016.

Нажимаем на кнопку «Установить».

Начался процесс установки Exchange Server 2016.

Установка Exchange Server 2016 успешно завершена.

Нажимаем на кнопку «Готово».

Теперь необходимо указать имя пользователя и пароль для входа в «Exchange Admin Center».

Нажимаем на кнопку «Войти».

Далее необходимо выбрать язык на котором будет отображаться дальнейшая информация, а также часовой пояс.

Можно приступать к работе с сервером Exchange.

Теперь можно проверить состояние служб Exchange Server.

Нажимаем «Start», ищем «Exchange Management Shell», затем нажимаем правой кнопкой мыши на «Exchange Management Shell» и выбираем «Запуск от имени администратора».

Проверка служб успешно завершена.

Значение «True» в «RequireServiceRunning» свидетельствует о том, что служба запущена.

Необходимо перезагрузить сервер, можно приступать к дальнейшей настройке.

Порядок установки антиспам-агентов через командную консоль Exchange Management Shell

1. Запустите сценарий PowerShell Install-AntispamAgents.ps1 и в консоли запустите команду:

2. Сделайте перезапуск транспортной службы MS Exchange:

3. Дальше перечислите IP-адреса SMTP-серверов вашей организации — это необходимо, чтобы их пропускал агент Sender ID. Укажите IP-адреса (как минимум один) так:

4. Убедитесь, что на сервере запущены все необходимые для анализа и защиты входящей почты агенты. Проверьте это командами:

Проверьте, как это работает:

В конце проверьте работу фильтра полностью, со всеми параметрами конфигурации:

Обратите внимание, включено ли автоматическое удаление спама. Для начала эту функцию лучше оставить выключенной, чтобы не потерять нужные письма.

Рекомендуем включить функцию отбоя спама с уведомлением отправителю:

Добавляем новые домены к ранее созданному списку:

Рекомендуем установить и включить антиспам-агенты на сервере почтовых ящиков после установки Exchange Server 2016. Это просто необходимо, если нет иных инструментов против спама в получаемой почте.

Мы также готовы оказать помощь в установке и настройке почтового сервера MS Exchange.

Нашим клиентам мы предлагаем реализацию данного проекта и последующее ИТ-обслуживание в рамках ИТ-аутсорсинга.

Альтернативным вариантом является - взять в аренду уже настроенный сервер Exchange или подключиться к публичному облачному Exchange на базе структуры EFSOL.

После установки в организации Exchange Server 2016 или Exchange 2019 необходимо настроить Exchange для потока обработки почты и клиентского доступа. Если этого не сделать, отправлять почту в Интернет будет невозможно, а внешние клиенты (например, Microsoft Outlook и устройства с Exchange ActiveSync) не смогут подключаться к организации Exchange.

Действия, описанные в этом разделе, предполагают базовой развертывание Exchange с одним сайтом Active Directory и пространством имен SMTP.

Дополнительные сведения о задачах управления, связанных с потоком обработки почты, клиентами и устройствами, см. в статьях Поток обработки почты и конвейер транспорта и Клиенты и мобильные устройства.

Что нужно знать перед началом работы

Предполагаемое время выполнения задачи: 50 минут.

Вы можете получать предупреждения о сертификате при подключении к веб-сайту Центра администрирования Exchange, пока не настроите сертификат SSL на сервере почтовых ящиков. Как это сделать, будет показано далее в этом разделе.

Сведения о том, как открыть Центр администрирования Exchange, см. в статье Центр администрирования Exchange в Exchange Server. Сведения о том, как открыть командную консоль Exchange, см. в статье Запуск командной консоли Exchange.

Сочетания клавиш для процедур, описанных в этой статье, приведены в статье Сочетания клавиш в Центре администрирования Exchange.

Возникли проблемы? Попросите помощи на форумах Exchange. Перейти на форумы можно по следующим ссылкам: Exchange Server, Exchange Online или Exchange Online Protection.

Шаг 1. Создание соединителя отправки в Интернет

Чтобы отправлять почту в Интернет, необходимо создать соединитель отправки на сервере почтовых ящиков. Инструкции см. в статье Создание соединителя отправки в Exchange Server для отправки почты в Интернет.

По умолчанию при установке Exchange создается соединитель получения под названием "Интерфейсный сервер <ServerName>_ по умолчанию". Этот соединитель принимает анонимные подключения SMTP с внешних серверов. Вам не требуется проводить какую-либо дополнительную настройку, если это вас устраивает. Если вы хотите ограничить входящие подключения с внешних серверов, измените соединитель получения Интерфейсный сервер <Mailbox server> по умолчанию на сервере почтовых ящиков. Дополнительные сведения см. в разделе Стандартные соединители получения, создаваемые при установке.

Шаг 2. Добавление дополнительных обслуживаемых доменов

Чтобы получать из Интернета почту для того или иного домена, в общедоступной службе DNS необходимо создать запись ресурса MX для этого домена. Каждая запись MX должна разрешаться в сервер с выходом в Интернет, получающий электронную почту для вашей организации.

Шаг 3. Настройка политики электронных адресов по умолчанию

Для выполнения этих процедур необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в статье запись "Политики адресов электронной почты" в статье Разрешения для электронных адресов и адресных книг.

Если вы добавили обслуживаемый домен на предыдущем этапе и хотите, чтобы он добавился для каждого получателя в организации, необходимо обновить политику электронных адресов по умолчанию. Инструкции см. в статьях Изменение политик адресов электронной почты и Применение политик адресов электронной почты к получателям.

Рекомендуем настроить имя участника-пользователя, которое совпадает с основным адресом электронной почты каждого пользователя. Если не указать имя участника-пользователя, совпадающее с электронным адресом пользователя, пользователь будет вынужден вручную указать домен и имя пользователя или имя участника-пользователя в дополнение к электронному адресу. Если его UPN соответствует электронному адресу, Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App), ActiveSync и Outlook автоматически сопоставят электронный адрес с UPN.

Шаг 4. Настройка внешних URL-адресов

Для выполнения этих процедур необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в разделе "Настройки виртуального каталога <Service>" в статье Разрешения клиентов и мобильных устройств.

Прежде чем клиенты смогут подключаться к новому серверу из Интернета, необходимо настроить внешние домены (или URL-адреса) в виртуальных каталогах во внешних службах клиентского доступа на сервере почтовых ящиков, а затем в общедоступных записях DNS. Ниже описана настройка одного и того же внешнего домена для внешних URL-адресов каждого виртуального каталога. Если вы хотите настроить другие внешние домены для одного или нескольких внешних URL-адресов виртуальных каталогов, необходимо настроить внешние URL-адреса вручную. Дополнительные сведения см. в статье Параметры по умолчанию для виртуальных каталогов Exchange.

Откройте Центр администрирования Exchange и выберите Серверы > Серверы, укажите ваш сервер почтовых ящиков с выходом в Интернет, к которому будут подключаться клиенты, а затем нажмите Изменить .

В открывшемся окне свойств сервера Exchange Server выберите вкладку Мобильный Outlook и настройте следующие параметры:

По завершении нажмите кнопку Сохранить.

Выберите Серверы > Виртуальные каталоги, а затем нажмите Настроить домен внешнего доступа .

В открывшемся окне Настроить домен внешнего доступа настройте следующие параметры:

Выберите серверы почтовых ящиков для использования с внешним URL-адресом. Нажмите Добавить

В открывшемся диалоговом окне Выбор сервера выберите нужный сервер почтовых ящиков и нажмите Добавить. Добавив все нужные серверы почтовых ящиков, нажмите кнопку ОК.

Вернитесь к разделу Серверы > Виртуальные каталоги, выберите owa (веб-сайт по умолчанию) на нужном сервере, а затем нажмите Изменить .

Откроется окно owa (веб-сайт по умолчанию). На вкладке Общие введите в поле Внешний URL-адрес следующие сведения:

По завершении нажмите кнопку Сохранить.

Вернитесь к разделу Серверы > Виртуальные каталоги, выберите ecp (веб-сайт по умолчанию) на нужном сервере, а затем нажмите Изменить .

Настроив внешний URL-адрес в виртуальных каталогах служб клиентского доступа на сервере почтовых ящиков, настройте общедоступные записи DNS для Outlook в Интернете, а также для автообнаружения и потока обработки почты. Эти записи должны указывать на внешний IP-адрес или имя FQDN сервера почтовых ящиков, подключенного к Интернету. Кроме того, они должны использовать доступные извне полные доменные имена, настроенные на сервере почтовых ящиков. В представленной ниже таблице описываются записи DNS, которые необходимо создать для обеспечения потока обработки почты и подключения внешних клиентов.

Как убедиться, что все получилось?

Чтобы убедиться, что вы успешно настроили внешние URL-адреса в виртуальных каталогах служб клиентского доступа на сервере почтовых ящиков, выполните указанные ниже действия.

В Центре администрирования Exchange выберите Серверы > Виртуальные каталоги.

В поле Выберите сервер укажите сервер почтовых ящиков с выходом в Интернет.

Выберите виртуальный каталог, а затем в области сведений проверьте, содержит ли поле Внешний URL-адрес правильное полное доменное имя, как в приведенной ниже таблице.

Чтобы убедиться, что общедоступные записи DNS успешно настроены, выполните указанные ниже действия.

Откройте командную строку и запустите программу nslookup.exe .

Измените значение на DNS-сервер, который может обращаться с запросами к общедоступной зоне DNS.

Используя nslookup , найдите запись для всех созданных полных доменных имен. Убедитесь, что для каждого FQDN возвращается правильное значение.

Используя nslookup , введите set type=mx и найдите обслуживаемый домен, добавленный на шаге 1. Убедитесь, что возвращенное значение соответствует FQDN сервера почтовых ящиков.

Шаг 5. Настройка внутренних URL-адресов

Чтобы клиенты могли подключаться к новому серверу из внутренней сети, необходимо настроить внутренние домены (или URL-адреса) в виртуальных каталогах служб клиентского доступа (внешних) на сервере почтовых ящиков, а затем настроить внутренние записи DNS.

Выполнив описанные ниже действия, вы сможете выбрать, нужно ли пользователям использовать один и тот же URL-адрес для доступа к серверу Exchange Server в интрасети и Интернете или разные URL-адреса. Это решение зависит от текущей схемы адресации или от схемы, которую вы хотите внедрить. Если внедряется новая схема адресации, рекомендуем использовать один и тот же URL-адрес для внутреннего и внешнего серверов. В случае применения одного URL-адреса пользователям будет проще получить доступ к серверу Exchange Server, так как им достаточно будет запомнить один адрес.

Независимо от вашего решения необходимо настроить частную зону DNS для настраиваемого адресного пространства. Дополнительные сведения об администрировании зон DNS см. в статье Администрирование DNS-сервера.

Дополнительные сведения о внутренних и внешних URL-адресах в виртуальных каталогах см. в статьях Параметры по умолчанию для виртуальных каталогов Exchange и Управление виртуальным каталогом.

Настройка внутреннего URL-адреса, совпадающего с внешним

Откройте консоль управления Exchange на сервере почтовых ящиков.

Сохраните имя узла сервера почтовых ящиков в переменной, которая будет использоваться на следующем этапе. Пример: Mailbox01.

Выполните все приведенные ниже команды в командной консоли Exchange, чтобы задать внутренние URL-адреса, соответствующие внешнему URL-адресу виртуального каталога.

Настроив внутренний URL-адрес в виртуальных каталогах сервера почтовых ящиков, настройте частные записи DNS для Outlook в Интернете и других возможностей подключения. В зависимости от конфигурации нужно будет настроить эти записи так, чтобы они указывали на внутренний или внешний IP-адрес либо имя FQDN сервера почтовых ящиков. В представленной ниже таблице приведены примеры рекомендуемых записей DNS, которые следует создать.

Как убедиться, что все получилось?

Чтобы убедиться, что вы успешно настроили внутренний URL-адрес в виртуальных каталогах сервера почтовых ящиков, сделайте следующее:

В Центре администрирования Exchange выберите Серверы > Виртуальные каталоги.

В поле Выберите сервер укажите сервер почтовых ящиков с выходом в Интернет.

Выберите виртуальный каталог и нажмите Изменить .

Проверьте, указаны ли в поле Внутренний URL-адрес правильное полное доменное имя и служба, как показано в приведенной ниже таблице.

Чтобы убедиться в том, что частные записи DNS успешно настроены, выполните следующие действия:

Откройте командную строку и выполните nslookup.exe .

Измените значение на DNS-сервер, который может обращаться с запросами к частной зоне DNS.

Настройка внутреннего URL-адреса, отличающегося от внешнего

Откройте Центр администрирования Exchange и выберите Серверы > Виртуальные каталоги.

На сервере почтовых ящиков с выходом в Интернет выберите нужный виртуальный каталог и нажмите Изменить .

Когда закончите, нажмите кнопку Сохранить.

Повторите предыдущие действия для каждого виртуального каталога, который требуется изменить.

Внутренние URL-адреса виртуальных каталогов ECP и OWA должны быть одинаковыми. В виртуальном каталоге автообнаружения невозможно задать внутренний URL-адрес.

Настроив внутренний URL-адрес в виртуальных каталогах сервера почтовых ящиков, настройте частные записи DNS для Outlook в Интернете и других подключений. В зависимости от конфигурации нужно будет настроить эти записи так, чтобы они указывали на внутренний или внешний IP-адрес либо имя FQDN сервера почтовых ящиков. В представленной ниже таблице приведены примеры рекомендуемых записей DNS, которые следует создать.

Как убедиться, что все получилось?

Чтобы убедиться, что вы успешно настроили внутренние URL-адреса в виртуальных каталогах служб клиентского доступа на сервере почтовых ящиков, выполните указанные ниже действия.

В Центре администрирования Exchange выберите Серверы > Виртуальные каталоги.

В поле Выберите сервер укажите сервер почтовых ящиков с выходом в Интернет.

Выберите виртуальный каталог и нажмите Изменить .

Чтобы убедиться, что частные записи DNS успешно настроены, выполните указанные ниже действия.

Откройте командную строку и запустите программу nslookup.exe .

Измените значение на DNS-сервер, который может обращаться с запросами к частной зоне DNS.

Шаг 6. Настройка SSL-сертификата

Некоторые службы, такие как мобильный Outlook и Exchange ActiveSync, требуют настройки сертификатов на сервере Exchange Server. Ниже показано, как настроить SSL-сертификат от стороннего центра сертификации (ЦС).

Сертификат следует запросить у стороннего ЦС, чтобы клиенты автоматически ему доверяли. Дополнительные сведения см. в статье Рекомендации для сертификатов Exchange.

Как минимум, следует выбрать SMTP и IIS.

При появлении предупреждения Перезаписать существующий SMTP-сертификат по умолчанию? нажмите кнопку Да.

Как убедиться, что все получилось?

Чтобы убедиться, что вы успешно добавили новый сертификат, выполните указанные ниже действия.

В Центре администрирования Exchange последовательно выберите пункты Серверы > Сертификаты.

Выберите новый сертификат и затем в области сведений убедитесь, что выполнены следующие условия:

значение параметра Состояние равно Действительный;

в поле Назначен службам указаны как минимум IIS и SMTP.

Как убедиться, что это сработало?

Чтобы убедиться, что вы настроили поток обработки почты и внешний клиентский доступ, выполните указанные ниже действия.

Создайте новый профиль в приложении Outlook и/или на устройстве ActiveSync. Убедитесь, что новый профиль успешно создается в Outlook или на мобильном устройстве.

Если Microsoft Outlook запускается в первый раз, в окне приветствия нажмите "Далее" (как перейти к добавлению учетной записи, если Outlook ранее уже запускался, описано в конце инструкции).

Шаг 2

В следующем окне выберите "Да" и нажмите "Далее".

Шаг 3

Теперь отметьте радиокнопку "Ручная настройка или дополнительные типы серверов" и снова нажмите "Далее".

Шаг 4

На следующем шаге выберите "Протокол POP или IMAP" и перейдите к следующему окну.

Шаг 5

В окне параметров учетных записей укажите:

Введите имя - имя пользователя.
Адрес электронной почты - полностью название электронной почты.
Тип учетной записи - POP3 или IMAP.

Если выбрали POP3, то далее укажите следующие настройки:

Если выбрали IMAP, то далее укажите следующее настройки:

Обратите внимание!

Регистр символов очень важен! Поэтому название сервера, адрес сервера и адрес электронной почты, нужно вводить маленькими буквами. Особенно важно соблюдать регистр при вводе пароля. Если в пароле (например: a8sH3mH0f) имеются большие буквы, то написание маленькими буквами недопустимо (например: a8sh3mh0f)!

Шаг 6

Далее нажмите на кнопку "Другие настройки".

В открывшемся окне перейдите на вкладку "Сервер исходящей почты".

На данной вкладке отметьте галочку "SMTP-серверу требуется проверка подлинности" и выберите "Аналогично серверу для входящей почты".

Шаг 7

Все в том же окне других настроек перейдите на вкладку "Дополнительно" и укажите номера портов серверов входящей и исходящей почты при использовании защищенного соединения SSL.

Если настраивали по протоколу POP3:

После нажмите "Ок" и вернувшись к окну параметров учетных записей нажмите "Далее".

Если настраивали по протоколу IMAP:

После нажмите "Ок" и вернувшись к окну параметров учетных записей нажмите "Далее".

Шаг 8

Жмём "Готово". Настройка закончена.

Обратите внимание!

Если Outlook уже запускался ранее, Вы можете добавить учетную запись следующим образом:

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

Читайте также: