Outlook сделать общую папку входящие
Обновлено: 05.07.2024
Есть много способов поделиться папкой в Outlook с другими. Это может сделать работу с командой или над проектом намного проще, когда все коммуникации находятся в одном месте, и это может быть отличным способом управления домашними делами, финансами и многим другим. Узнайте, как создавать общие папки Outlook и организовывать свою работу.
Вам необходимо иметь доступ к серверу Exchange . Это единственный способ, которым вы можете управлять своими папками Outlook или делиться ими.
Как поделиться папкой в Outlook 2016
Прежде чем пытаться открыть общий доступ к папке, нужно проверить, разрешает ли это ваш администратор. Если это так, вот что вам нужно сделать:
Откройте Outlook, как обычно.
Найдите папку, которой вы хотите поделиться с кем-то.
Найдя его, щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите « Свойства»
В окне свойств выберите вкладку Разрешения .
Выберите Добавить .
Из списка адресов электронной почты на сервере выберите тот, с которым вы хотите поделиться папкой в Outlook.
Как открыть общую папку в Outlook
Если другой человек поделился с вами папкой, убедитесь, что он дал вам правильные разрешения. Скорее всего, вы получите приглашение для обмена по электронной почте, и все, что вам нужно сделать, это выбрать Открыть эти заметки / Задачи / Журнал / Контакты / Календарь в верхнем левом углу.
Рекомендуется сохранить электронное письмо с приглашением для общей папки.
Если вы удалите электронное письмо с приглашением, общий контент по-прежнему будет доступен для вас, выполните несколько дополнительных действий. Просто выберите вкладку Папка , затем выберите Открыть общий календарь / Контакты / Журнал / Заметки / Задачи .
Это работает в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019
Как удалить общую папку
Разделяете ли вы папку или удаляете общую папку, процесс примерно одинаков. Если папка была предоставлена вам в общий доступ, самый простой способ избавиться от нее — попросить того, кто предоставил вам доступ, отозвать все разрешения.
Если вам нужно удалить кого-то из ваших общих папок, выполните следующие несколько шагов:
Щелкните правой кнопкой мыши общую папку в Outlook и выберите « Свойства» .
Выберите вкладку « Общий доступ к папкам».
Выберите, с каким пользователем вы больше не хотите делиться папкой, затем нажмите « Удалить» .
Уровни разрешений в общих папках в Outlook
Есть способ ограничить то, что люди могут делать в общей папке, используя целый ряд рекомендаций по разрешениям.
Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку, которой вы хотите поделиться, затем выберите « Свойства» > « Разрешения» . Оттуда выберите раскрывающееся меню « Уровень разрешений» и выберите разные уровни для каждого человека, с которым вы можете поделиться папкой.
Например, если вы выберете « Владелец» , этот человек может делать все что угодно, но если вы выберете « Рецензент» , единственное, что он может сделать, — это читать элементы и ничего больше.
Важно: Для использования общедоступных папок с Outlook необходимы Microsoft Exchange Server и учетная запись электронной почты Exchange. Многие домашние и личные учетные записи электронной почты не используют Exchange.
Шаг 1. Сотрудничество с администратором Exchange
Ваша организация может запрещать использование общедоступных папок или вводить специальные политики их использования. Это можно узнать у администратора. Если в вашей организации разрешено и поддерживается использование общедоступных папок, но нет общедоступной папки верхнего уровня, попросите администратора Exchange создать ее.
При наличии доступа к общедоступной папке верхнего уровня нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения ее содержимого в области папок Outlook.
Шаг 2. Создание папки
Нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения общих папок в области папок.
Важно: Если вы не видите раздел Общедоступные папки в области папок, см. локальный администратор Exchange электронной почты. Они должны настроить его для вас.
Нажмите элемент Общие папки правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.
Присвойте имя папке и нажмите ОК.
Вы можете добавить общедоступные папки в папки "Избранное". Затем в Outlook Web App можно выполнять определенные функции в этих общедоступных папках, такие как создание, обновление и удаление элементов. Эти действия можно сделать в папках "Календарь", "Контакт", "Почта" и "Опубликовать".
Чтобы добавить общедоступный папку в избранное,щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите добавить в избранное.
Сведения об использовании избранных папок в Outlook Web App см. в Outlook Web App.
Шаг 3. Назначение пользователям и группам разрешений на доступ к папке
По умолчанию Outlook предоставлять разрешения только вам как создателю общедоступных папок, поэтому вам потребуется предоставить разрешения специально для людей, чтобы они могли читать и размещать содержимое в папке. Затем вы должны предоставить другим пользователям разрешения на чтение и добавление записей в папку. См. статью Изменение разрешений для общедоступной папки.
Начало работы с общедоступными папками
Ниже приведены стандартные примеры использования общедоступных папок в пределах организации.
Интерактивные обсуждения
Храните каждую тему обсуждения в отдельной вложенной папке. При необходимости назначьте разрешения для каждой вложенной папки (если нужно ограничить доступ к папкам, содержащим конфиденциальные сведения). Можно также назначить модератора для каждой темы, чтобы контролировать добавление записей и удалять записи, которые не отвечают корпоративным стандартам или нарушают политику организации.
Совместное использование календарей, списков контактов и списков задач
Можно добавлять к записям календари, контакты, задачи или списки задач, чтобы поделиться ими с пользователями, у которых есть доступ к общедоступной папке. Это упрощает общение и совместную работу над командными проектами.
Отличия между почтовыми и общедоступными папками
Подробнее о папках Outlook
Создание общедоступных папок и указание разрешений, представлений, форм и правил
Для создания общедоступных папок у вас должно быть разрешение на создание папок в существующей папке. Сведения о том, как получить разрешение, см. в записи администратора.
В меню Файл выберите пункты Новыеи Папка.
В поле Имя введите имя папки.
В поле Содержит папку выберите тип папки, который вы хотите создать.
В списке Выберите расположение папки выберите расположение папки.
Чтобы быстро начать работу с открытой папкой с существующими элементами:
В списке папок в области навигации выберите папку, которая вы хотите скопировать.
В меню Файл найдите папкуи выберите пункт Копировать имя папки.
В списке выберите расположение, в который вы хотите скопировать папку.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши об общедоступный папке, к сожалению, вы хотите поделиться, а затем выберите в меню пункт Свойства.
Для этого у вас должно быть разрешение владельца для общедоступных папок. Одновременно можно настроить разрешения только для одной папки.
Перейдите на вкладку Разрешения.
В поле Поиск введите имя человека, для которого вы хотите предоставить разрешения на общий доступ.
В списке Имя щелкните имя человека, которого вы только что добавили.
В области Разрешениявыберите нужные параметры.
Примечание: Вы можете назначить всем, у кого есть доступ к папке, одинаковые разрешения, щелкнув По умолчанию всписке Имя.
Шаг 3. Создание представлений для у упорядочив и поиска информацииВыполните одно из указанных ниже действий.
Создание представления с нуля
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.
Выберите команду Создать.
В поле Имя представления введите имя.
В поле Тип представления выберите нужный тип представления представления.
Чтобы изменить место представление, выберите параметр в области Может быть использовано.
Чтобы настроить представление, в области Описаниенажмите кнопку и выберите нужные параметры.
Завершив выбор параметров, нажмите кнопку ОК.
Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.
Создание нового представления на основе стандартного
Переключение представление на основе нового представления.
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.
Для каждого типа изменений, которые вы хотите внести, в области Описаниенажмите кнопку и выберите нужные параметры.
Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.
В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.
В поле Представления для папки с именем папки выберите параметры текущего представления.
В поле Имя представления введите имя.
Чтобы указать, где будет доступно представление, установите соответствующий переключатель в разделе Может быть использовано.
Примечание: Новые представления добавляются в представление Текущееподменю (в меню Вид навести указатель на пункт Упорядоставить по).
Шаг 4. Изменение представления по умолчанию для папкиЧтобы изменить представление по умолчанию для общедоступных папок, у вас должно быть разрешение владельца папки, а для папки, которая видна всем, должно быть определено хотя бы одно настраиваемые представления.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Администрирование.
Если вкладка Администрирование не появляется, у вас нет разрешения владельца.
В списке Начальное представление для папок выберите представление, которое будет отображаться при каждом ее открытие.
В обычном режиме отображается стандартное представление Microsoft Outlook для типов элементов в папке.
Шаг 5. Указание форм, доступных для публикации сведений в общедоступных папкахДля добавления форм в личную общую папку или в общую папку необходимо разрешение "Редактор", "Редактор публикации" или "Владелец". Если папка является открытой и у вас есть разрешение Владельца, вы можете ограничить формы, доступные другим людям, которые ее используют.
На Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Формы.
Чтобы добавить форму в список Формы, связанные с этим списком папок, нажмите кнопку Управление иуказать форму.
Чтобы ограничить формы, которые будут доступны другим пользователям папки, выберите параметр в статье Разрешить эти формы в этой папке.
Шаг 6. Создание правил для обработки элементов, которые опубликованы в папкеДля создания или изменения правил для общедоступных папок у вас должно быть разрешение владельца.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши об общедоступные папки, для которые вы хотите создать или изменить правила, и выберите в меню пункт Свойства.
Перейдите на вкладку Администрирование.
Щелкните Помощник по папке.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить правило.
Чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку Изменить правило.
Введите условия, которые должны выполняться элементом для действия. Для получения дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительные.
В области Выполнить эти действиявыберите нужные параметры.
Примечание: Когда вы создаете правило, оно по умолчанию активно.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Предоставление доступа к календарю
Создайте папку и выберите элементы календаря в списке Папка содержит.
В списке Поместить папку в: щелкните папку Календарь и нажмите кнопку ОК.
Добавление собраний и событий в папку.
Совместное общение со списком контактов
Создайте папку и выберите Пункты контактов в списке Папка содержит.
В списке Выберите место для папки щелкните Контакты инажмите кнопку ОК.
Добавление контактов в папку.
Примечание: Общий список контактов появится в Outlook адресной книге или контактах.
Создайте папку и выберите элементы задачи в списке Папка содержит.
В списке Выберите место для папки щелкните Задачии нажмите кнопку ОК.
Добавьте задачи в папку.
Примечание: Хотя вы можете скопировать список задач в обную папку, вы не сможете скопировать запрос на задачу в обную папку или создать его из открытой папки.
Публикация сведений в общедоступных папках
Откройте общедоступный папку, в которую вы хотите опубликовать информацию.
Чтобы использовать форму по умолчанию для публикации сведений, выберите в меню Файл пункт Создать инажмите кнопку Опубликовать в этой папке.
Введите в форму сведения, которые вы хотите опубликовать.
Создание модерировать общедоступные папки
Чтобы назначить общедоступные папки модерироваться, у вас должно быть разрешение владельца.
В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Свойства.
На вкладке Администрирование нажмите кнопку Модерировать папку.
Установите для папки модеражную папку.
Выберите один из указанных ниже вариантов.
Стандартный ответ
"Благодарим за отправку. Обратите внимание, что отправки в некоторые папки или группы обсуждений проверяются, чтобы определить, следует ли сделать их общедоступными. В таких случаях для просмотра утвержденных отправлений другими людьми будет отложена".
Настраиваемый ответ
Щелкните Настраиваемый ответи выберите шаблон. Введите текст настраиваемого ответа.
Чтобы добавить или удалить имена модераторов, нажмите кнопку Добавить илиУдалить.
Необязательно: чтобы просмотреть свойства выбранного модератора, нажмите кнопку Свойства.
Запись сведений на электронную доску объявлений
Электронная доска объявлений позволяет участвовать в обсуждениях в оперативном режиме. Каждая тема может храниться в отдельной папке с определенными правами доступа. Электронные доски объявлений могут быть неуправляемыми. Такие доски аналогичны группам новостей Интернета, в которых чтение и размещение сведений разрешено всем пользователям. Управление электронными досками объявлений осуществляется назначаемым ведущим, который получает элементы от пользователей и решает, какие из них могут быть помещены на доске объявлений.
Существуют следующие способы работы со сведениями, помещенными на доске объявлений:
Совместное использование календаря, списка контактов или списка задач Microsoft Outlook
Совместное использование календаря позволяет отслеживать касающиеся группы собрания, события, праздники, отпуска и сроки по проектам. Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов, и позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.
Открытие общего доступа к файлам
Открытие файла в общей папке позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов. С помощью проводника Windows существующий файл, созданный в другой программе, может быть скопирован в общую папку. При этом нет необходимости открывать программу, в которой создан файл. Помещение файла в общую папку возможно без завершения работы программы, в которой был создан файл. Например, в общую папку может быть помещен ежеквартальный отчет о продажах, обновленный в рабочей книге Microsoft Excel, что позволит членам группы быстро ознакомиться с последними сведениями.
Чтобы открыть общий доступ к файлам, которые часто просматриваются и обновляются другими пользователями, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа, в которой файл был сохранен. При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Microsoft Office исходный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.
Определение доступа к папке с помощью прав доступа
Права доступа к общим папкам обычно определяются администратором или членом организации, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме. В папках, в которых имеются права доступа, обычно допускается чтение и добавление элементов, однако удаляться могут только элементы, созданные вами. При наличии необходимых прав доступа вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право на ее использование. Владелец общей папки может применять в ней личные представления, формы, специальные поля и правила. Может быть указано конкретное представление, которое должно отображаться при первом открытии папки другими пользователями. Даже если права на внесение каких-либо изменений в папке отсутствуют, имеется возможность сохранить личное представление общей папки, отвечающее вашим требованиям. После сохранения личного представления общей папки это представление всегда может быть использовано.
Добавление ярлыка общей папки в папку «Избранное»
Создание общей папки
Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору. По аналогии можно задать уровни, создать представления и выбрать права доступа для общей папки.
Создаем представления для организации и поиска данных
Создание или изменение правила для общей папки
Для создания или изменения правил для общей папки необходим доступ на уровне владельца.
Созданное правило по умолчанию становится активным.
Смена представления общей папки, используемого по умолчанию
Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее, по крайней, мере одно пользовательское представление, доступное всем.
- В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
- Перейдите на вкладку Управление.
- Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».
- В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки. По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление «Обычное».
Открытие общей папки
- В меню Перейти выберите команду Список папок.
- В нижней части списка папок в области переходов щелкните раздел Общие папки, а затем дважды щелкните папку, которую требуется открыть.
Если открываемая общая папка является подпапкой, пройдите по дереву, щелкая знак плюс (+) рядом с подпапкой очередного уровня, пока не найдете нужную папку.
Помещение данных в общую папку
Сведения могут быть помещены в общую папку путем копирования или перемещения файла.
Публикация представления общей папки
Для публикации представления общей папки необходимо иметь разрешение владельца. При создании пользовательского представления можно сделать его доступным для всех, а затем опубликовать. Тогда при дальнейшем изменении данного представления оно будет автоматически обновляться в общей папке.
Создайте папку «Вся почта», чтобы объединить входящие и отправленные элементы в Outlook
Создайте папку «Вся почта», чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook
1. Включите учетную запись, которую вы используете в Outlook, нажмите Папка > Новая папка поиска .
2. В диалоговом окне Новые папки поиска выберите Создать пользовательскую папку поиска в группе Пользовательский в Выбрать в разделе Папка поиска , затем нажмите Выбрать в разделе Настроить папку поиска .
4. Нажмите OK > OK , затем появится диалоговое окно Microsoft Outlook , нажмите Да кнопка.
Создайте папку« Вся почта », чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook
Перейти к загрузкеБесплатная пробная версия 60 дней
Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие шаги:
1. Нажмите Kutools Plus > Связанные с папками > Объединение папок .
2. В диалоговом окне Объединить несколько папок в одну выберите Папки Mail и Post Items из раскрывающегося списка, нажмите Добавить .
3. В диалоговом окне Выберите папки проверьте папки в учетных записях, которые вы хотите объединить, отмеченные папки будут отображаться в правом разделе Папки .
4. Нажмите OK , чтобы вернуться в диалоговое окно Объединить несколько папок в одну , в разделе Папка назначения выберите или создайте папку для размещения элементов слияния.
5. Нажмите OK , появится сложное диалоговое окно, нажмите OK для завершения. Затем все отмеченные папки объединяются в одну.
 |  |
1. С помощью утилиты Объединение папок вы также можете объединять элементы в зависимости от временного диапазона.
2. Вы можете установить флажок Переместить элементы вместо копирования , чтобы перемещать элементы в один.
1: Откройте диалоговое окно «Настройка учетной записи»:
- В Outlook 2007 щелкните значок Сервис > Настройки учетной записи.
- В Outlook 2010, 2013 и более поздних версиях щелкните значок Файл > Инфо > Настройки учетной записи > Настройки учетной записи. см. следующий снимок экрана:
3: Щелкните Смена папки кнопка. См. Снимок экрана выше.
4. В диалоговом окне «Новое место доставки электронной почты» выберите и выделите папку из Выберите папку: пунктом.
Внимание: Вы также можете создать новую папку, нажав New Folder кнопку.
5: Щелкните OK в диалоговом окне Новое место доставки электронной почты и кнопку Закрыть в диалоговом окне "Параметры учетной записи".
Примечание:
Чтобы объединить несколько почтовых ящиков в Outlook, сделайте следующее.
1. Нажмите Kutools Plus > Папка связана > Объединить почтовые ящики. Смотрите скриншот:
2. В дебюте Объединить почтовые ящики диалогового окна, нажмите Добавить кнопку.
4. Затем он возвращается в Объединить почтовые ящики диалоговое окно со списком всех указанных почтовых ящиков, перейдите по ссылке:
- 4.1 Выберите, где сохранить объединенные почтовые ящики (здесь я выбираю Сохраните объединенную папку в папку назначения вариант);
- 4.2 В Destination Folder , нажмите кнопка;
- 4.3 Выберите папку или создайте новую папку для сохранения объединенных почтовых ящиков и щелкните значок OK кнопка;
- 4.4. Вы можете либо объединить все элементы во всех почтовых ящиках, либо указать диапазон дат для объединения элементов;
- 4.5 Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:
Внимание: Приведенная выше настройка будет копировать только элементы во входящие, если вы хотите переместить элементы из исходных папок вместо копирования, пожалуйста, проверьте Перемещение элементов вместо копирования коробка в Объединить почтовые ящики окно.
5. После слияния Kutools для Outlook появится диалоговое окно, нажмите OK кнопку.
Если вы хотите получить 30-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Читайте также: