Outlook заметки к собранию
Обновлено: 08.07.2024
Вы можете OneNote с Outlook и Skype для бизнеса или Lync 2013, чтобы упростить связывать заметки с запланированными событиями.
Создание заметок на собрании, запланированном в Outlook
В Outlook 2016 откройте собрание, для которого вы хотите делать заметки.
Выберите Собрание > Заметки к собранию.
В диалоговом окне Заметки к собранию выполните одно из следующих действий:
чтобы совместно использовать заметки к собранию, выберите команду Предоставить собранию доступ к заметкам;
чтобы создавать заметки только для себя, выберите команду Вести собственные заметки.
В диалоговом окне Выберите расположение в OneNote выберите раздел для новых заметок и нажмите кнопку ОК.
Создание заметок в Skype для бизнеса
Когда откроется окно собрания, щелкните значок Показ (значок компьютерного монитора) и в появившемся окне выберите Мои заметки.
В диалоговом окне Выберите расположение в OneNote выберите раздел для новой страницы заметок и нажмите кнопку ОК.
Новая страница теперь связана с вашей беседой в Skype для бизнеса, и другие участники беседы могут видеть ваши заметки и вносить свою лепту в режиме реального времени.
Создание заметок на собрании, запланированном в Outlook
В Outlook 2013 откройте собрание, для которого вы хотите сделать заметки.
Щелкните Заметки > собрания.
В диалоговом окне Заметки к собранию выполните одно из следующих действий:
Чтобы делать заметки только для себя, щелкните Делать заметки самостоятельно.
В диалоговом окне Выберите расположение в OneNote выберите раздел для новых заметок и нажмите кнопку ОК.
Заметки на собрании по сети в Lync
Щелкните OneNote в окне и выберите Мои заметки.
OneNote создаст новую страницу заметок для собрания.
В диалоговом OneNote выберите раздел для новой страницы заметок и нажмите кнопку ОК.
Новая страница будет связана с вашей беседой в Lync, чтобы вы и другие участники могли вносить заметки в режиме реального времени.
При создании заметок во время собрания группы вы, скорее всего, не сможете перехватить все, что говорят люди. Вы можете решить эту проблему, приглашая других участников собрания для совместного редактирования заметок к собранию. Когда другие пользователи открывают записную книжку, любой пользователь с разрешениями может добавлять заметки к собранию — все это вместе с вами. OneNote автоматически синхронизирует и отображает все заметки.
В конце собрания все они обозначаются одной и той же страницей.
Примечание: Нельзя предоставить общий доступ к отдельным страницам записной книжки, если общий доступ не предоставлен ко всей книжке.
Пригласить других пользователей для предоставления общего доступа к записной книжке
Чтобы предоставить другим пользователям доступ к общим заметкам, используя приглашение по электронной почте, выполните указанные ниже действия.
В OneNote в Интернете откройте записную книжку, которой хотите поделиться.
Щелкните файл > поделиться > поделиться с людьми.
Справа в поле Кому введите один или несколько адресов электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к текущей записной книжке.
Выберите параметр общего доступа.
По умолчанию получатели могут вносить изменения в записные книжки. Чтобы изменить разрешения для общего доступа, щелкните получатели могут изменятьи щелкните стрелку вниз, которая появится справа. В списке выберите пункт получатели могут только просматривать.
По умолчанию получатели не обязаны предоставлять общий доступ к учетным записям Майкрософт. Чтобы указать, что требуются учетные записи Майкрософт, щелкните получатели могут изменятьи щелкните стрелку вниз рядом с полем получатели не нужно использовать учетную запись Майкрософт. В списке выберите получателей,которым нужно войти с помощью учетной записи Майкрософт.
Примечание: Чтобы изменить параметры общего доступа, в левой части экрана выберите имя пользователя, с которым вы предоставили доступ, а затем в правой части выберите текущий способ предоставления общего доступа, а затем выберите другой способ предоставления общего доступа.
Имена авторов теперь отображаются рядом с заметками, к которым вы предоставили общий доступ. Чтобы скрыть имена авторов, на вкладке вид нажмите кнопку Скрыть авторов.
Создание ссылки для копирования и использования в электронной почте или Интернете
В OneNote в Интернете откройте записную книжку, которой хотите поделиться.
Щелкните файл > поделиться > поделиться с людьми.
В левой части экрана нажмите кнопку получить ссылку.
В правой части диалогового окна выберите один из вариантоввыберите команду изменить или только просмотр , чтобы задать уровень доступа к записной книжке.
Щелкните или нажмите кнопку создать ссылку.
Остановить общий доступ
В OneNote в Интернете откройте записную книжку, к которой вы хотите предоставить доступ другим пользователям.
Щелкните файл > поделиться > поделиться с людьми.
В разделе Shared with (общийдоступ) выберите имя пользователя, для которого вы хотите прекратить совместную работу. В правой части экрана выберите текущий способ предоставления общего доступа, а затем — команду прекратить общий доступ.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Создание заметок в OneNote для запланированной встречи Outlook или Skype для бизнеса
Это чрезвычайно полезно при планировании собрания для группы Office 365 с настольным компьютером Outlook 2016 и при необходимости включения заметок о собрании в OneNote.
Делать заметки в Outlook 2016
Запустите Outlook 2016. Откройте собрание, для которого вы хотите делать заметки.
Выберите вкладку «Собрание» и выберите « Заметки к собранию» .
Там, под видимым диалоговым окном Заметки к собранию, выполните одно из следующих действий:
Делать заметки в Skype для бизнеса
Чтобы начать онлайн-встречу в Skype для бизнеса, щелкните стрелку раскрывающегося меню « Параметры » и выполните одно из следующих действий, чтобы начать онлайн-встречу с кем-либо.
После подтверждения действия появится окно встречи.
При просмотре выберите значок Present ’(видимый как монитор компьютера) и в появившемся окне нажмите em Мои заметки ’.
После этого в диалоговом окне Выбрать местоположение в OneNote выберите раздел для новой страницы заметок и нажмите кнопку ОК.
Новая страница будет автоматически связана с вашим разговором в Skype для бизнеса, и другие участники встречи смогут видеть ваши заметки. При необходимости они могут добавлять свои данные и сотрудничать в режиме реального времени.
Если вы похожи на нас, тогда многие ваши важные задачи и заметки приходят по электронной почте. Вы использовали свой календарь Microsoft и список дел, чтобы отслеживать свои задачи, но вы хотите больше.
Большинство людей не понимают, что вы можете использовать MS OneNote в качестве диспетчера задач Outlook с помощью инструментов списка дел календаря Outlook. Добавив OneNote в MS Outlook, вы можете не только отслеживать свои задачи, но и отслеживать другую информацию, поступающую по электронной почте, в удобном блокноте с вкладками. Есть даже функции совместной работы OneNote, которые вы можете использовать, чтобы делиться своей информацией с другими.
Руководство по Inbox Zero Mastery (Бесплатная загрузка электронных книг)
Теперь давайте перейдем к нашему руководству по использованию Microsoft Outlook с OneNote.
Что такое Microsoft OneNote?
MS OneNote - это инструмент для создания заметок/списка дел, который входит в комплект MS Office. Это позволяет вам организовывать и хранить информацию, а также отслеживать встречи и задачи. Когда вы были в школе, вы, возможно, использовали тетрадь с вкладками для систематизации своих работ. OneNote работает практически так же, за исключением того, что ваш ноутбук теперь виртуальный, а вкладки называются разделами.
OneNote интегрирован в MS Outlook, и вы можете использовать его вместе с календарем MS Outlook и списком дел. Он также может быть интегрирован в другие приложения для повышения производительности программного обеспечения. OneNote также включает в себя инструменты для совместной работы.
Чтобы узнать больше об основах Microsoft OneNote, вот несколько руководств:
Как активировать MS OneNote
Теперь, когда вы узнали, что такое MS OneNote, вы готовы его использовать. Перед началом использования надстройки MS OneNote необходимо убедиться, что она включена. Если OneNote включен, вы увидите значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home):
Если OneNote активен в Outlook, вы увидите значок OneNote на ленте.
Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, его необходимо активировать. Вот что необходимо сделать
Шаг 1. Откройте окно настроек Outlook
Начните с открытой электронной почты Outlook. Перейдите на вкладку Файл (File). Откроется окно Информация об учетной записи (Account Information):
Выберите Options (Опции) в окне Account Information (Информация об учетной записи),чтобы открыть окно Outlook Options (Параметры Outlook).
Нажмите Параметры (Options) слева. Появится окно Параметры Outlook (Outlook Options):
Выберите опцию Add-ins (Надстройки), чтобы активировать OneNote.
Шаг 2. Измените OneNote на активный статус
Выберите параметр Надстройки (Add-ins) слева. В окне Просмотр и управление надстройками Microsoft Office (View and manage Microsoft Office Add-ins) вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений:
Вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек.
Если OneNote находится в списке Надстроек неактивных приложений (Inactive Applications Add-In), выберите Надстройки COM (COM Add-ins) рядом с пунктом Управление (Manage) в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти (Go). Откроется диалоговое окно Надстройки Com (Com Add-Ins):
Надстройки без галочки неактивны.
Установите флажок рядом с Заметки OneNote об элементах Outlook (OneNote Notes about Outlook items), чтобы активировать его, затем нажмите кнопку ОК. Система вернется в ваш почтовый ящик. Теперь вы должны увидеть значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка Главная (Home).
Как создавать задачи Outlook в OneNote
После активации OneNote вы можете использовать его в качестве диспетчера задач Outlook, создавая задачи в Outlook и сохраняя их в OneNote или создавая задачи в OneNote и сохраняя их в Outlook. Давайте начнем!
Первое, что вам нужно сделать, это открыть OneNote на рабочем столе:
Создайте и назовите свои собственные блокноты и разделы в соответствии с вашими организационными потребностями.
1. Используйте OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook
Вы можете добавить задачу в свой список дел Outlook из OneNote. Вот как:
Шаг 1. Откройте раздел "Блокнот" и добавьте задачу
Начните с открытия соответствующего раздела в нужном блокноте. В этом случае я начну с раздела Задачи (Tasks), открытого в папке Project XYZ. (Я уже добавил ранее существовавшую задачу под названием Документация проекта XYZ в этот раздел. Вы можете увидеть ее в списке страниц справа.)
После того, как вы добавили новую задачу, введите название задачи рядом с флажком.
Установите флажок рядом со значком To Do Тag на ленте. Флажок, представляющий новую задачу, появляется на пустой странице в разделе, который вы открыли.
Шаг 2. Введите описание задачи
Введите описание задачи в пустое место рядом с флажком.
Имя задачи должно описывать задачу, чтобы вы могли найти ее позже.
Шаг 3. Запланируйте задачу и добавьте детали
Когда вы закончите, нажмите значок Задач Outlook (Outlook Tasks) на ленте. В раскрывающемся меню выберите период времени, когда вы хотите добавить задачу в список задач Outlook. Чтобы запланировать конкретную дату, выберите опцию Пользовательский (Custom). В окне Новая задача (New Task) Outlook отображаются:
Заполните детали в окне Новая задача (New Task) Outlook.
Теперь пришло время заполнить детали задания:
- Используйте поля Дата начала (Start date) и Срок выполнения (Due date), чтобы запланировать задачу.
- Опишите важность задачи с помощью поля Приоритет (Priority) (выберите Низкий, Обычный и Высокий).
- Используйте флажок Напоминание (Reminder), чтобы Outlook напоминал вам о задаче.
- Определите важность задачи, используя поле Приоритет (Priority).
Когда вы закончите заполнять окно Новой задачи (New Task), закройте его, нажав X в правом верхнем углу окна. Обязательно сохраните изменения, когда Outlook предложит вам сделать это.
Шаг 4. Просмотр задачи в Outlook
Чтобы увидеть задачу, которую вы только что создали в OneNote, откройте список задач MS Outlook. Вы увидите только что созданную задачу в списке задач. Детали отображаются на панели справа:
Обратите внимание, что описание задачи содержит гиперссылку на страницу OneNote, которую мы использовали для ее создания.
Теперь вы можете работать с задачей в Outlook так же, как и с любой другой задачей, созданной с помощью инструментов задач Outlook. Чтобы узнать больше о работе с окном Новая задача (New Task), просмотрите этот учебник:
2. Добавьте задачу Outlook в OneNote
Используйте OneNote в качестве диспетчера задач Outlook, сохраняя задачи, созданные в Outlook, в OneNote. Вот что необходимо сделать:
Шаг 1. Откройте список дел в Outlook и выберите задачу
Начните с того, что ваш почтовый ящик открыт и откройте Список дел (To-Do-List). (Щелкните значок Дополнительно (More) в нижней части панели Навигации (Navigation) и выберите Задачи (Tasks) во всплывающем меню.)
Выберите задачу, созданную в Outlook, из списка. Для нашего примера я создал задачу под названием Посетить учебный семинар в MS Outlook:
Вы можете добавить задачу, созданную в Outlook, в OneNote.
Дважды щелкните по задаче, созданной в Outlook, чтобы открыть ее.
Задачи Outlook содержат значок OneNote, который позволяет сохранять их в OneNote.
Шаг 2. Отправьте задачу в OneNote
Используйте диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote, чтобы выбрать местоположение для своей задачи.
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Недавнее (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте задание.
Шаг 3. Просмотр задачи Outlook в OneNote
Чтобы увидеть свою задачу в OneNote, откройте блокнот и раздел, где вы сохранили эту задачу. Нажмите на название задачи в списке страниц справа, чтобы открыть страницу, содержащую только что созданную задачу:
Ваша задача была добавлена в OneNote.
Как сохранить электронную почту Outlook в OneNote
Вы можете сохранить электронное письмо в OneNote, чтобы делать на нем заметки, планировать задачи на его основе и многое другое.
Шаг 1. Выберите электронную почту для отправки в OneNote
Шаг 2. Отправьте электронное письмо в OneNote
Нажмите на место, где вы хотите сохранить электронную почту, а затем нажмите кнопку ОК. OneNote открывает новую страницу с вашим адресом электронной почты в блокноте и выбранным вами разделом:
Когда вы привыкнете использовать OneNote для хранения информации, ваши блокноты могут начать заполняться. Не стоит беспокоиться, потому что в OneNote есть довольно полезный инструмент поиска. Давайте посмотрим поближе.
Шаг 1. Откройте OneNote и найдите инструмент поиска
Начните с открытия OneNote:
Если вы забыли, где хранили информацию в OneNote, инструмент Поиска (Search) поможет вам ее найти.
Шаг 2. Введите поисковую фразу
Я хочу найти электронное письмо, которое я только что сохранил в OneNote, но не могу вспомнить, где его разместил. Я знаю, что он содержит слова "спасибо" (“thank-you”), поэтому я набираю эти слова в Поиске и нажимаю клавишу Enter. Инструмент Поиска ведет меня прямо на страницу OneNote, где я сохранил электронное письмо:
Как использовать OneNote при планировании встреч
Вы можете сэкономить время на задачах управления проектами, автоматизировав процесс минутной встречи. Вы можете подключить встречу, которую вы получили, в своем календаре Outlook, делать заметки об этом собрании и отправлять эти заметки по электронной почте другим людям, которые присутствовали на собрании.
Давайте узнаем, как:
Шаг 1. Откройте календарь Outlook.
Начните с открытия календаря MS Outlook:
Вы можете добавлять встречи из своего MS Calendar в OneNote.
Для получения дополнительной информации о том, как использовать инструмент календаря Microsoft Outlook, просмотрите этот учебник:
Шаг 2. Добавление встречи в OneNote
Найдите встречу, которую вы хотите добавить в OneNote, и дважды щелкните по ней, чтобы открыть окно Приглашенное событие (Invited Event). В этом случае мы собираемся открыть встречу по обучению работе с компьютером на новом программном обеспечении, которое я настроил в качестве примера:
Эта встреча открыта в окне Приглашение встреч (Invited Event) в Outlook.
После открытия окна Приглашение встреч (Invited Event) подключите его к OneNote, щелкнув значок OneNote на ленте. Обратите внимание, что там написано Встречи и Заметки встреч (Meeting Notes Meeting). Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием (Share notes with the meeting) или делать заметки самостоятельно (Take notes on your own):
Диалоговое окно Заметки о собрании (Meeting Notes) позволяет выбирать между записью заметок в общей записной книжке OneNote или записью в личной записной книжке.
Выберите один из следующих вариантов:
Выберите Делать заметки по своему усмотрению (Take notes on your own option). Откроется диалоговое окно Выбрать местоположение в OneNote (Select Location in OneNote):
Выберите соответствующий блокнот и раздел для заметок о встрече.
Шаг 3. Делайте заметки в OneNote
Нажмите на блокнот, чтобы выбрать один из разделов внутри или сделать выбор из списка Последние используемые (Recent Picks). Когда вы выбрали место, нажмите кнопку ОК и закройте собрание. В разделе OneNote и блокноте, который вы только что выбрали, откроется новая страница с информацией о вашей встрече:
Информация о собрании была добавлена в OneNote.
Делайте заметки на открытой странице в OneNote под заголовком Заметки (Notes).
Шаг 4. Распространение заметок о собрании с помощью Outlook
Узнайте больше о том, как эффективно использовать электронную почту
Если вы владелец бизнеса или профессионал в бизнесе, электронная почта является важным средством коммуникации. Важно, чтобы ваши письма были максимально профессиональными. Эти учебники могут помочь:
Полезные советы и стратегии по электронной почте
Заключение
Как видите, OneNote и Outlook вместе могут выполнять множество задач по управлению проектами. Совместное использование этих инструментов может помочь вам работать более эффективно. Вы только что узнали, как активировать MS OneNote и использовать его в сочетании с Microsoft Outlook для организации электронной почты Outlook, задач Outlook, встреч и другой информации.
Вы также узнали, как использовать OneNote в качестве диспетчера задач Outlook. Я объяснил, как сохранять электронную почту в папках OneNote. Кроме того, мы перешли к классному совету по экономии времени для хранения информации о собрании в OneNote и использования OneNote для обмена заметками между участниками собраний.
Используете ли вы OneNote и Outlook вместе? Если да, то какие советы по производительности OneNote у вас связаны с использованием инструментов для управления проектами? Поделитесь своими ответами в комментариях ниже.
Читайте также: