Сбились настройки печати в excel

Обновлено: 06.07.2024

В Excel достаточно много внимания уделено подготовки документа для вывода на печать. Настроек печати, значительно больше, чем в программе Word.

Чтобы подготовить таблицы и презентабельно разместить их на листах бумаги с помощью принтера ознакомитесь со всеми возможностями настроек программы. Специально для Вас в данной статье детально разобрано диалоговое окно «Печать».

Печать документа Excel

Чтобы вывести документ на печать в Excel существует 2 базовых способа:

Появиться диалоговое окно по настройке параметров печати и предварительного просмотра. Данный способ разберем ниже более детально.

Как настроить печать в Excel?

Детальный разбор параметров печати и значение кнопок и опций параметров:

Печать – вывод данных документа на принтер с учетом всех настроек и опций.
Копии – количество экземпляров распечатанного документа. По умолчанию – 1. Значение можно ввести с клавиатуры или воспользоваться стрелочками.
Модель принтера – работая в локальной сети данный пункт, может содержать целый список принтеров. К одному компьютеру так же может быт подключено более 1-го принтера. Кроме того в данном параметре отображаются факсы и виртуальные принтеры для генерации PDF файлов.
Свойства принтера – щелкнув по данной ссылке, открывается диалоговое окно настройки параметров выбранного принтера. Эти параметры зависят от модели и типа печатающего устройства.
Напечатать активные листы – по умолчанию установлена опция для печати только активных листов. Но если щелкнуть по ней, то раскроется список дополнительных опций: «Напечатать всю книгу» (чтобы вывести данные на печать всей книги Excel) и «Напечатать выделенный фрагмент» (чтобы выводить на печать только диапазон данных). Их названия говорят за их функции. Так же в данном списке доступна опция «Игнорировать область печати». Она работает в режиме переключателя и может быть активирована/отключена вместе с любой выше описанной опцией. Ее можно использовать, когда задана область печати, а ее нужно проигнорировать. Или же стоит использовать данную функцию, когда при печати из Excel выходит пустая страница. Это значит, что неправильно задана область печати и ее нужно проигнорировать.
Старицы – здесь можно установить диапазон номеров страниц, которые нужно распечатать. Например, печатать только с 5-ой по 12-тую страницу.
Разобрать по копиям – данная функция выбрана по умолчанию. Это значит, что если документ печатается в нескольких экземплярах, то сначала будет распечатан 1-й экземпляр полностью потом 2-ой, 3-ий и т.д. Данную функцию можно переключить в другой режим «Не разбирать по копиям» - это значит, что сначала будут печататься все только первые страницы всех экземпляров, потом только вторые, третьи и т.д.
Книжная ориентация – выбор ориентации страницы, которую можно сменить на альбомную ориентацию.
А4 – здесь можно задать формат бумаги на котором будет печатать принтер. В списке доступно множество форматов для выбора. Но даже если вы не найдете подходящего формата, то для вас доступна опция под списком: «Другие размеры страниц» где вы можете в диалоговом окне «Параметры страницы» найти свой формат. Там же в списке «Размер бумаги» предоставлены все форматы «Международного стандарта ISO 216». Также включены форматы бумаги: «Североамериканский стандарт» и «Японский стандарт».
Последние настраиваемые поля – по умолчанию в данном параметре предоставляются пользовательские значения. Для удобства предусмотрено 3 готовых и уже настроенных шаблона полей: «Обычные», «Широкие», «Узкие».
Текущий – это параметр настройки размера масштаба данных, которые будут размещены на листах бумаги. Для удобства предусмотрено 3 шаблона масштабирования страниц: «Вписать лист на одну страницу» (данный шаблон параметра позволяет выполнить печать таблицы в Excel на одном листе), «Вписать все столбцы на одну страницу», «Вписать все строки на одну страницу». Для пользовательских настроек доступна опция «Параметры настраиваемого масштабирования», при выборе которой открываться все тоже окно «Параметры страницы». Например, если нужно увеличить масштаб печати в Excel или уменьшить, то там можно внести свои пользовательские настройки в соответствующем разделе. Таким образом, можно например, уменьшить таблицу в Excel для печати на одном листе.

Внимание! В данных настройках не ищите параметры двухсторонней печати. Данная функция должна поддерживаться Вашим принтером и настраиваться в его параметрах (смотрите пункт 4).

Предварительный просмотр в Excel 2010 настраивает книгу так, чтобы ее было проще читать на мониторе. Однако напечатанные данные могут выглядеть не так, как в окне предварительного просмотра. Если ваш предварительный просмотр отличается от печатаемого, выполните действия, которые необходимо предпринять в этой статье.

Решение

Попробуйте по порядку для каждого из них. Начните с установки последних обновлений Майкрософт.

Если Службе Windows Не удалось найти драйвер для принтера, вы можете перейти непосредственно на веб-сайт изготовителей и проверить его последнюю версию.

Перейдите в папку > "Печать" и выберите "Настройка страницы". Проверьте, не был ли в списке "Печать в черно-белом" ли он. Если это так, затем очищайте это поле, и лист будет напечатан в цвете.

Прежде чем продолжать работу с этими двумя исправлениями, если вы не выполнили обновления драйвера Windows и принтера, сделайте это.

Выбор правильного размера бумаги перед печатью листа с неправильным размером может привести к тому, что Excel печатает

за пределами полей.

Перейдите в > "Устройства и принтеры".

Щелкните принтер правой кнопкой мыши и выберите "Свойства принтера".

Выберите вкладку "Параметры устройства", чтобы узнать выбранный размер бумаги.

Чтобы лучше выровнять лист на печатной странице, задайте поля страницы перед печатью, задайте настраиваемые поля или выровняйте лист по горизонтали или

Если линии сетки не выпечатаются, проверьте следующее:

Перейдите в папку > печатать > страницы.

Выберите вкладку "Лист" и найдите раздел "Печать".

В поле "Линии сетки" поместите в поле проверку.

Примечание. Убедитесь, что драйвер принтера устарел.

Если вы еще не сделали этого, убедитесь, что вы уже обновили драйверы Windows, Office и принтера.

Откройте книгу с помощью восстановления:

Перейдите в папку > откройте и выделйдите книгу, которые вы хотите восстановить.

В конце кнопки "Открыть" выберите "Открыть и восстановить. "

Иногда для этого нужно изменить некоторые настройки, чтобы весь текст в ячейке был отбираться при печати. Поэкспериментируйте со следующими результатами:

Перенос текста — это не более чем то, что Word Wrap в ячейке. Это отличный способ, если вы хотите сохранить фиксированную ширину столбца при печати всего текста. Недостатком этого может быть то, что строки, как правило, становятся довольно большими. Вручную настройте ширину столбцов, чтобы книга выглядела наилучшим образом. Узнайте больше о переносе текста.

Автозабмещение по строкам и столбцам

Если часть книги печатается на другой странице, проверьте страничный вид и внести необходимые изменения.
Узнайте больше о представлении "Разрыв страницы".

Настройка области печати

Неправильное настройка области печати может привести к вырезанию ячеек, которые нужно напечатать. Узнайте больше о настройке области печати.

Книги, созданные в более старых версиях Excel.

Если книга была создана в более ранней версии Excel (2003 или более ранней версии), она откроется в режиме совместимости. В режиме совместимости ячейки могут содержать 32 767 символов, но в ячейке будет видно только 1024, а напечатать можно только 1024 знака (в области формул будут видны все 32 767 знаков). Узнайте больше о режиме совместимости.

Нужна дополнительные справки? Дополнительные сведения о предварительном просмотре можно получить в этой статье.

Вы также можете получить помощь от интернет-сообщества Microsoft Community, найти дополнительные сведения о поддержке Майкрософт или справке Office,а также о вариантах технической поддержки Майкрософт.

Страничный режим позволяет нам зафиксировать границы области печати документа на всех страницах одновременно. Он позволяет настроить и оптимизировать таблицы под размеры и ориентацию бумажных листов.

Кроме того в этом режиме самый удобный предварительный просмотр перед печатью. Ведь видны все страницы с оптимальным масштабом, как миниатюры среднего размера. Ситуация полностью под контролем пользователя. Рассмотрим, как задать изменить увеличить, уменьшить или удалить области печати.

Как задать область печати в Excel?

Чтобы перейти в режим для управления границами и областями, нужно зайти на вкладку «Вид» и в разделе режим просмотра книги, выбрать инструмент «Страничный режим»

Второй вариант это щелкнуть на третий переключатель в правой стороне строки состояния окна.

Как изменить область печати в Excel?

Чтобы задать область печати нужно установить и зафиксировать границы разметки страниц, которые и будут отделять все области. Для этого необходимо в страничном режиме щелкнуть по синей пунктирной линии, удерживая левую клавишу мыши, переместить синюю линию в нужное положение.

Если таблица выходит за белую область, то все что находиться в серой области не будет выведена на принтер. Если у вас в страничном режиме все данные находятся на серой области, то при печати из Excel выходит пустая страница. Можно принудительно убрать область печати, перемещая границы между серым и белым полем.

Для того, чтобы задать область печати необходимо установить и настроить границы. Как добавить границы? Кликаем по ячейке, которая находится в месте, где должен быть разрыв на страницы и выбираем опцию «Вставить разрыв страницы».

Как добавить только вертикальную границу? Щелкаем правой кнопкой мышки по столбцу, где будет проложена граница, выбираем туже опцию: «Вставить разрыв страницы». При вставке горизонтальной границе действуем аналогично, только кликаем по заголовку строки.

Примечание. Заметьте, в контекстном меню есть опция «Сброс разрывов страниц». Она позволяет удалить все границы и сделать настройки по умолчанию. Используйте ее, чтобы начать все заново.

Как сохранить настройки областей печати?

Все настройки областей можно сохранять в шаблоны, так называемые «Представления». Этот инструмент находится под страничным режимом.

При выборе инструмента «Представления» загружается менеджер представлений.

Чтобы сохранить данную настройку нажимаем кнопку добавить. Вводим имя и вот он уже в списке представлений.

Новые версии Excel начиная с 2007-го года, обладают эффективными средствами для подготовки документов на печать. Документ Excel более специфический с точки зрения организации данных для вывода на принтер, чем документ Word. Поэтому в Excel инструменты по настройке и подготовки документов на печать обладают большим количеством функций.

В Excel в отличие от Word очень часто таблицы с данными не соответствуют формату А4. При подготовке документа на печать следует предвидеть этот момент и правильно установить границы листов Excel.

Разработчики программы Excel предвидели трудности, которые возникают при форматировании документа для вывода на принтер. Они предлагают нам 3 пути для решения данной задачи: 1Параметры страницы. В настройках страниц можно определить и задать свои параметры размещения документа на определенном количестве листов после печати. 2Разметка страниц. Позволяет задать область печати в Excel. Задание и фиксирование границ листов для документа. 3Страничный режим. Позволяет закрепить область печати в Excel. В данном режиме можно управлять границами листов и зафиксировать их на документе.

Настройка параметров страницы

Открываем диалоговое окно «Параметры страницы». Вбираем закладку «Размета страницы» и нажимаем на уголок в разделе «Параметры страницы»

Здесь мы можем поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную. Так же можно уменьшить или увеличить масштаб печати в Excel, что позволяет выполнить печать таблицы на одном листе. Или выполнить печать двух страниц на одном листе Excel. Но здесь мы жертвуем размерами данных после печати. Поэтому лучше задать данные в разделе «разместить не более чем на:» . И указываем в параметрах: «стр. в ширину» и «стр. в высоту» количество страниц, на которых будет помещаться наш документ после печати. Задать количество можно мышкой или с клавиатуры.

В основном в ширину должна быть одна страница, а в высоту ставьте максимальное число. Ошибки не будет программа, автоматически разделит таблицы на части и оптимизирует под реальный остаток страниц.

В этом же диалоговом окне перейдите на закладку «Поля».

Здесь можно задать расположение данных и таблиц на странице. Так же вы имеете возможность управлять размерами полей. Можно также убрать поля при печати таблицы Excel.

Обратите внимание ниже на раздел «Центрировать». Две полезные опции: горизонтально или вертикально. Лучше выбрать оба варианта.

Этого небольшого обзора возможностей подготовки к печати больших документов и таблиц в большинстве случаев хватает. Но стоит еще ознакомиться с возможностями разметки страниц и страничного режима. Их функции очень гибкие и удобные для подготовки на печать.

Читайте также: