Соглашение не указано документ не может быть проведен без согласования 1с

Обновлено: 06.07.2024

Процесс согласования кое-какого документа состоит из 8 шагов (все по ролям), при этом автор документа может быть одним из согласовантов. Либо, например, 2 и 6 согласовант это одно и тоже лицо.
Как научить систему пропускать такой шаг, если ранее в процессе уже было получено согласование у этого пользователя?

Так же, в одно из шагов есть некоторая роль, которая будет согласовываться, только если документ из филиала, так вот если документ с головного офиса, то шаг пропускается. Как системе подсказать, что не надо ожидать какого-о согласованта из головного, пропустить шаг и идти дальше?

(0) всё это настраивается у Условиях маршрутизации. Там можно как конструктором условия накидать, так и кодом написать.
Например, проверка на то, что документ пришел из филиала делается конструктором, это надо у Ответственного проверить реквизит Подразделение. Потом в шаблонах процесса надо нажать кнопку "Использовать условия", указать нужное условие и, в зависимости от него, настроить куда дальше пойдет процесс.

(1) Юрий, поясните подробнее, пожалуйста.
И я сейчас накидаю подробнее:
мой 4ый шаг это согласование у ответственного по От, в процессе у меня роль "Директор по ОТ" и напротив стоит отбор "А из филиала ли?"
Код ниже. Получается если да, то согласовывает он.

Так вот а если нет (если заявка из головного), то не должно быть ответственного, шаг пропускается и идем сразу к 5ому шагу.
Вот где и как указать это "а если нет"?

(2) А если нет, то шаг 4 шаг выполнен не будет и система перейдет к шагу 5
(3) система сама знает что надо пропустить если не нашла никого? то есть не надо явно указывать, что нужно перейти к следующему шагу?
(4) Не совсем так. Ты используешь "Условную маршрутизацию", т.е. в данный шаг программа зайдет, если условие выполняется
Например, мы идем гуляем под ручку, а тебе говорю "хочешь пива" (а блин, здесь же антиалкогольный сайт), тогда так "хочешь лимонад?", если ты отвечаешь "да", мы сворачиваем в проулок, а если нет, то как шли прямо так и идем))

(5) Принято, надо оттестить и посмотреть этот шаг. Спасибо за ответ и лимонад.

И все же к вопросу об исключении двойного согласования.
я понимаю что должно быть так:

Если Предмет.ТЕКУШИЙСОГЛАСОВАНТ = Предмет.ПРЕЖНИЙСОГЛАСОВАНТ
так вот, как верно в системе вызвать реквизиты ТЕКУШИЙСОГЛАСОВАНТи ПРЕЖНИЙСОГЛАСОВАНТ?
есть реквизиты УстановилГриф,АвторУтверждения,Утвердил,Ответственный. ху из ху?)

(6) если исходить из (0), где написано, что автор документа может быть согласантом, то самый простой вариант тебе необходимо создать условие маршрутизации Ответственный Не в списке и указать перечень ФИО
Вариант посложнее, это создать условие на встроенном языке, там найти роль ответственного и если она не совпадает с ролью для данного шага, то вернуть истину
(7) ответственный это тот на ком сейчас процесс, или тот кто создавал документ?
точнее не создавал, кто создавал это Автор, а Ответственный - назначенный ответственный
+10 в общем случае они совпадают, но можно и поменять вручную
Система работает не совсем так. Если задача уже на ком-то, то и проверять нечего, т.к. исполнитель уже назначен.
Система выполняет очередной шаг процесса и назначает ответственного, если условие маршрутизации выполняется. Т.е. проверили условие, назначили ответственного, а не наоборот.

вот приходит к 8 шагу согласование (но этот человек мог согласовать на 2 шаге), поэтому в условие маршрутизации я запихиваю условие и пишу на встр.языке
если предмет.ТЕКУЩИЙСОГЛАСОВАНТ <> ПРЕДМЕТ.БЫВШИЙСОГЛАСОВАНТ
тогда результат истина.
.

так как мне вызвать текущего и бывшего?

(14) еще раз: нет текущего согласованта на момент проверки. Максимум, что ты можешь сделать, это путем построения на встроенном языке, узнать, кто уже согласовывал. Хотя, если особо извратиться, то можно и вычислить кто сейчас должен согласовывать, но это уже за гранью.
Вот простой пример:
1. Согласовать руководителем инициатора

Вариант 1: документ запускает на согласование Иванов, подчиненный Петрову. Тогда схема будет такая:
В твоем варианте на втором шаге согласовал Петров. Почему он согласовал? Было какое-то условие? Если да, то включи это условие в 8 шаг, только с префиксом НЕ

а теперь усложнение процесса, он согласовал на втором пункте, потому что оказался непосредственным руководителем инициатора.

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

Юрист направляет проект ответственным работникам;
Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
Новая редакция повторно отправляется на согласование;
Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

Администраторы;
Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

группы задач по проекту, автору, типу;
персональные, делегированные, ролевые задачи;
сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

сотрудник создает документ-заявку;
согласует заявку руководитель данного сотрудника;
руководитель ИТ-службы согласует документ;
исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 100 000 тенге, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

спискам документов;
затраченному времени;
статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

число циклов;
количество просроченных задач;
время просрочки;
средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите бесплатную консультацию!

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Процесс согласования в 1С: Документооборот

Отличие электронного от бумажного согласования

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

Юрист направляет проект ответственным работникам;
Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
Новая редакция повторно отправляется на согласование;
Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Порядок согласования документов

простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

Настройка модуля согласования документов

Администраторы;
Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Виды программной связи документов

Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Обзор процессов согласования документов

Ход согласования документов

Рассмотрение

Согласование

положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
отрицательное – «Не согласовано».

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

группы задач по проекту, автору, типу;
персональные, делегированные, ролевые задачи;
сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Шаблоны согласований

сотрудник создает документ-заявку;
согласует заявку руководитель данного сотрудника;
руководитель ИТ-службы согласует документ;
исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Контроль процессов

спискам документов;
затраченному времени;
статистике циклов и результатов.

Анализ и мониторинг согласований документов

число циклов;
количество просроченных задач;
время просрочки;
средние трудозатраты.

Заключение

Нередко у пользователей возникает необходимость настроить согласование различных документов. При этом хотелось бы иметь возможность настройки произвольных маршрутов (шаблонов) согласования, выбирать типы согласуемых документов, проводить как последовательное, так и параллельное согласование (например, на случай временного отсутствия нужных согласующих сотрудников).

Всем этим требованиям полностью удовлетворяет типовая конфигурация 1С:Документооборот, но с ней есть очевидные сложности:

программа сложная и тяжела для восприятия конечными пользователями,
многие функции программы не востребованы у 99% организаций,
непросто найти специалиста, который сможет качественно ее вам внедрить и настроить,
конфигурация стоит денег (по состоянию на 22.05.2018 стоимость самой конфигурации начинается от 36000, а ведь еще нужно приобретать лицензии на рабочие места и серверную лицензию).

В связи с этим у многих есть необходимость иметь под рукой простую и понятную подсистему согласования, которую легко можно внедрить и которая не потребует регулярного обслуживания специалистом.

В этой статье речь пойдет именно о такой системе.

Настройки согласования

После внедрения данного модуля в вашу конфигурацию необходимо первым делом дать доступ к нему всем пользователям, которые будут участвовать в процедурах согласования. Для этого создадим отдельную группу доступа и добавим туда всех пользователей.

При создании группы доступа создадим также новый профиль:

В профиль добавим роль Согласование (использование):

Выбираем профиль в нашей группе, добавляем пользователей, записываем и закрываем:

Для настроек согласования можно выбрать один из двух вариантов:

настраивать будут пользователи, включенные в группу Администраторы,
для настройки согласования создать новую группу, к ней создать профиль с ролью Согласование (настройка) и добавить в эту группу тех пользователей, которые будут отвечать за настройку согласования.

Если доступны настройки согласования, то добавляется новый пункт Согласование в разделе Администрирование:

Первым делом нам необходимо создать роли исполнителей, которые будут принимать участие в согласовании:

При создании новой роли указываем только наименование, записываем элемент справочника и сразу же настраиваем соответствие пользователей для данной роли (у каких пользователей будет эта роль):

Настройка соответствия пользователей конкретной роли задается следующим образом:

Одна роль может быть у нескольких пользователей:

Создадим еще несколько ролей и настроим для каждой роли список пользователей.

Теперь нужно создать шаблоны согласования. Для примера, настроим в программе согласование документов Заказ клиента. Открываем список шаблонов и добавляем новую строку.

Указываем наименование и тип согласуемого объекта - документ или справочник.

После выбора типа автоматически заполняется список доступных видов объекта, выбираем нужный.

Далее выбираем вариант доступности объекта после согласования:

Следующее действие - выбор типа уведомления, которое будет отправляться инициатору по результату согласования., вот возможные варианты:

Далее необходимо указать учетную запись электронной почты, которую модуль будет использовать при отправке уведомлений по почте.

Для каждого шаблона необходимо настроить список согласующих - маршрут. Для этого жмем Указать исполнителей .

В открывшейся форме нужно заполнить табличную часть, в каждой строке указать:

номер этапа (начинается с 1),
роль согласующего пользователя,
тип уведомления, которое будет отправлено пользователю (уведомление о необходимости согласовать объект),
период действия (если какие-то этапы имеют временные ограничения),
установив галку Расширенные права , мы дадим право пользователям выбранной роли согласовывать (или отменять согласование) заказ клиента на любом этапе (а не только, когда до этого пользователя дойдет очередь).

Возможно как последовательное, так и параллельное согласование (в последнем случае для параллельных этапов указывается одинаковый номер).

Если текущий шаблон необходимо применять не ко всем объектам выбранного вида, а по какому-то условию, есть возможность наложить фильтр.

При переходе по кнопке открывается стандартная форма отборов, в которой можно настроить фильтр по ЛЮБОМУ реквизиту исходного объекта (в т.ч. дополнительному реквизиту). Для примера, ограничим список заказов только документами по выбранным подразделениям.

Для сохранения шаблонов нажимаем одноименную кнопку.

Согласование заказов клиента

Теперь создадим и заполним заказ клиента. Провести его не удастся - только записать (перед проведением заказы теперь необходимо согласовывать). В командной панели документа появилась кнопка Согласование .

По кнопке открывается лист согласования с таблицей согласующих ролей и пользователей. Для начала необходимо запустить процесс согласования (запуск доступен только менеджеру заказа).

После этого в таблице появляется первый этап.

Для согласующего пользователя на первом этапе выбран тип уведомления Задача. Откроем сеанс под нужным пользователем и видим задачу на рабочем столе:

Из формы задачи можно сразу перейти к заказу клиента.

На время согласования редактирование заказа становится недоступным. Открываем лист согласования.

С помощью управляющих кнопок в нижней части формы исполнитель может или согласовать этап, или отменить согласование. При необходимости можно ввести комментарий.

После согласования текущий этап закрашивается зеленым цветом (если была отмена согласования, то красным), и создается новый этап.

Согласующим второго этапа настроено уведомление на почту.

На последнем этапе настроено параллельное согласование - свою визу поставить может или финансовый директор, или сотрудники экономического отдела.

После согласования последнего этапа все строки окрашиваются зеленым, заказ становится согласованным и автоматически проводится.

Согласно введенным настройкам, инициатору согласования уведомление должно прийти по смс.

В случае если автоматическое проведение не выполнится по каким-то причинам (не заполнен реквизит, нет остатка и т.п.), провести документ сможет инициатор.

Согласование элементов справочников

Теперь покажу еще один вариант использования модуля - согласование справочников. Для примера возьмем справочник Партнеры.

Создадим для данного справочника шаблон согласования

Возьмем любой непроведенный заказ и попробуем провести:

Т.е. используя данный модуль, вы сможете согласовывать не только произвольные документы, но и справочники (при этом проверка согласованности элементов справочников будет проводиться при проведении документов, в которых объекты будут фигурировать).

Для корректной работы расширения необходимо отключить безопасный режим.

Отмена согласования этапа приводит к общей отмене согласования заказа (в т.ч. согласованных предыдущих этапов). В дальнейшем инициатор может снова запустить процесс согласования, при этом вся история согласования сохраняется.

Если выбраны уведомления на почту или по СМС, убедитесь что в карточках согласующих пользователей указан мобильный телефон и адрес почты.

Релиз 553.1.1.3 от 07.07.2021

Добавлена возможность согласования объектов непосредственно из формы задачи.

Вас может заинтересовать

Обработка ищет проведенные документы в базе (по выбранному типу), не сделавшие бухгалтерских проводок.

Отображение долга клиента (и поставщику) на форме документов закупок и продаж (заказы + накладные), а также в списке партнеров.

Использование договоров кредитов и депозитов на примере выдачи займа сотруднику и получения кредита в банке.

Читайте также: