Создание web документов в excel

Обновлено: 04.07.2024

Прежде всего, укажем, что превращать в файл HTML и размещать на сайте следует только небольшие по объему документы, которые не содержат сложных для форматирования элементов.

Вместе с тем, рабочую программу дисциплины, которая содержит таблицы с вертикально расположенным текстом, лучше превратить в формат PDF, а большие по объему документы, (например, методические указания, конспекты лекций и т.п.) - в формат электронной книги.

Сначала превратим документ Word или Excel в формат HTML. Для этого:

1. Откройте документ Word или Excel.

2. Выделите весь документ (Ctrl+A) и нажмите одновременно три клавиши: Ctrl+Shift+F9. Это разрешает интегрировать в файл документа внешние файлы, представленные ссылками, и заменить поля Word обычным текстом.

3. Выберите в меню Файл - Сохранить как…. В поле Тип файла вместо Документ Word установите Web-страница с фильтром (более компактный формат) или Web-страница. Дайте файлу имени, которое не содержит букв кириллицы. Также можете нажать кнопку Изменить и ввести название web-страницы, которая будет отображаться в заголовке ее окна. Потом нажмите кнопку Сохранить.

4. Web-страница сохраняется на диске в виде файла с расширением htm или html и папки с расширением files, что имеет одну и ту же название, которое и файл, и содержит графические и другие файлы web-страницы. Вы можете просмотреть web-страницу с помощью любого web-браузера и, при потребности, внести изменения в ее форматирование с помощью программы Word, а потом снова сохранить результат в виде web-страницы.

Теперь надо загрузить на сервер только что созданный HTML-файл и его папку с графикой и включить в ваш курс ссылки на него.

1. В программах типа Total Commander или Windows Commander надо выделить эти файлы и папки и выбрать в меню Файл - Упаковать…или нажать комбинацию клавиш Alt+F5. В программах типа Проводник или Мой компьютер надо выделить эти файлы и папки, щелкнуть по ним правой кнопкой мышки и выбрать в контекстном меню WinZip - Add to zip-file или другую подобную опцию, в зависимости от установленного на вашем компьютере архиватора.

2. Потом на странице вашей дисциплины выберите Ссылка на файл или сайт в списке-меню Добавить ресурс…для создания новой ссылки или нажмите иконку для редактирования существующей.

3. Введите название ссылки, нажмите кнопку Выбрать или загрузить файл и зайдите в папку, в которую вы желаете загрузить только что созданный файл.

5. Если вы загружали zip-архив, то после его появления в списке файлов на сервере, щелкните ссылку Распаковать zip-архив напротив имени этого zip-файла и подтвердите выполнение операции, нажав ОК.

6. Потом щелкните ссылку Выбрать напротив имени HTML-файла.

7. Укажите в каком окне (этом же самом или новом) будет открываться данный HTML-файл. Если это то же самое окно, то лучше оставить галочку в поле Отобразить ресурс в кадре, чтобы сохранить навигационные меню сайта.

Если это новое всплывающее окно, то задайте его размер и другие параметры.

Если в одном архиве вы загрузили на сервер несколько HTML-файлов с их папками, то для остальных файлов вам останется выполнить лишь пункты 2, 3, 6, 7 и 8.

Не секрет, что Excel довольно мощный инструмент для работы с числовыми табличными данными. Однако средства, которые предоставляет Microsoft для интеграции с ним, далеки от идеала. В частности, сложно интегрировать в Excel современные пользовательские интерфейсы. Нам нужно было дать пользователям Excel возможность работать с довольно насыщенным и функциональным интерфейсом. Мы пошли несколько другим путем, который в итоге показал хороший результат. В этой статье я расскажу, как можно организовать интерактивное взаимодействие Excel c веб-приложением на Angular и расшить Excel практически любым функционалом, который реализуем в современном веб-приложении.

Итак, меня зовут Михаил и я CTO в Exerica. Одна из проблем которые мы решаем — облегчение работы финансовых аналитиков с числовыми данными. Обычно они работают как с исходными документами финансовой и статистической отчетности, так и каким-либо инструментом для создания и поддержания аналитических моделей. Так сложилось, что 99% аналитиков работают в Microsoft Excel и делают там довольно сложные вещи. Поэтому перевести их с Excel на другие решения не эффективно и практически невозможно. Объективно, «облачные» сервисы электронных таблиц до функционала Excel пока не дотягивают. Но в современном мире инструменты должны быть удобны и соответствовать ожиданиям пользователей: открываться по клику мышки, иметь удобный поиск. А реализация в виде разных несвязанных приложений будет довольно далека от ожиданий пользователя.

То с чем работает аналитик выглядит примерно так:

Основные данные тут — это числовые «финансовые показатели», например, доход за 1 квартал 2020 года. Для простоты буду называть их дальше просто «числами». Как видно, почти никакой связи между числами в документе и в аналитической модели нет, все только в голове у аналитика. И работа с заполнением и поддержанием модели занимает часы поиска и перебивания чисел из документа в таблицы, а потом поиск ошибок ввода. Вместе этого мы хотели бы предложить пользователю привычные инструменты: «перетаскивание», вставка через клипборд и так далее, а также быстрый просмотр исходных данных.

Что у нас уже было

Связываем данные

Кроме UDF наш addin реализует ribbon (панель инструментов) с настройками и некоторыми полезными функциями по работе с данными.

Добавляем интерактивность

Вставляем данные в Excel

В нашем SPA мы подсвечиваем все числа, которые обнаружила система. Пользователь может выделять их, навигировать по ним и т.п. Для вставки данных мы реализовали 3 механизма, чтобы закрыть различные варианты использования:

Перетаскивание (drag-and-drop)
Автоматическая вставка по клику в SPA
Копирование и вставка через клипборд

Эти способы хороши, когда пользователю нужно вставлять в свою модель по одному числу, но если надо перенести целую таблицу или ее часть, необходим другой механизм. Наиболее привычным для пользователей представляется копирование через клипборд. Однако этот способ оказался сложнее первых двух. Дело в том, что для удобства вставляемые данные должны быть представлены в нативном для Excel формате — OpenXML Spreadsheet. Наиболее просто это реализуется используя объектную модель Excel, то есть из addin’а. Поэтому процесс формирования клипборда у нас выглядит так:

Пользователь выделяет область с числами в SPA
Массив выделенных чисел передается на Notification Service
Notification Service передает его в addin
Addin формирует OpenXML и вставляет его в клипборд
Пользователь может вставить данные из клипборда в любое место любой Excel-таблицы.

Несмотря на то, что данные проделывают довольно долгий путь, благодаря SignalR и RTD происходит это довольно быстро и абстрагированно от пользователя.

Распространяем данные

После того, как пользователь выбрал начальные данные для своей модели, их надо «распространить» все периоды (года, полугодия и кварталы), которые представляют интерес. Для этих целей одним из параметров нашей UDF является дата (период) данного числа (вспоминаем: «доход за 1 квартал 2020 года»). В Excel существует нативный механизм «распространения» формул, который позволяет заполнить ячейки той же формулой с учетом ссылок, заданных в параметрах. То есть вместо конкретной даты в формулу вставлена ссылка на нее, а далее пользователь «распространяет» ее на другие периоды, при этом в таблицу автоматически загружаются «те же» числа из других периодов.

А что это там за число?

Теперь у пользователя есть модель на несколько сотен строк и несколько десятков столбцов. И у него может возникнуть вопрос, что же там за число в ячейке L123? Чтобы получить ответ, у нас ему достаточно кликнуть на эту ячейку и в нашем SPA откроется тот самый отчет, на той самой странице, где записано кликнутое число, а число в отчете будет выделено. Вот так:

А если это не просто одно число из отчета, а результат некоторых вычислений на числах, взятых из отчета, то мы подсветим все числа, входящие в вычисляемое в Excel выражение. При этом не происходит загрузки всего приложения и подгрузки всех необходимых данных, как в случае перехода по ссылке.

В качестве заключения

Вот такая, на мой взгляд, нестандартная реализация взаимодействия между Excel и веб-приложением получилась довольно удобной для пользователя. Благодаря использованию Excel порог входа для пользователей из целевой аудитории довольно низкий. При этом мы получаем также всю мощь Excel по работе с числовыми данными. Сами данные всегда остаются связанными с источником, а также связанными во времени. Для целевых клиентов нет необходимости встраивать в бизнес-процесс работы с данными абсолютно новые внешние системы. Наше решение встраивается как дополнительный «инструмент» внутри Excel, что является стандартом де-факто для провайдеров финансовых данных.

Подобный архитектурный подход к интеграции веб-приложений с Microsoft Excel может быть применим и для решения других задач, требующих интерактива и сложных пользовательских интерфейсов при работе с числовыми и табличными данными.

Программы пакета Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint позволяют сохранять документы, подготовленные ими, в формате Web-страницы и просматривать их в обозревателе. Кроме этого, все эти программные продукты держат команды, позволяющие размешать гиперссылки в документе.

Для сохранения документа в формате Web-страницы в меню Файл (File) их программ размещена команда Сохранить как веб-страницу (Save as Web ge). При выборе этой команды открывается диалоговое окно Сохранение кумента (Save As), представленное на рис. 18.14. В списке Тип файла (Save type) по умолчанию установлено значение Веб-страница (Web Page), при котором сохраненный документ получает расширение НТМ и может открыться в обозревателе.

Рис. 18.14. Диалоговое окно Сохранение документа

Для того чтобы просмотреть подготовленную Web-страницу в обозревателе, т необходимости выходить из программы, достаточно воспользоваться командой Web Предварительный просмотр веб-страницы (Page Preview) меню Файл. Запустится обозреватель Microsoft Internet Explorer с загруженным в го документом.

В документах, созданных в программах Word, Excel и PowerPoint, можно разместить гиперссылки. Во всех перечисленных выше программах для создания гиперссылки используется диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) (рис. 18.15), которое можно открыть, воспользовавшись ним из следующих способов:

В меню Вставка (Insert) выбрать команду Гиперссылка (Hyperlink)
В контекстном меню выбрать команду Гиперссылка (Hyperlink)
Нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<K>

Рис. 18.15. Диалоговое окно Добавление гиперссылки позволяет создать гиперссылку

Диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) позволяет создавать гиперссылки на страницы создаваемого Web-узла, Web-страницы в Интернете, локальные файлы компьютера, на адрес электронной почты, а также на новую, еще не созданную страницу. Это окно идентично диалоговому окну Добавление гиперссылки, используемому при создании гиперссылок в программе FrontPage.

Работа с диалоговым окном Добавление гиперссылки приведена в главе 16.

Для создания гиперссылки на Web-страницу, созданную вами в программе FrontPage, в рабочей области окна откройте требуемый Web-узел, а затем выберите страницу, с которой хотите связать документ. Ее название будет перенесено в поле Адрес (Address). После этого закройте диалоговое окно Добавление гиперссылки, нажав кнопку ОК. Гиперссылка создана.

Сохранение документа Word в HTML-формате

Документ, подготовленный в Microsoft Word 2000, можно сохранить в HTML-формате. Для этого предназначена команда Сохранить как Web-страницу меню Файл. Кроме этого, создавая новый документ, вы можете сразу использовать шаблон Web-страницы, выполнив следующие действия:

Запустите программу Microsoft Word 2000.
Для создания нового документа в меню Файл выберите команду Создать.
На вкладке Общие открывшегося диалогового окна Создание документа дважды щелкните на значке Web-страница (рис. 18.16). Создается пустой документ, имеющий по умолчанию расширение HТМ. Вы можете приступать к вводу информации.

Рис. 18.16. Диалоговое окно Создание документа позволяет выбрать шаблон Web-страницы для создания нового пустого документа

Кроме того, диалоговое окно Создание документа содержит вкладку Web-страницы (рис. 18.17), на которой размещены семь шаблонов для создания Web-страниц, а также мастер Web-узла.

Рис. 18.17. Вкладка Web-страницы диалогового окна Создание документа

Для создания Web-страницы с использованием шаблона необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующем значке. В программе Microsoft Word откроется Web-страница с форматированными заголовками, созданными ссылками, специально выделенными местами для размещения текста и графических изображений. Вы можете приступать к редактированию, помещая вместо находящегося на Web-странице прототипа свои объекты.

При двойном щелчке на значке Мастер Web-страниц запускается мастер создания Web-узла. В последовательно появляющихся диалоговых окнах вам необходимо ввести требуемые параметры и выбрать тему, используемую в оформлении Web-узла. После того как мастер завершит свою работу, необходимо скорректировать расположенный на странице текст и ссылки.

Сохранение документа Excel в HTML-формате

Для размещения на Web-странице диаграммы мы из программы FrontPage с помощью буфера обмена переносили табличные данные в Microsoft Excel, там строили диаграмму, затем переносили ее в программу FrontPage. Можно было поступить проще: в программе Excel создать таблицу, построить для нее диаграмму, а затем сохранить лист в формате HTML. Рассмотрим перечисленные действия более подробно:

Рис. 18.18. Просмотр в обозревателе Web-страницы, созданной в программе Excel

Excel Online

Excel Online — веб-версия настольного приложения из пакета Microsoft Office. Она бесплатно предоставляет пользователям основные функции программы для работы с таблицами и данными.

По сравнению с настольной версией, в Excel Online отсутствует поддержка пользовательских макросов и ограничены возможности сохранения документов. По умолчанию файл скачивается на компьютер в формате XLSX, который стал стандартом после 2007 года. Также вы можете сохранить его в формате ODS (OpenDocument). Однако скачать документ в формате PDF или XLS (стандарт Excel до 2007 года), к сожалению, нельзя.

Впрочем, ограничение на выбор формата легко обойти при наличии настольной версии Excel. Например, вы можете скачать файл из веб-приложения с расширением XLSX, затем открыть его в программе на компьютере и пересохранить в PDF.

Если вы работаете с формулами, то Excel Online вряд ли станет полноценной заменой настольной версии. Чтобы в этом убедиться, достаточно посмотреть на инструменты, доступные на вкладке «Формулы». Здесь их явно меньше, чем в программе на ПК. Но те, что здесь присутствуют, можно использовать так же, как в настольной версии.

Как и Word Online, Excel Online имеет два режима совместной работы:

Приглашение других пользователей по индивидуальной ссылке, которая привязана к адресу электронной почты. Просматривать или редактировать документ сможет только тот человек, на чей адрес вы отправили приглашение.
Создание публичной ссылки, по которой доступ к вашему документу может получить любой желающий.

Право на редактирование файла дается по умолчанию всем, кому он доступен. Если вы хотите, чтобы пользователи могли только читать документ и оставлять комментарии, измените для них уровень прав: нажмите на пункт «Всем пользователям, получившим ссылку, доступно редактирование», снимите галочку с опции «Разрешить редактирование», а затем нажмите «Применить». Это переведет документ в режим чтения для всех, кроме владельца — того, кто его создал.

В настройках общего доступа также есть функции установки срока действия ссылки и шифрования, однако для их использования нужен премиум-аккаунт OneDrive. В России его пока приобрести нельзя.

При совместной работе удобно использовать и встроенную в документ систему комментирования, доступную на вкладке «Рецензирование». Все, кто имеет доступ к файлу, могут оставлять и просматривать примечания других. Комментарии прикрепляются к конкретным местам документа и отображаются единым списком.

Файлы, созданные в Excel Online, по умолчанию сохраняются в облаке OneDrive. Доступ в него есть у каждого пользователя, имеющего аккаунт Майкрософт. В бесплатной версии OneDrive у вас будет 5 ГБ дискового пространства. Этого объёма достаточно для хранения миллионов таблиц.

Все созданные документы размещены на главной странице сервиса Excel Online. Они размещены на трех вкладках:

«Последние» — недавно открытые документы.
«Закреплённые» — документы, рядом с названиями которых вы нажали на кнопку «Добавить к закреплённым».
«Общие» — документы других владельцев, к которым вам открыли доступ.

Веб-версию Excel можно использовать и в качестве онлайн-просмотрщика документов в форматах XLSX и ODS. Для этого, находясь на главной странице, кликните по ссылке «Добавить и открыть», после чего укажите путь к нужному файлу. Документ откроется в онлайн-версии Excel, где вы можете его редактировать.

Для редактирования таблиц на смартфоне также можно использовать мобильное приложение Excel. У него есть версии для Android и iOS. После установки авторизуйтесь в приложении под тем же аккаунтом, которым вы пользовались в веб-версии, и вам будут доступны все файлы, созданные в Excel Online. Покупка Office 365 не требуется.

Excel Online на Яндекс.Диске

Веб-версия приложения Excel доступна также пользователям Яндекс.Диска — облачного хранилища от Яндекс. Чтобы в нее войти:

Откройте сайт Яндекса и авторизуйтесь в своей учётной записи.
Перейдите в интерфейс Яндекс.Диска.
Нажмите на кнопку «Создать» и выберите тип «Таблицу».

Чтобы открыть файл Excel, созданный на ПК, загрузите его на Яндекс.Диск. Затем дважды кликните по нему внутри хранилища. В соседней вкладке откроется онлайн-редактор таблиц с содержимым документа. После правки и сохранения файл автоматически обновится на Яндекс.Диске.

С точки зрения функциональности эта версия ничем не отличается от Excel Online на OneDrive. Единственная разница — документы, созданные здесь, по умолчанию сохраняются на Яндекс.Диске. Ими также можно делиться с другими пользователями при помощи публичных ссылок.

Google Sheets (Таблицы)

Google Sheets — главная альтернатива браузерной версии Excel. Гугловское веб-приложение предлагает заметно больше возможностей для работы с таблицами и данными, чем аналог от Майкрософт. Например, кроме предустановленных четырёх сотен функций, здесь доступно создание собственных скриптов. Кроме того, функциональность Google Sheets расширяется за счёт плагинов.

Ещё один плюс Google Sheets — тесная связь с другими гугловскими приложениями: Google Docs, Gmail, Google Translate, Google Forms, Google Sites, Google Calendar, Google Contacts, Google Groups и Google Maps. С помощью Google Apps Script (специальная версия JavaScript, предназначенная для работы с сервисами Google) можно автоматизировать различные процессы, например, настроить массовую рассылку писем, автоматически сохранять все вложения на Google Drive или добавлять напоминания в календарь.

Обработчиком скриптов выступает само приложение Google Sheets. Функция их создания вряд ли пригодится вам для домашних нужд, но для компании она может стать отличным способом оптимизации рутинных процессов.

В Google Sheets, как и в рассмотренных аналогах, есть возможность совместной работы над документами. Вы можете пригласить других пользователей по электронной почте или создать и разослать им публичную ссылку. Возможные права доступа — только просмотр, комментирование или редактирование.

Все изменения, внесённые при командной работе, фиксируются в документе. Благодаря системе контроля версий вы можете просматривать их историю. С помощью этой функции также можно восстановить предыдущее состояние документа, если кто-то допустил ошибку при его заполнении.

Файл, созданный в Google Sheets, можно сохранить в форматах XLSX, ODS, PDF, в виде веб-страницы HTML, CSV и TSV. Это тоже делает сервис заметно более гибким, чем Excel Online.

Документы, созданные в Google Sheets, хранятся в облаке Google Drive. На главной странице веб-приложения есть их список, отсортированный по дате просмотра. Эти же файлы можно просматривать и редактировать через бесплатное мобильное приложение для Android и iOS.

Zoho Sheet

Zoho Sheet — еще одно онлайн-средство для просмотра и простого редактирования файлов Excel. Сервис поддерживает форматы XLS, XLSX ODS, CSV и TSV. Вы можете загрузить в него файл из памяти компьютера или импортировать по ссылке с других веб-ресурсов.

Для просмотра содержимого файла регистрация на Zoho Sheet не нужна, но если вы хотите внести в него изменения, придется создать аккаунт. Зарегистрироваться на сервисе можно по электронной почте или через профили на сервисах Google, Facebook или Microsoft.

Полноценной заменой настольной версии Excel редактор Zoho не станет, но составить таблицу, добавить формулы и поработать с данными в нём можно.

Основные возможности редактора:

Совместная работа над документами.
Настройки блокировки ячеек и сохранение истории изменений для контроля внесённых правок.
Инструменты для автоматического преобразования данных в диаграммы и таблицы.
Более 350 функций для обработки данных.
Инструменты для очистки данных.
Поддержка макросов для автоматизации процессов.
Поддержка 23 языков, в том числе русского.

У Zoho Sheet также есть мобильные приложения для Android и iOS. При использовании одного аккаунта данные между веб-версией и данными на смартфоне синхронизируются. Это позволяет, например, создать документ в браузере на компьютере, а затем быстро внести в него правки с мобильного девайса.

Созданные в Zoho Street документы сохраняются на сервере в аккаунте пользователя. Загрузить их на компьютер можно в форматах XLS, XLSX, ODS, CS, TSV, HTML и PDF.

OnlyOffice

Офисный пакет с открытым исходным кодом OnlyOffice также предлагает пользователям онлайн-редактор электронных таблиц. Для получения доступа к нему вам понадобится регистрация по электронной почте или аккаунты сервисов Google или Facebook.

После авторизации вы попадёте на главный экран сервиса, откуда запускаются онлайн-версии приложений. Для работы с таблицами запустите OnlyOffice Spreadsheets.

Визуально редактор OnlyOffice Spreadsheets напоминает Эксель Онлайн, поэтому вам не придется тратить время на его освоение. С точки зрения функциональности эти веб-приложения тоже очень близки друг к другу.

OnlyOffice предлагает следующие возможности для работы с таблицами в браузере:

Редактирование и форматирование ячеек.
Формулы для выполнения расчётов.
Формирование таблиц и диаграмм из данных.
Сортировка и группировка данных.
Совместная работа над документом.

Конкурентное преимущество OnlyOffice перед Excel Online — поддержка макросов для автоматизации пользовательских действий. Создавать новые алгоритмы можно на вкладке «Плагины». Здесь же собраны инструменты для подсветки кода, редактирования изображений, подбора синонимов, перевода текста и вставки видео с YouTube.

Однако веб-версия OnlyOffice не может использоваться для открытия файлов с компьютера. Сервис поддерживает только те, что были созданы в нем. Вы можете хранить документы на «облаке» или скачать на свои устройства в форматах XLSX, ODS, CSV, OTS, PDF.

Приложение OnlyOffice работает и на смартфонах на базе Android и iOS. При авторизации под тем же аккаунтом, что и в веб-версии, данные синхронизируются.

Помимо бесплатного редактора таблиц, OnlyOffice имеет коммерческую версию облачной платформы для организаций. Для тестирования её возможностей предоставляется пробный период на 180 дней. Стоимость подписки зависит от количества сотрудников. В среднем месячная лицензия на одного пользователя обходится в 4.25 евро. При годовой подписке экономия составит 40%, при покупке тарифа на 3 года — 60%.

Некоммерческим организациям и учебным заведениям OnlyOffice предоставляет бесплатный доступ к платным функциям. Для этого нужно зарегистрироваться, выбрать баннер, который будет размещён на главной странице сайта организации, и заполнить форму. Подробности — на этой странице.

Облачная платформа OnlyOffice не предназначена для домашнего использования, так как слишком сложна и довольно дорого стоит. Но если вы ищите онлайн-решение для организации, она станет отличной заменой Excel Online.

Читайте также: