Создание заявки на оплату в 1с документооборот
Обновлено: 04.07.2024
Как создать шаблон договора в 1С:Документооборот?
Создание нового вида документа
Для создания нового вида документа, нужно перейти в меню «Виды документов» и нажать «Создать».
В открывшемся окне нужно вписать наименование вида документа и поставить галочку, что он является договором.
Во вкладке «Шаблон документа» можно указать реквизиты документа, перейдя в соответствующую вкладку. Можно указать гриф доступа, папку, проект, подразделение и ответственного при необходимости.
Во вкладке «Файл» можно прикрепить файл, который будет автоматически добавляться при создании документа. К примеру, это может быть шаблон договора. Кроме того, для файла можно указать настройку автозаполнения, чтобы реквизиты из карточки документа в системе автоматически переносились в файл при его создании. В текстовом файле появятся наименования выбранных реквизитов, выделенные серым цветом. Их нужно перенести в необходимые места в шаблоне Договора. Вместо них система будет подставлять подходящие данные.
Создание договора
Для создания договора, нужно во вкладке «Внутренние документы» нажать кнопку создать и выбрать созданный ранее вид документа.
В открывшемся окне вы увидите, что большинство настроек подтянулись автоматически из шаблона документа. Таким образом, нужно заполнить оставшиеся поля. Остаётся только заполнить список сторон.
После нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система либо просто сохранит договор, либо предложит его запустить по процессу (в случае, если вы заранее создали автоматический старт процесса. О том, как создать процесс, вы можете узнать в нашей базе знаний).
Таким образом, один раз правильно настроив шаблон, вы можете значительно сократить время, затрачиваемое на создание договора. Можете убедиться в этом сами, записавшись на бесплатную демонстрацию «1С:Документооборота» или попробовав демоверсию.
Как установить связи между документами в 1С:Документооборот?
Есть два варианта установки связей между документами.
Вариант 1. Создание документов на основании других документов.
На командной панели карточки каждого документа есть команда «Создать на основании». С ее помощью можно создавать другие внутренние, входящие и исходящие документы на основании уже существующих, автоматически устанавливая связь между ними.
При записи такого документа, созданного на основании внутреннего, программа предложит установить между ними связь.
Исходящий документ удобно создавать как ответ на входящий документ. Это можно сделать при помощи меню «Создать на основании» в карточке входящего документа. При этом поля нового исходящего документа автоматически заполнятся данными из входящего документа. Между документами будет автоматически установлена связь, которая отобразится на закладке «Связи» карточек этих документов.
Вариант 2. Установка связи вручную.
Для установки связи вручную следует нажать кнопку «Добавить» на закладке «Связи» в карточке документа. При этом откроется помощник создания связи, который позволит выбрать нужный документ, указать тип связи и вписать комментарий (по желанию).
В окне выбора типа связи расположены следующие поля:
■ Что связать – предмет, из которого создается новая связь;
■ С чем связать – предмет, который выбран для создания связи;
■ Тип связи – список возможных типов связи между выбранными предметами;
■ Комментарий – примечания к создаваемой связи.
Необходимо выбрать тип связи из списка возможных (по умолчанию выбрана первая строка), вписать комментарий (если это необходимо) и нажать «Создать связь».
Созданная связь будет показана на закладке «Связи» карточки документа.
На закладке «Связи» видны не только связанные документы, но и их файлы. То есть, не открывая карточку связанного документа, можно ознакомиться с его файлами, сохранить их на диск или напечатать.
В конфигурации будет доступна работа по технологии «1С:Фреш», появится функциональность по утверждению заявок на расходование денежных средств, расширены возможности в управлении проектами.
«1С:Облачная подсистема Фреш» в 1С:ДО 2.1.21
В новом релизе «1С:Документооборот 2.1.21» (версий КОРП и ДГУ) реализована возможность работы в модели сервиса по технологии «1С:Облачная подсистема Фреш». Это позволит любой компании развернуть собственное облако для своих подразделений с использованием 1С:ДО версий КОРП и ДГУ, начиная с 2.1.21.
Что касается доступности к «1С:Документооборота» в сервисе «1С:Фреш», то пока такая возможность не предусмотрена. Но поскольку поддержка технологии 1cFresh в конфигурации уже реализована, это означает, что шаг в направлении к облачной версии 1С:ДО сделан.
Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств
Новый релиз содержит функциональность для работы с заявками на ДС (также доступен для «1С:Документооборота» версий КОРП и ДГУ). Предполагается, что в 1С:ДО будет существовать специальный вид документа, содержимое которого может синхронизироваться с данными учетной системы, например, через механизм бесшовной интеграции.
Сложно сказать, как может выглядеть базовый сценарий работы с заявками в 1С:ДО. Например, на стороне «1С:Документооборота» нет возможности сопоставить данные заявки с лимитами расходов, с состоянием расчетных счетов, также, судя по всему, непросто будет организовать частичное согласование заявки. Однако, по данным недавнего обсуждения в официальной группе 1С:ДО в Facebook, подавляющее большинство пользователей отметили, что используют 1С:ДО для согласования заявок, и функциональные ограничения работе никак не мешают.
Каналы в Обсуждениях: новые возможности для автоматизации групповой работы
Состав участников канала можно будет формировать через добавление пользователей вручную, а также создавать канал для какой-либо роли или подразделения.
Автоматизация в управлении проектами
Разработчики добавили несколько новых возможностей для ведения проектов (доступно для «1С:Документооборот» версий КОРП и ДГУ). Так, проектные задачи теперь могут автоматически уходить на исполнение в последовательности, заданной в плане проекта.
Для этого первая задача должна быть отправлена исполнение вручную, а со всеми последующими это будет происходить автоматически после смены статуса предыдущей задачи на «Выполнена».
Еще в новом релизе будет реализована возможность вести все документы в разрезе проектов: можно будет запретить создавать документы без привязки к проекту, а также контролировать уникальность документов в рамках проекта – запрещает создавать больше одного документа определенного вида по одному проекту.
Мобильный клиент «1С:Документооборота» (ранний доступ)
В маркетах для iOS и Android-устройств помимо мобильного приложения для 1С:Документооборота опубликовано приложение мобильного клиента. Мобильный клиент работает по новой технологии мобильной платформы 1С:Предприятие и взаимодействует с информационной базой в режиме онлайн-работы (не требуя механизмов синхронизации). В ознакомительной версии мобильного клиента для «1С:Документооборота» реализованы следующие возможности:
- рабочий стол (на него выводятся только адаптированные к работе разделы);
- мои задачи;
- мои отчеты;
- контроль;
- отсутствия;
- календарь.
К бета-тестированию мобильного клиента «1С:Документооборота» на iOS можно присоединиться по ссылке , для этого необходимо предварительно установить на телефон приложение Test Flight от Apple. А установить мобильный клиент «1С:Документооборота» на Android-устройство можно на странице Google play.
Подробная настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в вебинаре "Управление договорами 1С:Документооборот", запись которого можно посмотреть по ссылке.
Виды документов договоров
Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:
- Доходные договоры,
- Затратные договоры,
- Дополнительные соглашения к договорам,
- Соглашения,
- Сопроводительные документы к договорам.
В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр "Является договором". Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.
При установке флага "Является договором" принудительно будут установлены следующие настройки:
использовать подписание должностным лицом - делает доступным для документа состояния Подписан / Отклонен и процесс "Подписание" (до релиза 2.1.7 и 2.1.8 использовался процесс "Утверждение"), а также появляются реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
вести учет по организациям - позволяет выбрать нашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
вести учет сторон - позволяет выбрать контрагента с кем заключается договор, при этом можно выбрать несколько контрагентов (до релиза 2.1.7 принудительно устанавливалась настройка вести учет по контрагентам);
варианта подписания устанавливается в состояние "Мы и контрагенты";
учитывать срок действия - добавляет реквизиты С, По, Бессрочный и Вариант продления на карточку договора;
учитывать сумму документа - включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС,
учитывать недействующие документы - позволяет расторгнуть договор. В карточке документа появляется флаг "Расторгнут" и ссылка на документ, который делает его не действующим.
Полезным для договора будет включить настройки "Обязателен файл скан-копии оригинала" и "Обязательно указание ответственного".
Права доступа и папки внутренних документов договоров
Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.
Карточка документа-договора
Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.
Автозаполнение шаблона файла договора
Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:
Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:
- номер договора,
- дата заключения договора,
- контрагент,
- срок действия,
- сумма,
- и другие.
Маршрут движения договора
Для создания маршрутов в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет порядок движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.
Контроль возврата переданного экземпляра договора
С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом.
При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.
Соглашения к договорам
По договорам практически всегда бывают нужны следующие виды соглашений:
дополнительное соглашение к договору (меняет какие-то условия договора, например срок действия),
соглашение о расторжении договора,
соглашение о неразглашении информации NDA.
Чтобы настроить связи между соглашением и договором необходимо сначала предусмотреть типы связей (раздел НСИ -> Типы связей), а затем сделать настройку связей (раздел НСИ -> Настройки связей).
Для дополнительных соглашений также бывает нужно настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора.
Оригинал и полный текст статьи опубликован в блоге Владимира Лушникова на странице "Управление договорами 1С:Документооборот", запись которого можно посмотреть по ссылке.
Читайте также: