Сводная таблица не помещается на листе excel

Обновлено: 07.07.2024

Очень часто при формировании отчётов (аналитики) основанных на больших объемах данных приходиться сводить в одну таблицу информацию с нескольких листов книги «Excel» .
В идеале для сбора и аналитики информации с разных листов «Эксель» желательно сделать сводную таблицу, которая будет брать данные из нескольких источников (листов книги).

Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.
Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Рассмотрим первый способ.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.

Шаг первый.

Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.

Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»

Настройка ленты

либо войти во вкладку

«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».

Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.

Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Добавление мастера сводных таблиц

В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».

Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».

После нажмите «Ок».

Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Мастер сводных на панели

Шаг второй. Построение сводной таблицы из нескольких источников данных.

Кликнуть по кнопке мастера построения сводных таблиц.
На первом окне поставить флажок, напротив «в нескольких диапазонах консолидации» и флажок напротив «сводная таблица»

Второй способ.

Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .

Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.

О данной надстройке рассказывалось в статье: «Power Query» в «Excel» — что это?

Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.

Шаг первый.

Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.

Шаг два.

Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».

Power Query из таблицы

Шаг три.

Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.

Слияние запросов

Шаг четыре.

Когда вид настроен, нужно нажать кнопку «Закрыть и загрузить.»

Надстройка Power Query соберет данные с двух листов и соединит их в одной таблице.

Иногда при распечатке документов Excel возникают ситуации, при которых не все элементы таблицы помещаются в границах распечатанной страницы. К примеру, если данные не умещаются по ширине, они будут распечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшее соотнесение данных, относящихся к одной строчке. Однако, столкнувшись с подобной проблемой, не стоит отчаиваться, поскольку существуют способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатывать таблицу таким образом, чтобы она могла уместиться на одном стандартном листе.

Распечатка таблицы на одном листе

Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Также нужно учесть, что некоторые способы, описываемые в этой статье, подразумевают изменение масштаба табличных данных с целью их размещения на одном стандартном листе. Однако, в случае, когда таблица слишком большая и очевидно, что она никак не помещается в необходимых рамках, попытки ее уместить на одной странице приведут к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудно читаемым или и вовсе не пригодным для чтения. Вероятно, в таких случаях наилучшим вариантом будет распечатка информации на страницах более крупного формата, либо же просто печать на стандартных листах и дальнейшая их склейка вместе.

В общем, решение касательно того, стоит ли предпринимать попытки размещения данных на одном листе или нет, зависит от каждого конкретного случая и размеров таблицы. А сейчас мы разберем различные методы решения данного вопроса.

Изменение ориентации страницы

Используя данный способ, пользователь может не изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, либо если распределение информации по вертикали не столь важно, как при горизонтали, так как основной упор делается на нормальном отображение и распечатке именно данных по ширине страницы.

Первое, что мы должно понять – это вмещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переходим в режим просмотра “Разметка страницы”. Попасть сюда можно двумя способами:
- с помощью пиктограммы, расположенной внизу с правой стороны строки состояния программы.
- через вкладку «Вид». В разделе режимов просмотра книги кликаем по кнопке “Разметка страницы”.
После перехода в режим разметки документ отобразится в таком же виде, как и при распечатке. Он поможет понять, помещается ли таблица в рамках одного листа или нет. Что касается таблицы, рассматриваемой в нашем примере, она разделена на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем хорошо.
В этой ситуации переходим во вкладку “Разметка страницы”. Здесь в разделе “Параметры страницы” нажимаем на кнопку “Ориентация” и в выпадающем списке нажимаем на вариант “Альбомная”.

Помимо рассмотренного выше метода, существуют и другие способы изменения ориентации страниц:

Первый реализуется через параметры печати:
- кликаем по меню “Файл”.
- в вертикальном списке с левой стороны окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь же показываются предварительный просмотр документа, его ориентация и прочие параметры.
- нажимаем по текущей ориентации и выпадающем списке нажимаем по той опции, которая нам нужна. В данном случае – это альбомная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся том, что благодаря внесенным изменениям нам удалось разместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
Также стоит отметить способ изменения ориентации с использованием окна параметров страницы:
- оставаясь в том же окне (Файл – Печать), в настройках внизу щелкаем по «Параметрам страницы». Есть еще несколько вариантов, которые позволяют открыть эти параметры, но они подробно рассмотрены дальше.

Благодаря этим нехитрым действиям нам удалось решить проблему с размещением таблицы на одной странице.

Настройка границ столбцов и строк

В некоторых случаях таблица не умещается в пределах одного листа из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем того требует содержимое в них. Это ведет к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это в свою очередь приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В подобных случаях обычно прибегают к уменьшению размеров ячеек.

Для начала давайте посмотрим, как меняется ширина столбцов:

Ставим курсор с правой стороны от уменьшаемого столбца на координатной панели. Он должен буть установлен прямо по границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, то вид курсора сменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, зажав левую кнопку мыши, передвигаем границу влево. Сдвигать ее следует таким образом, чтобы не перекрыть данные наиболее заполненной ячейки.
Данную процедуру выполняем и для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица поместилась на одной странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.

Примечание: Вместо ручного сдвига границы столбца/строки можно, наведя курсор на нее, просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, и Эксель автоматически подберет минимально возможную ширину исходя из самой заполненной ячейки.

При необходимости данный метод можно применять и к строкам.

Единственным его недостатком является то, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально заполнялось с учетом компактного расположения данных. При этом вполне может быть, что и оптимизированный вариант не поместится на одной странице. В таких случаях подойдут варианты, описанные ниже.

Параметры печати

Повлиять на расположение данных можно с помощью корректировки параметров печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предусматривает работу с размером самих данных.

Заходим в меню Файл, затем кликаем по пункту “Печать”.
Переводим взгляд на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Кликаем по текущему варианту и выбираем опцию, которая нам нужна – “Вписать лист на одну страницу”.
Данное действие преобразовало таблицу, вписав ее в рамки одного листа, в чем мы можем убедиться, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.

Стоит отметить что, если пользователю не столь важен размер данных на листе, то с помощью параметра изменения масштаба можно разместить на одной странице любую таблицу, лишь бы данные в ней оставались читаемыми.

Здесь же помимо варианта “Вписать лист на одну страницу”, есть еще и другие опции:

вписать все столбцы на одну страницы
вписать все строки на одну страницу
настройка параметров масштабирования

Установка параметров страницы

Есть также возможность уместить таблицу на 1-ой странице, установив необходимые параметры страницы.

Примечание: Если требуется вписать в границы одного листа только данные по ширине при отсутствии ограничений касающихся высоты, в параметрах страницы также ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.

Заключение

Из этой инструкции Вы узнаете, как распечатать таблицу в Excel на весь лист А4 быстро и правильно. В материале предложено для этого несколько вариантов реализации. Мы рассмотрим способы использования опции вписывания листа в одну страницу, уменьшение размера краев, через постраничный режим, смену формата ориентации, сдвиг ячеек. Все это Вы сможете реализовать на своем компьютере самостоятельно.

Настройка параметров страницы

Первым делом нужно проверить, а при необходимости подкорректировать, настройки параметров страницы. Чтобы «попасть» в нужное окно, в главном меню перейдите на закладку «Разметка страницы». В правом нижнем углу кликните по пиктограмме, выделенной на скриншоте. Теперь детально «пройдем» по каждой закладке и объясним, что менять да и собственно значения каждого параметра.

Вкладки

Основное внимание уделите двум настройкам. Ориентация может быть «Альбомная» или «Книжная». В первом случае лист по горизонтали будет длиннее, а во втором — по вертикали. Собственно на картинке все видно. Опция «Масштаб» может сразу решить основную задачу — разместить таблицу в Excel на одном листе. Для этого измените натуральную величину ниже 100% или отметьте пункт «Разместить не более чем на 1 страницу». Но этот «фокус» пройдет только если исходная таблица всего незначительно не умещается на лист.

«Поле» — длина отступов от края бумаги до текста на ней.
Колонтитулы — это области текста, которые в автоматическом режиме печатаются на каждом листе.

Уменьшение или вообще удаление этих элементов дополнительно освободит место, что поможет вписать таблицу.

Еще одна возможность на закладке «Поля» — «Центрирование». Такая настройка позволит разместить табличку по центру вертикально и/или горизонтально, в зависимости от отмеченных пунктов.

В этом окне настройки больше влияют на результат печати. Если таблица большая, а вывести на бумагу нужно только какую-то часть или фрагмент, то его можно указать в строке с подписью «Выводить на печать диапазон». А также напечатать при необходимости можно сетку и заголовки строк, столбцов.

Колонтитулы

Если Вы решили убрать колонтитулы полностью, то из списка выберите пункт «(нет)». Эта настройка уберет сквозные надписи из всех листов полностью.

Печать

Аналогичный результат может дать нажатие комбинации клавиш на клавиатуре «CTRL+P».

Как уменьшить (сжать) большую таблицу для печати на одном листе формата А4

Вписать лист в одну страницу

Если таблица незначительно выступает на второй лист, то можно применить опцию «Вписать в одну страницу». Для огромных вариантов такой способ не будет действенным. Чтобы воспользоваться настройкой, проделайте несколько несложных шагов.

В главном меню вверху программы Эксель зайдите в пункт «Файл».
Далее выберите надпись «Печать».
Ниже найдите раздел «Настройка».
Самый последний список содержит в себе нужное нам.
Открывает и выбираем.
Excel автоматически поместить все данные в один лист.
Обратите внимание на еще два доступных способа уменьшить размер — вписать только столбцы или строки.

Изменение полей

При стандартных настройках размеров полей они занимают достаточно много места, освобождение которого может уместить таблицу. Чтобы изменить показатели этого параметра действуйте так:

В главной панели инструментов перейдите на вкладку «Разметка страницы».
Нажмите на пиктограмму (выделено на рисунке ниже).
Перейдите на закладку «Поля».
Введите значения меньше или вообще поставьте нули.

Страничный режим

Поможет оценить и «увидеть» реальные границы печатной области. Двигая синие пунктирные линии, можно сжать, выводимый на принтер фрагмент. Делайте так:

Включите страничный режим. Для этого есть два варианта активации опции.
Через закладку «Вид» или в панели ниже справа. Детальней смотрите на рисунке.
Теперь передвинув мышкой вторую слева пунктирную синюю линию вправо на жирную, Вы уменьшите размер документа до двух страниц.

Ориентация листа

Изменение размеров ячеек

Менять можно по вертикали и горизонтали. Все зависит от конкретной ситуации. Чтобы произвести подобные манипуляции нужно.

Выделить столбец или строку нажатием левой клавиши мыши по цифре или букве.
Зажать левую кнопку манипулятора на границе с соседней ячейкой и в таком состоянии двигать в нужную для уменьшения сторону.

Еще как дополнительный вариант сгодится настройка через меню «Главная» и раздел «Ячейки». Вы можете вручную указать нужные значения или использовать автоподбор.

Печать части или выделенного фрагмента

Как напечатать пустую таблицу для заполнения с ячейками на всю страницу

Включите страничную разметку листа. Подробно, как это сделать, мы рассказывали в пункте 2.3 этой статьи. И сразу отключите обратно.
Область будет размечена пунктирными линиями. Это границы листов.
Выделите область одного листа мышкой.
Нажмите правой клавишей, чтобы вызвать контекстное меню.
Выберите пункт «Формат ячеек».
В этом окне перейдите на вкладку «Границы» и отметьте пиктограммы «Внешние» и «Внутренние».

Распечатываем две страницы документа Эксель на одном листе

Исходная таблица.

Обратите внимание, что таблицу на основе которой будет построена Сводная таблица, непосредственно перед построением необходимо отформатировать как Таблицу. Для этого необходимо выделить исходную таблицу и в закладке Вставка нажать на кнопку Таблица.

Как построить сводную таблицу в Excel.

Сначала необходимо выделить исходную таблицу или диапазон данных. После этого в закладке Вставка выбрать Сводная таблица.

Появляется диалоговое окно Создание сводной таблицы.

В поле Таблица или диапазон можно выбрать диапазон данных или таблицу, на основе которых будет построена Сводная таблица. Это необходимо сделать, если это не сделано перед началом построения Сводной таблицы.

Далее выбираем, куда поместить непосредственно Сводную таблицу. На новый лист или На существующий лист. Как правило Сводную таблицу помещают на новый лист. Если ее поместить на существующий лист, то в этом диалоговом окне, в соответствующем поле Диапазон, можно указать место куда разместить Сводную таблицу.

Он содержит в себе следующие элементы:

Поля для добавления в отчет. Здесь можно выбрать элементы исходной таблицы (диапазона данных), которые будут отображаться в Сводной таблицы. Чтобы выбрать нужный элемент, напротив него необходимо поставить галочку.
Фильтры. Здесь находятся элементы, которые будут фильтровать данные, отображаемые в Сводной таблицы.
Столбцы. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве столбцов.
Строки. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве строк.
Значения. Здесь находятся элементы, которые будут отображаться в Сводной таблице в качестве числовых данных.

После того, как выбраны (поставлены галочки) поля для добавления в отчет, они отобразятся в блоках (полях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения. Далее, их необходимо перетащить в соответствующие поля исходя их того, какую Сводную таблицу необходимо получить в результате.

Пункт Отложить обновление макета, позволяет настраивать обновление Сводной таблицы. Если галочка не стоит, настройки сделанные в блоке Поля сводной таблицы отобразятся в Сводной таблице сразу. Если галочка стоит, то только после того, как нажата кнопка Обновить.

Настройки сводной таблицы в Excel.

Итак, рассмотрим настройку Сводной таблицы на нашем примере. В первую очередь выберем поля для отображения в Сводной таблице. В нашем примере галочки нужно поставить напротив всех элементов.

После того, как галочки поставлены, элементы появились в блоках (областях) Фильтры, Столбцы, Строки и Значения.

И уже будет сформирована Сводная таблица.

Как это сделать.

Перетаскиваем элемент Магазин в поле Фильтры.

Наша таблица готова.

В ячейки В1 располагается фильтр. Если нажать на стрелочку фильтра в этой ячейки, появиться возможность выбрать одни или несколько магазинов, после чего в Сводной таблице отобразятся соответствующие этим магазинам продажи. Но предварительно нужно поставить галочку в пункте Выделить несколько элементов.

Самое главное при построение Сводной таблицы, исходя и задачи, правильно выбрать элементы поля для добавления в отчёт. После этого перетащить их в нужные блоки (области).

Если Поля сводной таблице закроются, вернуть их можно вызвав контекстное меню, нажав правой клавишей мыши в поле построенной Сводной таблицы и выбрав пункт: Показать список полей.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

Даты заказов;
Регион в котором расположен клиент;
Тип клиента;
Клиент;
Количество продаж;
Выручка;
Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
ТОП пять клиентов по выручке;
Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
- Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:
- Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
- ТОП пять клиентов по выручке;
- Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?
Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:

У нас получится следующая таблица:

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

Для сортировки данных выполните следующие шаги:

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

Читайте также: