В чем отличие верстки в программе ms word от других программ

Обновлено: 02.07.2024

MS Word регулярно подкидывает нам «сюрпризы»: «съехавшие» скриншоты, «плывущие» таблицы, пустые страницы при печати. Эта статья о том, как мы искали замену MS Word, (спойлер — не нашли), а нашли возможность глобально улучшить наш процесс работы с документацией.

В Uniscan Research мы делаем наукоёмкие приборы серийным продуктом. Компания работает в секторе B2G (business-to-government) и B2C (business-to-client).

Наш отдел разрабатывает конструкторскую и пользовательскую документацию на разрабатываемые изделия, документы для сертификации, маркетинговые материалы, дизайн и оформление офиса (навигация, таблички на двери).

C документами в секторе B2C есть свобода выбора формата, названия и содержания документации. В секторе B2G около 70% документации, которую мы разрабатываем, должна быть оформлена в соответствии с требованиями ЕСКД и представлена на согласование заказчику в формате DOCX.

Пользователю мы передаем всю эксплуатационную документацию в напечатанном виде, поэтому все документы проходят предпечатную подготовку. Целевых форматов у наших документов два: DOCX и PDF.

Для выполнения наших задач в отделе традиционно в течение многих лет использовался MS Word.

При каждой новой правке свёрстанного в MS Word документа примерно в половине случаев «съезжают» скриншоты, «плывут» таблицы с иконками, а при печати документа и вовсе внезапно появляются невидимые пустые страницы. Эти операции по вёрстке документа отнимают у автора документа не только время, но и желание заниматься творчеством — разработкой новых документов.

Во время очередного поиска невидимых пустых страниц в документе DOCX в нашем отделе появилась идея попробовать новый инструмент разработки документации. Мы хотели сократить время на вёрстку и предпечатную подготовку документа.

В итоге нам так и не удалось полностью уйти от использования MS Word, но в процессе поисков мы построили новую схему работы с документацией.

Далее я постараюсь рассказать, какие инструменты для работы с документами мы рассматривали, почему в результате остановились на Confluence, с какими проблемами столкнулись и как смогли их решить.

Выбор инструмента

Мы почитали статьи на тему существующих инструментов по разработке документации, пообщались с коллегами из других компаний. Наиболее подходящими нам показались следующие инструменты:

Dita
DocBook XML
Confluence

Confluence с самого начала порадовал WYSIWYG-редактором. В среднем техническим писателям потребовалось около недели на освоение инструмента, вёрстка документов «не по ГОСТу» давалась проще.

В B2G-проектах нам важен PDF как формат для пользовательской документации. Поэтому мы сразу установили соответствующий плагин для Confluence — Scroll PDF Exporter. С его помощью мы попробовали создать пользовательские шаблоны с необходимыми параметрами. Результатами тестирования остались довольны: один из документов с большим количеством скриншотов и графических элементов мы верстали в MS Word около недели; в Confluence тот же самый документ у нас получилось сверстать за 2 дня и добиться при этом лучшего визуального представления.

Ещё мы попытались настроить шаблон для Scroll Word Exporter таким образом, чтобы на выходе получить документ, оформленный по всем правилам ЕСКД. Спустя два дня чтения справочников Confluence и Scroll PDF Exporter и попыток настроить действующий шаблон технических условий, мы поняли, что этот инструмент не подходит для разработки документов, оформляемых в соответствии с требованиями ЕСКД.

Так, например, у нас не получилось сделать нумерованные нежирные заголовки второго уровня, чтобы текст был не заголовком, а абзацем. Приходилось вручную писать номер пункта и использовать стиль «абзац». Нельзя было оформить маркированные списки с тире (только круги, квадраты), нумерованные списки оформлялись без точки, а буквенные — только с латинскими буквами. Абзацные отступы настраивались только вручную.

Спустя несколько месяцев после того, как мы начали осваивать Confluence, разработчики инструмента реализовали функцию редактирования документов в их исходном формате. Это позволило нам хранить наши «гостовские» документы и создавать новые документы, не требующие строгого оформления, в одном и том же месте. Файлы MS Word хранятся в Confluence как вложения, при редактировании открываются и сохраняются в MS Word на ПК пользователя, а при сохранении новая версия автоматически заливается в Confluence.

Так у нас появилась идея использовать Confluence в качестве инструмента, который одновременно бы решал три задачи:

Создание базы знаний.
Разработка, хранение и актуализация документации, разрабатываемой не по ГОСТу.
Хранение и актуализация документации, разрабатываемой по ГОСТу.

Потенциал Confluence

Наши ожидания от функционала Confluence оправдались не полностью, но после завершения тестирования сформировалось в целом положительное отношение к этому инструменту. Ниже мы сформулировали его основные плюсы для нашего отдела:

Настройка и поддержка инструмента своими силами.
Простота освоения.
Возможность организовать базу знаний о продуктах компании и хранить всю свёрстанную документацию в DOCX и PDF в одном месте.
Поддержка версионности документов.
Возможность использования технологии единого источника.
Возможность совместной работы разработчиков и технических писателей над документами.
Хранение рабочих документов и информации в одном месте.
Возможность разрабатывать документы в любое время из любой точки мира.

Внедрение

Для внедрения Confluence мы выделили из отдела технических писателей двух специалистов, которые изучали и тестировали возможности инструмента.
Для непрерывной технической поддержки отдел системных администраторов выделил нам одного специалиста. Он оперативно реагировал на технические проблемы и помогал разобраться с базовыми настройками нового инструмента.

В то же самое время мы создали в отделе технических писателей рабочую группу, задачей которой было планирование структуры хранения данных. Вся структура нашего сервера была разделена на категории, соответствующие типам проектов компании. Категории в свою очередь делились на пространства по продуктам компании. Мы также выделили отдельную категорию для внутренней базы знаний.

Когда ответственные за тестирование системы достаточно глубоко изучили работу в Confluence, начался этап взаимного обучения коллег. На передачу знаний всему отделу понадобилось около месяца.

Технические проблемы

Внедрение Confluence в целом проходило достаточно гладко, но были и проблемы.

Вёрстка и предпечатная подготовка документов

«Раньше я делал это в MS Word за пару секунд. Как сделать то же самое в Confluence?» — такой вопрос мы задавали себе каждый день в течение всего времени тестирования.

Так, было совсем неочевидно, как выровнять содержимое таблицы по вертикали или назначить иконке размер меньше 16 px.

Действительно, базовый набор функций форматирования страниц в WYSIWYG-редакторе Confluence в значительной степени проигрывает MS Word, однако функционал можно значительно расширить, если зайти в режим редактирования исходного кода и работать напрямую с HTML-кодом.

Мы читали статьи, смотрели обучающие видеоролики по HTML-вёрстке и обменивались найденными решениями. Мы создали отдельную страницу в Confluence, куда разместили полезную информацию по работе с этим инструментом.

Обновление версии Confluence и плагинов

После первого обновления основного плагина Scroll PDF Exporter слетело 80% макросов и поехала структура страниц в Confluence. Позже выяснилось, что случилось так из-за нового функционала плагина. Всем отделом мы восстанавливали структуру документов несколько дней. После этого мы составили план обновления на будущее, которого придерживаемся до сих пор:

Проводите обновление в пятницу, когда выполнен основной пласт работ за неделю, чтобы иметь возможность устранить возможные проблемы на выходных.
Сделайте рассылку всем пользователям системы, чтобы сообщить им о времени запланированного обновления.
Перед обновлением выполните резервное копирование сервера.
Обновите версию Confluence.
Протестируйте сервер, убедитесь, что вся информация на месте, работают ссылки на внешние и внутренние ресурсы.
При необходимости обновить плагины снова выполните резервное копирование сервера.
Проводите обновление плагинов по принципу один плагин за раз.
Тестируйте работу плагина сразу после обновления.

Массовые уведомления

Когда в Confluence наконец закипела бурная деятельность технических писателей и разработчиков, администратору посыпались звонки от пользователей сервиса. Они просили избавить их от массовой атаки почтовыми уведомлениями о действиях других пользователей.

По умолчанию пользователю нужно было всего лишь раз зайти на какую-нибудь страницу, после чего он автоматически добавлялся системой в список наблюдателей и получал уведомления при каждом изменении этой страницы.

Вдобавок к этому Confluence любезно делал еженедельную рассылку пользователям с перечислением самых популярных страниц Confluence. К счастью, эта проблема уже широко была освещена в интернете. Решение — отключить соответствующие уведомления в настройках системы:

Теперь пользователи получают уведомления, только если их имя упомянуто в комментариях к статье.

Стабильность сервера

Для тестирования Confluence мы развернули Windows-сервер. На первоначальных этапах сервер часто «падал». Часть проблемы оказалась в недостаточном объёме оперативной памяти на сервере (рекомендованный объём 11-12 ГБ). Оставшиеся проблемы ушли, когда мы включили рекомендованные в таких случаях настройки системы.

Сейчас сервер работает достаточно стабильно — нарушение в работе случаются примерно 1 раз в 2 месяца. В случае сбоя достаточно перезагрузки для его восстановления.

Управление документацией в Confluence

На сегодняшний день в Confluence совместно работают технические писатели, программисты, электронщики, QA.

Мы планировали полностью отказаться от MS Word, разрабатывать документы исключительно в Confluence и преобразовывать их в DOCX и PDF. В реальности оказалось, что можно обойтись без длительного процесса переноса всей существующей документации в новый формат и последующей настройки шаблонов в Scroll PDF/Word Exporter. По нашим оценкам нам потребовалось бы на это около полугода. Гораздо проще оказалось перенести все разработанные документы в формате MS Word в Confluence и поддерживать их там же.

Мы решили не ждать от Confluence чудесного форматирования по всем требованиям ЕСКД и просто разделили все пользовательские документы условно на документы для «госзаказчика» и документы для «не госзаказчика».

Первые мы создаём в формате DOCX, храним и актуализируем в Confluence. Вторые разрабатываем прямо в Confluence, экспортируем в PDF при необходимости.

Благодаря встроенным макросам мы используем технологию единого источника в пользовательской документации — теперь не приходится вручную менять один параметр в нескольких версиях документов.

Удобный WYSIWYG-редактор позволяет легче вносить изменения в готовый документ — скриншоты, иконки и графические элементы остаются на месте.

Функция совместного редактирования статей позволяет совместно работать над документом. Можно поделиться документом с техническим экспертом прямо в Confluence и обсуждать его замечания в реальном времени, а не перекидываться бесконечно документом по почте.

Для работы вне офиса не нужно настраивать удалённый доступ. Чтобы иметь возможность поработать из дома, нужен только интернет.

Confluence предлагает пользователю уже привычный всем интерфейс веб-страницы с возможностью настроить cross-ссылки и открыть в браузере для работы сразу несколько вкладок.

Теперь мы храним все документы, графические элементы, фото устройств, а также ведем базу знаний по продуктам компании в одном месте. Нет нужды думать, где могут лежать исходники рисунков или самая свежая версия документов.

Что ещё хочется сделать

В настоящий момент мы настраиваем процесс согласования страниц Confluence с помощью плагина Comala Workflow. Однако, этот плагин не работает с вложениями MS Word. Такие документы мы согласовываем с помощью комментариев к версиям. Сейчас мы рассматриваем варианты настройки автоматического согласования вложений DOCX. Хочется, чтобы процесс согласования и утверждения можно было одновременно использовать как со страницами Confluence, так и с вложениями формата DOCX.

Когда настроим автоматическое согласование вложений, попробуем сделать быструю конвертацию из MS Word в PDF. А дальше — отправку документов на наш сервер печатной продукции, откуда документы забирает в печать типография.

Инструкция по работе с внезапными находками

Мы так и не сумели отказаться от MS Word, но в процессе поисков замены мы внезапно нашли нечто большее. Confluence объединил разработчиков разных отделов, сформировал базу знаний компании и стал хранилищем всех документов компании, независимо от их формата.

У нас в компании есть принцип: в любой непонятной ситуации принимай решения системно. Мы считаем, что решение, которое опирается на модель — лучше, чем то, что основывается на мнении экспертов или интуиции.

В случае с Confluence нам пригодилась модель Эрика Риса из «The Lean Startup». В продуктовой разработке она помогает делать pivot, менять направление развития продукта. А в задаче поиска замены MS Word — примерять новый инструмент шире, находить смежную пользу.

Думается, мысль о чем-то подобном неоднократно возникала у тех, кто вплотную связан с обработкой текстов. Хотя, казалось бы, каждому свое место - Word предназначен для редактирования текстов, а для верстки книг и периодических изданий существуют совершенно другие, специализированные, программные пакеты. Но на практике не все так просто.

Word - самая распространенная программа обработки текстов на постсоветском пространстве и, несомненно, наиболее "навороченная" среди своих коллег. Ее широкие возможности часто соблазняют пользователей пытаться использовать Word для верстки, например, книг. Профессиональные программы верстки достаточно сложны в освоении, и с ними, как правило, работают профессионалы. Соответственно, и денег это стоит немалых. В то же время, как замечают опытные пользователи, "нет такого фокуса, которого нельзя было бы проделать в Word".

Word - одно из самых любимых детищ Microsoft. Созданный изначально для подготовки офисных документов и банального набора текстов, этот редактор постепенно становился все более "навороченным", и в его версии для Windows создатели постарались запихнуть вообще все, что смогли придумать. Рядовой пользователь, даже весьма "продвинутый", обычно при работе с текстом использует никак не более пяти процентов заложенных в Word возможностей - просто нет необходимости. Иное дело - верстка готового текста. Тут уже приходится, что называется, "лезть в глубины". Одни пользователи из числа тех, кому доводится верстать в Word, предпочитают использовать версии Word 97 и Word 2000 - в них максимально проработаны возможности построения таблиц и размещения кадров. Другие отдают предпочтение Word 95, считая, что его интерфейс более удобен. Но принципиальных различий все же нет, особенно если учесть исключительно гибкую настраиваемость интерфейса программы. Итак, стоит ли игра свеч?

Word обладает широким набором настроек, которые с самого начала позволяют определить все параметры будущего издания. Это и формат бумаги, размеры всех полей, положения колонтитулов. Поддерживаются широкие возможности работы со стилями - Word предлагает два типа стилей (абзацный и символьный), чего хватает для удовлетворения любых возникающих потребностей. К тому же работать со стилями очень просто: достаточно создать в документе фрагмент с необходимыми свойствами, и Word готов воспринять его в качестве нового стиля. Параметры уже существующих стилей легко меняются, а при необходимости можно легко перенести стиль из существующего документа во вновь создаваемый. Очередная возможность из той же серии - создание шаблонов документов. В качестве еще одного удобного инструмента можно назвать линейку - с ее помощью очень просто оперировать маркерами и атрибутами отступов абзаца, границами колонок и ячеек таблицы, позициями и типами выравнивания табуляции.

Практически идеально организована работа с таблицами - основой хорошей верстки. Возможности обрамления и фона ячеек, размещения текста внутри таблицы и самой таблицы в документе перекрывают практически все возникающие потребности.

Еще одна полезная при верстке функция Word - возможность создания и использования макросов. При частом использовании Word в качестве инструмента верстки однотипной продукции имеет смысл обзавестись собственным набором макросов, существенно облегчающих и ускоряющих работу.

Крайне важной на практике оказывается возможность пошаговой отмены произведенных действий. По ходу работы Word "конспектирует" все операции с документом, и в случае, если результат вас не удовлетворяет, позволяет вернуться к любому этапу работы и сделать ее иначе. К слову, профессиональные системы верстки далеко не всегда предоставляют подобный сервис.

Но это все "плюсы" "Ворда" как инструмента верстки. "Минусов" тоже хватает. Все-таки эта программа изначально отнюдь не предназначена для верстки. Поэтому при работе с большими по объему документами (такими, как книга) постоянно возникают различные мелкие проблемы. К тому же, несмотря на задекларированный принцип WYSIWYG, то, что вы видите на мониторе, отнюдь не обязательно будет соответствовать конечному результату. Это связано, в частности, с тем, что Word "подстраивается" под используемый принтер, а офисный принтер и полиграфическое оборудование - те самые пресловутые "две большие разницы". Кроме того, рисованные объекты, будучи вставлены в текст, очень болезненно переносят последующие манипуляции с ним, что чревато весьма неприятными сюрпризами.

Еще Word не имеет встроенных функций автоматического трекинга, которые являются обязательным атрибутом профессиональных пакетов для верстки. В результате между словами порой образуется слишком много "воздуха", или же приходится делать чересчур много переносов. К тому же Word не имеет функции цветоделения, совершенно необходимой при допечатной подготовке документов с цветными иллюстрациями. Словом, кесарю - кесарево, а слесарю - слесарево.

Подведем итоги вышесказанному. Microsoft Word как средство верстки имеет все права на существование. Другое дело - область применения. Нет смысла готовить в этом текстовом редакторе, скажем, газету, цветной журнал или дорогую книгу. Зато Word отлично подходит для того, чтобы сверстать, к примеру, учебник с обилием таблиц и графиков, методичку, справочное издание, служебное руководство, периодически выходящую брошюру и т.д. Заодно появляется хорошая возможность сэкономить, обойдясь без услуг профессиональных "верстальщиков". Хотя если вы собираетесь что-либо верстать в Word, советую прежде досконально изучить все его функции, причем в различных версиях этого редактора (а заодно подобрать для себя наиболее оптимальную). Иначе - намучаетесь.

Поверьте моему опыту: для верстки различных "методичек" более чем достаточно возможностей Microsoft Word. Достаточно в "параметрах страницы" указать для нескольких страниц вариант компоновки "брошюра" — остальное ворд сделает за вас. Правда, к вордовским представлениям о верстке брошюр нужно немного приноровиться. И к печати таких документов — тоже. Зато вам не придется приготовленные в ворде материалы перегонять в другую программу, и учиться работать в новой программе тоже не придется.

Когда-то я делал свои брошюры в Adobe PageMaker 6.5. А потом обнаружил, что то же самое, пусть и с несколько меньшими возможностями в плане верстки, можно делать просто в ворде. Кроме того, сделанная в ворде брошюра никого не пугает, если приходится кому-то делать в ней исправления. И учить людей работать в ворде проще, чем с спец. программах для верстки. И откроется такая брошюра на любом компьютере (стандартный офис-то в виде ворд+эксель есть у всех в отличие от InDesign).

Профессионалы верстки будут плеваться на ворд: там действительно многие тонкости сделать либо сложно, либо вообще нереально. Но для каждой задачи — свой инструмент. Скорее всего, для верстки ваших УМК эти все тонкости на самом деле не нужны. А значит, незачем стрелять из пушки по воробьям, если можно перестрелять воробьев обычной рогаткой, которая всегда в кармане :)

Я сам предпочту работать в том же InDesign (просто удобнее, если умеешь) . Но только если увижу в этом реальный смысл. На практике же оказывается, что большинство проблем с вордом у людей исчезают, как только они учатся использовать стили, колонтитулы, поля.. .

К слову сказать, очень многие любят ругать Windows, Microsoft и Билла Гейтса и хвалить Linux. А на самом деле они просто не умеют пользоваться тем, что у них есть. "Если вы долго не можете решить проблему, значит вы — часть этой проблемы". Ни один профессионал в Linux не ругает Windows — просто относится к "винде" несколько снисходительно. Но при этом пользоваться "виндой" обычному человеку все-таки намного проще. Примерно так же и с программами для верстки, графики и всеми остальными. Каждой задаче — свой инструмент.

Вы когда-нибудь получали смету от бюро переводов и удивлялись слову «верстка» в списке услуг? В этой статье рассматривается, что такое верстка, когда она может понадобиться и в каких случаях ее можно выполнить самостоятельно, чтобы сократить расходы.

Верстка, или настольная издательская деятельность, — общий термин, означающий создание на компьютере документов с привлекательным расположением текста и графических элементов. Применительно к переводам верстка — это приведение в порядок формата переведенного документа, чтобы он выглядел аккуратно и совпадал по формату с исходным документом. Верстка также называется форматированием, разметкой и набором.

Почему важна верстка

Объем переведенного текста отличается от объема оригинала. Он может быть больше или меньше в зависимости от языковой пары, так что расположение переведенного текста не будет совпадать с расположением исходного текста. Связанные с версткой недочеты могут быть незначительными, а могут быть и серьезными. Если в документе Word один переведенный абзац длиннее исходного, то и весь переведенный документ станет длиннее, но обычно это не имеет большого значения (хотя в некоторых случаях может иметь, например, если заказчик хочет получить текст на двух языках в две колонки и объем текста в них должен быть примерно одинаковым). Но если перевод надписи на рисунке длиннее оригинала и не помещается в нужном месте, текст будет нечитаем и это нельзя оставлять без внимания.
Когда в переводческий проект также входит вычитка после верстки, у команды переводчиков появляется возможность увидеть окончательный переведенный документ, который они, поскольку перевод осуществляется через автоматизированные программы, обычно не видят. Это помогает команде переводчиков обнаружить ошибки, которые они могли не заметить в процессе перевода.

Поэтому недооценивать важность верстки весьма опасно. Ведь если переведенный документ выглядит некрасиво, заказчика перестанет волновать, насколько хорош сам перевод.

Верстка в Microsoft Word

Верстка в Word — обычно самый простой из всех возможных видов верстки. Некоторые клиенты бывают удивлены, что даже для простого файла Word нужна такая серьезная операция, как верстка. Хорошая новость в том, что часто бюро переводов, включая наше, предлагают верстку как отдельную услугу. Если заказчики не хотят платить за верстку и думают, что справятся сами, бюро просто предоставляет им неотформатированный перевод.

Часто у переведенного документа Word нет никакого форматирования, например в случае файлов, используемых в качестве промежуточных для перевода элементов интерфейса программного обеспечения. В таком случае верстка вообще не нужна.

Верстка в Microsoft PowerPoint

Верстка файлов PowerPoint обычно гораздо сложнее верстки файлов Word. Причина в том, что в PowerPoint нет перехода текста с одной страницы на другую без разрывов, как в Word, и файлы PPTX не очень хорошо выдерживают увеличение объема текста. Когда перевод оказывается длиннее оригинала, он выходит за границы блока исходного текста и отображается неправильно.

Еще одна распространенная проблема — рисунки. Обычный файл PPTX содержит в картинках нередактируемый текст, который обрабатывать намного сложнее, чем редактируемый. Первым делом понадобится извлечь текст из рисунков и вставить в промежуточный файл, чтобы команда переводчиков смогла работать с ним. Иначе им придется оставить этот нередактируемый текст непереведенным. Вставить перевод обратно в рисунок также нелегко.

Верстка в Adobe InDesign и других специализированных программах для верстки

InDesign — это самый сложный, а следовательно и требующий самых больших затрат формат. Во-первых, это профессиональная программа и для ее использования требуется особая квалификация. Если многие разбираются в Word и PowerPoint достаточно хорошо, чтобы верстать в этих программах, то в случае с InDesign это не так. Основной процесс тот же (импортировать текст и отформатировать его), но поскольку InDesign используется для более сложных задач по проектированию, которые не могут быть выполнены в Word, верстка в этой программе также более сложна.

Корректура после верстки

В верстке это необязательный этап. В идеальном случае все файлы должны пройти какую-нибудь форму корректуры, хотя бы быстрый просмотр. Для простых файлов DOCX корректура не очень важна, тогда как для файлов INDD — более сложных — она необходима. Когда речь идет о Word и PowerPoint, корректор (желательно, чтобы это был кто-то из команды переводчиков, работавшей над данным файлом) может работать прямо в файле. Файлы более сложных форматов верстальщик может перевести в формат PDF, после чего корректор просмотрит этот файл и добавит к нему комментарии с описанием недочетов, а верстальщик внесет необходимые исправления.

И верстка, и корректура после верстки — это отдельные от перевода услуги. Обычно их не включают в стоимость перевода. Это позволяет заказчикам отказаться от них или выполнить их самостоятельно.

Для получения дополнительных сведений по этой теме читайте статью о корректуре файлов после верстки.

Читайте также: