В программе 1с бухгалтерия формат сохранения регистров бухгалтерского учета в электронном виде

Обновлено: 06.07.2024

(6)
Закон 402-ФЗ о Бухгалтерском учете
Статья 9. Первичные учетные документы
.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Т.е. вся первичка должна быть на бумаге

(8) ОСВ и прочая аналитика не относится к бухгалтерской первичке
(9) Относится. Это первичные регистры бухгалтерского учета

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

ОСВ, и прочая аналитика это как раз "Формы регистров бухгалтерского учета "

А есть еще регистры налогового учета, и это не только ОСВ по НУ, но и в частности НДФЛ, книга покупок/продаж

в частности
Статья 313 главы 25 «Налог на прибыль» НК РФ определяет общие положения по ведению налогового учета. В ней установлено, что налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.

Налоговый учет - это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Подтверждением данных налогового учета являются:

Под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ.

В обязательном порядке формы должны содержать следующие реквизиты:

Формы регистров и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, согласно статье 314 НК РФ, разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и включаются в приложение к учетной политике для целей налогообложения.

В процессе отражения фактов хозяйственной деятельности и оформления первичных документов каждому бухгалтеру необходимо формировать регистры бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона №402-ФЗ). Рассмотрим подробнее создание и настройку данных регистров бухучета в программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.

Обязательные реквизиты регистров бухучета

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни необходимо оформлять первичными учетными документами, а в свою очередь данные первичных учетных документов подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В учетной политике каждая организация самостоятельно указывает периодичность составления регистров бухгалтерского учета.

Необходимыми реквизитами регистров бухгалтерского учета являются, согласно ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ – наименование регистра, наименование экономического субъекта, составившего регистр, дата начала и окончания ведения регистра и (или) период составления регистра, хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета, величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения, наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра, ФИО и подписи лиц, ответственных за ведение регистра.

Регистры бухучета в «1С»

Рассмотрим регистры бухгалтерского учета, которые используются в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3.0. Для этого предусмотрены стандартные отчеты, которые находятся в разделе «Отчеты» и «Справки-расчеты» в разделе «Операции».

Чтобы настроить в данных регистрах отображение должности и расшифровки подписи ответственных лиц, необходимо предварительно зайти в раздел «Главное» – «Организации» – «Подписи» – «Ответственные за подготовку отчетов». Далее требуется выбрать ответственных в полях «Бухгалтерские регистры», «Налоговые регистры» и «Статистическая отчетность». Чтобы установить даты, с которых подпись ответственного лица будет выводиться в бухгалтерских регистрах, перейдите по ссылке «История».

Настройка регистров бухгалтерского учета

Рассмотрим формирование регистра бухгалтерского учета на примере оборотно-сальдовой ведомости по счету в разделе: «Отчеты» – «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

В поле «Период» укажите временной интервал, за который хотели бы просмотреть данные, в поле «Счет» – необходимый счет учета.

Однако, если внимательно посмотреть, то можно определить, что сформированных данных недостаточно для указания всех обязательных реквизитов, поименованных в ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ, а значит данный отчет не может считаться регистром бухгалтерского учета. Для формирования регистра бухгалтерского учета необходимо выполнить ряд дополнительных, используя команду «Показать настройки» над табличной частью отчета.

На закладках «Группировка и Отбор» можно задать группировку по аналитическим объектам, установить детализацию по субсчетам, выбрать разбивку по периодам времени, установить отбор. На закладке «Оформление» установите флажки «Заголовок», «Единица измерения» и «Подписи» в нижней части закладки (рис.4).

Теперь отчете появились дополнительные реквизиты: единица измерения и подписи ответственных лиц.

Отчеты «Справка-расчет», которые формируются по регламентным операциям закрытия месяца и которые находятся в разделе: «Операции» – «Справки-расчеты» также используются как регистры бухгалтерского учета. Необходимые реквизиты настраиваются аналогично.

Подписание и сохранение регистров бухучета в электронном виде

Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде необходимо нажать на кнопку «Регистр учета» и выбрать «Подписать ЭП и сохранить».

Чтобы сохранить регистр бухгалтерского учета (без подписи) необходимо нажать на кнопку «Регистр учета» и выбрать «Сохранить», таким образом данный регистр будет в электронном виде помещен в Архив регистров учета, в дальнейшем его можно распечатать и подписать.

Регистры бухгалтерского учёта

Данные документы, не связанные с производственной деятельностью малых предприятий, могут формироваться в простой форме с помощью программного обеспечения фирмы 1С. В соответствии с действующим законодательством и рекомендациями пригодно использование следующих регистров:

книга учёта фактов хозяйственной деятельности;
ведомость учёта расчётов с персоналом по оплате труда.

Прежде чем формировать регистры, требуется произвести настройку в разделе, содержащем сведения об ответственных лицах.

Для того, чтобы попасть в регистры малых предприятий по бухгалтерскому учёту необходимо проделать следующие операции в программе 1С бухгалтерия 8.3:

В разделе Отчёты выбрать Регистры учёта малых предприятий.
Открыть подраздел Все отчёты.
В появившемся списке выбрать требующийся регистр.
Кликнуть на иконку Открыть.

Как сформировать Книгу учёта фактов хозяйственной деятельности по форме К-1

Прежде всего, необходимо настроить реквизиты, требующиеся для правильного формирования Книги, для этого:

в программе 1С бухгалтерия, открыть соответствующую вкладку;
выбрать пункт Показать настройки;
в окошке Оформление выставить галочки напротив Подписи и Заголовок.

Далее, для необходимо произвести следующие операции:

в разделе Период установить временные рамки, за которые будет формироваться регистр, а в случае если это требуется сделать с начала года – установить соответствующий флажок;
кликнуть на иконку Сформировать.

Книга по форме К-1 начинается с записей по остаткам разделов бухгалтерского учёта с начала отчётного периода. Все сведения в книге расположены в хронологическом порядке и строгой последовательности за каждый месяц. Здесь также содержатся отсылки к первичной документации послужившей основанием для записей (акты приёмки, квитанции, приходные ордера, справки, накладные и т.п.).

В заключительной строчке каждого месяца показываются остатки по каждому разделу учёта. Сумма всех остатков по дебету должна равняться сумме остаткам по кредиту.

В случае если в соответствующем разделе программы 1С бухгалтерия 8.3, была поставлена галочка напротив графы С начала года, отчёт выведет сведения начальное и конечное сальдо по всем месяцам, попавшим в отчётный период.

Все цифры, имеющиеся в отчёте, могут быть расшифрованы. Для этого необходимо выделить нужную сумму и открыть информацию о документе, на основании которого внесены изменения.

Результаты финансовой деятельности определяются автоматически за определённый период. В зависимости от положительного или отрицательного соотношения дебета и кредита, определяется, получила фирма убыток или прибыль. Полученный результат фиксируется в К-1 в виде отдельной графы в соответствующих разделах программы.

По завершении отчётного года, составляется бухгалтерская отчётность за год и счёт по прибылям и убыткам подлежит закрытию. В последней записи за декабрь, полученный результат списывается со счёта, что отражается в Книге учёта в отдельной графе.

Создание ведомости учёта расходов с персоналом по оплате труда

Данная ведомость по форме № 8МП, предназначается, как видно из наименования, для фиксации расчётов с сотрудниками организации. Все сведения об этом заносятся на счёт 70 по оплате труда персонала. Это делается следующим образом:

в программе 1С бухгалтерия открывается раздел Отчёты, после чего необходимо перейти в Регистры учёта малых предприятий;
открывается окно Все отчёты;
в регистре по форме 8, выделяется ведомость для расчёта с сотрудниками;
после нажатия Открыть, выбирается период, за который необходимо сформировать регистр и кликается иконка Сформировать.

В подразделе представленной ведомости - Начислено: Кредит счёта 70 – дебет счетов, показываются начисленные сотрудникам организации средства по выплатам за труд, вместе с причитающимися премиями за образцовое выполнение трудовых обязанностей и прочих перечислений. Сумма получается исходя из предусмотренной на малом предприятии системы платы за работу, доплат и различных выплат, предусмотренных действующими законами и внутренними нормативными документами. Наряду с этим, проводится полный расчёт всех удержанных с сотрудника сумм по разделу – Удержано: дебет счёта 70 – кредит счетов. Здесь показаны все удержания и определяется сумма, которую необходимо выдать сотруднику на руки.

В ведомости требуется отражать все необходимые сведения, поскольку она считается платёжным основанием и используется для документирования выдачи денежных средств из кассы малого предприятия. Сведения, содержащиеся в ведомости 8МП, в дальнейшем будут употребляться при расчёте выплаты страховых взносов, подлежащих отчислению во внебюджетные фонды Российской Федерации.

Вот мы и добрались до регистров бухгалтерии платформы 1С:Предприятие 8.x. Ранее мы говорили о регистрах накопления и регистрах сведений, подробно рассматривали их устройство и принцип работы с ними со стороны платформы. В этом плане, регистры бухгалтерии интереснее и сложнее, т.к. имеют большее количество настроек, а сама специфика бухгалтерского учета усложняет их структуру хранения в базе данных, а также SQL-запросы платформы для получения этих данных.

В этой серии статей мы рассмотрим общую информацию о регистре бухгалтерии, его структуре хранения в базе данных в зависимости от настроек, построение SQL-запросов платформы при использовании различных виртуальных таблиц, влияние плана счетов на настройки регистра, а также другие особенности, связанные с итогами и прочими моментами.

В первой части, которая сейчас открыта перед Вами, мы рассмотрим внутреннее устройство регистра бухгалтерии при часто используемой структуре.

Назначение

Регистры бухгалтерии очень похожи на регистры накопления: они также могут иметь произвольный набор измерений, в разрезе которых накапливаются показатели, а также дополнительные реквизиты, в которых хранится произвольная информация о записях.

Любой регистр бухгалтерии обязательно должен быть связан с одним из планов счетов, который своими настройками влияет на хранение итогов (об этом подробнее мы поговорим в следующих статьях). На структуру хранения записей регистра бухгалтерии в основном влияют как сама структура регистра (измерения, ресурсы, реквизиты) и его настройки (включена ли корреспонденция, разделение итогов и др.), так и настройки используемых счетов (признаки учета счетов и субконто, вид счета и т.д.).

Регистры бухгалтерии - это

Опишем каждую из настроек:

Настройки регистра
- План счетов - указание на объект метаданных "План счетов", который используется регистром бухгалтерии.
- Корреспонденция - флаг, указывающий используется ли корреспонденция счетов при создании записей в регистре. Регистр бухгалтерии может работать в двух режимах:
  1. С корреспонденцией - в этом случае используется механизм двойной записи, когда каждая запись регистра содержит поля "СчетДт" (счет дебета) и "СчетКт" (счет кредита).
  2. Без корреспонденции - в этом случае механизм двойной записи использоваться не будет. В каждой записи будет использоваться только одно измерение для указания счета - "Счет"
  - Организация - ссылка на справочник "Организации". Не используется признак учета, т.е. измерение будет использоваться для всех записей. Установлена настройка "Балансовый", которая определяет поддержку двойной записи для этого измерения и, соответственно, схождение баланса для него. Другими словами регистр бухгалтерии в нашем случае сконфигурирован таким образом, чтобы баланс можно было сводить в разрезе организации.
  - Валюта - ссылка на справочник "Валюты". Измерение ссылается на признак учета "Валютный". Это означает, что измерение будет использоваться только в том случае, если у счета установлен признак учета "Валютный".
  - Сумма - балансовый показатель, используемый для всех счетов. Признак учета субконто "Суммовой" указывает ведется ли учет по этому ресурсу для указанных в счете субконто. Подробнее об этом еще поговорим и рассмотрим работы этой настройки на примерах.
  - ВалютнаяСумма - не балансовый ресурс, используемый только для счетов с признаком учета "Валютный", а также используемый только для тех субконто, у которых признак учета субконто "Валютный" установлен в Истина.
  - Количество - также, как и ресурс "ВалютнаяСумма", не является балансовым. Используется только для счетов с признаком учета "Количественный", а также только для тех субконто, у которых в Истина установлен признак учета субконто "Количественный".
  - Содержание - реквизит с типом "Строка" (макс. длина 150) для хранения справочной информации записей регистра.
  Как мы видим, на заполнение полей регистра бухгалтерии в основном влияют счета учета. В зависимости от признаков учета счета и субконто определяется какие измерения и ресурсы используются для записи, как должны хранится итоги по счетам и субконто, а также прочие настройки.
  
  Для новичков все эти настройки кажутся запутанными. Мы не будем подробно рассказывать о назначении каждой из настроек регистра и плана счетов. О каждой настройке с прикладной точки зрения Вы можете узнать на ИТС и здесь. Также в последующих статьях мы подробнее остановимся на каждой настройке и проанализируем ее влияние на структуру таблиц регистра и работы платформы 1С:Предприятие с ними.
  
  Таблицы регистра
  
  В нашем примере используется регистр бухгалтерии с поддержкой корреспонденции и с максимальным количеством субконто - 3. Для измерений используются как признаки учета счетов, так и признаки учета субконто. В итоге платформа создала следующую структуру таблиц:
  
  1. Основная таблица (_AccRg[внутренний номер]) - основная таблица регистра, в которой хранятся данные аналогично той структуре регистра, которая задана в конфигураторе (измерения + ресурсы + реквизиты). В нашем примере она выглядит следующим образом:
  
  Заметим, что значения доп. аналитики, а именно субконто, не хранятся в основной таблице регистра. Для их хранения используется отдельная таблица, которая содержит все поля регистра, включая стандартные (период, регистратор, номер записи). Также присутствует поле "Активность" типа булево, которое влияет на то, будет ли запись влиять на таблицы итогов (если Истина, то запись учитывается в таблицах итогов).
  
  2. Значения субконто (_AccRgED[внутренний номер]) - таблица создается, если для плана счетов регистра бухгалтерии используются субконто. Она нужна для хранения значений субконто записей основной таблицы регистра. В нашем примере таблица имеет следующую структуру:
  
  Поле "Вид движения" может содержать два значения: 0 - дебет, 1 - кредит. Вид субконто в большинстве случаев содержит ссылку на элемент плана вида характеристик, задающий виды субконто. Значение субконто хранится по правилам, аналогично тому типу данных, который нужно сохранить. В нашем случае это ссылочный тип (подробнее о значениях каждого поля в этом случае Вы можете прочитать в одной из предыдущих статей).
  
  3. Таблицы итогов. К таблицам итогов регистра накопления относят:
  Таблица остатков (или таблица итогов по счетам) (_AccRgAT[внутренний номер])
  
  Из названия уже понятно, что в таблице хранятся итоги остатков по счетам, по периодам и в разрезе измерений регистра бухгалтерии. Для каждого ресурса хранится оборот по дебету и кредиту, а также общий оборот. При использовании разделения итогов для регистра используется служебное поле "Разделитель", чтобы повысить параллельность работы пользователей. Принцип работы разделения итогов аналогично его использованию в регистрах накопления, поэтому подробней останавливаться не будем.
  Таблица оборотов (или таблица итогов между счетами) (_AccRgCT[внутренний номер])
  
  Таблица оборотов хранит обороты между счетами в разрезе балансовых измерений регистра. Как и в таблице остатков, хранятся обороты по дебету и кредиту для ресурсов регистра и имеются служебные поля для механизма разделения итогов.
  Таблицы итогов субконто (или итоги по счетам с субконто) (_AccRgAT[количество субконто][внутренний номер])
  Таблицы итогов субконто хранят итоги по субконто для счетов в разрезе измерений регистра бухгалтерии. В таблицах хранятся обороты по ресурсам регистра (по дебету и кредиту). Таблицы также содержат поля для механизма разделения итогов.
  
  Главной особенностью хранения итогов по субконто является использование нескольких таблиц для этих целей. В нашем примере у плана счетов, который используется регистром бухгалтерии, максимальное количество субконто - 3. В этом случае платформа создает три таблицы итогов, где хранит итоги по 1 субконто, по 2 субконто и по 3 субконто.
  
  В последующих статьях мы подробней проанализируем работу платформы с итогами и на примере проанализируем изменение данных в таблицах. Также будет рассмотрен вопрос влияния количества субконто на производительность бухгалтерских регистров.
  
  4. Настройки хранения итогов (_AccRgOpt[внутренний номер]) - таблицы с настройками итогов регистра бухгалтерии. Имеют следующую структуру:
  
  В таблице настроек хранения итогов сохраняются данные, по которым платформа определяет как именно будут рассчитываться итоги для данного регистра, использовать ли текущие итоги и другие настройки. Подробнее мы о них еще поговорим.
  
  Примечание: аналогичная таблица есть и у регистров накопления. Когда мы рассматривали эту тему ранее (еще на платформе 8.2), таких настроек как макс. и мин. хранимый период итогов не было. Это нововведение платформы 8.3. На примере регистра бухгалтерии мы проанализируем работу этих настроек, который будет актуальным и для регистров накопления.
  
  Таким образом, мы рассмотрели общую информацию о структуре таблиц регистра бухгалтерии. В некотором плане его внутреннее устройство схоже с регистром накопления, за исключением таблиц дополнительной аналитики - субконто, а также таблиц итогов для них.
  
  Вместо заключения
  
  Платформа 1С внутри содержит множество интересных механизмов, решений и много другого. Речь идет не только о стороне базы данных, но и особенностях работы сервера приложений, клиентской части, взаимодействия с веб-сервером и так далее. В этой и предыдущих статьях мы лишь немного приоткрыли внутреннюю структуру базы данных
  
  Если есть интерес к подобным темам или другие вопросы – пишите в комментариях. Вы сами задаете темы будущих публикаций!
  
  Сегодня мы коснулись общего назначение и структуры таблиц регистра бухгалтерии. В будущих статьях поднимем такие темы как:
  
  Читайте также: