Виды документов в ворде
Обновлено: 07.07.2024
Программа Word предоставляет пользователю выбор режимов работы, иными словами, варианты визуального и инструментального представления документа. Для каждого варианта Word предлагает различные дополнительные команды, которые могут быть недоступны в другом виде представления экрана. Поговорим о режиме работы "Структура" и узнаем, что такое уровни? Что это за режим Word, что нужно знать и уметь делать, используя Вид "Структура"? Что значит переходить с одного уровня абзаца на другой и для чего это нужно?
Что такое режим "Структура" в программе Word и удобство его применения?
Режим "Структура" используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками.
Важно: для работы с этим режимом нужно, чтобы документ был отформатирован при помощи стилей, иначе этот режим в работе бесполезен.
Работая в "Структуре", можно контролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Если вы видели оглавление в книге, то это типичный пример представления структуры документа в виде Заголовков, а если еще добавить абзацы в виде Основного текста, то это будет Вид документа - "Структура" в развернутом формате.
При переключении в режим Структура на ленте появляется контекстная вкладка Структура . Она содержит специальные инструменты для работы в этом режиме, позволяющие быстро сворачивать и разворачивать текст, осуществлять перекомпоновку (перемещение абзацев, фрагментов текста) документа.
В каких случаях лучше использовать Вид представления документа "Структура"?
Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – «Структура». Такой вид позволит охватить весь документ в целом и перемещать заголовки с абзацами по всей его структуре.
В режиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав.
Примечание: в режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон.
При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами , каждому из которых можно задать свое расположение и уровень (место в иерархии заголовков).
Уровни абзацев в Word
Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Как и где применяются уровни абзацев?
- Щелкните по кнопке Развернуть в зоне заголовка окна, если после вызова программы ее окно не занимает всего экрана. Также сделайте полноэкранным окно документа .
- Убедитесь, что ваш документ имеет установку Разметка страниц.
- Если этого нет, то можете щелкнуть на левую кнопку Режимов представления документа : Разметка страницы, Режим чтения, Веб - документ, Структура, Черновик (слева направо).
- Через вкладку Вид / группа Режимы просмотра документа / Разметка страниц (рис. 2.7) также можно настроить вид документа.
Рис. 2. 7. Настройка вида представления документа через вкладку Вид
- Если линейка отсутствует, выделите команду Вид / Показать или скрыть / Линейка (слева должна стоять галочка – рис. 2.8).
Рис. 2. 8. Установка/скрытие линейки
- Боле быстрым способом является щелчок на кнопке Линейка , расположенной в верхней части вертикальной линейки прокрутки.
- Установите параметры страницы. Выделите команду Разметка страницы / Параметры страницы / Поля (рис. 2.9). Если требуемого параметра нет, то щелкните на стрелочке в правом нижнем углу вкладки Параметры страницы. Вы перейдете на установку параметров страницы, известную вам по предыдущим версиям Word (рис. 2.10).
Рис. 2. 9. Установка параметров страницы Word 2007
-
Рис. 2. 10. Задание размеров полей с помощью стрелок
Рис. 2. 11. Установка параметров страницы в прежних версиях Word
Примечание. Для установки параметров страницы также можно дважды щелкнуть в области вертикальной линейки (при режиме экрана Разметка страницы). Вы попадете в окно 2.10.
- Установите требуемые параметры страницы. Для этого в группе команд Параметры страницы выберите команду Размер. В появившемся окне выберите формат А4 (рис. 2.12).
Рис. 2. 12. Задание размеров страницы
- Если вам требуется другой формат бумаги, то щелкните на стрелке под текстом Другие размеры страниц и выберите необходимый, как это делается в прежней версии Word (рис. 2.13).
Рис. 2. 13. Задание размеров страницыв прежней версии Word
- Включите кнопку Непечатаемые символы, размещенную на вкладке Главная, группа команд Абзац. Они помогут вам в дальнейшем редактировать текст .
- Установите шрифт Times New Roman размером 14 пунктов с выравниванием по ширине с помощью команды вкладка Главная / группа Шрифт / кнопка Шрифт (рис. 2.14).
Рис. 2. 14. Задание параметров текстав прежней версии Word
- Эти же установки можно провести с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац (рис. 2.15 и 2.16).
Рис. 2. 15. Задание параметров текстас помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац
Рис. 2. 16. Задание типа шрифта, его размеров и выравнивания с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац
- Пока не трогайте кнопки Полужирный, Курсив, Подчеркнутый.
- Размер шрифта в выделенном тексте можно увеличить или уменьшить с помощью кнопок Увеличения/Уменьшения размера .
- Щелкните на кнопке открытия окна в группе команд Абзац и установите параметры, показанные на рис. 2.17.
- Несколько раз нажмите на клавишу клавиатуры Enter. Этим самым вы установите для себя несколько строк с заданным форматированием.
Рис. 2. 17. Задание параметров абзаца с помощью команды Абзац
- Установите масштаб экрана. В правом нижнем углу приложения установлен маркер, перемещая который можно задать масштаб страницы (рис. 2.18).
Рис. 2. 18. Задание масштаба экрана.
- Другим способом изменения размер видимой части документа является использование группы команд Вид из вкладки Вид (рис. 2.19). Щелкнете в окне Масштаб и экспериментально определите необходимый масштаб экрана, завершая ввод чисел нажатием на клавишу Enter (рис. 2.19 и 2.20).
Рис. 2. 19. Задание масштаба экрана с помощью команды Масштаб
Рис. 2. 20. Задание масштаба экрана с помощью команды Масштаб в прежней версии Word
Рис. 2. 21. Задание темы Обычная
- Чтобы в следующий раз больше не настраивать параметры страницы вы можете сохранить измененный вид всего документа, включая палитру цветов, шрифты и эффекты. Тогда, на этом же или на новом компьютере откроются все установки, которые вы задали. Можно поменять Цвета темы, Шрифты темы, Эффекты темы (рис. 2.21).
- Для этого выберите команду Сохранить текущую тему…. По умолчанию установки сохранятся в папке Document Themes, но вы можете это сделать в своей папке (рис. 2.22).
• Печатные документы создаются и распечатываются на одном рабочем листе или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.
• Электронные документы в формате текстового процессора Word передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. Заказчик его может дорабатывать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей).
• Web-документы для работы в Интернете. Наиболее широк выбор средств форматирования и управление цветом.
Приёмы работы с текстами в процессоре Word
К базовым приемам работы с текстами относятся:
Word позволяет создавать непосредственно документы с расширением *.doc и специальный документ – шаблон – с расширением *.dot. Шаблоны могут содержать в себе стандартный текст или графику, особое форматирование и все то, что часто встречается в повседневной жизни, таких как письма, меморандумы, титульные, листы факсов, бюллетенях, календарях. Пользователь имеет возможность создавать собственные шаблоны, например, бланки с логотипами, заготовки договоров, приглашений и т.д.
Правила ввода текста
1. Между словами ставится только один пробел.
2. Перед знаками препинания пробелы ставить не нужно, после знака - обязательно.
3. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами.
4. Перед и после тире нужно ставить пробелы.
5. Дефисы ставятся без пробелов.
6. Нельзя использовать пустой абзац в качестве средства для отступа следующего абзаца, так как это приводит к негибкому форматированию. Для таких целей нужно использовать Формат->Абзац->установить отступы и интервалы.
7. Нельзя использовать знак табуляции и, тем более, несколько пробелов для обозначения красной строки.
8. При использовании заголовков одинаковые по смыслу и логическому назначению элементы одного документа выделять одинаковым образом.
9. В названии заголовка в конце предложения точка не ставится. Если в названии заголовка два предложения, то в конце первого предложения тока ставится, а в конце второго – нет.
10. Не допускаются переносы в названии заголовка.
Панели инструментов Word
1. Стандартная – элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением.
2. Форматирование – элементы управления форматированием документа.
3. Visual Basic – доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов.
4. Word-Art – для создания художественных заголовков.
5. Автотекст – средство быстрого доступа к настройке функции автотекста.
6. База данных – элементы управления, характерные для работы с БД (сортировка, поиск и пр.).
7. Вэб-компоненты – комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы.
8. Вэб-узел – элементы управления для навигации в Web-структурах данных.
9. Настройка изображения – элементы управления для основных функций настройки растровых изображений.
10. Рамки – элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели Таблицы и границы). Существует два типа фреймов. Фреймы в электронных документах - особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах - это, например, колонтитулы.
11. Рецензирование – для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста.
12. Рисование – для выполнения простейших чертежно-графических работ.
13. Слияние - для работы с документами слияния, содержащими постоянную и переменную части.
14. Статистика – позволяет получить информацию об объеме документа.
15. Структура – инструменты для работы с логической структурой документа. Позволяет управлять заголовками и порядком следования логических частей текста.
16. Таблицы и границы – для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками.
17. Формы – для разработки стандартных форм.
18. Элементы управления – набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм.
Режимы просмотра документа
Их устанавливаются в меню Вид или кнопками в левом нижнем углу документа.
• Обычный режим используют, например, при исправлении сносок. Представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления. Удобен на ранних этапах разработки документа.
• Режим электронного документа используют при работе с документом как с web-страницей.
• Режим разметки используют при форматировании текста, вставке рисунков и подготовке текста к печати. Удобен при форматировании текста.
• Режим структуры используют, работая со стилями в большом документе, например, в книге.
• Режим Web-документа экранное представление документа не совпадает с печатным. В этом режиме разрабатываются электронные публикации.
• Предварительный просмотр – документ представлен в специальном окне для просмотра перед печатью.
Расширенный буфер обмена
Существует стандартный и расширенный буфер обмена. Удобно пользоваться расширенным буфером обмена при компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных источников.
Использование графических изображений в документе
Способы вставки графического изображения
1. Скопировать и вставить через Буфер обмена графику, созданную в другой программе например, Excel или Paint.
2. Можно воспользоваться командой Вставка->Рисунок->Картинки, которая позволит вставить сканированные изображения или графические файлы, созданные системами автоматизированного проектирования (САПР) или другими графическими программами.
3. Можно вставлять в документ элемент Автотекста, содержащий графику.
4. Можно использовать инструменты рисования Word и создавать графические изображения прямо в документе.
Выноски
Выноски представляют собой особые текстовые подписи, соединенные специальными линиями с фрагментами вашего рисунка.
Программы преобразования позволяют использовать следующие графические форматы:
• AutoCad Format 2D – DFX.
• Computer Graphics Metafile – CGM.
• Corel Draw – CDR.
• Encapsulated PostScript – EPS.
• Hewlett Packard Grapics Language – HPGL.
• Micrografx Designer – Draw DRW.
• Macintash PICT – PCT.
• PC Paintbrush – PCX.
• Tag Image File Format – TIFF, TIF.
• Windows BitMaps - BMP.
• Windows MetaFile – WMF.
• Word Perfect Qraohics - WPG.
Обработка документа
Форматирование – это обработка документов с применением нескольких шрифтовых наборов, использованием методов выравнивания текста, встраиванием в текстовый документ объектов иной природы, а также контролем за обтеканием графики текстом.
- форматирование страницы раздела.
• Выбор шрифта из списка шрифтов установленных на компьютере (Times New Roman, Courier New – шрифты с засечками, Arial, Impact – рубленные шрифты).
• Установка размера шрифта - КЕГЛЬ (высота букв). Размеры измеряются в пунктах (долях дюйма), 1пт = 1/72".
• Применение начертания: полужирного, курсивного, подчеркнутого или их сочетаний.
• Задание цвета и других эффектов (индексы, контуры, тени, интервалы, смещения и проч.).
Чтобы отформатировать набранный текст нужно выделить элементы текста (символ, слово, группу слов, весь текст) и выбрать один из способов форматирования.
Выравнивание внутри области текста:
- по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине.
- для всех строк абзаца слева и/или справа,
- отступ первой строки абзаца.
- перед и/или после выделенного абзаца,
Чтобы отформатировать абзацы нужно выделить абзац, группу абзацев или весь текст (для выделения одного абзаца, достаточно поставить текстовый курсор на любую строчку этого абзаца) и выбрать один из способов форматирования.
Колонтитулы
Это текст, напечатанный на верхнем или нижнем поле документа и повторяющийся на всех страницах документа.
Параметры колонтитулов. Файл->Параметры страницы, на вкладке Поля в полях От края до колонтитула установите отступы от края страницы до начала колонтитула. Для двусторонней печати документа обязательно следует поставить флажок Зеркальные поля. На вкладке Макет можно флажками отметить различие колонтитулов четных и нечетных страниц, а также особый колонтитул первой страницы.
Вставка колонтитулов. Вид->Колонтитулы. Обычный текст сейчас временно недоступен, а пунктирной рамкой отмечены области колонтитулов, в которых можно набирать и форматировать любой недлинный текст.
Структура документа
Документ Word представляет собой многослойную структуру, в которой информация располагается по слоям:
1 слой – по умолчанию попадает рисунок;
3 слой – фоновое изображение или «водяные знаки»;
4 слой – колонтитулы.
Сноски
Чаще всего оставляют Обычную (в конце страницы) сноску с Автонумерацией. После этого в тексте появляется номер сноски, а текстовый курсор попадает в поле сноски, где нужно напечатать содержание сноски.
Для редактирования сносок выберите Обычный режим просмотра, а после этого переключитесь в Вид - Сноски. Документ разделился на два окна: в верхнем окне отображается текст, а в нижнем - список всех сносок. Если вы щелкните по сноске в нижнем окне, то в начале верхнего окна появится слово, для которого сделана сноска. После редактирования сноски нажмите кнопку Закрыть на границе окна сносок, и вернитесь в режим Разметки страницы.
WordArt
Это фигурный текст, применяемый для оформления заголовков.
Вставка->Рисунок->Объект WordArt. В окне редактирования удалите стандартный текст «Текст надписи» и напечатайте свой текст. Фигурный текст появляется на странице вместе с панелью WordArt. Если панель не появилась, откройте ее в меню Вид->Панел и инструментов->WordArt.
Для изменения текста на панели WordArt нажмите кнопку Изменить текст. В окне редактирования удалите старый текст и наберите новый, нажмите ОК. Для изменения формы на панели WordArt нажмите кнопку Форма WordArt и щелчком выберите новую форму для текста.
Для перемещения подведите мышь к надписи. Когда указатель мыши примет вид стрелки с крестиком, нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее переместите фигурный текст в другое место страницы.
Для изменения размера подведите мышь к маркеру выделения надписи (белый квадратик). Когда указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите маркер в нужную сторону.
«Водяные знаки»
Так обычно называют изображение, создаваемое на каждом листе на бумажной фабрике. Используют для денежных купюр. В Word термин «водяной знак» принят для обозначения изображений (текстового или графического), печатающегося на каждой странице. Графическое изображение можно создавать с помощью панели инструментов Рисование.
Вид->Колонтитулы; Колонтитулы->Основной текст.
Форматирование текста
Осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования:
• выбор и изменение гарнитуры шрифта;
• управление размером шрифта;
• управление начертанием и цветом шрифта;
• управление методом выравнивания;
• создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);
• управление параметрами абзаца.
Ввод формул
Математические формулы содержат многочисленные специальные символы и конструкции, а также используют особые правила расположения составных частей. В программе есть средство для ввода формул в самом текстовом редакторе Microsoft Equation.
Для запуска редактора формул нужно нажать Вставка->Объект.
Редактор формул – это средство визуального редактирования, представляющее собой набор стандартных математических конструкций.
Редактор формул представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке Word требуется указать необходимость его подключения.
При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений, не используя другие средства.
При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита.
Использование тезауруса
Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Сервис->Язык-> Тезаурус. Окно тезауруса имеет две панели. Особенность его в том, что в то время, как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонима является двухуровневым. Можно также находить антонимы слов и связанные (однокоренные) слова.
Работа с диаграммами
Для того чтобы непосредственно в среде Word строить графики, диаграммы и размещать их в документе, Word использует программу Microsoft Graph. Диаграмма представляет собой способ графического отображения табличных данных.
Дополнительная диаграмма – это диаграмма, построенная поверх другой диаграммы, которая в этом случае называется основной. При этом обычно полагается, что обе диаграммы имеют различное графическое представление.
Категория – группа значений, которая включает в себя по одному значению из каждой серии данных. Если серии расположены по строкам, то категории образуются по столбцам и наоборот.
Серии данных – групппа данных, расположенных внутри одной строки или столбца таблицы. На диаграмме серия данных отображена набором полос, секторов круга, точками графика. Диаграммы включают в себя одну или несколько серий данных. Каждая серия данных может иметь собственное имя. Имя серии определяется именем столбца или строки таблицы, содержимое которых и образует данную серию.
Набор всех имен серии, которые представлены в диаграмме, называется легендой. Легенда может быть включена в поле диаграммы.
Форматирование таблиц
1 способ. Включите вспомогательную панель из меню Вид->Панели инструментов->Таблицы и границы. Выделите строки (или столбцы) и с помощью кнопок этой панели задайте для них Тип линии и Цвет границы. Из списка границ выберите подходящий вариант (например, Все границы).
2 способ. Таблица->Автоформат. Из списка Форматы выберите стиль оформления, нажмите ОК. У многих стилей установлен автоподбор ширины столбца, т.е. ваша таблица может сильно уменьшиться.
Вычисления в таблицах Word. Некоторые встроенные функции Word
| Функция | Назначение | Пример |
| SUM | Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек | SUM(A1:E6) или SUM(ABOVE) |
| PRODUCT | Нахождение произведения чисел в указанном блоке ячеек | PRODUCT(A1:E6) PRODUCT(3;4;5) = 60 |
| MAX | Нахождение максимального значения из указанного блока ячеек | МАХ(А1;Е6;В10;Н16) |
| MIN | Нахождение минимального значения из указанного блока ячеек | MIN(А1;Еб;В10;H16) |
| COUNT | Подсчёт числа значений в указанном диапазоне ячеек | COUNT(A1;E6;B10;H16) |
| AVERAGE | Вычисление среднего значения для указанного диапазона ячеек | AVERAGE(Al;Е6;В10) |
Форматирование таблицы
Формула начинается со знака равенства, далее следует название математической функции, а в скобках вводится диапазон ячеек, к которому применяется данная функция (left - слева, right - справа, above -сверху). Например, суммирование по столбцу: =sum(above), перемножение того, что слева: =product(left).
Поставьте текстовый курсор в пустую ячейку, в которой будет подсчитан результат (эта ячейка должна быть под ячейками с цифрами или правее них), войдите в Таблица->Формула. В поле Формула введите формулу (в списке Вставить функцию можно выбрать одну из стандартных функций), нажмите OK.
Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.
Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.
Режимы отображения документов
Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .
Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.
В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.
Получение помощи (справки)
Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:
- нажать клавишу F1;
- обратиться к меню "?".
При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".
На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".
На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.
Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.
Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:
Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.
Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.
Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.
Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.
Основные понятия и правила создания документов Word
Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.
Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.
Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.
Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.
Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:
- документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
- электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
- Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.
Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.
При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.
Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.
Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.
Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.
Работа с несколькими документами
Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.
Форматы сохранения документа
Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:
- "Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
- "Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
- Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
- "Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
- "Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.
Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".
Читайте также: