Включить хронометраж 1с документооборот
Обновлено: 07.07.2024
Руководителю система дает ответы на следующие вопросы:
· Чем заняты сотрудники в текущий момент времени?
· Какие задачи назначены сотруднику, какова очередность и сроки их выполнения?
· На каком этапе находится процесс выполнения произвольной задачи?
· По каким причинам просрочено выполнение задачи?
· На что распределены основные трудозатраты Вашего подразделения?
· Какие задачи занимают основное время офисных работников? Есть ли возможность сократить затраты путем автоматизации этих процессов?
· Насколько рационально используются ресурсы?
· Каково распределение финансовых затрат на обслуживаемые подразделения?
· Какова фактическая себестоимость проекта или отдельно взятой задачи?
· Какие показатели использовать для оценки производительности и как их получить?
· Какова динамика производительности подразделения в целом и каждого работника в отдельности. Где слабое звено?
· Какова эмоциональная обстановка в коллективе?
· Кто из сотрудников «в печали» и почему?
Система поможет работникам, которые стремятся к профессиональному росту и развитию, качественно управлять своим временем и, соответственно, поддерживать стабильный рост своего финансового благосостояния.
Работнику система поможет решить следующие задачи:
· Быстро регистрировать все поступающие задачи.
· Определять очередность выполнения задач, управлять очередью задач.
· Определять длительность и сроки выполнения задачи.
· Обосновывать причины сдвига срока выполнения задачи.
· Корректно оценивать свои возможности. Каково соответствие Ваших расценок реальным срокам выполнения?
· Обосновать Ваше желание повысить финансовое вознаграждение в связи с ростом профессиональных навыков и качеств.
· В рамках правил донести до руководителя Ваше недовольство определенными рабочими моментами.
Требования к системе учета рабочего времени
Данные регистрации должны давать возможность получать следующие показатели для анализа производительности:
· Количество задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений;
· Время выполнения задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений.
О системе и внедрении
Система учета рабочего времени была разработана мной для управления ИТ-подразделением, хотя может эффективно использоваться в любом офисном подразделении. За время работы на разных предприятиях система была интегрирована в конфигурации УТ (82, обычные формы), УПП(82, обычные формы), 1С-Документоборот (83,УФ). Я использую систему учета рабочего времени более 8 лет и решил с ее помощью множество административных задач и проблем.
Некоторые решенные задачи:
· Учет времени, отработанного сверх нормы, включая работу "на дому". Расчет и обоснование премии за дополнительно отработанное время.
· Качественный контроль работы отдела вне зависимости от территориального удаления рабочих мест сотрудников.
· Обоснование повышения оплаты ведущим специалистам, что позволило избежать их ухода.
· Определение наименее эффективных сотрудников.
· Формирование отчета по распределению трудозатрат (в часах и рублях, согласно часовым ставкам) по подразделениям которым были оказаны сервисные услуги.
· Выделение основных потребителей услуг моего подразделение, анализ и сопоставление стоимости полученному результату.
· Отслеживание динамики производительности отдела в целом: изменение отношения количества проектных задач к текучке, изменение общего количества задач и относительной стоимости отдельной задачи, изменение среднедневных и среднемесячных временных показателей в различных разрезах.
· Отслеживание психо-эмоциональной атмосферы в коллективе.
Проблемы, возникающие при внедрении:
· Нежелание подчиненных делиться информацией о том, чем же они все-таки занимаются в рабочее время. Многие воспринимают необходимость регистрации как дополнительную, ничем не обоснованную нагрузку.
· Достаточно длительный срок формирования привычки регистрировать любое свое действие. Сотрудники очень часто забывают или ленятся фиксировать очередное действие, даже если для этого нужно всего лишь нажать определенные кнопки при начале и завершении. В представленную версию включен механизм всплывающих оповещений, частично решающий эту проблему.
В первые месяцы внедрения приходилось регулярно, через произвольные интервалы (15-60 мин) мониторить список текущих задач и напоминать работникам о необходимости регистрации их действий.
О представленной разработке:
В рамках публикации представлена демо-версия системы учета и контроля выполнения задач в ИТ-подразделении (1С:Предприятие 8.3 (8.3.9.1818), режим управляемого приложения). Предоставлены файл (.cf) конфигурации с открытым кодом и выгрузка демонстрационной базы (.dt) c закрытым кодом.
В конфигурацию включены:
· модуль рабочего места сотрудника для регистрации задач и управлением очередью задач. Модуль формирует базовые данные, требуемые для получения аналитических отчетов и показателей производительности
· модуль контроля текущих задач сотрудников.
Рабочее место сотрудника - страница текущей задачи:
Первая установка планового срока выполнения:
Изменение планового срока выполнения:
Изменение планового срока с описанием причины:
При работе осуществляется автоматический контроль заполнения обязательных реквизитов задачи:
Установка приоритета - выбор параметра "Важность":
Установка приоритета - выбор параметра "Срочность":
Управление очередью задач:
Отчет по задачам периода:
По кнопке закрытия предлагается закрыть текущую смену, оценив ее позитивно либо негативно. При негативной оценке требуется описать причину. Информация полезна для анализа психоэмоциональной атмосферы в подразделении. Для работника это эмоциональная разрядка и один из способов донести до руководителя факторы, мешающие продуктивной работе.
Форма закрытия текущей смены:
Быстрая регистрация задания с помощью шаблона:
Пример шаблонов регламентов:
Созданное по шаблону задание:
Создание/изменение шаблона задания:
В ИБ данные задачи регистрируются документом "Задание". Форму документа можно открыть по соответствующей гиперссылке "Открыть карточку документа Задание №. ".
Форма документа "Задание":
Предусмотрено автоматическое уведомление модальным окном поверх всех рабочих окон.
- Изменение сотрудником срока выполнения любой задачи;
- Изменение сотрудником очереди выполнения задач;
- Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи сотрудника;
- Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);
- Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);
- Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи;
- Завершение назначенного срока выполнения текущей задачи;
- Изменение руководителем очереди выполнения задач;
- Изменение руководителем исполнителя любой задачи;
- Назначение руководителем новой задачи;
Модальное оповещение поверх всех открытых окон:
Контроль выполнения задач.
Контроль выполнения задач выполняется с помощью обработки "Задачи сотрудников". Обработка отображает текущие задачи, над которыми сотрудники работают в текущий момент. Отображаются основные характеристики выбранной задачи, история расценки и изменения срока выполнения.
Обработка "Задачи сотрудников":
Панель управления очередью задач сотрудника позволяет просматривать и изменять очередь задач выбранного сотрудника, изменять очередность выполнения задач и осуществлять пересчет сроков выполнения. Доступен просмотр очереди в виде списка и связанной с ним диаграммы Ганта
Управление очередью задач:
Отчет позволяет получить данные о работе выбранного сотрудника за выбранный период.
Отчет по работе выбранного сотрудника:
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Теперь коллеги будут знать, что сотрудник работает из дома. А программа сама установит флаг Работаю удаленно и отключит предупреждения об отсутствии для тех, кто будет писать или ставить задачи сотруднику.
Отсутствие Работаю удаленно не мешает созданию отсутствий с другими причинами, например, «Больничный» или «Местная командировка».
Отчеты по отсутствия и работе из дома
Чтобы быстро узнать, кто сегодня работает дома, достаточно в общем списке отсутствий установить отбор Причина — Временная удаленная работа.
Для более детального анализа можно сформировать отчеты Работающие удаленно, Дни отсутствия — кто сколько дней работал в обычном режиме / работал удаленно / отсутствовал.
Рабочий стол
На рабочем столе «Текущие дела» есть виджет «Отсутствия». На нем видны отсутствующие сегодня сотрудники с разной маркировкой причин — удаленная работа, больничный и т. д. Клик на виджет открывает общий список отсутствий со всеми установленными прежде отборами.
Ежедневные отчеты о трудозатратах
В конце рабочего дня сотрудники быстро заполняют простой ежедневный отчет, в котором указывают: общую длительность рабочего дня, описание работ, вид и длительность работ, проект, в рамках которого выполнялись работы. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Как правило, организации, которые приобрели программу «1С:Документооборот 8», в первую очередь автоматизируют входящую, исходящую корреспонденцию. Со временем организуют работу с внутренними документами (приказами, распоряжениями, договорами и т.д.), осваивают и видят преимущества использования бизнес-процессов (ознакомление, поручение, исполнение и т. д.). Также могут эффективно пользоваться «Номенклатурой дел», шаблонами документов, переадресацией и многими другими возможностями.
Здесь же я хотел поговорить о такой возможности «1С:Документооборот 8», как учет рабочего времени, о которой как правило забывают. Система не претендует на роль «тотального контроля» за рабочим временем сотрудника, но представляет собой простой и эффективный инструмент для руководителя, который позволит проанализировать затраты рабочего времени в разрезе видов работ.
Контроль рабочего времени – это, по сути, еще одна из форм контроля исполнительской дисциплины в организации с помощью данной программы.
Но обо всем по порядку.
Для учета затрат рабочего времени сотрудники должны самостоятельно заполнять ежедневные отчеты о проделанной работе. К сожалению, от этого никуда не уйти, руководству необходимо это контролировать. Это «база», без которой проанализировать ничего не удастся. Поэтому на это положение рекомендую обращать особое внимание. Как правило, после первоначального контроля за заполнением отчетов, работники втягиваются и в дальнейшем заполняют их без напоминаний (тем более, в программе это можно сделать очень быстро, если сотрудник выполняет одни и те же виды работ).
Теперь техническая сторона. Представьте, что я вас убедил и вы решили использовать данную функциональность. Вы открываете программу и… не видите данной подсистемы.
Просто на закладке «Проекты и трудозатраты» вам необходимо поставить галочку – «Использовать ежедневные отчеты». Да, и не забудьте проставить «основную единицу длительности» (обычно выбирается «час»), в которых вы будете это все «измерять», и единицу трудозатрат (обычно – «чел./час.»).
Это делается «Под администратором» один раз, и больше вы об этом не вспоминаете. В результате у вас на панели разделов появится данная подсистема
Зайдем в раздел и посмотрим, чем мы там можем пользоваться.
На панели навигации (она находится слева от основного окна) мы видим название документов и справочников, которые вам, по мнению разработчиков, могут понадобиться. На рисунке самая первая строчка – «Мои ежедневные отчеты», нажав на которую, мы видим в окне список отчетов, которые заполнил данный сотрудник. Откроем любой из отчетов и посмотрим, что же там есть.
В основной форме указывается, за какой день мы составляем отчет, начало, окончание и продолжительность рабочего дня. В табличной части – список выполненных работ за текущий день и их продолжительность. Внизу (в так называемом «подвале») находится общее отработанное время, и примечание (если продолжительность работ не совпадает с продолжительностью рабочего дня – пометки «осталось…» или «превышено…»).
Слева находится подробная инструкция, как заполнить отчет. Если вы заполняете отчет впервые, можете пользоваться данной инструкцией.
Со временем, чтобы она вас «не раздражала», можете ее убрать.
Итак, для создания нового отчета нажимаем команду «Создать», которая находится на панели инструментов, или в меню «Все действия» – «Создать». Если же вам надоело пользоваться мышкой, просто нажмите на клавиатуре «Ins», эффект будет тот же самый – у вас на экране появится форма для заполнения отчета, которую надо заполнить.
В форме по умолчанию уже проставлен сегодняшний день, начало и окончание рабочего дня, его продолжительность и даже ваша фамилия (если вдруг забыли). Вам останется только заполнить табличную часть, указав выполненные работы, их длительность и вид. Для добавления работ в табличную часть, на мой взгляд, удобнее использовать кнопку «Подобрать работы» (она в отличие от «Добавить работу» позволяет сразу ввести несколько).
Еще один из способов быстро заполнить ежедневный отчет (так сказать, для тех, кому «очень не хватает времени») – это выделив похожий отчет из списка и нажав кнопку «Копировать» (для «любителей клавиатуры» – F9). Останется только подкорректировать, и отчет готов. На следующем рисунке видно, что и как, в самом низу выделен фрагмент, где программа показывает превышение рабочего времени (я об этом писал выше).
В нашем случае мы изучаем ежедневные отчеты на примере пользователя Федорова, директора «демоорганизации». Мы выбрали его, чтоб показать еще одну особенность подсистемы, которая заключается в том, что руководители могут посмотреть ежедневные отчеты своих подчиненных. Красным отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня.
Чтобы открыть – нужно «щелкнуть» мышкой на нужный отчет, см. Рис. 11.
Важную роль в заполнении ежедневных отчетов играет справочник «Виды работ». Справочник ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени. Т.е., возвращаясь к табличной части ежедневного отчета, если в колонке «Содержание работ» сотрудник может указать любое название, то в колонке «Виды работ» он может только выбрать значение из одноименного справочника.
Следующие команды – «Мои трудозатраты» и «Трудозатраты подчиненных» – что это такое и с чем его едят? Работая с письмами, документами, участвуя в совещаниях и т. д., вы можете создать запись о фактических трудозатратах, например, сколько времени потребовалось на составление письма или на разработку документа.
Если вы руководитель, вы также можете посмотреть трудозатраты подчиненных…
Записи о фактических трудозатратах и используются для учета рабочего времени.
По поводу инструкций мы с вами уже говорили выше, здесь вы можете получить доступ к другим инструкциям, но это уже не относится к учету рабочего времени. При желании можно найти нашу инструкцию…
Ну вот, мы наконец-то и добрались до «самого сладкого» системы учета рабочего времени – до отчетов. Вся эта «обязательность заполнения» нужна в общем-то для одной цели – формирование правильных, отражающих реальное положение дел ОТЧЕТОВ.
Выбрав необходимый отчет, необходимо установить период, за который вы хотите получить данные. По умолчанию запускается отчет «Затраты по видам работ», где можно посмотреть итоговую информацию о затратах рабочего времени по видам работ, с учетом подразделения, увидеть самые затратные виды работ.
Для того чтобы получить отчеты по другим показателям, нужно просто нажать кнопку, которая находится вверху слева, – «Выбрать вариант».
Устанавливая различные отборы, легко получить уточняющую информацию То же справедливо и в отношении остальных отчетов.
Также есть отчеты не только в виде таблиц, но и более наглядныые.
Итак, подведем итоги:
Во-первых, эта информация для тех, кто уже пользуется документооборотом, но у кого не дошли руки до системы учета рабочего времени. В данной статье описано, как это сделать и что для этого нужно.
Во-вторых, поймете для чего это нужно. Какие возможности для анализа у вас уже есть, а вы этим не пользуетесь. В частности система позволит руководству:
- более равномерно распределить работу между сотрудниками;
- знать, чем в данный момент занят сотрудник;
- контролировать, как обстоят дела по решению того или иного вопроса, по проекту и т.д.
В-третьих, посмотреть переработку сотрудников в рабочие или выходные дни.
Читайте также: