Выбранный документ оформлен по другому сотруднику как исправить в 1с 8

Обновлено: 07.07.2024

Дата публикации 17.10.2019

Использован релиз 3.1.11

Перемещение сотрудника (сотрудников) между подразделениями можно произвести документом "Перемещение в другое подразделение" (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – Перемещение в другое подразделение). Изменение начислений в связи с таким перемещением документом не регистрируется (рис. 1).

В поле "Из подразделения" выберите подразделение, из которого переводятся сотрудники (из справочника "Подразделения" (раздел Настройка – Подразделения).
В поле "В подразделение" выберите подразделение из справочника "Подразделения", в которое перемещаются сотрудники.
На закладке "Главное" табличную часть можно заполнить автоматически всеми сотрудниками исходного подразделения (из которого переводятся сотрудники) по кнопке "Заполнить". Также список сотрудников можно заполнить по кнопке "Подбор" или "Добавить". Если не ведется штатное расписание в программе, то должность сотрудника остается прежней по умолчанию, но при необходимости ее можно изменить непосредственно в таблице. Если ведется штатное расписание, то для каждого выбранного сотрудника необходимо указать должность (штатную позицию) в новом подразделении. При этом если в новом подразделении есть позиция с такой же должностью, как и в исходном, она заполняется автоматически.

Если при перемещении сотрудника (сотрудников) между подразделениями происходят еще какие-либо изменения (например, изменения оплаты, графика работы и т.д.), то используются документы "Кадровый перевод" или "Кадровый перевод списком" (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) (рис. 2).

Смотрите также

Формирование сведений о работниках по форме СЗВ-ТД для представления в ПФР

Форма заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:

прием на работу;

перевод на другую работу;

увольнение с работы;

подано заявление сотрудником о порядке ведения трудовой книжки — на бумажном носителе или в электронном виде.

Порядком, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, предусмотрено еще несколько мероприятий, которые необходимо отражать в форме СЗВ-ТД, это (п. 2.5.3 Порядка):

изменение наименования страхователя;

установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

Обратите внимание, если сведения представляются на сотрудника впервые, то необходимо также (помимо события, с которыми связана подача отчета) указать последнее по времени кадровое событие, произошедшее с сотрудником до 01.01.2020 у данного страхователя.

При этом заполняются все графы формы СЗВ-ТД в соответствии с пунктами 2.5.1–2.5.8 Порядка (п. 2.9 Порядка).

Если в течение 2020 года по сотруднику не было кадровых мероприятий и (или) он не подал заявление о порядке ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя на такого сотрудника представляются не позднее 15.02.2021 (пп. 1 п. 2.5. ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если в течение 2020 года по сотруднику не было кадровых мероприятий и (или) он не подал заявление о порядке ведения его трудовой книжки, то сведения о трудовой деятельности по нему представлять не надо («нулевую» СЗВ-ТД сдавать не нужно).

Начиная с 09.04.2020 и до 31.12.2020 в случае приема на работу и увольнения сотрудника отчет по форме СЗВ-ТД представляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) (Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Корректировка и отмена кадровых мероприятий по СЗВ-ТД

Если необходимо отменить ранее переданные сведения о трудовой деятельности, то нужно в форме СЗВ-ТД указать только одну строку с ранее представленными сведениями о кадровом мероприятии с признаком их отмены (знак «X») (п. 2.6 Порядка).

Исправление кадровых мероприятий по СЗВ-ТД в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 кадровые мероприятия считаются переданными в ПФР, если в документе Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД установлен флаг Документ принят в ПФР (не редактируется).

Обратите внимание, если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР, или просто отменить проведение), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие. При изменении в форме СЗВ-ТД будет сформировано: первая строка с ранее переданными сведениями с признаком отмены; вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии. При снятии документа с проведения формируется строка с ранее переданными сведениями о мероприятии с признаком отмены.

Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд (суммы постоянных начислений, право на отпуск и т. д.), то при проведении документа новое мероприятие в последующем формироваться не будет.

Корректировка переданных кадровых мероприятий

Пример 1

Сотрудник принят в организацию 20.07.2020. Эти сведения были переданы в ПФР. В августе обнаружили ошибку: сотрудник был принят на работу 27.07.2020. Необходимо сформировать корректировку по форме СЗВ-ТД.

Так как данные были приняты ПФР (установлен флаг Документ принят в ПФР (не редактируется)), в верхней части кадрового документа выводится предупреждение о том, что данные по этому мероприятию переданы в ПФР и редактирование документа нежелательно. Для изменения данных документа следует нажать кнопку Еще, выбрать команду Изменить документ и изменить некорректные данные. В нашем Примере 1 изменить дату приема сотрудника на работу.

При формировании формы СЗВ-ТД за август 2020 года по сотруднику будут сформированы две строки: строка с признаком отмены ранее переданных сведений и строка с корректными сведениями (рис. 2). В качестве даты отмены указывается дата на рабочем компьютере, когда корректировались сведения кадрового документа.

Пример 2

В ПФР были переданы сведения с неверным номером приказа. Был указан номер с префиксом — ШФ00-000001. Номера приказов организация в бумажную трудовую книжку вносит без префиксов. Чтобы сведения в электронном и бумажном виде были одинаковы, принято решение подать корректировку по форме СЗВ-ТД.

В нашем Примере 2 следует изменить номер приказа и затем нажать на кнопку Провести и закрыть.

Сведения, которые были изменены, будут отражены в форме СЗВ-ТД автоматически при последующем их формировании (рис. 4). В форме появится строка с признаком отмены ранее переданных сведений и строка с корректными сведениями.

Если в программе используются номера приказов с префиксом (например, ШФ00-00001) и они вносятся в бумажную трудовую книжку, при этом необходимо, чтобы такие номера отражались в сведениях, нужно в дополнительных настройках снять флаг Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов (раздел Настройка — Дополнительные настройки). Если такой вариант не подходит и в базе ведется своя нумерация документов, то можно в кадровом документе в поле Печатать как вручную указать необходимый номер документа. Если номер заполнен в этом поле, то он будет отражен в форме СЗВ-ТД.

Отмена переданных кадровых мероприятий

Пример 3

Пример 4

За июль 2020 года по сотруднику были переданы сведения по форме СЗВ-ТД, так как он был лишен права в соответствии с приговором суда заниматься деятельностью по управлению транспортным средством. В августе обнаружили, что сведения были переданы по другому сотруднику — однофамильцу. Необходимо сформировать отмену кадрового мероприятия. 1С:ИТС
О регистрации отмены в 1С подачи заявления сотрудника о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С» раздела «Инструкции по учету в программах 1С» .

От редакции. На странице 1С:Лектория в 1С:ИТС см. видеозапись лекции от 03.09.2020 «Обзор последних изменений в программе „1С:Зарплата и управление персоналом 8“. Электронные трудовые книжки, особенности представления СЗВ-ТД» с участием представителей ПФР и экспертов 1С. Подробнее — на странице 1С:Лектория .

Дата публикации 03.12.2020

Использован релиз 3.1.15

Для формирования отчета, в котором можно увидеть, кто из сотрудников подал заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, можно использовать отчет "Штатные сотрудники" (раздел Кадры – Кадровые отчеты – ссылка "Штатные сотрудники").

В поле "Дата" укажите дату, на которую необходимо сформировать отчет (рис. 1).
В поле "Организация" укажите организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
Для изменения структуры отчета нажмите на кнопку "Настройки", "Вид" – "Расширенный".
На закладке "Поля и сортировки" установите флажки в тех полях, которые необходимо отразить в отчете.
Также на этой закладке нажмите на кнопку "Добавить". При этом откроется специальная форма "Выбор поля отчета".
Нажмите на кнопку "Выбрать" и в разделе "Работа" выберите необходимые поля – "Заявление", "Вид", "Вид занятости".
Кнопка "Закрыть и сформировать" (рис. 2).

Эти колонки будут заполнены, если:

Смотрите также

Мы уже рассказывали о том, как правильно оформить прием нового сотрудника в 1с. Теперь следует рассмотреть вопрос, который возникает все чаще в последнее время: «Как в 1с принять уволенного сотрудника?», ведь в системе может быть лишь одно физическое лицо.

Трудовой кодекс РФ не запрещает такую операцию, как прием на работу ранее уволенного сотрудника. Правда, это достаточно трудоемкая операция, даже если оформляем прием уволенного сотрудника в «1С» – программе, существенно упрощающей труд бухгалтера (который зачастую работает и как кадровик). Напомним правила, которые необходимо соблюдать при проведении этой операции – неважно, вручную или с использованием учетного ПО.

Какие документы следует оформлять при приеме на работу ранее уволенного?

Принимая на работу ранее уволенного сотрудника, следует заново оформлять практически всю документацию. Раз мы расторгли трудовой договор, то его нельзя возобновить, лишь заключить новый – кстати, его условия необязательно должны быть точно такими же, как до увольнения. И личная карточка Т-2, которую при увольнении мы закрыли, тоже заводится заново.

А вот табельный номер допускается сохранять за вновь принимаемым. Конечно, табельный номер уникален, присваивается одному работнику, и на практике по-прежнему применимо положение пункта 18 отмененных Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве о том, что при увольнении чей-то табельный номер не присваивается другому сотруднику в течение года-двух. Пока это прямо не запрещено, табельный номер можно сохранять или же заводить новый – как решит работодатель.

Не забудьте о согласии на обработку персональных данных. Предыдущее согласие стало недействительным при расторжении старого трудового договора, так что работник свободен от данного согласия. Копии документов из личного дела (если оно еще не архивировано) можно смело использовать, еще раз затребовать их необязательно. А вот само личное дело следует завести заново, поскольку, строго говоря, правила архивирования требуют хранить личные дела лишь до дня увольнения, а далее – отправлять в архив (сначала организации, потом государственный).

Традиционное заявление о приеме на работу также можно не составлять, поскольку не оно выступает основанием для приема на работу, а трудовой договор (ст. 68 ТК РФ), закрепляющий договоренности, в т.ч. устные. Заявление удобно для проставления различных виз (главы фирмы, прямого начальства и т.п.), ну и есть что подшить в личное дело.

Трудовой договор составляется, как и впервые – в 2-х экземплярах по одному для каждой стороны, на экземпляре, который остается у работодателя, работник должен проставить свою визу, подтверждая, что свой экземпляр получил (см. ст. 67 ТК РФ). Содержание договора может повторять старый, может отличаться от него, главное, чтобы были отражены все обязательные условия (см. гл. 10 и 11 ТК РФ). Если в тексте сделана отсылка к штатному расписанию (как это нередко делается при формулировании условий о зарплате), то оно должно быть приложено к договору.

Следует помнить, что если вы (или ваш уполномоченный) фактически допустили «бывшего» к выполнению трудовой функции, то считается, что трудовой договор заключен. ТК РФ не предусматривает какого-то особого порядка документального оформления в данном случае, но будет разумным оформить докладную, приказ или иной документ, фиксирующий допуск к труду, и не забыть в течение 3-х дней со дня допуска составить и подписать трудовой договор.

Далее издается приказ о приеме на работу – по форме № Т-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или по своей, разработанной на фирме, форме. С приказом вновь принятого сотрудника надо ознакомить не позднее, чем в 3-хдневный срок с начала работы, под роспись. Нюанс: если бывший сотрудник принят на работу по бессрочному договору, в графе формы Т-1 «Принять на работу по. » ничего писать не надо. Достаточно оставить ее пустой или прочеркнуть.

Далее следует внести запись в трудовую книжку, завести личную карточку – по форме № Т-2 (утв. тем же постановлением Госкомстата, см. выше) или по своей форме.

Помните о том, что в налогооблагаемую базу по НДФЛ и по страховым взносам по выплатам сотруднику, который был уволен и принят повторно в течении года к одному и тому же работодателю, следует включать выплаты, начисленные работодателем за этот год.

Как принять уволенного сотрудника в 1С 8.3?

Так же, как при традиционном кадровом документообороте, прием на работу уволенного сотрудника 1С Предприятие требует начать с формирования соответствующего приказа. Для того чтобы система смогла его сформировать, необходимо, чтобы в справочнике присутствовали данные сотрудника. Причем логика программы такова, что бывший как физическое лицо может присутствовать в нашей информационной базе, а как работник – отсутствовать.

Чтобы принять сотрудника в «1С» повторно, обратимся к справочникам «Физические лица» и «Сотрудники». В первой базе «двойников» быть не должно, а во второй это допускается, в т.ч. при приеме на работу по внутреннему совместительству, или если прием сотрудника в 1С повторно осуществлен.

Внося данные в справочник «Физические лица», непременно убедитесь в том, что в ИБ этот человек не значится. При выявлении дубля его следует удалить.

Начнем с «создания» нового (по сути - бывшего) сотрудника. (Проверили – в базе физических лиц его точно нет? Тогда продолжаем). Есть два способа для реализации этой операции:

внесение позиции в справочник «Физических лиц» с тем, чтобы при заполнении базы «Сотрудников», система сама обнаружила нужную персону;
создание позиции в справочнике «Сотрудников», тогда соответствующая позиция в справочнике «Физических лиц» создается автоматом.

Рассмотрим первый способ как наиболее распространенный. Отправляемся в раздел «Кадры» - «Физические лица» - кнопка «Добавить». Заполняем все данные на сотрудника: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, данные паспорта, ИНН, гражданство, СНИЛС и т.п.

Далее отправляемся в «Кадры» - «Сотрудники» - кнопка «Создать», начинаем вводить ФИО.

Далее создаем сотрудника из раздела «Кадры-Сотрудники». По кнопке «Создать» в появившемся окне «Сотрудник (создание)» печатаем фамилию и имя – и система немедленно предупредит нас о том, что такая персона у нее в ИБ уже имеется. Причем выдаст всех «физиков» с подобной фамилией.

У второго способа – прием уволенного сотрудника в 1С 8.3 через заполнение справочника «Сотрудники», - также немало плюсов, он и попроще, поэтому не будем на нем останавливаться. В любом случае необходимо следить за тем, чтобы физическое лицо было единственным в ИБ, особенно, если как в нашем примере, оно имеет распространенное ФИО.

Как принять уволенного сотрудника в 1С ЗУП. Заполняем карточку

Использование конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» более предпочтительно для кадрового учета (поэтому, если вы еще раздумываете о ее внедрении, отбросьте все сомнения – в 1С ЗУП 8.3 принять уволенного сотрудника можно в считанные минуты).

Впрочем, и тут необходимо контролировать правильное заполнение справочников «Физические лица» и «Сотрудники», не допуская возникновения дублей, что повлечет за собой ошибки в исчислении обязательных платежей (как налогов, так и страховых взносов), а также неверное формирование отчетности – и, как следствие, к санкциям.

Поскольку мы осуществляем прием на работу бывшего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП наверняка присутствует его карточка в справочнике «Физических лиц», и нет нужды вводить новый элемент. Заходим в «Кадры» - «Сотрудники» - кнопка «Создать».

Откроется карточка сотрудника, в которой следует указать юридическое лицо-работодателя (обособленное подразделение), заполняем поле «Полное имя» - и система немедленно предупреждает нас, что в справочнике физических лиц такая персона имеется.

Программа не только предупредит о том, что такой сотрудник уже имеется в справочнике «Физические лица», но и сообщит историю его (ее) трудового пути. В нашем приеме Орлова Елена Николаевна, работавшая начальником отдела расчетов по оплате труда с 25.01.2010 г. была уволена 12.07.2020 г. Платформа 1С, отыскав знакомую персону, предложит подтвердить или опровергнуть то, что это тот, кто нужен. Нажимаем «Да, это тот, кто мне нужен» - и система автоматически внесет в карточку основные данные. Если со дня увольнения прошло достаточно времени, то повторный прием сотрудника в 1С 8 3 ЗУП может потребовать внесения новых данных (паспорт, например, может поменяться), тогда следует актуализировать данные карточки.

Как в 1С ЗУП принять на работу уволенного сотрудника – оформление документации

Заполнив данные сотрудника, приступаем к оформлению необходимой документации. Тут тоже возможно два варианта: воспользоваться ссылкой «Принять на работу» или, как мы сейчас рассмотрим на примере, в выпадающем меню «Оформить документ» выбрать позицию «Прием на работу».

Программа попросит подтвердить создание еще одного элемента справочника «Сотрудники», выдав запрос «Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?», с которым надо согласиться, нажав «Да».

Далее заполняем документ по приему на работу (вкладки «Главное», «Оплата труда»), не забываем провести документ. После всех манипуляций заходим в справочник «Сотруднику» и видим, что у нас появились две строчки, в которых значится Орлова Елена Николаевна, но статусы (состояния) различны:

что вполне допустимо.

Пройдя в справочник «Физических лиц», следует обязательно убедиться, что Орлова Е. Н. там одна.

Если в справочнике «Физических лиц» выявлен дубль – на то, что это не полный однофамилец, укажет одинаковый ИНН, - то следует воспользоваться сервисом «Объединение личных карточек» (раздел «Кадры»), и после объединения, когда один из дублей будет помечен на удаление, применить «Удаление помеченных объектов».

Читайте также: