Закрытие месяца в 1с унф для чего

Обновлено: 07.07.2024

Для предотвращения искажения данных в системах автоматизированного учета определяется дата, ограничивающая период, в котором документы доступны для редактирования либо их содержание может быть синхронизировано с внешними источниками. Контроль за соблюдением ограничения возлагается на приложение, которое в зависимости от прав и других настроек предоставляет пользователю доступ к документу в допустимом режиме, например, только для чтения. Инструментарий, с помощью которого устанавливается «дата запрета», в УНФ обеспечивает довольно обширный перечень вариантов настройки этого параметра.

Запрет изменения данных

Настройки системы по установке ограничивающей даты выполняются в разделе «Компания / Настройки / Администрирование / Поддержка и обслуживание». В окне, открывшемся при следовании по указанному маршруту, размещен флаг «Запрещать изменения прошлых периодов». Установка флага делает доступным переход по ссылке «Дата запрета изменения данных» в окно, где пользователь имеет возможность определить желаемые настройки.

Пороговое значение может быть установлено как единообразным для всех пользователей, так и персонально или для выбранной организации, если в единой базе ведется учет нескольких фирм.

Выбрав кнопку «Для всех пользователей» и заполнив поле «Дата запрета» конкретным значением, пользователь ограничивает редактирование любых документов, датированных более ранними числами. При их открытии недоступными для нажатия оказываются кнопки форм, выпадающих списков, флаги и т. п.

Указание конкретной даты – очевидный, но не самый эффективный метод определения даты запрета, поскольку с течением времени потребуется повторение указанной операции с новым значением и контроль за своевременностью ее исполнения возлагается при этом на человека.

Система предусматривает использование относительных величин при определении «закрытого» периода. Инструменты становятся доступными при нажатии на ссылку «Больше возможностей>>». Приложение предлагает выпадающий список с наиболее употребительными значениями, в том числе:

«Произвольная дата»;
«Конец прошлого года»;
«Конец прошлого квартала»;
«Конец прошлого месяца»;
«Конец прошлой недели»;
«Предыдущий день».

Выбор зависит от содержания учетной политики предприятия.

Здесь же, используя флаг «Вступает в действие с отсрочкой», пользователь определяет промежуток времени, в который документы будут доступны для редактирования по окончании установленного периода. Подобный тайм-аут обычен для всех организаций. Он используется для проверки первичных документов, необходимых сверок и корректировок, после чего период объявляется закрытым. После ввода параметров система выводит описание созданного периода в текстовой форме с тем, чтобы пользователь мог убедиться в верности своих действий.

Детализация настроек

В том же окне ниже размещена группа «Другие способы указания даты запрета», где приложение предоставляет возможность гибкой установки ограничивающего параметра в зависимости от раздела и организации, к которым отнесен документ.

В разделах система отслеживает состояние документа, в перечне организаций – наименование выбранного предприятия. В табличной части доступны варианты установки особого значения по документам разделов и организаций:

Общая для всех разделов;
Заказы покупателей;
Заказы поставщикам;
Обработка персональных данных;
Организация.

Например, чтобы установить ограничение для всех документов организации «Качественная сборка» следует выполнить действия:

Установить курсор в строку «Организации» и нажать кнопку «Подобрать»;
В окне выбора указать нужную позицию и нажать кнопку «Выбрать»;
Нажать на ссылку «Произвольная дата» в столбце «Дата запрета»;
Провести настройки периода так, как это описывалось выше, и нажать кнопку «ОК».

Другим примером может служить запрет на изменение заказов, завершенных в прошлом месяце.

Персональные ограничения

К настройке параметров, влияющих на работу отдельных пользователей, переходят по кнопке «По пользователям». Выбор сотрудников инициируется нажатием кнопки «Подобрать». После составления списка указание дат проводится уже известным способом, при этом возможна настройка ограничений по разделам и предприятиям.

Запрет загрузки данных

Продукты семейства 1С допускают в случае необходимости синхронизацию данных. Синхронизация преследует в качестве цели поддержание данных в целостном и непротиворечивом состоянии, если они параллельно обрабатываются в системах с различной функциональностью. Дата запрета загрузки ограничивает перенос для того, чтобы обеспечить сохранение ранее загруженных, проверенных и утвержденных данных.

Для доступа к параметрам необходимо проследовать по маршруту «Компания / Настройки / Интеграция с другими программами / Синхронизация с программами 1С-Предприятие». Настройка начинается с установки флажка «Запрещать загружать данные прошлых периодов» и перехода по ссылке «Дата запрета загрузки данных».

Интерфейс окна аналогичен описанному ранее. Отличие состоит в том, что определение параметров ведется в разрезе информационных баз, с которыми настроена синхронизация данных справочников и документов.

После того, как все первичные документы внесены в программу, необходимо закрыть период, для этого сотрудник бухгалтерской службы выполняет процедуры по закрытию. Все регламентные операции формируются на основании правильно внесённых данных в раздел «Учётная политика». В неё вносятся сведения по бухгалтерскому учёту, данные о системе налогообложения, указываются виды деятельности фирмы. Заполнение данных по учётной политике организации нужно в панели разделов «Главное» в блоке «Настройки».

Процедура по закрытию месяца в 1С, что это такое?

Необходимо учитывать, что закрытие месяца в 1С – это постоянная процедура, которая выполняется каждый месяц.

Все оформленные документы (операции) при этой процедуре являются регламентными, они влияют на:

создание себестоимости продукции в производстве;
итоги, как налоговые, так и бухгалтерские.

Регламентные документы после осуществления этих процедур определяют финансовую деятельность предприятия.

Где в программе находится блок «Закрытие периода»?

В панели разделов «Операции», существует блок «Закрытие периода», в него входят пять разделов:

Зачем нужен «Помощник по закрытию месяца?

Помощник выполняет регламентные мероприятия по закрытию налоговых и бухгалтерских счетов, они выполняются друг за другом, в строго определённой очерёдности.

Он необходим, для того чтобы осуществить контроль правильного и последовательного выполнения всех регламентных операций по предприятию (организации).

Документы в регламентной процедуре выделены в четыре блока:

Внутри блока регламентные документы можно выполнять в произвольном порядке, операции каждого блока нужно выполнять последовательно. Документы второго и последующего блока проводятся, в случае без ошибочного окончания проведения документов предыдущего блока.

Обязательно, осуществлять все мероприятия по закрытию в строгой очередности, чтобы не тратить лишнее время на повторное выявление ошибок и проведение операций в базе.

Если после проведения операций по закрытию месяца все пункты приобрели:

Маркирование документов красным цветом означает, что они не выполнены из-за ошибок.

Какие ошибки встречаются при закрытии месяца?

Часто встречаемые ошибки:

Не указана в документах реализации номенклатурная группа доходов по бухгалтерскому или налоговому учёту;
Не закрывается счёт 25, так как невозможно определить по некоторым подразделениям базу для распределения расходов;
В документах, отражающих операции по прочим доходам и расходам не указана аналитика;
Нарушена процедура в 1С проведения документов по закрытию месяца в необходимом порядке.

Маркирование регламентных документов зеленоватым цветом, ещё не означает, успешное завершение проведения всех регламентных операций. Для того чтобы проверить правильно ли происходит процедура закрытия, можно сформировать, а затем проанализировать данные в оборотно-сальдовой ведомости, с учётом проверки остатков на конец периода.

При закрытии отчётного (календарного) года нужно дополнительно провести регламентные документы:

Списание убытков прошлых лет;
Реформация баланса.

При реформации баланса происходит закрытие налоговых счетов и бухгалтерских счетов, таких как счёт 90, счёт 91.

Если в программе 1С работает коллектив сотрудников бухгалтерской службы и других служб, то желательно при выявлении и исправлении всех ошибок, перезакрыть базу, а после этого закрыть период для редактирования, во избежание случайных изменений в проведённых документах.

Как закрыть период для редактирования в программе 1С: «Бухгалтерия 8 редакция 3.0»?

В панели разделов «Администрирование» есть блок «Поддержка и обслуживание», в нём находим позицию «Даты запрета изменения данных».

Запрет изменения данных в программе 1С может определяться как для:

Конкретного пользователя;
Всех пользователей.

Например: Дата запрета редактирования документов установлена 31 марта текущего года, то документы предшествующие этой дате будут доступны пользователям только для просмотра. Если пользователь попытается изменить данные в документе, на экране компьютера появиться предупреждение. То, что касается документов, начиная с 01 апреля текущего года, то в них можно не только заходить и просматривать, а изменять и перепроводить.

Не забывайте о том, что правильно выполненная процедура по закрытию месяца покажет полный и достоверный результат финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.

Читайте также: