Заполнение access из excel vba

Обновлено: 07.07.2024

Рано или поздно любой программист VBA сталкивается с необходимостью перенести нужные данные из Excel в Access. Например, для их дальнейшей обработки. Причиной этому может стать то, что в Access редактирование данных идет значительно быстрее. Когда количество строк переваливает за 30000, это становится особенно заметным. Но разговор сейчас не о количестве строк, а о способе перенести данные из Excel в Access.

Поскольку в Access используются таблицы, в Excel мы должны структурировать данные и привести их к табличному виду. Для импорта данных можно, конечно, написать отдельный макрос. Но для себя я убедился, что быстрее и эффективнее будет использовать объект DoCmd. А если точнее, метод этого объекта, который называется TransferSpreadsheet. В этом случае импорт данных будет осуществляться при помощи одной единственной команды. Частично про подготовку к импорту упоминал вот здесь. Поэтому опишу только сам синтаксис команды для импорта.

Сама команда выглядит вот так:

DoCmd.TransferSpreadsheet TransferType, SpreadsheetType, TableName, FileName, HasFieldNames, Range

Итак, все по порядку:

TransferType - это тип передачи. Для импорта в Access ставится acImport.

SpreadsheetType - в справке написано, что это тип таблицы. Обычно ставится acSpreadsheetTypeExcel9. Вместо 9 также может встретиться 7 или 12. Пока не встречал ситуаций, чтобы это кардинально влияло на процесс импорта.

TableName - это имя таблицы Access, в которую вы хотите перенести данные. Поскольку это строковое выражение, то пишется в кавычках. Например, "table_1".

HasFieldNames - этот аргумент может принимать значения True или False. Если стоит True, то первая строка импортируемой таблицы будет использоваться в качестве имен полей (заголовки таблицы в Access). Если поставить False, первая строка будет восприниматься как данные, а не как заголовки. По умолчанию, этот аргумент равен False.

Range - это диапазон импортируемых ячеек. Например, "A1:G5". Если аргумент оставить пустым, то будет импортироваться вся таблица. Важное замечание - этот аргумент может быть использован ТОЛЬКО при импорте. Если он будет использован при экспорте, то функция просто вернет ошибку.

Вот, собственно, и все! В качестве заключения, хочу добавить еще одно замечание:

Плюс данного метода заключается ещё и в том, что если вдруг в Access не окажется таблицы с указанным в команде именем, то такая таблица будет автоматически создана.

Всем нам приходится - кому реже, кому чаще - повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую "рутинную составляющую" - одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel. Другим поводом для использования макросов в вашей работе может стать необходимость добавить в Microsoft Excel недостающие, но нужные вам функции. Например функцию сборки данных с разных листов на один итоговый лист, разнесения данных обратно, вывод суммы прописью и т.д.

Макрос - это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Мы можем запускать макрос сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.

Способ 1. Создание макросов в редакторе Visual Basic

Для ввода команд и формирования программы, т.е. создания макроса необходимо открыть специальное окно - редактор программ на VBA, встроенный в Microsoft Excel.

В старых версиях (Excel 2003 и старше) для этого идем в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic(Toos - Macro - Visual Basic Editor).
В новых версиях (Excel 2007 и новее) для этого нужно сначала отобразить вкладку Разработчик (Developer) . Выбираем Файл - Параметры - Настройка ленты (File - Options - Customize Ribbon) и включаем в правой части окна флажок Разработчик (Developer) . Теперь на появившейся вкладке нам будут доступны основные инструменты для работы с макросами, в том числе и нужная нам кнопка Редактор Visual Basic(Visual Basic Editor)

:

К сожалению, интерфейс редактора VBA и файлы справки не переводятся компанией Microsoft на русский язык, поэтому с английскими командами в меню и окнах придется смириться:

Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Один модуль может содержать любое количество макросов. Доступ ко всем модулям осуществляется с помощью окна Project Explorer в левом верхнем углу редактора (если его не видно, нажмите CTRL+R). Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:

Обычный макрос, введенный в стандартный модуль выглядит примерно так:

Давайте разберем приведенный выше в качестве примера макрос Zamena:

С ходу ясно, что вот так сразу, без предварительной подготовки и опыта в программировании вообще и на VBA в частности, сложновато будет сообразить какие именно команды и как надо вводить, чтобы макрос автоматически выполнял все действия, которые, например, Вы делаете для создания еженедельного отчета для руководства компании. Поэтому мы переходим ко второму способу создания макросов, а именно.

Способ 2. Запись макросов макрорекордером

Макрорекордер - это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операци, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:

Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу - запись останавливается.
Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например или что-то подобное).
Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись - ошибка будет записана. Однако смело можете давить на кнопку отмены последнего действия (Undo) - во время записи макроса макрорекордером она не просто возрвращает Вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.

Чтобы включить запись необходимо:

в Excel 2003 и старше - выбрать в меню Сервис - Макрос - Начать запись(Tools - Macro - Record New Macro)
в Excel 2007 и новее - нажать кнопку Запись макроса (Record macro) на вкладке Разработчик (Developer)

Затем необходимо настроить параметры записываемого макроса в окне Запись макроса:

Имя макроса - подойдет любое имя на русском или английском языке. Имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания.
Сочетание клавиш - будет потом использоваться для быстрого запуска макроса. Если забудете сочетание или вообще его не введете, то макрос можно будет запустить через меню Сервис - Макрос - Макросы - Выполнить(Tools - Macro - Macros - Run) или с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или нажав ALT+F8.
Сохранить в. - здесь задается место, куда будет сохранен текст макроса, т.е. набор команд на VBA из которых и состоит макрос.:
- Эта книга - макрос сохраняется в модуль текущей книги и, как следствие, будет выполнятся только пока эта книга открыта в Excel
- Новая книга - макрос сохраняется в шаблон, на основе которого создается любая новая пустая книга в Excel, т.е. макрос будет содержаться во всех новых книгах, создаваемых на данном компьютере начиная с текущего момента
- Личная книга макросов - это специальная книга Excel с именем Personal.xls, которая используется как хранилище макросов. Все макросы из Personal.xls загружаются в память при старте Excel и могут быть запущены в любой момент и в любой книге.
После включения записи и выполнения действий, которые необходимо записать, запись можно остановить командой Остановить запись (Stop Recording) .

Запуск и редактирование макросов

Управление всеми доступными макросами производится в окне, которое можно открыть с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer) или - в старых версиях Excel - через меню Сервис - Макрос - Макросы (Tools - Macro - Macros) :
- Любой выделенный в списке макрос можно запустить кнопкой Выполнить(Run) .
- Кнопка Параметры(Options) позволяет посмотреть и отредактировать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса.
- Кнопка Изменить(Edit) открывает редактор Visual Basic (см. выше) и позволяет просмотреть и отредактировать текст макроса на VBA.
Создание кнопки для запуска макросов

Чтобы не запоминать сочетание клавиш для запуска макроса, лучше создать кнопку и назначить ей нужный макрос. Кнопка может быть нескольких типов:

Кнопка на панели инструментов в Excel 2003 и старше

Откройте меню Сервис - Настройка (Tools - Customize) и перейдите на вкладку Команды (Commands) . В категории Макросы легко найти веселый желтый "колобок" - Настраиваемую кнопку (Custom button) :

Перетащите ее к себе на панель инструментов и затем щелкните по ней правой кнопкой мыши. В контекстом меню можно назначить кнопке макрос, выбрать другой значок и имя:

Кнопка на панели быстрого доступа в Excel 2007 и новее

Щелкните правой кнопкой мыши по панели быстрого доступа в левом верхнем углу окна Excel и выберите команду Настройка панели быстрого доступа (Customise Quick Access Toolbar) :

Затем в открывшемся окне выберите категорию Макросы и при помощи кнопки Добавить (Add) перенесите выбранный макрос в правую половину окна, т.е. на панель быстрого доступа:

Кнопка на листе

Этот способ подходит для любой версии Excel. Мы добавим кнопку запуска макроса прямо на рабочий лист, как графический объект. Для этого:
- В Excel 2003 и старше - откройте панель инструментов Формы через меню Вид - Панели инструментов - Формы (View - Toolbars - Forms)
- В Excel 2007 и новее - откройте выпадающий список Вставить (Insert) на вкладке Разработчик (Developer)
Выберите объект Кнопка (Button) :

Затем нарисуйте кнопку на листе, удерживая левую кнопку мыши. Автоматически появится окно, где нужно выбрать макрос, который должен запускаться при щелчке по нарисованной кнопке.

Создание пользовательских функций на VBA

Создание пользовательских функций или, как их иногда еще называют, UDF-функций (User Defined Functions) принципиально не отличается от создания макроса в обычном программном модуле. Разница только в том, что макрос выполняет последовательность действий с объектами книги (ячейками, формулами и значениями, листами, диаграммами и т.д.), а пользовательская функция - только с теми значениями, которые мы передадим ей как аргументы (исходные данные для расчета).

Чтобы создать пользовательскую функцию для расчета, например, налога на добавленную стоимость (НДС) откроем редактор VBA, добавим новый модуль через меню Insert - Module и введем туда текст нашей функции:

Обратите внимание, что в отличие от макросов функции имеют заголовок Function вместо Sub и непустой список аргументов (в нашем случае это Summa). После ввода кода наша функция становится доступна в обычном окне Мастера функций (Вставка - Функция) в категории Определенные пользователем (User Defined) :

После выбора функции выделяем ячейки с аргументами (с суммой, для которой надо посчитать НДС) как в случае с обычной функцией:

This tutorial will cover the ways to import data from Excel into an Access Table and ways to export Access objects (Queries, Reports, Tables, or Forms) to Excel.

Import Excel File Into Access

To import an Excel file to Access, use the acImport option of DoCmd.TransferSpreadsheet :

Or you can use DoCmd.TransferText to import a CSV file:

Import Excel to Access Function

This function can be used to import an Excel file or CSV file into an Access Table:

You can call the function like this:

Access VBA Export to New Excel File

To export an Access object to a new Excel file , use the DoCmd.OutputTo method or the DoCmd.TransferSpreadsheet method:

Export Query to Excel

This line of VBA code will export a Query to Excel using DoCmd.OutputTo:

Or you can use the DoCmd.TransferSpreadsheet method instead:

Note: This code exports to XLSX format. Instead you can update the arguments to export to a CSV or XLS file format instead (ex. acFormatXLSX to acFormatXLS).

Export Report to Excel

This line of code will export a Report to Excel using DoCmd.OutputTo:

Or you can use the DoCmd.TransferSpreadsheet method instead:

Export Table to Excel

This line of code will export a Table to Excel using DoCmd.OutputTo:

Or you can use the DoCmd.TransferSpreadsheet method instead:

Export Form to Excel

This line of code will export a Form to Excel using DoCmd.OutputTo:

Or you can use the DoCmd.TransferSpreadsheet method instead:

Export to Excel Functions

These one line commands work great to export to a new Excel file. However, they will not be able to export into an existing workbook. In the section below we introduce functions that allow you to append your export to an existing Excel file.

Export to Existing Excel File

The above code examples work great to export Access objects to a new Excel file. However, they will not be able to export into an existing workbook.

You can use the function like this:

Notice you are asked to define:
- What to Output? Table, Report, Query, or Form
- Object Name
- Output Sheet Name
- Output File Path and Name.
Export SQL Query to Excel

Instead you can export an SQL query to Excel using a similar function:

Called like this:

Where you are asked to input:
- SQL Query
- Output Sheet Name
- Output File Path and Name.
Great Product. AutoMacro doesn't just write your code, it teaches as you go!" - Tony, UK

Function to Export to New Excel File

These functions allow you to export Access objects to a new Excel workbook. You might find them more useful than the simple single lines at the top of the document.

The function can be called like this:

VBA Code Generator

VBA Code Examples Add-in

Easily access all of the code examples found on our site.

Simply navigate to the menu, click, and the code will be inserted directly into your module. .xlam add-in.

Читайте также: