Bitrix24 где хранятся файлы

Обновлено: 04.07.2024

Во время принятия решения о внедрении информационной системы один из ключевых вопросов — безопасность и сохранность данных. Если ПО не может гарантировать разграничение доступа к данным и их целостность, служба безопасности вряд ли одобрит старт проекта.

Мы часто сталкиваемся с вопросами о хранении и безопасности данных в Битрикс24, поэтому решили рассмотреть их детально.

В Битрикс24 хранятся данные двух типов. Это файлы и данные, введенные вручную, или загруженные из других систем.

Где физически хранятся данные в Битрикс24?

Программный продукт Битрикс24 доступен в двух версиях: облачной и коробочной.

Облачная версия Битрикс24 предоставляется по типу SAAS (программный продукт в аренду), поэтому предполагает публичную веб-версию, без возможности доступа в административную панель и на сервер. Все данные облачного Битрикс24 (файлы, информация о пользователях, программный код, база клиентов, счетов и т.д.) хранятся в дата-центре, где компания Битрикс арендует мощности (все серверы находятся в России, в соответствии с законодательством РФ).

Коробочная версия — это полноценный программный продукт, который полностью передается конечному пользователю, его необходимо самостоятельно устанавливать и настраивать на сервере. Сервер может находиться как внутри локальной сети, так и у сторонней хостинг-компании, которая предоставляет услуги аренды.

Если организация арендует виртуальный сервер у хостер-провайдера, то все данные, которые есть на ее портале, хранятся у него.

Если компания обладает необходимыми мощностями и выделила виртуальный или физический сервер под Битрикс24, то данные хранятся внутри ее сети.

Как устроен доступ к Битрикс24, могут ли посторонние получить его?

Восстановление происходит с помощью авторизационной ссылки, которая приходит на email пользователя. Поэтому несанкционированно подключиться к системе можно, если только взломать почтовый ящик.

Есть ли дополнительная защита от входа посторонних помимо логина и пароля?

В Битрикс24 есть функция двухэтапной авторизации. При ее включении сотрудники будут вводить логин и пароль, а потом получать секретный код на мобильное приложение. И только после ввода кода в форму авторизации они получат доступ к порталу.

Для коробочной версии продукта можно дополнительно ограничить доступ из Интернета. Тогда пользователи смогут войти на портал только из внутренней корпоративной сети.

Для защиты от информационных атак в последние версии продукта включен модуль «Проактивная защита». Он содержит комплекс технических мер для защиты интранет-портала.

А если посторонний пользователь случайно получит доступ к Битрикс24?

Вводить данные вручную;
Импортировать в Битрикс CSV-файл с данными;
Интегрировать с AD/LDAP;
Интегрировать с 1С:ЗУП.

Добавить нового пользователя вручную может только администратор портала. При этом он не имеет доступа к паролям пользователей.

При интеграции Битрикс24 с другой системой, поставщиком данных будет она. Для предотвращения неприятностей важно корректно и своевременно обновлять в ней данные, например, отключать доступ для уволенных или временных сотрудников.

Где хранятся загруженные в Битрикс24 файлы? Возможно ли получить к ним доступ?

На серверах Битрикс24 есть область, в которой хранятся все загруженные файлы (файловое хранилище) и доступ к нему можно получить только через интерфейс Битрикс.

Но если у вас коробочная версия, то они содержатся на вашем сервере и администратор, зная архитектуру хранения данных, получает к ним доступ напрямую.

Все файлы можно структурировать по папкам и дискам. Тогда доступы можно ограничивать на каждый элемент хранилища: диск, папку или отдельно взятый файл.

Что делать с внешними файловыми хранилищами?

К обеим версиям Битрикс24 можно подключить сетевой диск. Тогда файлы из него будут скопированы и загружены в Битрикс, действия на портале и на диске будут синхронизироваться.

В коробочной версии можно подключить внешнее облачное хранилище, например Selectel или Amazon, и отправлять файлы туда. В дальнейшем система будет обращаться в облачное хранилище за нужным файлом по запросу пользователя.

Что происходит, когда пользователь просматривает или редактирует файл в Битрикс24?

Офисные документы можно редактировать двумя способами: с помощью ПО на компьютере пользователя или онлайн.

В первом случае файл скачивается на компьютер и открывается в соответствующей программе. После завершения редактирования копия загружается в Битрикс24 в виде новой версии. При этом файл остается и на компьютере пользователя.

Для редактирования онлайн нужно подключить внешний редактор (Google Docs или MS Office Web App). Тогда копии документов, которые правятся на портале через онлайн-редактор, сохраняются в облачном диске пользователя.

Используя эти способы, следует защищать документы с ограниченным доступом. Например, развернуть MS Office 365 внутри локальной сети, чтобы файлы не ушли за пределы компании.

Битрикс24. Диск

Модуль “Битрикс24.Диск” входит в функционал десктопного приложения для корпортала. Инструмент позволяет синхронизировать файлы на диске и на персональном компьютере, позволяя работать с ними без подключения к интернету. В последней версии десктопного приложения есть возможность выбирать файлы и папки на ПК для синхронизации.

Можно ли использовать Битрикс24 в защищенных контурах?

Продукты Битрикс24 проходят государственную проверку на соответствие требованиям четвертого уровня контроля состава ПО официального документа ФСТЭК “Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей” с получением соответствующих сертификатов.

Степень конфиденциальности информации каждая компания определяет самостоятельно, а Битрикс24 позволяют реализовать права доступа как к определенным данным, так и к информационной системе в целом.

Мы обсудили возможности стандартного функционала Битрикс24. Если этого недостаточно, для коробочной версии всегда можно разработать дополнительные механизмы, например, авторизацию через ADFS или защиту документов от копирования.

Диск в Битрикс24 - это облачное хранилище для ваших данных прямо на корпоративном портале. Функционал Битрикс24 дает возможность объединять все данные в единой системе безопасно и с возможностью доступа в любое время и с любого устройства.

Мы разобрали все сильные стороны подобного хранилища, а также расскажем обо всех тонкостях в его использовании.

Основные функции Битрикс24.Диск

Облачное хранилище Битрикс дает возможность объединять все данные в одном месте и обладает широким функционалом.

Безопасность и конфиденциальность
Гибкая настройка прав доступа
Возможность работы офлайн
Простота интеграции со сторонними хранилищами
Быстрый поиск любых данных

Облачное хранилище обладает удобным интерфейсом, который связан со всеми другими инструментами CRM и корпоративного портала.

Общий, личный диск и хранилище данных

Облачное хранилище Битрикс делится на общий и личный диск, а также на групповые хранилища.

Основные отличия следующие:

Чтобы перенести документ или папку из личного хранилища в общее, в контекстном меню требуется открыть общий доступ или создать публичную ссылку. Копировать элементы из общего онлайн-диска в личный не требуется.

Настройка Битрикс24.Диск

Чтобы полноценно использовать дисковое пространство в Битрикс24, требуется установить desktop-приложение. Для этого переходим в раздел «Windows» или «macOS», скачиваем и устанавливаем приложение.

После установки приложения на ПК, необходимо пройти авторизацию и подключиться к корпоративному порталу. Теперь файлы будут синхронизироваться между Битрикс и ПК при подключении к интернету или в случае их изменения онлайн.

По умолчанию данные сохраняются по адресу «\Документы\Bitrix24\». Чтобы изменить место сохранения можно в настройках «Изменить директорию» и указать новый адрес.

Объем места на диске

Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:

Тариф «Бесплатный» — 10 Гб.
«Задачи+», «CRM+» — 50 Гб.
«Команда» — 100 Гб.
«Компания» — неограниченно.

В коробочной редакции Bitrix также предоставляется возможность подключить собственный сервер для хранения данных.

Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.

Сегодня поговорим о файлах, доступе к ним, общих и частных файловых хранилищах. Скажем даже страшное и манящее слово «документооборот».
Корпортал в этой части удобен и секретарше, и управленцу, и ИТ-специалисту.

Итак, продолжим: документы и файловые хранилища.

Почему файловые хранилища это важно

Как есть?

У вас много файлов. Это не вопрос, это факт. С ростом объемов жестких дисков и низкой ценой на них мы как-то незаметно перестали что-либо удалять. «На всякий случай», «пусть полежит пока» -- у вас на личном компьютере несколько десятков гигабайт старых архивов, когда-то любимых игр, нечитанная документация, неразобранные фотки с отпуска и прочий хлам.
Ровно так же происходит в той части корпоративного сервера, которую добрый сисадмин отвел для хранения общих документов.
Для более простого резервирования и восстановления порядка узаконен бардак.
Почти никогда в организациях не борются с копиями. Очень редко ставят квоты (скажем, не более 1 Гб на сотрудника).
Такие файловые хранилища удобны и привычны. Файлопомойка – как старые джинсы. Не жмет, комфортно, но слегка стыдно и есть ощущение, что надо иначе.

Как надо

Конечно, голубая мечта директора и главного ИТ-шника – чтобы был полный порядок. Каждый файл нужен, актуален и имеет архивные копии. Сотрудникам выданы именно те доступы, которые им нужны. Файловое хранилище защищено от вирусов и злоумышленников.
Эта мечта хороша и правильна, но достигать ее только через внедрение корпоративных информационных систем вряд ли получится, нужно еще и перестраивать процессы, а это крайне болезненно.

Тенденции

Главное – все уходит в облака. Гиганты отрасли один за другим запускают облачные сервисы хранения и управления файлами, компании стремятся к хорошо защищенному доступу из любой точки мира с хорошими скоростями и с минимальной ценой владения.
Каждый может эту тенденцию ощутить на себе. Например, недавно я понял что уже с год не обращаюсь к жесткому диску ни на своем компьютере, ни на общем сервере. Все нужные мне документы лежат в интернете. В почте, в корпортале, в Google Docs. Моя личная файлопомойка изжила себя.

Корпортал

Корпортал подобен облаку. Все крутится в нем, у сотрудников только самые обычные программы, которые есть везде.
К Новому году Битрикс собирается запустить собственный облачный ресурс, так что можно будет все инфраструктурные вопросы переложить на компанию-разработчика.

Корпортал может сохранить удобство привычных инструментов и устранить их неприятные недостатки.
Итак, что вам даст перевод файлов в корпоративный портал:
• Доступ не только из головного офиса, но также из филиалов, из дома и даже в командировке. Везде где есть интернет, будут и ваши файлы.
• Поиск по офисным документам, текстовым и pdf-файлам.
• Автоматически ведется история изменений файлов.
• Файлы можно обсуждать прямо в корпортале
• Ваш привычный сценарий работы с файлами будет сохранен: все папки с файлами, размещенные в корпортале, можно подключить в Windows как сетевые диски.

Идеология

В корпортале изначально есть три вида документов (по способу доступа).
Это общие документы (доступные всем), документы рабочих групп (доступные участникам групп) и личные документы (доступные одному человеку).

Можно создать хранилище документов (оно еще называется библиотекой) с доступом для любых выбранных вами людей. Об этом поговорим далее.

Если на компьютере с Windows включена служба «веб-клиент» (в корпортал входит файл, который ее включает), то можно любую библиотеку документов подключить как сетевой диск.
Есть возможность открытия документов на редактирование прямо в корпортале без скачивания себе.
Можно заблокировать общий файл для редактирования и быть уверенным что одновременно с вами никто файл не изменяет.
Можно прописать сценарий документооборота для файла и запустить последовательную работу нескольких сотрудников над ним.
Можно искать по содержимому pdf и офисных документов. Действительно удобно, особенно для больших объемов файлов. Ищет быстро.
Все это обещано рекламой Битрикса и все это работает.

Пройдемся по пунктам.

Общие документы и документы рабочих групп

Основные возможности файлового хранилища покажу, как всегда, на нашем собственном примере.

Что можно?
Создавать папки, закачивать файлы (записывается, кто и когда загрузил версию, старые версии тоже хранятся), обсуждать, задавать описание, выполнять обычные файловые операции в браузере.
Обратите внимание на строку с кнопками «Загрузить», «Создать папку» и т.п.
Под ссылкой Сетевой диск доступно описание подключения папки в свою операционную систему как диска.
В разделе «Еще» предлагается скачать плагин для Firefox для редактирования файлов в портале.
Помощь содержит страниц 10 описания того, как это все работает. Много? Нет, приятно что постарались и расписали. Меньше возни сисадмину.

Сетевые диски и веб-папки

Браузер – хорошо, но все же неудобно. Лучше файловым менеджером или проводником – кто как привык.

Можно выполнять все привычные файловые операции, закачивать и редактировать файлы.
Все действия через веб-папки корпортал записывает как изменения от вашего имени, как будто вы работали в браузере.

Создаем свое файловое хранилище. Настройка доступа

Допустим, вам нужно дать доступ к техническим документам людям из разных служб.
Можно сделать рабочую группу, пригласить в нее нужных людей и воспользоваться ее разделом «Файлы». Будет работать.
А можно создать свое собственное файловое хранилище. Это сложнее, но интереснее и более гибко. При создании файлового хранилища вручную можно проще и быстрее настроить хитрую систему доступов к файлам, чем через рабочую группу.
Итак: через рабочую группу – просто, быстро, в 2 клика, все-по умолчанию.
Настройка файлового хранилища «руками» - для любителей тонкой настройки и умного администрирования.
Покажу общую последовательность действий. Поехали.
На первой картинке в этой статье есть кнопка «Добавить библиотеку»
Вводим название, переводит на английский язык Битрикс сам.

Если «Ограничить доступ к разделу (не публиковать)», то ссылку на хранилище будут видеть только указанные вами группы пользователей.
На следующем экране настраивается место в меню корпортала, где будет опубликована ссылка.

Самое интересное – на третьем экране.
Если в пункте «источник данных» выбрать «физическая папка на диске», то сразу можно задать доступ к верхнему уровню хранилища.

Но это не главное. После создания хранилища я могу через файловый менеджер Битрикса указать доступ к каждой папке индивидуально. Эти доступы будут наследоваться сверху вниз и заменяться для внутренних папок, если для них настроено отдельно.
Посмотрите, в разделе «Техническая документация» я создал два подраздела «Клиентам» и «Программистам» (Корзина-Trash создается автоматически). Для каждого подраздела можно вызвать окно с настройкой доступа для него.

Для каждой группы пользователей можно указать свой доступ.

Это гибко, универсально, но требует от внедренца хорошего понимания смысла происходящего.

Мы пользуемся этим приемом для настройки больших файловых хранилищ в компаниях, где очень много различных видов доступа и на каждый случай делать рабочую группу непрактично.

Правим на месте

Хранилище сделано, файлы скопированы, доступы даны. Надо работать.
Скачивать себе файлы и закачивать их назад, разумеется, крайне неудобно.

Неудобно – это слабо сказано. У обычного офисного персонала просто взрывается мозг при попытке понять почему «Загрузить» - это с компьютера в корпортал, а не наоборот и почему файл нужно редактировать локально и потом закачивать.
Эти простые вопросы и их обсуждение у клиентов показывают, как подобная мелочь может сорвать внедрение продукта.

Но решение есть, и им надо пользоваться.
Если сотрудники пользуются MS Internet Explorer (обычно так и бывает, хотя продвинутый народ испытывает к этой программе ненависть), то все просто. Документ открывается без скачивания на компьютер.

Для продвинутых тоже все готово: после установки расширения (оно есть в Битриксе) Mozilla Firefox умеет редактировать документы без скачивания.

Выглядит как и в IE, субъективно работает намного быстрее. Ткнул – открылось.

Что важно – можно не ломать логику конечного пользователя. Ведь бухгалтеру, главному технологу или девочке из отдела маркетинга могут быть непонятны и чужды устремления руководителя и автоматизатора, они вполне могут встретить новую программу в штыки.
Хороший прием: сказать что корпортал это такой новый проводник. Не я придумал, в одной компании спросили: ну то есть это как проводник, да?
Любите и уважайте простого пользователя, и будет вам счастье.

Доступ из любого места, блокировки, история и обсуждения

Корпортал – это сайт. То есть его можно выложить в Интернет и он будет доступен из любого места, подключенного к глобальной сети. Факт простой, но от того не мене приятный.
Ваши файлы, размещенные как написано ранее, теперь доступны сотрудникам отовсюду. Дополнительный трафик, который вы потратите при работе с документами, в 21 веке обычно почти бесплатен, а вот время сотрудников стоит все дороже и дороже.

Блокировки. Интересно и просто реализован в корпортале учет занятости документа. Например, если вы уже редактируете документ, повторно его открыть нельзя ни вам, ни кому-нибудь другому.

Версии. Корпортал хранит историю версий документа, и это очень удобно.

Документооборот

Документооборотом называют внедрение маршрутов прохождения документов в организации, когда автоматизированы основные действия и все процессы идут сами без курьеров, потери бумаг и лишней бюрократии.
Корпортал умеет организовывать документооборот по любым последовательным сценариям для страниц сайта.
Как это делается.
Надо прописать маршруты документов. Маршрут – список статусов.
Например: Черновик, Готов, Опубликован.

Эти статусы можно создать в разделе Документооборот панели управления корпорталом.
Для каждого статуса задаются права сотрудников: кто может переводить в этот статус и кто может читать документ в нем.

Таким образом и задаются сценарии (маршруты) документооборота.
В документообороте могут участвовать страницы сайта, то есть файлы, физически размещенные в каталогах.
Более сложные сценарии доступны с использованием модуля «Бизнес-процессы», о котором мы еще поговорим.

Как внедрять?

Мысленно вижу себе читателя, который после просмотра этой большой статьи думает: эх, красота! А как мне это запустить? Ведь у меня так все сложно, часть файлов хранится локально, часть на сервере, а еще мы DropBox пробовали внедрять, а как же моя безопасность и прочее и прочее.
Это правильный и совершенно нормальный подход перед внедрением – все продумать.
Расскажу как это делаем мы. Как, в какой последовательности, с какими паузами.
1. Загрузка пользователей, оргструктура и настройка групп (см статью про оргструктуру). Делает внедренец или сам заказчик.
2. Прописывание иерархии файловых хранилищ и доступов к ним. Нужно убедиться что вы, сотрудники и внедренцы понимают эти доступы одинаково. По возможности надо структуру упростить, перевод на корпортал – самое время для упрощений. Делает заказчик, обсуждает с внедренцем.
3. Оценить объем файлов, режим доступа к ним, посчитать время и деньги. Принять решение что переносить в портал, а что оставить локально или на других ресурсах. Решить где устанавливать корпортал: в офисе или в Сети на хостинге или выделенном сервере (зависит от того, кто: внешние люди или сотрудники и как: из дома или только с рабочего места, будут иметь доступ). Делается совместно.
4. Настроить файловые хранилища. Делает внедренец по разработанной на предыдущем шаге схеме.
5. Протестировать файловые хранилища на предмет правильных доступов для всех групп пользователей.
6. Скопировать файлы. Это не надо делать штатными загрузчиками корпортала, файлы нужно загрузить по FTP или другими способами. Информация о правах доступа хранится отдельно от прав операционной системы, и проблем не будет.
7. Проверить работу у пользователей, внести изменения в реестр, установить расширения для браузеров, побороться с файрволом, если он есть.
8. Все еще раз проверить.
Полная настройка файловых хранилищ в зависимости от сложности доступов и объемов хранения занимает от нескольких часов до нескольких десятков часов.

Проблемы и решения

Хотелось назвать этот раздел «Ложка дегтя» или «Холодный душ для внедренца».
Я много говорил о том, как все прекрасно работает. Поговорим о проблемах.
1. Сетевые диски удается подключить не сразу и не в любой версии Windows. Требуется добавлять ключи в реестр, перезапускаться, ждать. Решаемо, но требует возни и времени специалиста. Везде, где мы внедряли, вопрос был решен.
2. Иногда сетевые диски работают медленно. Медленно входит в папки. Замечено, что это связано с русскими именами папок, зависит от версии операционной системы. Лечится сменой способа подключения (сетевой диск заменить на веб-папку)
3. Многократная авторизация. При подключении к документам и сетевым дискам Windows, особенно при включенной на максимум защите и безопасности, спрашивает пароль доступа к корпорталу от 1 до 5 раз. Лечится внимательным чтением документации Битрикса, настройкой безопасности, отключением некоторых специфических параметров в самом корпортале. Всегда удается свести к единственной авторизации.
4. Индексация PDF. PDF-ки бывают разные, и при сочетании нестандартной для индексатора кодировки и Glyph-шрифтов русские слова в PDF-файлах корпортал не индексирует. Это серьезная проблема, мы столкнулись с тем что 70% файлов у нашего клиента были именно такие. Битрикс и даже разработчик утилиты-индексатора решить вопрос не помогли, но мы справились.

Резюме

Корпортал позволяет завести файловое хранилище и организовать удобную работу с документами в единой информационной среде.
Файловое хранилище нужно не всем компаниям, однако небольшие фирмы начнут ими пользоваться без всякого внедрения, а крупные и специфические с помощью специалистов решат все вопросы.
Файловые хранилища – полезны.
Работа с файловыми хранилищами поддерживается всеми редакциями 1С-Битрикс24.

Битрикс24 Диск — защищенное облачное хранилище корпоративного портала. Инструментарий облака позволяет объединить все данные в системе и обеспечить безопасный доступ к файлам с любого устройства.

В статье разберем все преимущества облачного диска Битрикс, а также рассмотрим тонкости его настройки и использования.

Основные функции Битрикс24.Диск

Облачное хранилище Битрикс позволяет объединить всю корпоративную информацию в одном месте. У встроенного хранилища обширный функционал. Основные преимущества онлайн-диска:

Кроме того, система имеет интуитивно понятный интерфейс и связана со всеми инструментами CRM и корпоративного портала.

Общий, личный диск и хранилище данных

Облачное хранилище Битрикс подразделяется на общий и личный диск, а также групповые хранилища.

Основные отличия следующие:

Обратите внимание! Главный администратор портала имеет доступ ко всем файлам на всех разделах облака, а также может настраивать структуру, удалять или изменять документы без ведома пользователей. Просмотреть все изменения можно в истории версий.

Настройка Битрикс24.Диск

Объем места на диске

Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:

Тариф «Бесплатный» — 10 Гб.
«Задачи+», «CRM+» — 50 Гб.
«Команда» — 100 Гб.
«Компания» — неограниченно.

Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.

Увеличить пространство облака можно при переходе на старший тарифный план. Также можно подключить стороннее хранилище Google Drive, Dropbox или OneDrive, или провести очистку от ненужных файлов.

Как очистить место на диске?

Хранимые данные в облаке подразделяются на 2 категории: рабочие файлы и база данных корпоративного портала. Чтобы очистить пространство в облаке можно:

Проверить общее хранилище и удалить старые документы, записи телефонии или переписки в чатах.
Удалить в личном диске файлы, автоматически сохраняемые системой.
Провести анализ дисков каждого сотрудника, групп и проектов, и очистить дублированные или старые версии документов.

Удалить любой элемент в личном диске можно с помощью контекстного меню — необходимо перейти к параметрам файла и выбрать команду «Удалить».

Рядовой пользователь в общем доступе может удалять документы, добавленные лично им — стереть чужие файлы не получится. При этом файлы можно сразу удалить безвозвратно, либо перенести в корзину.

Обратите внимание! Чтобы освободить пространство в облаке требуется обязательно очистить корзину.

Читайте также: