Что нельзя допускать в регистрах бухучета использование электронной подписи

Обновлено: 01.07.2024

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

ЭП – это электронная подпись. Она позволяет точно установить лицо, которое просматривало или меняло содержание документов. То есть это способ идентифицировать пользователя. Однако иногда возникает необходимость передать ЭП другому лицу. Правомерно ли это? Рассмотрим в данной статье.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Основная информация

Применение электронной подписи регулируется ФЗ №63 «Об ЭП» от 6 апреля 2011 года. Она представляет собой электронные символы, закрепленные за документом или информационным ресурсом. Необходима она для идентификации пользователя. Требуется для эффективной защиты от несанкционированного внесения изменений в документы.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Различают три формы электронной подписи. Различаются они между собой по следующим признакам:

Порядок получения.
Степень защиты.
Функция идентификации пользователя.
Наличие защиты от внесения в документы несанкционированных изменений.

Разновидности электронных подписей прописаны в статье 5 ФЗ №63:

Простая. Представляет собой сочетание пароля и логина. Это наиболее распространенный метод идентификации, который также признается ЭП. Используется он на форумах, в соцсетях. На некоторых ресурсах присутствует двухэтапная идентификация. Она предполагает получение одноразового пароля по смс. Базовые характеристики этой ЭП: отсутствует технология шифрования, плохая защищенность. Этот метод не используется при заверении официальной документации. Однако способ удобен при выполнении повседневных действий, которые не предполагают высокую степень защиты.
Неквалифицированная. Такая ЭП предоставляется специальными центрами. Они могут не иметь государственной аккредитации. Преимущества метода – использование методов шифрования. Подпись актуальна для государственных закупок. Она используется в личном кабинете на ресурсе ФНС. Для использования нужно оформить соглашение между сторонами.
Квалифицированная. Получить ее можно только в удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация. Основные характеристики: повышенная надежность, защищенность. По сути, это замена обычной подписи. Владельцу такой ЭП предоставляется сертификат.

Подбор вида подписи зависит от конкретной задачи. Как правило, под электронной подписью понимается именно квалифицированный вид.

В каком случае можно передавать ЭП другому лицу

Ни в одном нормативном акте не сказано, что ЭП можно передавать сторонним лицам. Связан этот негласный запрет с тем, что электронная подпись служит идентификации лица. По сути, передачу ЭП можно сравнить с тем, что владельцу «живой» подписи отрезают руку и этой рукой ставят роспись.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Однако на практике все совсем по-другому. Особенности передачи зависят от вида подписи. Простая ЭП свободно передается другим лицам. То есть руководитель может предоставить своему сотруднику пароль и логин. Никто это не отслеживает, так как простой вид не приравнен к «живой» подписи. Через логин и пароль не происходит идентификации пользователя. Также не исполняется шифровка данных. Однако нужно учитывать все возможные риски. К примеру, если сотрудник опубликует через логин своего руководителя запретные материалы, ответственность понесет именно последний. Освободиться от ответственности можно только в том случае, если человек сможет доказать, что его пароль был взять незаконно. Сделать это крайне сложно.

ВАЖНО! Передача обычной ЭП не предполагает наложения ответственности. Наказание следует только в том случае, если при помощи переданного пароля выполнены незаконные действия.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве. Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности. В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭП, исполнил незаконные действия. В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он. Сделать это практически невозможно, так как незаконное действие обычно выполняется без свидетелей и через ПК. Если руководитель не предоставил достоверных доказательств своей правоты, наказываться будет именно он.

Юридические характеристики электронной подписи бухгалтера

Электронная подпись — аналог собственноручной подписи . Если сертификат ЭП оформляется на имя бухгалтера как физического лица, бухгалтер получает возможность подписывать все исходящие от него электронные документы своей электронной подписью. Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными функциями и, возможно, доверенностью.

Доверенность, как правило, используется для случаев, когда бухгалтера нужно наделить определёнными полномочиями, не входящими в круг его прав и обязанностей согласно трудовому (гражданско-правовому) договору и должностной инструкции. В итоге бухгалтер будет вправе подписывать своей ЭП только такие документы, на подписание которых он прямо уполномочен.

Принято считать, что издание приказа о передаче ЭП руководителя в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это ошибочно и рискованно. Более того, действующее законодательство, в частности Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», не предполагает юридических возможностей передачи ЭП (права использования) кому бы то ни было.

Поэтому ни приказы, ни доверенности, ни иные формы передачи ЭП не имеют юридической силы и не делают подписание бухгалтером документов с использованием ЭП руководителя правомерным.

Если бухгалтер использует ЭП руководителя, документ считается подписанным руководителем, который несёт всю полноту ответственности как за содержание документа, так и за его фактическое подписание бухгалтером.
Если бухгалтер использует свою ЭП, документ считается подписанным именно бухгалтером и, соответственно, он отвечает за его достоверность.

Сферы применения ЭП бухгалтером

Зачем бухгалтеру электронная подпись — вполне логичный вопрос руководителя компании. Оформление сертификата потребует расходов, и если в компании давно практикуется подход «одна ЭП на всех», такие расходы могут быть сочтены необоснованными.

Несмотря на то что в каждой компании есть свои особенности ведения бухгалтерского и налогового учётов, подготовки и сдачи отчётности, практически всегда бухгалтерский электронный документооборот включает:

первичную бухгалтерскую документацию;
налоговую отчётность и письменное взаимодействие с органами ФНС, Росстата, иногда ПФР и ФСС;
документооборот с контрагентами в рамках исполнения договоров;
документооборот с банками;
документы, связанные с участием с госзакупках и коммерческих тендерах, а также заключением и исполнением контрактов;
переписку с государственными и муниципальными ведомствами и их должностными лицами;
внутренний документооборот компании (рабочее взаимодействие с подразделениями и сотрудниками).

Это основные направления, в которых бухгалтер может составлять определённые электронные документы от своего имени, а значит, должен подписывать их своей электронной подписью.

Главная задача руководителя — понять, готов ли он брать на себя ответственность за то, что документы будут составляться от его имени и подписываться его электронной подписью. Это возможно и практикуется, если бухгалтерский учёт разрешено вести руководителям (сфера малого и среднего бизнеса). Но если в компании есть штатный или сторонний бухгалтер, передавать ему носитель ключа ЭП может оказаться неоправданным риском (и нарушением №63-ФЗ). За подписанный таким образом документ будет отвечать не бухгалтер, а владелец сертификата ЭП, то есть, как в данном случае, руководитель компании.

Помимо документации, с которой бухгалтеры работают в силу своих профессиональных функций, им может быть доверено право второй подписи на других юридически значимых документах. Для этого издаётся приказ или оформляется доверенность, где определяются виды документов, которые вправе подписывать бухгалтер, и срок действия соответствующих полномочий.

Законодательное регулирование понятий «первая» и «вторая» подпись, которыми до 2014 года оперировали руководители и главные бухгалтеры, сегодня уже не существует. Но разграничение до сих пор возможно, если в компании считают это необходимым или банк и контрагенты ставят такое условие.

Оформление сертификата ЭП на бухгалтера

Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.

Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:

Оформление сертификата КЭП в составе комплексного программно-технического продукта (программное обеспечение + КЭП + дополнительные услуги), включая услуги оператора ЭДО.
Оформление сертификата КЭП для использования в рамках действующей в компании системы ЭДО.

Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи.

Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.

В свете изменений в законодательстве об электронной подписи, которые будут вступать в силу постепенно с 1 июля 2020 года по 1 января 2022 года, нужно учитывать следующее:

Сейчас и до 1 января 2022 года первые лица компании и другие сотрудники получают сертификат КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем руководители организаций смогут оформить КЭП только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц.
Для других сотрудников организаций, включая бухгалтера, правила оформления сертификата КЭП не изменятся. Однако действовать от имени юридического лица и использовать при этом рабочую КЭП смогут только руководители. Прочим сотрудникам при подписании документов нужно будет использовать свою КЭП и с 1 января 2022 года прикладывать к ней машиночитаемую (электронную) доверенность для подтверждения соответствующих полномочий. Также нужно помнить, что ФНС и ПФР для приёма отчетности требуют предоставить доверенность на бухгалтера, оформленную по специальному порядку и формату.

С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.

В настоящее время в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Обращаем внимание, статья 10 Закона № 402-ФЗ не содержит специальных указаний на вид электронной подписи для регистров, составляемых в виде электронного документа.

Федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухучете, включая виды электронных подписей , используемых для подписания документов бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ).

Пунктом 1 статьи 4 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон «Об электронной подписи») предусмотрено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета, который устанавливает, какие именно виды электронных подписей могут быть применимы к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухучете, не принят.

Таким образом, по нашему мнению, при оформлении регистров бухгалтерского учета в электронном виде ваша организация может использовать (до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета) любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом «Об электронной подписи».

Обращаем внимание, Минфин России в письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 разъясняет, что в соответствии с Законом № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета, поэтому до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета можно в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом «Об электронной подписи» вид электронной подписи.

В отношении электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия исходя из Закона «Об электронной подписи» подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

Всю самую актуальную информацию о правовом регулировании обмена электронными документами можно найти в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» в ИС 1С:ИТС. Здесь же приведены пошаговые инструкции по обмену электронными счетами-фактурами, первичными учетными документами в программе «1С:Бухгалтерия 8».

Совсем скоро, 21 января 2016 года, в 1С:Лектории состоится лекция Веры Владимировны Сидоровой , эксперта «1С», советника налоговой службы РФ III ранга, «1C-ЭДО – нормативное правовое регулирование, обмен электронными документами из “1С:Бухгалтерии 8” (ред. 3.0)». Зарегистрироваться можно будет за месяц до начала мероприятия. Об открытии регистрации мы сообщим – следите за новостями нашего сайта.

Подборка наиболее важных документов по запросу Учетная политика электронная подпись (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Учетная политика электронная подпись

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 13 "Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности" Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" "Обязанность юридического лица по составлению, ведению и хранению первичных учетных документов предусмотрена Федеральными законами от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (статьи 6, 7, 13 - 15, 29) и от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", в соответствии с положениями которых ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз."

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Учетная политика электронная подпись

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Аренда (лизинг)"
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2020) Напомним, что с 01.01.2013 организации, сдающие имущество в аренду, для документального подтверждения фактов своей хозяйственной жизни могут пользоваться не только привычными унифицированными формами бухгалтерской первички, но и любыми самостоятельно разработанными формами указанных документов, удовлетворяющими требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Формы используемых первичных документов, а также регистров бухгалтерского учета утверждаются руководителем организации с подачи лица, на которое в организации возложено ведение учета. Причем и первичку, и бухгалтерские регистры арендодатель может вести как в привычном бумажном формате, так и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Используемый вариант отражается в учетной политике.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Расставание с главбухом. Как правильно провести передачу дел
(Фомина Л.)
("Финансовая газета", 2021, N 20) Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом (п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета министров СССР от 24.01.1980 N 59)). В нем перечисляют переданные документы и ценности, за хранение которых отвечает непосредственно главный бухгалтер, например: бухгалтерская, налоговая и управленческая отчетность; учетная политика и локальные нормативные акты; ключи от сейфов; сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами; переписка с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требования и акты сверки).

Нормативные акты: Учетная политика электронная подпись

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
(ред. от 26.07.2019)
"О бухгалтерском учете"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2020) 4) требования к учетной политике, в том числе к определению условий ее изменения, инвентаризации активов и обязательств, документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета;

Читайте также: