Что писать в трудовой книге при переходе на электронный

Обновлено: 04.07.2024


В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче заявления.

Работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Разъяснения о том, как правильно внести в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, приведены в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 №14-2/В-150.

В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата ее выдачи на руки.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ста-
тьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона №439-ФЗ)».

Работник расписывается в книге при получении трудовой книжки.

Также специалисты Минтруда напоминают, что в соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ каждому работнику по 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, передаваемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае если работник не представил работодателю ни одного из указанных заявлений, тот продолжает вести его бумажную трудовую книжку.

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же до предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ обязан в письменной форме уведомить каждого работника до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работников путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности.

Следует учитывать, что за работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать письменное заявление о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

Таким образом, как сообщает Минтруд, документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника. При этом оно подается только после выдачи уведомления работодателем.


Работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней нужно сделать соответствующую последнюю запись (п. 3 ст. 2 закона «Об изменениях в ТК РФ по электронным трудовым книжкам» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 01.09.2021 порядок внесения данной записи урегулирован п. 35 Порядка ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), который предписывает:

  • В графе 1 поставить порядковый номер вносимой записи.
  • В графе 2 указать дату выдачи трудовой книжки.
  • В графе 3 написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
  • В графе 4 указать заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Заверить эту запись нужно в обычном порядке — подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя при ее наличии.

Схожий порядок Минтруд рекомендовал ранее письмами от 16.03.2020 № 14-2/В-267, от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Образец такой записи вы можете увидеть в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ:

Еще одну запись нужно сделать в книге учета движения трудовых книжек в качестве расписки работника в получении трудовой книжки. Например, такую:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

И работник должен расписаться в получении трудовой.

Подробнее об электронных трудовых читайте здесь.

В каких случаях и в какие сроки трудовая книжка выдается на руки работнику, выбравшему ее традиционный вариант, и что будет работодателю, если он нарушит сроки или порядок выдачи, читайте в Путеводителе от КонсультантПлюс «Трудовая книжка», получив бесплатный доступ к правовой системе.

/img/plugs/1.jpg

Напоминаем, что до 31.12.2020 тем работникам, которые изъявили желание вести трудовые книжки только в электронном виде, нужно будет выдать бумажные трудовые книжки на руки с соответствующей записью.

В письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 Минтруд рассказал, как отразить в трудовой книжке запись о получении от ее владельца заявления об электронном способе ее дальнейшего ведения. В такой ситуации, согласно ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ, работодатель обязан вернуть книжку сотруднику с отражением в ней факта ее выдачи.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке.

  • В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
  • В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
  • В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

  • В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Номер записи по порядку

Дата выдачи трудовой книжки

Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)

Дата подачи заявления

Помимо записи в книжке, надо отразить факт выдачи бумажной книжки и в графе 13 книги учета движения книжек: «Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Там же работник должен подтвердить ее получение на руки, поставив подпись.

В письме отмечено, что согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде вернуть книжку сотруднику нужно в день представления заявления. Однако в этой норме срок возврата документа не указан. Получается, что высказанный подход является частным мнением ведомства.

Как быть работодателю с теми, кто никак не выразил свое мнение по поводу сохранения трудовой книжки или отказа от нее? Ч. 2 ст. 2 указанного выше закона отвечает на этот вопрос так: «В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».

То есть «по умолчанию» работодатель продолжает вести трудовые книжки работников и перестает это делать, только если работник подал заявлением об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.

zapis_v_trudovoy_knizhke_pri_perehode_na_elektronnuyu.jpg


Похожие публикации

До 31 декабря 2020 года все работники должны выбрать, как именно должен вести работодатель их трудовую книжку: в электронном или бумажном формате. Для этого работодатель уведомляет сотрудников о такой возможности (срок уведомления – не позже 31 октября 2020 г.), после чего каждому работающему по трудовому договору нужно написать соответствующее заявление. Если сотрудник отказался от привычной «бумажной» формы – сотрудник отдела кадров должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке при переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, и выдать бумажный документ гражданину на руки (п. 2, 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

С 2021 года сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу будут формироваться только в электронном формате, а бумажные трудовые будут вестись одновременно с электронными сведениями лишь для тех сотрудников, которые решили от них не отказываться, и для тех, кто до конца 2020 года вообще не подаст заявление о выборе формата трудовой книжки. При этом электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя, но в ЭТК (электронную трудовую книжку) будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.

Как правильно сделать запись о переходе на электронные книжки

Для того, чтобы запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы необходимо руководствоваться нормами ст. 66.1 ТК РФ и Письмом Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150.

Рассмотрим пошаговую последовательность внесения записи в трудовую.

Предназначена для внесения порядкового номера записи.

Здесь сотрудник кадровой службы должен указать дату, когда именно была выдана работнику бумажная трудовая. Основанием для выдачи документа является заявление работника о переходе на ЭТК, а выдать трудовую на руки работодатель должен в день поступления такого заявления от работника.

Эта графа предназначена для отображения сведений о трудовой деятельности сотрудника, а в случае перехода на ЭТК здесь указывается информация о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.

Предназначена для указания реквизитов документа, на основании которого в трудовую вносится запись. В нашем случае это будет заявление работника – указывается день, месяц и год его подачи.

Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя). Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении (письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267). После этого бумажную трудовую выдают ему на руки, и с этого момента вся ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается.

zapis_v_trudovoy_o_prehode_na_etk.jpg


Важные нюансы, касающиеся записи в трудовой

Запись о переходе на электронные трудовые книжки должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее недопустимо выдавать документ работнику.

Формулировка записи в трудовой должна соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В частности, она обязательно должна содержать ссылку на то, что работником было написано заявление о переходе на ЭТК.

Допускается, чтобы основная часть записи в трудовой (графа № 3) была выполнена в виде штампа. Это значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы, так как им надо будет проставить только дату выдачи трудовой на руки и реквизиты написанного работником заявления.

Факт выдачи книжки следует зарегистрировать в «Книге учета движения трудовых книжек» (графа 13 «Расписка работника в получении ТК»). Сотрудник должен расписаться в книге, подтвердив этим факт получения трудовой. В записи следует указать, что трудовая выдана именно в связи с принятием сотрудником решения о переходе на ЭТК. Формулировка записи выглядит следующим образом:

Читайте также: