Что такое адресная книга электронной почты
Обновлено: 05.07.2024
Основные термины
Следующие термины определяют основные компоненты, связанные с адресами электронной почты и адресными книгами в Exchange 2013 г.
политики адресной книги:
Политики адресной книги позволяют разделять пользователей на отдельные группы, чтобы предоставлять каждой из них разные представления глобального списка адресов организации. При создании политики адресной книги ей назначается глобальный список адресов, автономная адресная книга, список помещений и один или несколько списков адресов. После этого политику адресной книги можно назначить пользователям почтовых ящиков, чтобы предоставить им доступ к настроенному глобальному списку адресов в приложениях Outlook и Outlook Web App. Целью этого является предоставление более простого механизма сегментации глобального списка адресов для локальных организаций, которым требуется несколько глобальных списков адресов.
списки адресов:
Список адресов — это подмножество глобального списка адресов (GAL).Каждый список адресов — это набор одного или нескольких типов получателей с включенной поддержкой почты (например, пользователей, контактов, групп, общедоступных папок, конференций и других ресурсов). Списки адресов можно использовать для упорядочения получателей и ресурсов, чтобы пользователям было проще находить необходимых получателей и ресурсы. Списки адресов обновляются динамически, Поэтому при добавлении получателей в организацию они автоматически добавляются в соответствующие списки адресов.
Политики адресов электронной почты:
Политики адресов электронной почты создают основные и вторичные адреса электронной почты для получателей, чтобы они могли получать и отправлять электронную почту. По умолчанию Exchange содержит политику адресов электронной почты для каждого пользователя с включенной почтой.
Иерархические адресные книги
Иерархическая адресная книга (HAB) позволяет конечным пользователям искать получателей в своей организации с помощью организационной иерархии, например структуры старшинства или управляющей структуры. Обычно пользователи ограничены глобальным списком адресов по умолчанию, а связанные свойства получателей и структура глобального списка адресов неточно отражает управленческие связи или отношения старшинства для получателей в вашей организации. Возможность настройки иерархической адресной книги, которая позволит отразить уникальную бизнес-структуры организации, поможет предоставить пользователям эффективный метод обнаружения внутренних получателей.
автономные адресные книги
Автономная адресная книга (OAB) — это копия набора всех загружаемых списков адресов, позволяющая пользователю Microsoft Outlook получить доступ к этой информации во время отсоединения от сервера.
Документация по электронным адресам и адресным книгам
В следующей таблице содержатся ссылки на разделы, которые помогут вам узнать о адресах электронной почты и адресных книгах и управлять ими в 2013 Exchange 2013 г.
Дополнительные данные о списках адресов и списках адресов в качестве методов организации получателей для легкого доступа конечных пользователей.
Узнайте больше о том, как разделить списки адресов и ГАЛ в отдельные виртуальные организации.
Узнайте больше о настройке адресных карт в Outlook.
Узнайте больше о прокси-адресах электронной почты, чтобы сделать получателей более обнаруживаемыми.
Узнайте больше о настройке списков gal и адресов, чтобы соответствовать уникальной бизнес-структуре организации.
Узнайте больше о предоставлении пользователям автономного доступа к спискам адресов организации.
Адресная книга — это ваш справочник в Телефонии, в котором можно создавать карточки клиентов и просматривать историю общения с ними.
Создание карточки клиента
Вы можете добавить контакты в адресную книгу по одному. Администратору также доступна массовая загрузка.
- Добавление контакта
- Массовая загрузка
Для каждого клиента можно добавить не больше трех номеров. Номера должны быть уникальными для всей адресной книги.
На странице Адресная книга в правом верхнем углу нажмите Добавить .Перейдите на вкладку Импорт. Скачайте пример и по образцу создайте файл. Данные в нем должны соответствовать требованиям:
Обязательны номер телефона и хотя бы одно из значений — имя клиента или название компании.
Полное имя клиента указывается кириллицей через пробелы. Номера телефонов указываются с кодом страны и кодом города, без пробелов, скобок и дефисов. Номера должны быть уникальными.Остальные данные, например должность, сайт и адреса электронной почты, можно не добавлять.
Сохраните файл в формате CSV в кодировке UTF-8 с разделителями — запятыми. Проверьте, что размер не превышает 10 МБ. Загрузите файл. После обработки данных появится уведомление о том, что карточки добавлены. Совет. Если вам нужно настроить маршрутизацию звонков от сотрудников конкретной компании, укажите название компании и ее рабочие номера. Поле или столбец с полным именем клиента оставьте незаполненным.Поиск по контактам
Чтобы найти клиента в адресной книге, воспользуйтесь поисковой строкой. Искать можно по номеру телефона, имени клиента, тегам для номеров или названию компании.
Фильтрация по тегам
Если вы пользуетесь тегами для клиентов, в адресной книге можно отфильтровать общий список контактов, нажав на название столбца Тег .
Чтобы присвоить тег группе клиентов, выделите их в списке и выберите тег в левом верхнем углу страницы. Тег будет присвоен всем номерам выбранных клиентов. Если нужно удалить тег, выделите клиентов и установите значение Не задан в выпадающем списке тегов.
Редактирование и удаление карточки
Чтобы изменить информацию о клиенте, нажмите значок напротив его имени в общем списке.
Если вам нужно удалить клиентов, выделите их в общем списке контактов и в правом верхнем углу нажмите кнопку Удалить .
Примечание. Удаление карточек доступно только Администратору. ","prev_next":<"prevItem":<"disabled":false,"title":"Настройка рабочих номеров","link":"/support/telephony/quick-start/set-phone-numbers.html">,"nextItem":>,"breadcrumbs":[,],"useful_links":null,"meta":,"voter":","extra_meta":[>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>],"title":"Адресная книга - Телефония. Справка","productName":"Телефония","extra_js":[[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>],[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>],[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>]],"extra_css":[[],[,"mods":,"__func69":true,"__func68":true,"bem":false,"tag":"link","attrs":>],[,"mods":,"__func69":true,"__func68":true,"bem":false,"tag":"link","attrs":>]],"csp":<"script-src":[]>,"lang":"ru">>>'>Адресная книга — это ваш справочник в Телефонии, в котором можно создавать карточки клиентов и просматривать историю общения с ними.
Создание карточки клиента
Вы можете добавить контакты в адресную книгу по одному. Администратору также доступна массовая загрузка.
- Добавление контакта
- Массовая загрузка
Для каждого клиента можно добавить не больше трех номеров. Номера должны быть уникальными для всей адресной книги.
На странице Адресная книга в правом верхнем углу нажмите Добавить .Перейдите на вкладку Импорт. Скачайте пример и по образцу создайте файл. Данные в нем должны соответствовать требованиям:
Обязательны номер телефона и хотя бы одно из значений — имя клиента или название компании.
Полное имя клиента указывается кириллицей через пробелы. Номера телефонов указываются с кодом страны и кодом города, без пробелов, скобок и дефисов. Номера должны быть уникальными.Остальные данные, например должность, сайт и адреса электронной почты, можно не добавлять.
Сохраните файл в формате CSV в кодировке UTF-8 с разделителями — запятыми. Проверьте, что размер не превышает 10 МБ. Загрузите файл. После обработки данных появится уведомление о том, что карточки добавлены. Совет. Если вам нужно настроить маршрутизацию звонков от сотрудников конкретной компании, укажите название компании и ее рабочие номера. Поле или столбец с полным именем клиента оставьте незаполненным.Поиск по контактам
Чтобы найти клиента в адресной книге, воспользуйтесь поисковой строкой. Искать можно по номеру телефона, имени клиента, тегам для номеров или названию компании.
Фильтрация по тегам
Если вы пользуетесь тегами для клиентов, в адресной книге можно отфильтровать общий список контактов, нажав на название столбца Тег .
Чтобы присвоить тег группе клиентов, выделите их в списке и выберите тег в левом верхнем углу страницы. Тег будет присвоен всем номерам выбранных клиентов. Если нужно удалить тег, выделите клиентов и установите значение Не задан в выпадающем списке тегов.
Редактирование и удаление карточки
Чтобы изменить информацию о клиенте, нажмите значок напротив его имени в общем списке.
Если вам нужно удалить клиентов, выделите их в общем списке контактов и в правом верхнем углу нажмите кнопку Удалить .
Информация о каждом контакте собрана в его карточке. Чтобы увидеть ее, нажмите на имя контакта в адресной книге или на странице чтения письма.
Из карточки контакта можно:
найти письма по заданным критериям — вложениям, папке, дате, отправителю, получателю, содержанию и другим;Добавить контакт
Адресная книга формируется автоматически из адресов, на которые вы когда-либо писали.
Вы также можете добавить адрес вручную:
Заполните поля в окне редактирования контакта.
Нажмите Готово , чтобы сохранить изменения.
Если имя контакта не задано в явном виде, а адресат ответил вам, в адресную книгу подставится имя, которое он указал в настройках своей почты.
Изменить контакт
Изменить или добавить информацию о контакте — имя, электронный адрес, телефон, дату рождения, комментарий — можно одним из способов:
Через интерфейс адресной книги. Выберите контакт из списка. В правом верхнем углу нажмите значок → Изменить контакт , введите новую информацию о контакте и сохраните изменения. На странице чтения письма в карточке контакта. Откройте письмо и нажмите на имя отправителя. В правом верхнем углу нажмите значок → Изменить контакт , введите новую информацию о контакте и сохраните изменения.Удалить контакт
Удалить контакт из адресной книги можно одним из способов:
Через интерфейс адресной книги. Выберите контакт из списка. В правом верхнем углу нажмите значок → Удалить контакт . На странице чтения письма в карточке контакта. Откройте письмо и нажмите на имя отправителя. В правом верхнем углу нажмите значок → Удалить контакт .Поиск контакта
Чтобы быстро найти контакт в адресной книге, воспользуйтесь встроенным поиском, который поддерживает прямую и обратную транслитерацию имен и фамилий. Например, для поиска контакта «Безумный шляпник» используется как латинская «b» , так и кириллическая «б» .
Если вы введете при написании письма первые буквы имени, фамилии или адреса электронной почты в поле Кому , вы увидите список подходящих контактов в виде всплывающих подсказок. Для подстановки в первую очередь будут выбираться те адресаты, с которыми вы недавно переписывались.
Синхронизация контактов Почты с телефоном
Вы можете синхронизировать контакты с адресной книгой вашего смартфона. Подробнее см. в разделе Синхронизация контактов с мобильным устройством в Справке для веб-интерфейса Почты.
Если вы столкнулись с проблемой в работе приложения Яндекс.Почта, пожалуйста, сообщите нам об ошибке через форму обратной связи в самом приложении:
По мере использования электронной почты у каждого пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка ведется регулярно. Если постоянно востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для хранения адресов и телефонов используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.
Адресная книга — компонент почтовой программы. Формат книги и форма представления данных в адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере[4].
При смене почтовой программы адресную книгу потребуется импортировать. Адресную книгу Outlook Express можно перенести куда угодно, а вот из других программ импорт удачен далеко не всегда. Впрочем, обычно имеется возможность экспортировать адресную книгу в текстовом формате и впоследствии импортировать ее в таком виде.
Адресная книга предназначена для выполнения трех основных задач:
1) регистрация адресов корреспондентов;
2) сохранение сведений о корреспондентах;
3) упрощенный ввод известных адресов.
Открывают адресную книгу с помощью кнопки Адресная книга на панели инструментов. В строке меню пункт Адресная книга доступен через меню Сервис в программе Outlook Express и через меню Инструменты в программе Mozilla Thunderbird. В системах Web-mail доступ к адресной книге дает специальная ссылка.
В окне адресной книги отображается список всех сохраненных в ней адресов. Чтобы записать в книгу новый адрес, в программе Outlook Express щелкните на кнопке «Создать» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать контакт». В программе Mozilla Firebird достаточно нажать кнопку «Создать карточку».
Главное назначение адресной книги – упрощение ввода и проверки адресов электронной почты. Пример записи в адресной книге Mozilla Thunderbird(Приложение 4).
2.3 Работа с вложениями
Некоторые почтовые программы позволяют немедленно «открыть» или «запустить» вложение. Но делать так ни в коем случае нельзя. Механизм почтовых вложений — это один из основных путей проникновения компьютерных вирусов. Поэтому к каждому вложению следует подходить осторожно: при малейших сомнениях вложение уничтожают, не открывая.
В программе Mozilla Thunderbird в области предварительного просмотра виден непосредственно список вложений. Сохранить их удобно через контекстное меню, в котором имеются команды «Сохранить как» (при сохранении можно сменить имя файла) и «Сохранить» все (указывается только папка для сохранения).
Правила работы с вложениями.
В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной почты сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей. Нельзя:
1. посылать вложения при первом обращении к незнакомому человеку или в организацию;
3. посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без предварительного согласования с корреспондентом;
4. посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);
6. открывать и запускать вложения без предварительной антивирусной проверки;
2. упаковать пересылаемые файлы в ZIP-архив и переслать в качестве вложения именно его;
3. удалить вложение, не открывая и не проверяя его, если есть хотя бы малейшие сомнения в его безопасности;
4. сохранить нужное вложение на жестком диске, и потом открыть его в удобное время и, желательно, в отсутствие подключения к Интернету.
2.4 Безопасность электронной почты
Сервис электронной почты потенциально служит источником неприятностей двух видов: вирусов и спама. Сегодня электронная почта – это один из основных методов распространения вирусов. В частности, все описанные выше правила работы с вложениями ориентированы на то, чтобы избежать как собственно угрозы заражения, так и возможной ложной тревоги.
Эти меры можно разделить на три основные категории. Первая — это ограничение известности своего электронного адреса. Что-бы в почтовый ящик начал поступать спам, адрес должен попасть к спаммерам. Как правило, они заимствуют адреса из доступных источников. В частности, адрес может стать известным спаммеру:
• при его представлении в средствах массовой информации или на Web-сайте;
• при регистрации в различных Web-службах.
Наконец, бывают ситуации, когда вопрос смены почтового ящика не актуален, а поток спама значителен. В этом случае на повестку дня встает использование фильтров. Определенный уровень защиты обеспечивают системы Web-mail, которые, как правило, отфильтровывают очевидный спам на уровне сервера.
В почтовом клиенте Mozilla Thunderbird реализован специфический подход: адаптивный (самонастраивающийся) фильтр спама. Чтобы проверить, включены ли эти фильтры, дайте команду Инструменты > Анти-спам фильтры. Убедитесь, что в открывшемся окне на вкладке Адаптивный фильтр установлен флажок Включить анти-спам фильтры.
Подводя итог проведенному исследованию, можно сделать следующие выводы.
Электронная почта способна заменить собой множество факсов и обычную почтовую доставку; электронная почта намного дешевле, чем привычная бумажная почта и факсимильная связь, и при этом обеспечивает практически почти мгновенные коммуникации.
Как и в других видах компьютерной связи, главным моментом во всей системе является взаимодействие двух программ – почтового сервера и почтового клиента. Почтовый сервер обычно установлен у провайдера или в локальной сети компании адресата.
Почтовые клиенты – это программы с помощью которых пользователь может принимать и отправлять почту. Таких программ существует достаточно много, но принцип работы у всех одинаковый.
Электронное письмо приходит сразу же после отправления и хранится в почтовом ящике до получения адресатом. Кроме текста оно способно содержать графические, звуковые и видеофайлы, а также программы.
Не стоит также забывать про безопасность и следовать правилам которые помогут избежать угрозы заражения.
Список использованной литературы
1. Симонович С.В., Мураховский В.И., Евсеев Г.А. Новые возможности Интернета. – Спб.: Питер, 2007
2. Бройдо В. Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. 2-е изд. Учебник. - СПб.: Питер, 2005
3. Олифер В. Г., Олифер Я. А. Компьютерные сети. - СПб.: Питер, 2000
4. Пятибратов А.Я, Гудыно Л.Я, КириченкоА.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: / Под. ред. А. П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 2002
5. Таненбаум Э. Компьютерные сети. - СПб.: Питер, 2003
6. Петров В. Я. Информационные системы. - СПб.: Питер, 2002
7. Новиков Ю, Черепанов А. Персональные компьютеры. - СПб.: Питер, 2001
8. Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. – М.: ИнфоАрт, 2003
9. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника. - СПб.: Питер, 2004
10. Бройдо В.Л. Офисная информационная техника. - СПб.: СПб. ГИЭА, 2004
Пример реализации электронной почты в сети Internet
Учетная запись в программе Mozilla Thunderbird
Пример записи в адресной книге Mozilla Thunderbird
[1] Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. 2-е изд. – СПб.:Питер,2005
[2] Симонович С.В., Мураховский В.И., Евсеев Г.А. Новые возможности Интернета. СПБ.: Питер, 2007
[3] Олифер В.Г.,Олифер Я.А. Компьютерные сети. – СПБ.: Питер, 2000г.
[4] Бройдо В.Л. Офисная информационная техника. – Спб.: Спб. ГИЭА, 2004г.
Читайте также: