Цифры в экселе исчезают

Обновлено: 06.07.2024

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

При введите номер, содержащий более 15 цифр в ячейке в Microsoft Excel, Excel любые цифры за пятнадцатым местом на нули. Например, введите номер удостоверения кредитной карты в следующем формате:

В этой ситуации Excel последнюю цифру на ноль.

Причина

Excel спецификации IEEE 754 для хранения и вычисления номеров с плавающей точкой. Excel сохраняет только 15 значимых цифр в номере и изменяет цифры после пятнадцатого места в ноль

Обходной путь

Добавление кавычка

Чтобы не изменить цифры на ноль, введите одну кавычка перед вводом номера.

Для этого выберите пустую ячейку, введите одну кавычка ('), а затем введите номер. Все цифры отображаются в ячейке.

Формат ячеек

Чтобы не вводить кавычка в каждой затронутой ячейке, перед вводом каких-либо данных можно форматирование ячеек в виде текста.

Выберите все затронутые ячейки и нажмите кнопку Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Format Cells.

На вкладке Номер выберите Текст из списка Категорий и выберите ОК.

Дополнительные сведения

Такое поведение происходит только в том случае, если ячейка отформатирована как Номер, а число, в которое вошел, превышает 15 цифр. Для ячеек, форматированные в виде текста, можно ввести до 32 767 символов. Excel на таблице отображается до 1024 символов.

Так как настраиваемые форматы номеров предназначены для работы в основном с числами, невозможно создать настраиваемый формат номеров, который хранит более 15 цифр. Например, нельзя использовать следующий формат для хранения 16-символьного удостоверения кредитной карты в виде номера:

Однако, если ввести номер в ячейке, которая форматирована как текст, все символы остаются как вы введите их, так как Excel сохраняет номер в виде текста, а не как номер.

Обычно при вводе числа с ведущими нулями в ячейку ведущие нули автоматически исчезают, как показано ниже. Если вы хотите сохранить начальные нули входных чисел, вам могут помочь методы, описанные в этой статье.

Отформатируйте ячейку так, чтобы ведущие нули не пропадали при вводе знака апострофа

Удивительный! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!

Экономьте 50% своего времени и сокращайте тысячи щелчков мышью каждый день!

Вы можете сохранить ведущие нули входящего числа, предварительно поставив знак апострофа. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. Перед вводом числа с ведущими нулями введите апостроф отметка в камере. Смотрите скриншот:

2. Затем введите в ячейку нужный номер с ведущими нулями. И все ведущие нули сохраняются, как показано на скриншоте ниже.

Отформатируйте ячейку так, чтобы ведущие нули не пропадали при форматировании ячейки как текста

Вы также можете отформатировать ячейки как текст, чтобы в ячейках отображались ведущие нули. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. Выделите ячейки, в которых должны сохраняться ведущие нули входных чисел, затем щелкните Главная > Формат номера выпадающий значок> Текст. Смотрите скриншот:

Теперь выбранные ячейки отформатированы как текст. И все ведущие нули будут сохранены перед входными числами. Смотрите скриншот:

Достаточно часто в Excel выгружаются данные из сторонних программ для их дальнейшей обработки, и нередко дальнейшее использование этих данных в формулах даёт непредсказуемый результат: числа не суммируются, между датами невозможно рассчитать количество дней и т.д.

В этой статье рассматриваются причины появления таких проблем и различные способы их устранения

Причина первая . Число сохранено как текст

В этом случае видно, что числа или даты прижаты к левому краю ячейки (как текст) и, как правило, в левом верхнем углу ячейки имеется маркер ошибки (зелёный треугольник) и тег, который при наведении мышки поясняет, что число сохранено как текст.

Никакие изменения формата на Числовой, Общий или Дата ситуацию не исправляют, но если кликнуть в строку формул (или нажать F2), а затем Enter, то число становится числом, а дата датой. При большом количестве таких чисел вариант, согласитесь, неприемлемый.

Есть несколько способов решения данной проблемы

Подобную операцию можно осуществить и с датами с тем лишь отличием, что менять нужно точку на точку.

Кроме того, сторонние программы могут выгружать числа с точкой в качестве десятичного разделителя, тогда поможет замена точки на запятую.

Аналогичную замену можно проделать и формулой (см. ниже), используя функцию ПОДСТАВИТЬ()

Вариантом этого приёма может быть умножение диапазона на 1

С помощью формул. Если таблица позволяет задействовать дополнительные столбцы, то для преобразования в число можно использовать формулы. Чтобы перевести текстовое значение в число, можно использовать двойной минус, сложение с нулём, умножение на единицу, функции ЗНАЧЕН(), ПОДСТАВИТЬ(). Более подробно можно почитать здесь. После преобразования полученный столбец можно скопировать и вставить как значения на место исходных данных

С помощью макросов. Собственно, любой из перечисленных способов можно выполнить макросом. Если Вам приходится часто выполнять подобное преобразование, то имеет смысл написать макрос и запускать его по мере необходимости.

Приведу два примера макросов:

1) умножение на 1

2) текст по столбцам

Причина вторая . В записи числа присутствуют посторонние символы.

Чаще всего этими посторонними символами являются пробелы. Они могут располагаться как внутри числа в качестве разделителя разрядов, так и до/после числа. В этом случае, естественно, число становится текстом.

Убрать лишние пробелы также можно с помощью операции Найти/Заменить. В поле Найти вводим пробел, а поле Заменить на оставляем пустым, далее Заменить все. Если в числе были обычные пробелы, то этих действий будет достаточно. Но в числе могут встречаться так называемые неразрывные пробелы (символ с кодом 160). Такой пробел придётся скопировать прямо из ячейки, а затем вставить в поле Найти диалогового окна Найти/Заменить. Либо можно в поле Найти нажать сочетание клавиш Alt+0160 (цифры набираются на цифровой клавиатуре).

Пробелы можно удалить и формулой. Варианты:

Иногда, чтобы добиться желаемого результата, приходится комбинировать перечисленные способы. Например, сначала удалять пробелы, а затем преобразовывать формат ячеек

Скрытие и отображение значений ячеек

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Предположим, у вас есть лист, который содержит конфиденциальную информацию, например заработную плата сотрудника, и вы не хотите, чтобы соавторские права, которые он останавливает на вашем рабочем столе, могли видеть. Или, возможно, вы умножаете значения в диапазоне ячеек на значение в другой ячейке, которое не нужно отображать на листе. Применив пользовательские числовые форматы, вы можете скрыть значения этих ячеек на листе.

Примечание: Несмотря на то, что ячейки со скрытыми значениями на листе отображаются пустыми, их значения остаются в строка формул, где вы можете работать с ними.

Скрытие значений ячеек

Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые содержат значения, которые нужно скрыть. Дополнительные сведения можно найти в разделе выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов на листе.

Примечание: Выделенные ячейки будут пусты на листе, но при выборе одной из ячеек в строке формул появится значение.

В списке Категория выберите пункт (все форматы).

В поле тип выберите существующие коды.

Введите ;;; (три точки с запятой).

нажмите кнопку ОК.

Совет: Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.

Отображение скрытых значений ячеек

Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые содержат скрытые значения. Дополнительные сведения можно найти в разделе выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов на листе.

В поле Категория щелкните Общие , чтобы применить числовой формат по умолчанию, или выберите нужный формат даты, времени или чисел.

Совет: Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.

Excel. Преобразование как бы чисел

Когда я работал в издательстве (сначала верстальщиком, а затем начальником производственного отдела) моим основным рабочим инструментом была программа вёрстки PageMaker от фирмы Adobe (ныне на смену ему пришел InDesign). Когда я освоил все нюансы работы в PageMaker, я стал задумываться о том, что еще можно сделать для сокращения рутинных операций, увеличения доли творчества в работе верстальщика. И я открыл для себя язык Script, поддерживаемый PageMaker. Было это в далеком 1995-м году. Описания языка скриптов нигде не было, но я был настойчив, и нашел вариант – заказал англоязычную книгу у дистрибутора Adobe в России. Через несколько месяцев книга была у меня! Счастью не было предела! Сначала я самостоятельно освоил самые простые скрипты, которые позволяли ускорить работу и внедрить стандарты обработки текста разными верстальщиками. А затем придумал процедуру автоматической верстки текстовых объявлений.

С тех пор прошло много времени и уже давно моим основным инструментом в работе является Excel. Привычка же повышать производительность собственного труда и моих коллег / подчиненных осталась. Так что уже много лет я совершенствуюсь в применении Excel`я. Тем, кто также как и я хочет больше узнать об этой поистине безграничной по своим возможностям программе, могу рекомендовать книгу Холи Д., Холи Р. Excel 2007. Трюки. СПб: Издательство Питер. 2008 г., 368 с.

Сегодня об одном из трюков, изложенных в книге, а также о моих методах борьбы с как бы числами…

Нередко (особенно при импорте из внешних источников) данные выглядят как числа, но числами не являются. Их нельзя суммировать, и вообще с точки зрения Excel это текст. В Excel визуально отличить текст от чисел довольно просто. Сделайте колонку достаточно широкой. Числа, по умолчанию, форматируются по правому краю ячейки, текст – по левому (для лучшего понимания откройте файл Excel, лист «Пример1»):

Видно, что числа в колонке «прилипли» к левому краю, то есть Excel их не воспринимает, как числа.

Выделите пустую ячейку, скопируйте её в буфер, выделите диапазон, который вы хотите превратить из как бы чисел в настоящие числа, выберите «Специальная вставка» (на ленте или с помощью правой кнопки мыши), в открывшемся окне выберите «значения» и «сложить», нажмите Ok:

Как бы числа преобразовались в числа:

Эффект связан с тем, что когда мы специальной вставкой прибавляем значение пустой ячейки, Excel прибавляет ноль и при этом превращает как бы число в число.

Иногда это не работает – см. в файле Excel лист «Пример2». Обратите внимание на рисунке ниже: в строке формул между числом 88 и курсором есть пробелы.

Если в ячейке содержатся пробелы, избавиться от них можно следующим образом. Выделите эти пробелы в строке формул:

Выделите диапазон, в котором вы хотите избавиться от пробелов. Откройте диалоговое окно «Найти и заменить», например, с помощью «горячих» клавиш Ctrl + H, в строку «Найти» вставьте ранее выделенные пробелы, строку «Заменить на» оставьте пустой.

12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Информация в комментариях

Бардак с форматированием

Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Числа в виде текста в ячейке

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Страничный режим листа в Excel

Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

Эксель не видит число в ячейке

Спрашивающий

Общие обсуждения

написал программу , которая считывает с excel данные , программа считывает одно поле другое несчитывает, попробовал все варианты сдвигал, копировал в другой excel все равно невидит! файл excel по идей является макросом! думаю проблема в нем!

Изменен тип Abolmasov Dmitry 23 ноября 2010 г. 15:16

Все ответы

А при помощи чего считываются данные?

И какая версия excel?

Там ничего несчитывает! мне кажется программа воспринимает ячейку как картинку! и возвращает пустым!

версия 2003, считывается вот так

Convert .ToDouble(((Microsoft.Office.Interop.Excel. Range )ObjWorkSheet.Cells[i, 8]).Value2);

Я давно не работал с 2003 офисом.

А вот в 2007 такая ситуация обычно объясняется тем, что значение из ячейки хранится не прямо в ячейке, а в специальной таблице.

У меня была статейка (правда не очень хорошая) на этот счет

Честно говоря я ничего не понял!

я по экспериментировал, в тех ячеиках от куда я должен прочитать не хранятся данные по идей они хранятся где то, пока незнаю! видимо макрос так делает!

я попробовал вариант скопировать ->закрыть->открыть новый Excel ->вставить !

и все нормально программа считывает ,но это очень кропотливо когда речь идет о 300 подобных файлов!

Читайте также: