Деловой русский язык 10 ошибок которые не видит компьютер

Обновлено: 07.07.2024

Многие считают, что Microsoft Word — панацея от всех ошибок. Сегодня мы убедимся, что это далеко не так. Значительную часть орфографических и пунктуационных ошибок Word игнорирует, а про грамматические я вообще молчу. На скриншотах продемонстрирую очевидные ляпы, которые спокойно пропускает эта самая распространённая офисная программа. И прокомментирую их.

В конце статьи — отдельная коллекция ошибок, которые Word не замечает, но уже без моих пояснений.

Исходные данные. Microsoft Word 2019 со встроенной проверкой орфографии. Ноутбук с Windows 10 (64-разрядная). Все настройки включены:

Самые элементарные опечатки, недочёты Word замечает. Он распознаёт ситуации, при которых требуется однозначное написание, нет никакой омонимии (далее мы неоднократно в этом убедимся).

Как у него дела с -тся/-ться?

Чувствительным людям этот скриншот лучше не смотреть. :)

Итак, это была разминка. Подобные ошибки любой человек с минимальным языковым чутьём обнаружит самостоятельно. Как дела у Word с более сложными орфограммами?

Отрицательные слова с «не» и «ни»

Увы, но редактор видит не все ошибки в словах ничего, никогда, никак .

В последнем примере ему не понравилось раздельное написание «никогда». А как же насчёт первого раздельного написания с «не»?

Вывод: при проверке таких орфограмм на Word полагаться не нужно. Зачастую ничего , никто, никак, никогда пишут раздельно и через «не», а такую белиберду Word за ошибку не считает.

Хотя, на мой взгляд, проще простого один раз запомнить такие слова и никогда в них не путаться.

Никак, нигде́, никто́, ничего́, никогда́. Не́где, не́кто, не́чего, не́когда.

«Чтобы» и «что бы»

Мы знаем, что союз «чтобы» пишется слитно. Раздельно пишем только тогда, когда «бы» можно переставить в другое место или убрать (это будет союз «что» и частица «бы»). Как же ведёт себя Word, если «чтобы» написать раздельно?

Ура! Здесь он более-менее ориентируется (подчёркивает двумя синими линиями). Однако составной союз «для того чтобы» редактор не понимает: просит поставить лишнюю запятую перед «чтобы» и даже не замечает раздельного написания «чтобы».

В начале предложения «для того чтобы» пишется без запятой. В начале предложения «для того чтобы» пишется без запятой.

Многострадальное «пишете»

Напомню, что в личных формах глагола «писать» нужна буква «е»: пишешь (что делаешь?), пишет, пишем, пишете. Повелительное наклонение (просьба, приказ) — пиши́те, на вторую букву «и» падает ударение. К сожалению, многие пишут «пишите» там, где нужно «пишете».

И на такую серьёзную ошибку Word смотрит сквозь пальцы:

Для него не имеет значения контекст. Различия между этими грамматическими формами текстовый редактор не видит.

Иметь в виду

О выражении иметь в виду Microsoft Word тоже не догадывается. В словаре программы есть отдельный предлог «ввиду», однако Word не чувствует его отличие от предложно-падежной формы «в виду».

Смотрим скрины. На всякий случай я ещё и запятые при слове «пожалуйста» сознательно упустил, но уж такие элементарные вещи редактор распознаёт сразу. Имейте это в виду. :)

Microsoft Word не знает о наличии выражения «иметь в виду». Вместо «в виду» редактор предлагает «в ввиду» или «ввиду». Забавно. :)) Microsoft Word не знает о наличии выражения «иметь в виду».

Так вот же, он среагировал на тройную «в»! Но нет, вместо этого программа предлагает «ввиду» или «в ввиду» (скрин №2).

Посмотрим, что Ворд скажет, когда дело дойдёт до выбора нужного падежа при предлогах.

Согласно + дательный падеж

Дательный падеж при слове «согласно» редактор определяет сразу. Неверный родительный падеж подчёркивает двумя синими линиями. Если мы кликнем на правую кнопку мыши, то Word предложит выбрать написание в дательном падеже (скрин №2). Правда, не все словоформы ему подвластны ( согласно действующему законодательству ).

По в значении «после» + предложный падеж

Это грамматическое правило нашему офисному другу неведомо. Предлог «по» в значении «после» требует после себя форму предложного падежа. Правило работает для таких словосочетаний, как по приезде (после приезда), по окончании (после окончания), по завершении, по прилёте, по выздоровлении и др.

В течение/в течении

Программе абсолютно всё равно, как вы напишете: «в течение» или «в течении».

Надеюсь, понятно, что при обозначении временно́го промежутка употребляется предлог в течени е (с «е» на конце). Более того, Word ещё и в наращении числительных не разбирается, спокойно реагируя на ненужные хвосты вроде 3-х (если вдруг кто забыл, буквенные окончания к количественным числительным не дописываются).

Правильно так: «в течение 3 дней» или «в течение трёх дней» Правильно так: «в течение 3 дней» или «в течение трёх дней»

А как Microsoft Word проверяет пунктуацию?

Ужасно. Пропуск тире после незнакомого иностранного названия он не замечает. Ещё Word закрывает глаза на пропущенные запятые перед простейшими словами вроде который, зачем, иначе, почему .

Перед словами «которую», «как», «зачем», «почему» нужно было поставить запятую. Две последние ошибки Word не заметил. Перед словами «которую», «как», «зачем», «почему» нужно было поставить запятую. Две последние ошибки Word не заметил.

Первый пример я не придумал, а скопировал с одного новостного сайта. Там действительно отсутствовало тире перед «это». Зато во втором примере, где все слова общеизвестные, пропуск тире Word заметил (подчеркнул двумя линиями). Однако отсутствие запятой перед «которое», видимо, посчитал как данность. Зато в третьем примере вовремя сориентировался, подчеркнув слово «работу».

«Что это она подчёркивает в первом примере?» — спросите вы. Оказывается, по мнению программы, после «запятая» нужна… запятая.

Детский сад какой-то. Проверять пунктуацию в Word точно не нужно.

Теперь посмотрим, как он справляется с ошибками в деепричастных оборотах.
Почти никак. Хотя пропущенные запятые в них Word замечает (см. примеры №№ 3 и 4). Это уже радует.

Ошибку в «подъезжая» подчеркнул. В четвёртом примере всё хорошо с деепричастным оборотом, но запятая сознательно пропущена. Редактор это заметил, подчеркнув двумя линиями. Ошибку в «подъезжая» подчеркнул. В четвёртом примере всё хорошо с деепричастным оборотом, но запятая сознательно пропущена. Редактор это заметил, подчеркнув двумя линиями.

Во втором примере я намеренно написал «е» вместо «ё», но тоже ноль внимания. Хотя в настройках стоит галочка возле «Требовать точное использование ё». Зато Word заметил в деепричастии «подъезжая» мягкий знак вместо твёрдого, да ещё и намекнул на пропущенную запятую после «дело». Поаплодируем лучшему текстовому редактору современности!

Какие можно подвести итоги? Никого не призываю отказываться от этой программы, всего лишь намекаю, что это далеко не самый надёжный способ проверки правописания. Word годится только для поверхностной вычитки текста, на большее его не хватает.

Таким образом, улучшать свою грамотность всё равно необходимо. В крайнем случае, если вам нужно работать с большим количеством текстов, то лучше найти корректора и редактора. Технологии развиваются, но человеческий мозг пока проверяет правописание намного лучше, чем искусственный интеллект.

Вот ещё коллекция ошибок, которые Word упорно не видит. А какие казусы в работе Word замечали вы? Проверяете ли вы орфографию при помощи этой программы? Всех благодарю за внимание. :) И ставьте «Нравится», если материал оказался полезным для вас.



Мы по­сто­ян­но пи­шем пись­ма, и на ка­ран­тине мно­гие ста­ли пи­сать их в разы боль­ше — уже нель­зя дой­ти до сто­ла кол­ле­ги или со­брать­ся на обед с парт­не­ра­ми. Ка­кие ошиб­ки ча­сто воз­ни­ка­ют в де­ло­вых пись­мах, и как их из­бе­жать? «Цех» по­про­сил Ана­ста­сию Лан­дер, ав­то­ра кур­са «Пи­шем сами» в In­Lib­erty, разо­брать­ся в тон­ко­стях пе­ре­пис­ки. По про­мо­ко­ду ПИ­ШЕМ­ЦЕХ вы мо­же­те за­пи­сать­ся на курс со скид­кой 10%.

Невнят­ная тема пись­ма

Вы на­вер­ня­ка по­лу­ча­ли пись­ма с те­мой «До­ку­мен­ты», «Счет» или «IMG_4703». Удоб­но ли в них ори­ен­ти­ро­вать­ся? Нет. Тема пись­ма долж­на по­мо­гать ад­ре­са­ту ра­бо­тать с поч­той, а не сби­вать с тол­ку. Обя­за­тель­но ука­жи­те в теме важ­ную дату или вре­мя, если в са­мом пись­ме вы го­во­ри­те об этом. Если вы на­зна­ча­е­те встре­чу, оза­главь­те пись­мо так: «Встре­ча с Имя­ре­ком 10 сен­тяб­ря». Если при­сы­ла­е­те мо­ти­ва­ци­он­ное пись­мо ра­бо­то­да­те­лю или эй­ча­ру, ука­жи­те, на ка­кую ва­кан­сию пре­тен­ду­е­те, на­при­мер: «Ва­кан­сия гра­фи­че­ско­го ди­зай­не­ра в „Я и сы­но­вья“ — ре­зю­ме Се­ме­на Пет­ро­ва». Если же вы от­прав­ля­е­те те са­мые до­ку­мен­ты, сче­та или хай­ре­зы кар­ти­нок, то сме­ло пи­ши­те: «За­кры­ва­ю­щие до­ку­мен­ты к до­го­во­ру WY01 от 13 июня 2020 года», «Счет LC015 от 7 ав­гу­ста» или «Ил­лю­стра­ции для ма­те­ри­а­ла о ме­ди­та­ции».

По­тру­ди­тесь пи­сать сло­ва це­ли­ком. Так ли мно­го вре­ме­ни вы эко­но­ми­те на каж­дом пжлст?

Фа­ми­льяр­ное или слиш­ком вы­спрен­ное при­вет­ствие

Как вы обыч­но при­вет­ству­е­те ад­ре­са­та — и при­вет­ству­е­те ли? «При­вет, Ирин, «? «Мно­го­ува­жа­е­мая Ири­на Сер­ге­ев­на, поз­воль­те за­сви­де­тель­ство­вать вам свое по­чте­ние»? Или ис­поль­зу­е­те став­шее зна­ме­ни­тым и линг­ви­сти­че­ски непра­виль­ное «Доб­ро­го вре­ме­ни су­ток?»

Что­бы по­здо­ро­вать­ся, вы­би­рай­те «Здрав­ствуй­те» или «Доб­рый день», если вы не слиш­ком близ­ко зна­ко­мы с ад­ре­са­та­ми. По­ста­рай­тесь вы­яс­нить, зо­вут вашу ад­ре­сат­ку На­та­лья или На­та­лия — это раз­ные име­на. Если Ири­на Сер­ге­ев­на лю­бит об­ра­ще­ние по име­ни и от­че­ству — от­лич­но, вы все пра­виль­но пи­ше­те. Но ви­тий­ства вро­де «мно­го­ува­жа­е­мая» и про­чая оставь­те для ди­пло­ма­ти­че­ской пе­ре­пис­ки. В де­ло­вом пись­ме бу­дет до­ста­точ­но про­сто «Ува­жа­е­мый / ува­жа­е­мая».

От­сут­ствие кон­тек­ста

Вы впер­вые пи­ше­те ад­ре­са­ту и сра­зу пе­ре­хо­ди­те к делу:

“Здрав­ствуй­те, Ни­ко­лай,

мне нуж­на пре­зен­та­ция ва­ше­го вы­ступ­ле­ния на мар­ке­тин­го­вой кон­фе­рен­ции три года на­зад. При­шли­те, пож-ста.

С та­ким под­хо­дом шан­сов по­лу­чить от Ни­ко­лая за­вет­ную пре­зу ма­ло­ва­то. Под­ло­жи­те кон­текст!

«Здрав­ствуй­те, Ни­ко­лай,

поз­воль­те на­пом­нить о себе: меня зо­вут Ми­ха­ил Мар­ков, мы по­зна­ко­ми­лись на кон­фе­рен­ции Red Ap­ple три года на­зад и обе­да­ли вме­сте в пе­ре­ры­ве. Я был впе­чат­лен ва­шим вы­ступ­ле­ни­ем, и мы об­суж­да­ли кей­сы, ко­то­рые вы упо­ми­на­ли в пре­зен­та­ции.»

А даль­ше уже мож­но веж­ли­во вы­ска­зы­вать прось­бу.

Шаб­лон­ный текст

Вы пи­ше­те так на­зы­ва­е­мое «хо­лод­ное пись­мо», пред­ла­гая свои услу­ги по­тен­ци­аль­но­му парт­не­ру, и, что­бы сбе­речь свое вре­мя, встав­ля­е­те в текст опи­са­ние де­я­тель­но­сти ва­шей ком­па­нии, взя­тое с веб­сай­та. По­лу­ча­ет­ся нечто по­доб­ное:

«Мы име­ем до­ста­точ­ный опыт ра­бо­ты как с круп­ны­ми фе­де­раль­ны­ми ком­па­ни­я­ми, так и с неболь­ши­ми мест­ны­ми ком­па­ни­я­ми. На­ши­ми Кли­ен­та­ми яв­ля­ют­ся пред­при­я­тия раз­лич­ных от­рас­лей из раз­ных угол­ков на­шей стра­ны, а так­же ближ­не­го и даль­не­го за­ру­бе­жья.»

Чи­та­те­ля тя­нет зе­вать. Что­бы ваше пред­ло­же­ние все же изу­чи­ли, при­дет­ся по­тра­тить вре­мя и сфор­му­ли­ро­вать пре­ле­сти ва­ше­го пред­ло­же­ния так, что­бы они были важ­ны имен­но это­му ад­ре­са­ту.

Суть во­про­са не рас­кры­та

Вы на­пи­са­ли от­лич­ный текст о себе и сво­их услу­гах, но от­ве­та нет. По­смот­ри­те на свои пись­ма кри­ти­че­ски — есть ли в них фор­му­ли­ров­ки того, что вы хо­ти­те по­лу­чить? Ад­ре­са­ты долж­ны по­ни­мать, по­че­му вы им пи­ше­те. Если вы хо­ти­те пред­ло­жить услу­гу, по­дать свою кан­ди­да­ту­ру на ва­кан­сию, по­лу­чить сме­ту или уточ­нить де­та­ли встре­чи, обя­за­тель­но сфор­му­ли­руй­те это чет­ким и ем­ким пред­ло­же­ни­ем. Дай­те ад­ре­са­ту по­нять, что ему нуж­но сде­лать по про­чте­нии ва­ше­го пись­ма.

Мно­го букв

Вы пи­ше­те от­лич­ные, но уж очень длин­ные пись­ма. А как ина­че? Ведь ваш стар­тап та­кой уни­каль­ный, ваши услу­ги де­шев­ле рын­ка, а ваш по­служ­ной спи­сок за­тме­ва­ет всех звезд ин­ду­стрии. Что де­лать? Остав­ляй­те в пись­ме са­мое глав­ное, а по­дроб­но­сти рас­пи­ши­те в пре­зен­та­ции, ко­то­рую при­ло­жи­те к пись­му. Толь­ко не за­будь­те упо­мя­нуть, что вы при­ло­жи­ли до­ку­мент с по­дроб­ной ин­фор­ма­ци­ей о сути ва­ше­го во­про­са.

Со­кра­ще­ния, за­ис­ки­ва­ние, кан­це­ля­рит

У вас столь­ко дел, что нет вре­ме­ни объ­яс­нять. По­это­му в ва­ших пись­мах нет за­глав­ных букв, за­пя­тых, и пол­но со­кра­ще­ний на­по­до­бие «Спс», «пжлст», «кот» вме­сто «ко­то­рый». Если пись­мо пи­сать дол­го, луч­ше до­стань­те те­ле­фон.

В про­тив­ном слу­чае по­тру­ди­тесь пи­сать сло­ва це­ли­ком. Так ли мно­го вре­ме­ни вы эко­но­ми­те на каж­дом пжлст?

Вы очень бо­и­тесь до­ста­вить неудоб­ство ад­ре­са­ту или про­явить недо­ста­точ­ное по­чте­ние, по­это­му сдаб­ри­ва­е­те пись­ма вся­ки­ми «под­ска­жи­те, по­жа­луй­ста, вы­да­лась ли воз­мож­ность озна­ко­мить­ся с на­шей пре­зен­та­ци­ей». Не надо так — вы ста­ви­те себя в сла­бую, за­ис­ки­ва­ю­щую, неуве­рен­ную по­зи­цию. Нет ни­че­го оскор­би­тель­но­го в во­про­се: «Ска­жи­те, по­жа­луй­ста, ви­де­ли ли вы мое преды­ду­щее пись­мо и пре­зен­та­цию?»

Вы хо­ти­те, что­бы ваши пись­ма зву­ча­ли ве­со­мо и со­лид­но, по­это­му пи­ше­те толь­ко так: «Наши услу­ги яв­ля­ют­ся уни­каль­ны­ми на дан­ном рын­ке, а я яв­ля­юсь наи­луч­шим спе­ци­а­ли­стом, име­ю­щим необ­хо­ди­мый спектр ква­ли­фи­ка­ций для наи­бо­лее оп­ти­маль­но­го ре­ше­ния дан­ных про­блем и во­про­сов». Ваш ди­а­гноз — кан­це­ля­рит. Его лег­ко на­гро­моз­дить и слож­но рас­пу­тать. Ис­поль­зуй­те ак­тив­ный за­лог, дро­би­те длин­ные пред­ло­же­ния, до­бав­ляй­те по­нят­ные по­дроб­но­сти, что­бы со­об­ще­ние при­об­ре­ло цен­ность.

«Мы раз­ра­бо­та­ли шаб­лон де­ло­во­го пись­ма, ко­то­рый лег­ко адап­ти­ро­вать для мо­ти­ва­ци­он­ных и хо­лод­ных пи­сем лю­бо­го сти­ля. Я пишу де­ло­вые пись­ма вот уже 20 лет и бла­го­да­ря опы­ту ра­бо­ты в меж­ду­на­род­ных кор­по­ра­ци­ях на­хо­жу пра­виль­ные от­ве­ты на са­мые слож­ные за­про­сы кли­ен­тов и агентств».

Непод­хо­дя­щая под­пись

В ней толь­ко ваше имя и мо­биль­ный те­ле­фон без кода стра­ны. Или толь­ко мейл. Или под­пи­си нет со­всем. Или она за­ни­ма­ет во­семь строк, вклю­ча­ет поч­то­вый ад­рес ва­ше­го офи­са, ссыл­ки на все ак­ка­ун­ты в соц­се­тях, веб­сайт, ло­го­тип и мис­сию ком­па­нии, а так­же пару ци­тат CEO.

У раз­ных ком­па­ний мо­гут быть раз­ные стан­дар­ты под­пи­си, и с неко­то­ры­ми из них ни­че­го нель­зя по­де­лать. Но если вы мо­же­те со­ста­вить под­пись са­мо­сто­я­тель­но, по­смот­ри­те на нее с точ­ки зре­ния здра­во­го смыс­ла. В ней обя­за­тель­но долж­ны быть:

— ваши имя и фа­ми­лия;

— долж­ность — если она у вас есть;

— мо­биль­ный те­ле­фон — если вы го­то­вы его да­вать;

— если вы ин­флю­эн­сер — дай­те ссыл­ку на клю­че­вую соц­сеть;

— если ваш веб­сайт — ос­нов­ная плат­фор­ма биз­не­са, ука­жи­те его.

Все осталь­ное луч­ше опу­стить.

Неудоб­ные ссыл­ки, тя­же­лые при­ло­же­ния

Вы лю­би­те вста­вить длин­ную ссыл­ку в тело пись­ма так, что она за­ни­ма­ет три стро­ки? При­кла­ды­ва­е­те к пись­мам PDF ве­сом боль­ше 5 ме­га­байт? Лю­би­те вста­вить хай­ре­зы фо­то­гра­фий пря­мо в тело пись­ма? Не надо так де­лать, по­жа­луй­ста. Ссыл­ки со­кра­щай­те спе­ци­аль­ны­ми сер­ви­са­ми, боль­шие фай­лы и фо­то­гра­фии за­ли­вай­те в об­ла­ко и да­вай­те ад­ре­са­там ссыл­ку с нуж­ны­ми вам уров­ня­ми до­сту­па.

Про­бле­мы с от­ве­том

Вы на­пи­са­ли иде­аль­ное пись­мо, и — о, чудо! — вам от­ве­ти­ли. И вы уже неде­лю не мо­же­те со­брать­ся с ду­хом и про­дол­жить пе­ре­пис­ку — нуж­но под­го­то­вить мно­го дан­ных, по­ду­мать о со­дер­жа­нии пись­ма, или вас за­тя­ну­ла те­куч­ка. Что де­лать? Дер­жи­те под ру­кой шаб­лон быст­ро­го от­ве­та на лю­бое пись­мо. Он мо­жет быть, на­при­мер, та­ким (вы­бе­ри­те нуж­ные эле­мен­ты):

«До­ро­гой / до­ро­гая Имя­рек,

бла­го­да­рю вас за от­вет. Я обя­за­тель­но на­пи­шу вам по­дроб­ное пись­мо / по­зво­ню вам, что­бы об­су­дить де­та­ли зав­тра / че­рез два ра­бо­чих дня / в те­че­ние неде­ли.

С ува­же­ни­ем,

Я и сы­но­вья.»

Это даст вам поле для ма­нев­ра. Непре­мен­но сдер­жи­те сло­во и от­веть­те или пе­ре­зво­ни­те со­бе­сед­ни­ку в обе­щан­ный срок. Ина­че ни­ка­кая пе­ре­пис­ка не спа­сет вашу ре­пу­та­цию.

Цифровой этикет: 10 ошибок деловой переписки, которые не простят

Александра Гурова Редакция «Текстерры»

Современный мир трудно представить без цифровых носителей и переписки в интернете. Чтобы общение было комфортным, специалисты выработали свод правил, которые помогают сделать коммуникацию более эффективной, комфортной и быстрой для всех сторон. Эти правила назвали цифровым этикетом. О нем сегодня и поговорим.

Не устанавливать правила

Начать работу с новым клиентом и не узнать, что можно, а что нельзя – непростительная роскошь, которая может стоить денег.

Обязательно заранее обсудите следующие вопросы:

Многие могут удивиться второму пункту, а зря! Мы привыкли отталкиваться от собственных привычек, но у партнеров может быть иной распорядок дня. Так, например, вы всегда находитесь у компьютера и можете отвечать на электронную почту, а, например, юристы или люди творческих профессий не всегда имеют доступ к почте и предпочитают решать вопросы либо по телефону, либо в мессенджерах.

Создатель известного телеграм-канала «Цифровой этикет» в своей книге озвучивает следующие принципы:

  • старайтесь не писать и не звонить человеку в нерабочее время;
  • старайтесь не использовать те каналы коммуникации, которые чаще всего являются частью неформального общения (социальные сети, мессенджеры);
  • о звонке предупреждайте заранее, потому что звонки «вторгаются» в чужое пространство, заставляя отрываться от текущих дел, и нарушают границы;
  • если пишете письмо и ставите в копию людей, которые могут быть незнакомы вашему основному адресату, представьте их.

Не заботиться о ресурсах

В бизнесе есть два ресурса, которые нельзя тратить впустую. Это время и деньги. Зачастую, стараясь сэкономить свои ресурсы, мы тратим впустую время и деньги партнеров.

Генеральный директор компании в связи со своей занятостью и постоянным движением злоупотребляла голосовыми.

Оказалось, в конце материала она поставила для меня задачу, которая состояла в оперативной замене некоторых позиций в макете меню бара на другие. К моменту, когда меню напечатали и привезли, всё снова поменялось, и в итоге оставили первоначальные позиции, которые я, собственно, не исправила.

Уверена, что каждый сможет «накидать» приличный список таких историй.

В деловом общении следует придерживаться следующих правил:

Забывать о юридической силе переписки

Запомните раз и навсегда: любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу.

Об этом правиле важно помнить как тем, кто пишет письма, так и получателям.

Если с написанием писем проблем возникает все меньше (мы уже научились не указывать в переписках конфиденциальную информацию, а также не переходить на оскорбления и не обсуждать деловые махинации), то с получением писем проблемы все еще возникают.

Банальный пример, который знаком многим – случилось ЧП, что привело к нарушению условий договора. Вопрос необходимо решить быстро, поэтому проще созвониться и обсудить план действий и дальнейшие условия сотрудничества. Решение найдено, условия обговорены, а документального подтверждения нет!

Никогда не забывайте все фиксировать в электронной почте, получать повторное согласие от партнера и переоформлять договоры. Ситуации бывают разные, и никто не застрахован от исковой жалобы в суд о нарушении контракта (даже после «дружеского» разговора по телефону).

Писать письмо сверху вниз

Странно звучит, не так ли? Но сейчас я вам докажу, что это правило может сберечь нервы и избавить от неловких ситуаций в переписке.

«Добрый день, коллеги! Как и обещал, высылаю вам файл на согласование».

«Простите, забыл прикрепить файл. Вот он».

А в копии стоит 10 человек, и все руководители! Уверена, такое было абсолютно у каждого. Поэтому деловые письма надо писать снизу вверх.

В рамках передачи дел новому маркетологу компании я показывала, как пользоваться CRM и делать рассылку по базе клиентов.

В общем, «оло» ушло по всей базе клиентов. Когда я это поняла, пришлось импровизировать.

Обладателей самых оригинальных посланий одарили бургерами. От руководства не прилетело. Они тоже посмеялись.

В данном пункте хочу поделиться одним лайфхаком, который, возможно, вам захочется внедрить и у себя на работе.

В некоторых компаниях принят стандарт, где тема письма обязательно начинается с приоритета. Приоритетность указывается по шкале от 1 до 4 и имеет следующие значения:

  • 1 – срочно и важно;
  • 2 – срочно, но неважно;
  • 3 – не срочно, но важно;
  • 4 – не срочно и не важно.

Для информационных рассылок в компании есть специальное обозначение – INF (information), а для вопросов, которые не терпят отлагательств – IMP (important).

Отправлять данные в формате картинки

Давайте я просто перечислю, что отправлять изображениями не надо, а вы прочувствуете эту боль на себе.

  • Банковские реквизиты. Те, кому приходили такие данные сканом, понимают, как волнуешься, когда перепечатываешь номер счета с кучей нулей.
  • Фото телефонного контакта.
  • Адрес электронной почты. Здесь вариантов ошибиться примерно столько же, сколько и в лицевом счете.
  • Пресс-релизы в формате PDF или JPEG. Что подумает журналист, которому придется перепечатывать информацию с пресс-релиза?
  • Отсканированные документы с просьбой внести правку, особенно если у получателя нет исходника.
  • Фотографию адресной строки в браузере.
  • Скриншот карты с указанием точки на местности. Отправьте лучше адрес или геолокацию (да здравствует 21 век!).

До вас дошло?

Во-первых, электронная почта сама уведомит получателя о том, что письмо пришло.

Во-вторых, лишнее напоминание будет только раздражать.

И в-третьих, есть 1 очень простой, но действенный прием – просто напишите в письме, что просите уведомить вас, что письмо было получено (если в нем содержится какая-то важная информация).

Безусловно, позвонить и уточнить можно, но только в том случае, если вы не получили ответ на письмо в течение 1-2 рабочих дней.

Не настраивать автоответы

Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.

Есть миф, что на автоответ отвечать не нужно. Это неверно: после длительного отсутствия уходит куча времени, чтобы проверить почту и определить, какой вопрос был решен, а какой «ждет» вас. Поэтому не оставляйте автоответы без внимания. Есть несколько вариантов ответа на них:

  • «Привет! Вопрос не срочный – ждет твоего возвращения»;
  • «Привет! Написал твоему замещающему, решаем проблему»;
  • «Привет! Справлюсь с этой задачей сам, не беспокойся!».

Поверьте, ваши коллеги будут благодарны за такие ответы, ведь вы сэкономите их время.

Стилистика и интонация

Для рабочей переписки уместен только деловой стиль общений. При этом, если вы ведете переписку с коллегой, с которым у вас сложились неформальные отношения, границы могут стираться и будут уместны простые речевые обороты.

Как бы ни было, стиль общения не так отпугивает клиентов, как отсутствие интонации в письмах. В реальной жизни мы воспринимаем только 40 % информации через слова. Остальное воспринимается невербально. Этот факт просто нельзя игнорировать в общении с клиентами и партнерами. Поэтому не забывайте о вежливости и посмотрите примеры ниже – какая разница между ними!

«Добрый день! Отправил макет на согласование. По возможности, дайте, пожалуйста, ответ до конца рабочего дня»

«Добрый день! Макет во вложении»

«Привет! Ты не мог бы скинуть мне, пожалуйста, контент на март до конца рабочего дня?»

«Жду контент на март до конца рабочего дня»

«Привет! Да, конечно, отправлю».

Однажды я делала большой проект по дизайну книжного издания и верстала заголовки прописными буквами. То есть, говоря простым языком, определенные места в макете многостраничной (более 300 страниц) книги я специально выделяла заглавными буквами, так как того требовал выбранный стиль верстки.

Одновременно с этим у меня шла коммуникация с веб-разработчиком сайта для одного из наших проектов. Мы активно общались через мессенджер. И вот я, не переключаясь из режима верстки заголовков, многие вещи писала веб-разработчику прописными. Из лучших побуждений выделяла таким образом определенные папки, категории сайта, на которые ему нужно обратить внимание. Мне казалось это логичным в свете параллельной работы над заголовками в книге.

Где-то через неделю веб-разработчик спросил меня: «А к чему столько капса?». Я не сразу поняла, о чем речь, но мы обсудили этот вопросы и выяснилось, что мои заботливые (как мне казалось) заголовки, набранные капслоком, воспринимались им не иначе как агрессивный напор и попытку зарубить на корню любые возможности для дискуссии. И хорошо, что он сказал мне об этом, иначе кто знает, в какое непродуктивное взаимодействие мои капслоки могли бы нас завести.

Орфография и пунктуация

Мы же не на экзамене по русскому языку! Да, действительно, мы не на экзамене. Но какому подрядчику вам бы хотелось доверить свой проект: тому, кто пишет грамотно, или тому, кто пишет все сплошным текстом, да еще и с ошибками?

Ответ очевиден! Ваш профессионализм не будет оценен по достоинству, если ваши письма безграмотны, не структурированы и написаны сплошным текстом.

Если вы не уверены в своих знаниях русского языка, воспользуйтесь одним из этих сервисов, которые проверяют грамотность.

В бизнесе каждая деталь имеет значение, поэтому не стоит создавать себе проблемы там, где их можно избежать.

Также будьте очень аккуратны с использованием смайлов в деловой переписке. Смайлы помогают передать эмоции и настроение более ярко, но это атрибут неформального общения. Не используйте язык эмодзи при составлении деловых писем партнерам, но, если общаетесь с коллегами, улыбка в конце письма не повредит. Конечно, если она уместна.

Неправильная работа с Google-документами

Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его.

  1. Перед началом работы уточните у собеседника, удобен ли ему такой формат. Возможно, он ранее не работал с данными файлами и хорошо бы было выслать ему инструкцию по работе.
  2. Называйте файлы понятно. Понятно должно быть не только вам, но и партнеру. «Коммерческое предложение», «Договор» или «Презентация» – плохие варианты названий, так как у собеседника может быть много похожих документов в работе. Уточните, как лучше назвать файл. «Договор с «название подрядчика»» будет более уместным вариантом.
  3. Перед отправкой ссылки на документ убедитесь, что к нему открыт доступ.

Когда открываете доступ, напишите сопроводительный текст, а также проверьте настройки приватности.

  1. При работе с объемными файлами лучше помочь собеседнику разобраться в нем, показав структуру документа.
  1. Когда вставляете информацию в документ, следите за форматированием. Разные стили текста затрудняют чтение.
  2. Используйте гиперссылки – это также облегчит чтение документа.
  3. Если вы хотите внести правки в чужой документ, лучше воспользоваться функцией «Советовать».

Безусловно, заучить все правила этикета невозможно, но есть 1, которое относится ко всем сферам жизни: думайте о вашем собеседнике.

В деловой сфере комфортную работу с подрядчиком ценят иногда гораздо выше, чем профессиональные качества. Синергия профессионализма и комфортной работы – залог долговременного и плодотворного сотрудничества!

Как говорит Мари Буше, директор Высшей Австрийской Школы Этикета, «знания делового этикета помогут дописать нолик в вашем договоре». Зачем же упускать такую возможность?

Общаемся вежливо и по делу, но не дописываем нолики в договоре: рассчитываем стоимость услуг исключительно исходя из количества из сложности выполняемых задач.

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей русского языка. По речевому этикету лучше писать доброе утро/день/вечер или универсальное приветствие «здравствуйте». Поберегите нервы вашего собеседника ;)

2. Дорогой, Иван Иванович!

Здесь всё объясняется просто: пишущий думает, что обращение – это «Иван Иванович», а ведь все ещё со школы помнят: обращение надо выделять запятыми! Логика неверная. Обращение в данном случае – это всё сочетание целиком: «Дорогой Иван Иванович», так что внутри никаких знаков нет.

3. Местоимение «вы», написанное не с той буквы

Если вы пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы». И ни в коем случае не «возвышайте» местоимение «ты» – заглавной буквы оно не требует ни при каких обстоятельствах.

4. ДоговорА

ДоговОр – ДоговОры и точка. Даже обсуждать не будем, просто запомните.

5. ВпоследствиИ и вследствиЕ

Если первое достаточно просто запомнить, то второе нужно понять:
• Существительное с предлогом: В следствии по делу обнаружились новые свидетели.

• Производный предлог: Вследствие непогоды прогулка не состоялась.

• Наречие (со значением потом, после): Впоследствии выяснилось, что он не ходил на занятия.

Или попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (впоследствии), а чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

6. Не хватает счет-фактуры

Считаете, тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура – составное существительное, склоняться должны обе его части. Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре – и так далее.

7. Точка после подписи

В деловом письме точка после подписи не ставится. Подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет.

Читайте также: