Докладчик на конференции не может подключить ноутбук

Обновлено: 04.07.2024

С конца марта мы в бюро «Глагол» подготовили больше 60 спикеров к удаленным выступлениям. А еще поучаствовали в организации IDRF — онлайн-конференции на 7000 участников. Все это время мы записывали свои удачные находки и факапы. Получилась инструкция, которая будет полезна HR-менеджерам и организаторам онлайн-мероприятий.

У большинства онлайн-конференций есть одна и та же проблема. Что бы ни придумали организаторы, чаще всего трансляция больше похожа на встречу в Zoom c коллегами, чем на мероприятие.

У этого несколько причин. Самая важная, на наш взгляд: спикеры по умолчанию считают онлайн-формат простым, требующим меньше подготовки. В реальности все наоборот.

В онлайне аудитория видит спикера как просто изображение на экране. При этом чаще всего выступающий не двигается, а спокойно сидит на стуле. Однообразная картинка — это нестрашно, если у вас один спикер. А вот когда их 15 и мероприятие идет шесть часов, зритель быстро устает и уходит листать Instagram.

На IDRF было 30+ выступлений, которые шли с 11 до 18. Воспринимать в таком формате монотонные доклады было бы трудно, а переключиться на соседнюю вкладку — легко

Не все ведут YouTube-канал или записывают курсы. Даже опытные спикеры не всегда знают, как адаптировать подачу и вовлечение под удаленный формат. Поэтому начинают выступление с «отправьте единичку в чат, если меня слышно».

В трансляции сложнее угадать с громкостью или энергией: часто на конференциях говорят так громко, что убавляешь громкость. Некоторые наоборот забывают, что за экраном сидят зрители. Тогда спикер просто отгружает контент без пауз и акцентов.

Много мелких технических огрехов убивают онлайн-конференции. Всплывающие уведомления, слишком мелкий шрифт на презентации, плохой звук, гладильная доска на фоне — всё это некритично само по себе, но в сумме влияет на впечатление. А еще отвлекает и эксперта, и аудиторию.

Онлайн-выступление — это не рабочая встреча в Zoom. Как и на сцене, спикеру стоит взаимодействовать с залом, вовлекать, расставлять акценты.

А кроме этого, выступающего должно быть хорошо слышно и видно. Эти моменты важно учитывать на разных этапах: от приглашения спикеров до самого выступления.

Предложите спикеру тему выступления. Это сократит время подготовки — спикер сразу будет знать, в какую сторону двигаться. Если конференция узкоотраслевая, то попробуйте уже на этом этапе разделить доклады: выделите тему или конкретный кейс:

❌ У вас будет 45 минут. Можете рассказать что-то из своего опыта.

✅ Читал ваш пост на ФБ про партнерство с первыми супераппами. Будет интересно послушать, нужно ли бизнесу туда идти и к чему быть готовыми.

Проговорите, что есть возможность готовиться с тренером. Если вы приглашаете внешнюю команду тренеров, важно объяснить спикерам их роль. Расскажите, что с тренером можно работать по-разному:

отшлифовать готовое выступление;
провести пару репетиций;
зааутсорсить выступление и сделать его вместе с тренером с нуля.

Вышлите гайдлайн. В гайдлайне пропишите ответы на типовые вопросы:

Как выглядит процесс подготовки?
Кто аудитория конференции?
Сколько будет людей?
Какие у аудитории боли, интересы, ожидания?
Какое выступление вы считаете эталонным? Вставьте конкретный референс с кратким объяснением, почему он вам нравится.

На IDRF в гайдлайне были описаны боли и интересы всех сегментов аудитории

Свяжите спикера с тренером, чтобы назначить первую встречу. Сделайте это как можно скорее — у спикеров загруженный календарь. Если вы уже знаете время выступления и технического прогона, отправьте спикеру приглашения в календаре.

Проговорите, к кому обращаться с вопросами. Если вы приглашаете тренера, то он чаще всего сможет помочь только с самим выступлением. Расскажите, с кем держать связь по техническим вопросами. Лучше всего, если у спикера одно окно — один организатор и один тренер.

Расскажите о нестандартных решениях в конференции. Помните, что для спикера ваше событие может быть не единственным, где он выступает. А еще он привык к типичному формату мероприятий. Поэтому если вы решили сделать что-то не как у всех, объясните это сразу же и расскажите для чего нужны нестандартные инструменты. На IDRF таким непривычным решением была платформа Zeen.

Если формат конференции позволяет, то спикеров можно добавить в общий чат.

Готовьте спикеров так, как готовили бы к офлайну, без поблажек. Полезное действие, изучение аудитории, структура, вовлечение зала — все это нужно продумать даже тщательнее обычного. Что еще важно учесть в онлайне:

Решите, насколько у вас строгий тайминг. На IDRF трансляция была больше похожа на телевизионную сетку — спикер не мог задержать выступление даже на пять минут. Тренеры и организаторы сразу на это ориентировались.

Задержать выступление даже на минуту не получится, если спикеры идут один за другим

Не затягивайте с подготовкой. Мы знаем, что это совет из серии «делайте зарядку каждое утро». Но поторапливать спикеров за день до мероприятия больнее, чем спокойно встретиться с ними за пару недель. Спланируйте встречи и отправьте приглашения на репетицию и само выступление как можно скорее. Для встреч со спикерами и репетиций закладывайте 15 минут до и 15 минут после про запас.

Подготовиться можно и за два дня — с условием, что спикер на связи 24/7 и у него пустой календарь. В реальном мире если вы хотите уникальные доклады, а не повтор уже сказанного где-то ранее, на подготовку стоит закладывать минимум две недели. На IDRF мы начали работу со спикерами за полтора месяца.

Предложите индивидуальную помощь каждому. Как правило, опытным спикерам не нужен тренер. Но есть и те, кто захочет подготовит выступление с нуля. Даже если спикер решил готовиться сам, убедитесь за неделю, что у него все под контролем. И обязательно приглашайте таких спикеров на техническую репетицию.

Следите, чтобы контент не пересекался. Если вы делаете узкоспециальную конференцию и не оцениваете контент спикеров, то есть шанс, что разные выступления будут про одно и то же. Развести доклады поможет координатор мероприятия или тренер — у него в голове есть общий контекст.

Определите, какие материалы нужны от спикера заранее. Выпишите, без каких элементов, кроме самих выступлений, конференции не состояться. На IDRF нужно было заранее залить презентации на платформу. Еще нужен был план доклада для внутренней навигации. В вашем случае это могут быть фотографии, описание выступления, краткая информация о самом спикере.

Справа от стрима — план выступления. Это навигация по докладу для тех, кто смотрит выступления в записи

После многих выступлений репетиция может казаться спикерам необязательным этапом. На деле у каждого мероприятии есть особенности: как работает чат, как демонстрировать слайды. Поэтому важно чтобы на техническом прогоне спикер попробовал выступить так, как это будет на самом деле. Хорошо это сделать полноценным прогоном с таймингами самого мероприятия.

Отправьте спикерам чек-лист для технической подготовки. Чек-лист поможет ни о чем не забыть в день мероприятия:

☐Подберите одежду без рубчиков и мелких узоров.

☐Если вы выступаете в bluetooth-наушниках, приготовьте запасные проводные. Не выступайте с AirPods — в них звук будет глухим.

☐Наденьте очки, в которых не бликуют окна и экран. Если возможно — выступайте в линзах.

☐Выключите приложения, которые используют интернет. По возможности подключитесь по кабелю.

☐Выберите нейтральный фон, например, светлую стену. На фоне не должно быть кухни или неубранной комнаты.

☐Не выступайте на крутящемся или раскачивающемся стуле.

☐Установите источник света так, чтобы он был направлен на лицо. Днем можно сесть напротив окна.

☐Протрите камеру. Подберите ракурс: камера должна быть примерно на уровне глаз.

☐Предупредите домашних о том, что у вас выступление. Убедитесь, что к вам во время конференции не приедет доставка.

☐Выключите уведомления на телефоне, ноутбуке, планшете. Вибрацию на умных часах тоже.

На репетиции убедитесь, что спикера слышно и видно:

Проверьте подключение, свет, звук.
Сделайте скринкаст, как спикера видят участники без презентации и с презентацией.
Подскажите удачный ракурс.
Проверьте связь спикера с техниками через наушник.

Если веб-камера дает мыльное изображение, предложите подключить айфон как вебку через приложение Kinoni.

На IDRF каждому высылали набор: кольцевая лампа, HD-камера, ролл-ап. Это высший пилотаж — зато организаторы были уверены в качестве картинки

Объясните, как работает трансляция и экран. Представьте, что спикер включает презентацию. На его экране — только слайды. А зрители видят и картинку, и самого эксперта. Выступающий думает, что его не видно, начинает раскачиваться на стуле и грызть ручку. Чтобы такого не произошло, расскажите спикерам, как работает презентация и когда их видит аудитория (обычно всегда).

Если в наушнике у спикера всегда на связи помощник или оператор, то в пультовой должно быть тихо. Сложно формулировать мысли, когда у тебя в ухе кто-то еще разговаривает.

В течение всей подготовки спикер должен точно знать, к кому обращаться с вопросами и во сколько и куда ему подключаться. Вот еще несколько моментов, которые важно учесть:

Уточните и обновите тему выступления на сайте. Часто в начале спикеры заявляют одну тему, а в процессе подготовки ее меняют. Программа на сайте должна соответствовать контенту — для этого за несколько недель до конференции уточните тему. Это избавит вас от ситуаций, когда выступление начинается со слов: «Несмотря на заявленную тему, поговорим мы с вами немного о другом».

Сделайте персональную памятку с таймингом и важными ссылками. Если подключиться к самому выступлению нужно за 20 минут, то спикер об это должен знать заранее. То же самое с активностью после. У выступающего всегда должен быть актуальный тайминг от организаторов.

Подготовьте план Б для спикера. Продумайте, что делать спикеру, если он не успел рассказать всё в тайминг. На IDRF была комната в Zoom, где с экспертом можно было договорить.

Поблагодарите спикера — он молодец! Пишите лично и конкретно, это не должно быть спам-рассылкой.

❌ Твое выступление было просто отличным, всем очень понравилось!

✅ Во время твоего выступления чат моей команды не замолкал — обсуждали, как переехать в CRM. Видимо, твои аргументы сработали. Еще хочу отметить, как аудитория отреагировала на честную историю в конце выступления — прочитай в комментариях к видео благодарности за искренность.

Отправьте фотографии или скриншоты для публикации в соцсетях. Чем быстрее вы это сделаете, тем выше вероятность, что спикеры их опубликуют на своих страницах.

Помните, что ресурсов на онлайн-конференцию нужно не меньше, чем на офлайн — а часто даже больше. Поэтому будем рады поделиться опытом.

Еще больше об организации онлайн-конференции читайте в постах Юрия Шишкина, создателя IDRF. Там не только про подготовку — но и про техническое оснащение, маркетинг, работу с командой.

Если вам интересно, как организация масштабного онлайн-мероприятия выглядит со стороны event-агентства, обращайтесь к нашим друзьям из Eventum Premo.

А если у вас есть вопрос по подготовке спикеров — пишите в комментариях, на сайте бюро или Артему на Фэйсбуке. Поможем решить вашу задачу или дадим совет.

В качестве аудио-видео технологий для вебинаров GetResponse используются HTML5 и WebRTC. Благодаря этим технологиям вебинары становятся плавными и удобными, но кроме того, они позволяют проводить вебинары с высоким качеством аудио и видео.

Технология WebRTC может использоваться в последних версиях таких браузеров, как Google Chrome, Opera, Safari, Mozilla Firefox, Edge. Мы рекомендуем использовать Google Chrome. Этот браузер имеет наиболее продвинутую интеграцию с технологией WebRTC.

Для проведения и просмотра вебинаров можно использовать мобильные устройства. Пожалуйста, скачайте бесплатное приложение GetResponse Webinars в iTunes App Store или Google Play Store.

Вы можете использовать вебинары в полном аудио-видео режиме во время конференции. Необходимо иметь веб-камеру, микрофон, гарнитуру или динамик, подключенный к, и распознаваемый вашим компьютером. Эти устройства не должны одновременно использоваться другим приложением, например Skype.

Какая пропускная способность соединения необходима для использования вебинаров GetResponse?

Для докладчиков необходимо:

Аудио: 512 кбит/с,
Аудио и видео: 1024 кбит/с,
Аудио, видео и демонстрация экрана: 2048 кбит/с.

Для участников необходимо:

Аудио: 256 кбит/с,
Аудио и видео: 512 кбит/с,
Аудио, видео и демонстрация экрана: 1024 кбит/с.

Как исправлять неполадки аудио и видео?

Мой вебинар не записался

Проверьте, не выбран ли режим Только докладчики. В этом режиме только докладчики могут видеть и слышать друг друга, аудио и видео не записываются.

Я не могу подключить микрофон или камеру

Убедитесь, что ваши аудио и видео устройства подключены и активированы в настройках компьютера или ноутбука. Также вам необходимо дать все запрашиваемые браузером разрешения при активации камеры и микрофона. Когда вы попытаетесь включить их, браузер автоматически запросит вашего разрешения. Если иконки камеры и микрофона изменили цвет на зеленый – всё работает нормально. Протестируйте микрофон голосом, чтобы убедиться, что он работает должным образом.

Проверьте, не работает ли в фоновом режиме другое приложение, которое может использовать камеру или микрофон (например Skype, Facebook, WhatsApp, и т.д.). Одновременная работа таких приложений с вебинарами GetResponse может негативно повлиять на их проведение.

Подключайте внешние устройства перед тем, как открывать браузер и комнату вебинара. В большинстве случаев вам нужно будет обновить страницу, чтобы устройства были обнаружены.

Чтобы проверить подключенные устройства вам необходимо будет кликнуть иконку с шестерней в окне видео. Там вы также сможете включить микрофон и камеру.

Участники не слышат меня и не видят моё видео

Если ваше аудио или видео прерывается, убедитесь, что ваше соединение достаточно стабильно, и доступна необходимая пропускная способность соединения. Проверьте, работают ли в фоновом режиме другие приложения, и отключите их. Особое внимание уделите приложениям, для которых включена функция автообновления, а также приложениям, которые могут загружать файлы во время проведения вебинара.

Вы можете ограничить нагрузку на соединение вебинара отключив приложение для демонстрации экрана или камеры на устройствах неактивных участников (вместо этого можно загрузить фото или аватар).

Если возникают проблемы при демонстрации экрана, убедитесь, что ваш фаерволл не блокирует функцию и в сети открыты все необходимые порты.

1. Для каждого пользователя GetResponse настраиваются исходящие сервисные порты. Исходящее соединение устанавливается через порты TCP 1935, 80 или 443 и порты UDP 20000 —
2. Сервисы GetResponse не настроены на прослушивание и не требуют входящих соединений. Для оптимального использования мы рекомендуем исходящую настройку через порты TCP под номерами 1935, 80 и 443.
3. TCP порты 1935, 443 или 80 и UDP порты 20000 — 60000 полностью сконфигурированы для исходящих соединений с интегрированными CoIP и Webcam Video.
4. Чтобы обеспечить наилучшее качество, и чтобы избежать блокировки и задержки, проверьте указанный диапазон IP и создайте исключения в своем фаерволле, чтобы предотвратить сканирование адресов фильтрами.
5. Если ваша политика безопасности требует точного указания конкретных диапазонов IP, мы рекомендуем ограничить конфигурацию фаервола до портов TCP 1935, 80 или 443 и портов UDP 20000 – 60000.

Важное примечание: Мы рекомендуем использовать шаги настройки 3 и 4 только в случаях острой необходимости, так как диапазоны IP необходимо периодически проверять и мониторить, что потребует дополнительной работы с вашей сетью. Эти изменения не происходят часто, но ваша сеть должна отвечать им, чтобы обеспечить стабильные вебинары высокого качества.

Если Вы используете несколько дисплеев, мы рекомендуем отключить их и ограничиться использованием только основного.

Убедитесь, что пропускной способности вашего соединения достаточно, чтобы использовать демонстрацию экрана и закройте приложения, которые могут повлиять на неё (например менеджеры загрузок и другие программы, которые могут работать в фоновом режиме).

Если вы используете базовую версию демонстрации экрана встроенную в браузер, убедитесь, что браузеру даны все необходимые разрешения для доступа к экрану. Обратите внимание, что в этом режиме недоступны некоторые функции. Встроенная функция демонстрации экрана не дает доступ к чату, инструментам рисования, контролю экрана и демонстрации части экрана.
Встроенная функция демонстрации экрана использует собственные возможности браузера. Это решение позволяет поделиться полным экраном, выбранным приложением или конкретной закладкой выбранного бразуера. Такая версия доступна для Chrome, Opera и Firefox.

При использовании приложения для демонстрации экрана убедитесь, что загружена последняя версия. Вы можете загрузить ее в комнате вебинара из раздела общего доступа к рабочему столу.

Затем просто кликните ЗАГРУЗИТЬ и установите самую новую версию приложения.

Обратите внимание, что функция демонстрации экрана доступна только на платформах, поддерживающих Adobe AIR, таких как MS Windows и MAC OSX, и не будет функционировать на Linux или Chromebook. Также, на iPhone, iPad или устройствах на Android (смартфоны и планшеты) вы можете только просматривать демонстрацию экрана и не можете поделиться своим экраном.

Что делать, если вас отсоединяет от вебинара или вы не можете войти в комнату вебинара?

Убедитесь, что вы используете стабильное интернет-соединение, и, при возможности, используйте кабельное подключение вместо Wi-Fi. Используйте частную сеть при возможности.
Проверьте, не работают ли в фоновом режиме приложения, которые могут задействовать камеру или микрофон (например Skype, Facebook, WhatsApp, и т.д.). Использование таких приложений во время вебинара может мешать его проведению.

Как решать проблемы при загрузке презентаций?

Для начала необходимо проверить, поддерживается ли формат загружаемого файла.

Вы можете загружать файлы следующих форматов:

Презентации

PPTX, PPT, POT, POTX, PPS, PPSX, KEY

Примечание: Анимации в PPT или PPTX не будут срабатывать, так как файл будет сконвертирвован.

Текстовые документы

PDF, DOCX, DOC, RTF, TXT, pages, ODT, ODS, ODP

Таблицы

XLSX, XLS, XLT, XLSM, XLTM, numbers

Изображения

JPEG, JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF, TIF, TFD

Видео

MP4, AVI, MOV, FLV, F4V, WMV, MPEG, MPG, MP4V, QTX, ASF, M4V, M4U, M4E, MKV, OGV, OGM, OGX, QTM, QT, WEBM, WMX

Аудио

MP3, WAV, M4A, WMA, SN

Далее, попробуйте сократить длину названия.
Если это не помогает, измените формат презентации:

Убедитесь, что размер файла не превышает 500 МБ, т.к. файлы больше этого размера не будут приняты.