Файл как выглядит в жизни

Обновлено: 03.07.2024

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?

Наши мысли и идеи - точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).

На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.

Хороший Архив соответствует следующим критериям:

быстрое сохранение
быстрый доступ
надежность

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.

Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).

Хорошая новость - сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.

Есть два способа:

папочный или древовидный
ассоциативный

Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.

Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.

Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.

Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).

Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” - это не важно. Главное - нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор на получение гранта.
3. Предмет документа – соц.проект.
4. Сторона договора – фонд Т.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.

Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.

Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова - в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.

Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:

Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:

Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель - организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).

Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации - Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)

Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.

После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.

Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.

Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.

Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению - приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).

У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:

красивый минималистичный дизайн
большой функционал - при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
быстрый поиск - необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
контент страницы можно смотреть в разных вариантах - в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)

Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.

Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.

А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)

Одна из самых популярных офисных принадлежностей, которая служит для сохранности и архивации печатных документов, – перфофайлы или файлики. Так их называют в повседневной жизни, и многие привыкли к такому наименованию. Отметим, что файл для бумаги имеет и другое название.

Варианты названий канцелярских файлов

Если вы знаете разные наименования, то легко сориентируйте продавца в магазине, составите правильный поисковый запрос для интернет-маркета и просто не оплошаете в бытовых ситуациях. Прозрачный перфорированный пакет для документов носит несколько названий «файлик», «мультифора» и «карман».

Распространенное наименование «файл» пошло от английского слова «file» – папка-скоросшиватель. На упаковках таких производителей, как Офисмаг, Staff, Brauberg вы можете увидеть обозначение «папка-файл». Иностранные бренды Esselte и Erich Krause используют маркировки на английском «heavy duty pockets» (сверхпрочный карман) и «punched pocket» (перфорированный карман).

Отсюда происходит то, что пластиковый файл по-другому называют «карман» или «кармашек». Такое наименование родилось из-за дословного перевода с иностранного языка.

Но самое необычное название, которое дали файлику для бумаги – это мультифора. Есть несколько версий его происхождения. Латинское «multifora» означает «имеющая много дырок», возможна ассоциация с перфорацией файла. Также мультифора может быть сокращением от слова «мультиформат», поскольку сам вкладыш в папку-скоросшиватель служит для сохранности документов разного размера и расположение отверстий позволяет его использовать для папок-регистраторов с различным механизмом. Аналогичное объяснение имеет и другое происхождение названия мультифора от сочетания английских слов «multi for» – в переводе «много для чего».

Словарями не установлено единого правильного варианта названия для этого канцелярского предмета, поэтому выбирайте тот, который распространен в вашем кругу общения

Область применения файлов для листов

Файлики защищают напечатанные документы от механических повреждений, грязи и пыли. Их использование широко распространено в академической и офисной среде, а также в повседневной жизни. Стандартный файл для бумаги А4 имеет вид прозрачного пакета с пластиковой перфорированной полосой для крепления в папке. Этот канцелярский предмет служит различным целям:

хранению и архивации документов;
хранению важных бумаг в одном экземпляре – медицинского полиса, ИНН, свидетельства о рождении (такие файлы более плотные и, как правило, в них отсутствует перфорация, они спаяны с обеих сторон);
защите часто используемых бумаг (файлы для меню, их особенность – 3 отверстия с расстоянием в 108 мм);
сортировке визиток (файл со множеством ячеек подходит для хранения и коллекционирования малоформатных бумаг: визиток, марок).

Приобретая файлы для бумаги оптом, обратите внимание, сколько полиэтиленовых файлов для листов в упаковке А4. Обычно в пачке количество штук кратное 10 – 10, 50, 100. Также есть и другие важные параметры для выбора: покрытие, вместимость, формат и плотность.

Виды канцелярских файлов

Перфорированные пакеты для бумаг бывают разные по формату и внешнему виду. Как выбрать подходящую пачку файлов и не ошибиться? Чтобы канцелярские принадлежности идеально подошли для ваших целей, познакомьтесь с тем, какие бывают файлы для бумаги?

Покрытие

Различают два вида фактуры файла для документов – глянцевая «яблоко» и матовая «апельсиновая корка».

Глянцевое покрытие. Облегчает перелистывание страниц в объемных папках. Обладает высокой прозрачностью, содержание документа легко читается.

Матовое. Этот формат у большинства производителей носит название «апельсиновая корка» или «песок». Покрытие поглощает блики и устойчиво к статическому электричеству.

Вместимость

Чтобы сэкономить пространство и облегчить сортировку документов, в один перфорированный пакет вкладывают несколько листов. Файл прослужит дольше, если вы подберете правильную вместимость. Стандартные файлики вмещают до 40 листов, но есть особо прочные пакеты с вместимостью до 200 листов.

Совет! Внимательно читайте краткие указания на пачке файлов. Маркировки наглядно указывают на количественные параметры – сколько и каких листов поместится в файл.

Форматы

Нередко возникает необходимость защитить от влаги и повреждений документы большого формата – чертежи или плакаты. Размеры файлов для бумаги варьируются от А5 до А3. Универсальным форматом является А4. Но если хранить в файле А4 лист меньшего размера без папки-скоросшивателя, то края пакета мнутся и теряют эстетичный вид.

Плотность

Другой важной характеристикой является прочность или плотность файлов для бумаги. От этого показателя напрямую зависит срок службы перфофайла. Толщина файла измеряется в микронах. На этикетке указывается сокращенно 25 мкм, 30 мкм, 70 мкм. Также производитель ставит пометку «сверхпрочный», их плотность составляет от 100 мкм. Одни из самых плотных файлов А4 для документов с показателем в 180 мкм.

Ориентация

В стандартном файле А4 полоса с перфорацией находится слева вдоль большей стороны. Такая ориентация называется вертикальная или книжная. Но существуют также файлы с горизонтальной или альбомной ориентацией. Перфорация в них размещена слева вдоль малой стороны прямоугольника. Файлы с горизонтальной ориентацией также подразделяются на форматы и имеют разные виды покрытия.

Прозрачность

Этот показатель зависит от типа фактуры файла. Матовые файлы с покрытием «апельсиновая корка» пропускают меньше света, поэтому для прочтения документа может потребоваться достать лист из папки-файла. Чтобы найти, как правильно называется прозрачный файл для документов, обратите внимание на маркировку на упаковке. Как правило, она англоязычная:

Glass clear / Clear – высокая прозрачность;
Semi-clear – матовость, средняя прозрачность.

Подведем итог

В зависимости от целей использования, вы можете выбрать подходящий размер, плотность, вместимость и формат файла. Помимо стандартных А4 есть мультифоры (как по-другому называется файлик) А5 или А3, с книжной и альбомной ориентацией, с цветными вставками для облегчения рубрикации.

Файл – это структура данных, организованная особым образом. Файл занимает место в постоянной памяти устройства (компьютера, смартфона и т.д.) и имеет имя, уникальное для конкретной папки.

История появления файла

Считается, что термин "файл" впервые использовали в 1950 году. Реклама в журнале Popular Science предлагала держать результаты вычислений на запоминающих электронно-лучевых трубках в картотеке – on file.

Спустя два года файлом стали называть колоду перфокарт. Часто термин использовали не для данных, а для устройства, которое их хранит. Например, в вычислительной машине IBM 305 диски назывались disk files.

Позднее, когда появилось понятие файловой системы и возможность создать несколько виртуальных устройств памяти на одном физическом носителе, файл обрел современное значение. К слову, изначально имя файла существовало отдельно от расширения.

Что такое файловая система

Файловая система – это иерархическая структура, построенная на файлах. На заре создания ЭВМ файлов было сравнительно мало, все они хранились в массиве на устройстве и даже имен не имели – только адреса и размер.

Когда системы стали сложнее, файлам пришлось давать понятные символьные имена. А затем из горизонтального массива сделать древовидную структуру, чтобы улучшить организацию файлов и облегчить доступ к ним.

Таким образом, к имени файла добавлялся ещё и путь к нему, который включал имена всех папок от корня структуры. Это позволяло создавать в разных папках файлы с одинаковыми именами и не бояться, что возникнет путаница.

Особенности файлов

Файловая система определяет набор требований к файлу. К примеру, ФС может разрешить создавать файлы только до определенного размера, с именами не более заданной длины, без конкретных символов в них. Так, слеш (/) используется для разделения имен папок в пути к файлу, поэтому в имени файла или папки его использовать нельзя.

Внутри самого файла также обычно используется определенная структура. Например, в заголовке могут быть указаны версия файла, его автор и другая служебная информация, в самом конце – последовательность, которая завершает любой файл такого типа. Основная же часть файла может содержать данные, которые записаны заранее известным образом – чтобы их можно было правильно прочитать.

Файлы бывают с произвольным и последовательным доступом. В первом варианте проще найти нужные данные, не просматривая весь файл. Система знает, как он устроен, и считывает информацию с определенного места. Файлы с последовательным доступом придется читать с самого начала, пока не найдете нужную информацию или не достигнете конца файла.

Расширения файлов

Расширение файла – это последовательность символов, которая начинается с точки и отражает его формат. Это позволяет системе понять, как работать с конкретным файлом, какие данные в нем хранятся, как их читать и в каком виде представлять пользователю.

Современные операционные системы позволяют установить соответствие между расширение файла и конкретной программой, установленной на устройстве. Благодаря этому вы, к примеру, можете открывать .psd-файлы в Adobe Photoshop, .avi-файлы с фильмами в медиаплеере VLC, а .pdf-документы – в браузере Internet Explorer. Файлы с расширение .exe в Windows и ряде других ОС – это исполняемые файлы: они запускаются как отдельные программы, содержат объектный код и метаданные.

Самое главное – чтобы выбранная программа умела работать с такими файлами. В противном случае файл либо откроется с ошибкой из-за того, что программа неправильно преобразует информацию из него, либо не откроется вовсе.

Что будет, если изменить расширение файла на несоответствующее его внутренней структуре? Программа, которая должна работать с таким расширением, попробует прочитать его, но не сможет корректно преобразовать данные. В итоге она выдаст не тот результат, который вы ожидали, или откажется работать с этим файлом и сообщит об ошибке.

Файлы с незнакомыми расширениями встречаются не каждый день. Однако бывают ситуации, когда именно их очень нужно открыть. CHIP расскажет, как определить формат данных, и предоставит необходимые приложения для работы с ними.

Каждому файлу — своя программа

Определить тип файла можно просто по его расширению, после чего станет понятно и его предназначение.

Заставляем систему отображать расширения

Выбираем приложение

Чтобы увидеть, какая программа будет обрабатывать файл по умолчанию, нужно кликнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Свойства». В открывшемся окне на вкладке «Общие» вы увидите тип файла и его расширение, а также утилиту, которая назначена ответственной за открытие данных в таком формате. Если нужно другое приложение, кликните по «Изменить». Откроется список рекомендуемых программ. Если ни одна из них вас не устраивает, нажмите кнопку «Обзор», в появившемся окне зайдите в папку, соответствующую нужной утилите, и кликните по исполняемому файлу. Как правило, это имя приложения с расширением EXE.

Определяем тип файла

Конвертируем в нужный формат

В некоторых случаях решить проблему с открытием файла помогает его преобразование в другой, более распространенный формат. Сделать это можно с помощью специальных программ-конвертеров.

Векторные изображения

С помощью универсального бесплатного инструмента UniConvertor вы можете преобразовывать файлы из одного векторного формата в другой. В плане импорта программа поддерживает такие расширения, как CDR, CDT, CCX, CDRX, CMX (CorelDRAW), AI, EPS, PLT, DXF, SVG и другие. Экспорт осуществляется в форматы AI, SVG, SK, SK1, CGM, WMF, PDF, PS. Утилита доступна в версиях для Windows и Linux.

Растровая графика

Программа Free Image Convert and Resize занимает мало места на жестком диске, но предлагает функции по конвертированию и преобразованию растровых изображений, в том числе в пакетном режиме. Поддерживаются следующие форматы файлов: JPEG, PNG, BMP, GIF, TGA, PDF (последний — только для экспорта).

Видеофайлы

Мощный бесплатный инструмент Hamster Video Converter обеспечивает преобразование видеофайлов из одного формата в другой. Поддерживается конвертирование в 3GP, MP3, MP4, AVI, MPG, WMV, MPEG, FLV, HD, DVD, M2TS и т. д. Доступна пакетная обработка.

Аудиоданные

Бесплатная программа Hamster Free Audio Converter от того же производителя предлагает конвертирование аудио между форматами AIFF, OGG, WMA, MP3, MP2, AC3, AMR, FLAC, WAV, ACC, COV, RM. На сайте производителя также имеются преобразователи архивных форматов и электронных книг.

Используем онлайн-сервисы

Не всегда есть возможность установить программу-конвертер на ПК — в этом случае помогут интернет-ресурсы для преобразования документов.

Zamzar

FreePDFconvert

Бесплатная утилита UniConvertor поможет быстро преобразовывать файлы векторных форматов в пакетном режиме Free Image Convert and Resize наделена простейшими функциями конвертирования и изменения размера изображений Для конвертации видео- и аудиофайлов удобно использовать программы Hamster со встроенными кодеками и набором пресетов Онлайн-ресурсы Zamzar (верхний скриншот) и FreePDFConvert — универсальные конвертеры с ограничением по объему

Просмотр любого файла

Программы-просмотрщики зачастую не позволяют работать с файлом полноценно — например, редактировать его. Но с их помощью вы сможете открыть файл и посмотреть на его содержимое.

Программа ICE Book Reader Professional является универсальным инструментом для чтения файлов электронных книг и различного рода текстовых документов, к которым относятся DOC, TXT, HTML, PDF и многие другие.

Бесплатная утилита Free Viewer открывает файлы разных форматов, отображая дополнительно окно с информацией. С ее помощью можно точно узнать, какая программа необходима для открытия того или иного файла. Кроме того, в приложении имеется встроенный конвертер, и оно позволяет установить ассоциацию для файлов на уровне ОС.

Небольшая бесплатная программа XnView послужит удобным просмотрщиком графических файлов. К тому же в ней можно выполнять элементарные операции редактирования картинок (вставка надписи, поворот, применение эффектов). Всего утилита поддерживает более 400 различных расширений и позволяет конвертировать их более чем в 50 форматов. Среди дополнительных возможностей программы — работа со сканером, создание скриншотов, запись рисунков на компакт-диск.

Если данные повреждены

Онлайн-справочники типов файлов

Прочесть о типах файлов и разобраться в их многообразии можно на специализированных онлайн-ресурсах.

Читайте также: