Где используются шаблоны файлов
Обновлено: 05.07.2024
Далеко не каждому из нас хватает времени, сил и навыков на создание красивых и продуманных документов в Word. Особенно, если это не касается напрямую работы или учебы, а связано с личными потребностями: написание резюме, составление плана на день, расписание занятий и т.д. Для таких людей и придуманы шаблоны.
Шаблон - это заранее созданный кем-то документ Word, оформленный и организованный должным образом (на вкус автора и в соответствии с тематикой документа) и сохраненный впоследствии в формате Шаблона Word (файл с расширением .dotx).
Прелесть в том, что Microsoft щедро делится с нами такими шаблонами и воспользоваться ими можно прямо в Word. Выбираем Файл - Создать и перед нами открывается панель выбора шаблонов. Если Вам повезет, то нужный шаблон будет на ней отображен сразу же. Более вероятно, что Вам потребуется воспользоваться строкой поиска, введя в нее какое-то описательное слово, которое, по Вашему мнению, передает сущность шаблона.
Когда найдете нужный - кликните по нему и нажмите "Создать". Откроется новый документ, созданный из выбранного Вами шаблона.
Обычно шаблоны не предполагают работы пользователя по изменению файла, а создаются так, чтобы Вам оставалось только занести нужные данные. Но, разумеется, никто не мешает Вам доработать шаблон под свои нужды и сохранить для себя с расширением .dotx. Сохранять лучше всего в папку "Настраиваемые шаблоны Office", которая обычно находится в папке "Документы". При таком месте сохранения, когда в следующий раз Вы откроете панель "Создать", то увидите в верхней части вкладку "Личные", в которой будут храниться все созданные Вами шаблоны для быстрого доступа к ним.
Если же Вам понравился какой-то рекомендуемый шаблон, но Вы не хотите каждый раз заново его искать, то просто нажмите на скрепку в нижней части значка шаблона и он всегда будет доступен в списке "Рекомендуемые" при выборе команды "Создать".
Видеоверсию данной статьи смотрите на нашем канале на YouTube
Куча интересного по офисным приложениям от Microsoft (Word, Outlook, Power Point, Visio и т.д.) - на нашем канале в Telegram Office Killer
Чтобы не пропустить новые уроки и постоянно повышать свое мастерство владения Excel - подписывайтесь на наш канал в Telegram Excel Everyday
Вопросы по продуктам Microsoft Office (кроме Excel) задавайте боту обратной связи в Telegram @KillOfBot
Вопросы по Excel можно задать нашему второму боту @ExEvFeedbackBot
Те, кто часто использует Microsoft Word в своей работе, хоть раз, но задавали себе вопрос, что такое шаблон документа в этом редакторе и как им пользоваться? Это довольно интересный инструмент, который подразумевает сохранение вашего шаблонного документа с целью его дальнейшего многократного использования.
Шаблон документа — это своеобразный вид документа, который остается неизменным и сохраненным на диске в специальной папке. При вызове шаблона создается копия этого исходного документа и уже ее вы можете редактировать по своему усмотрению , при этом в самом исходном документе никаких изменений происходить не будет.
Что такое шаблон документа
- шрифт ;
- структура ;
- стиль оформления ;
- размер полей ;
- и т. д.
- какая-нибудь анкета;
- электронное письмо;
- бизнес-план;
- список задач;
- и др.
Как создать собственный шаблон документа в Word
- Открыть редактор Microsoft Word и выбрать пункт «Новый документ».
- Создать документ, который хотите сохранить в качестве шаблона. Для этого можете использовать любые возможности редактора, вплоть до водяных знаков или графических объектов. Места в шаблоне, где в дальнейшем будет меняться информация, обычно заключают в квадратные скобки, например: [Имя Клиента].
- Проверьте, чтобы все было сделано корректно, и сохраните созданный документ.
- Далее вверху нажимаете «Файл», а потом «Сохранить как» и «Тип файла».
- Вам откроется небольшое меню с вариантами сохранения шаблона. Выберите подходящий вам вид шаблона, там будет несколько доступных.
- Нужно будет задать «Имя» вашему шаблону и потом сохранить его.
- После всех манипуляций ваш шаблон сохранится и вы можете его закрывать. Для сохранения шаблонов можно создать специальную папку на вашем компьютере, чтобы вы не запутались в дальнейшем и легко находили путь к своим шаблонным документам.
Примерно по такому же алгоритму можно создать собственный шаблон, откорректировав стандартный или скачанный. С той лишь разницей, что вам не нужно будет создавать новый документ, а использовать уже существующий скачанный шаблон, который потом откорректировать и опять сохранить как шаблонный документ.
Чтобы открыть созданный вами шаблон для работы с ним, нужно просто пройти в папку, куда вы сохраняли шаблоны , и открыть нужный. Внесите необходимые правки в документ, если вам нужен именно «вордовский» документ на основе шаблона, и сохраните его стандартным образом, как обычный документ. При этом сам шаблон останется в папке в исходном состоянии абсолютно нетронутым.
Заключение
Что такое шаблон документа ? Это способ облегчить работу с текстовым редактором. Мы показали как можно работать с шаблоном в Microsoft Word. При этом работа с шаблонами доступна и в других продвинутых текстовых редакторах на Linux или MacOS. Алгоритм создания шаблона будет схожим.
Основное назначение Word – это профессиональная работа по созданию, редактированию и макетированию текстовых документов. Для этого Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания колонтитулов, иерархических заголоков, оглавлений.
Шаблон – это файл с расширением *.dot, на основе которого создаются документы. Шаблон представляет собой собрание стилей и других элементов, которое облегчает процесс оформления документов определенного рода. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п., они предназначены для создания профессионально оформленных документов.
Вы установили Word , в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word , выполните следующее:
· Выберите команду Файл→Создать.
· В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word . Существует две области, в которых выбирают шаблоны:
Ø Первая — это Web-страница Microsoft . Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.
Ø Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере . Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.
Выберите одну из подходящих вам областей.
· Щелкните на кнопке На моем компьютере . Откроется диалоговое окно Шаблоны , в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На вкладке Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).
Создание защиты:
1. Вызовите панель Формы:
2. Выполните Вид – Панель инструментов - Формы.
3. Для того чтобы защитить документ надо выбрать кнопкуЗащита формы (замок), после этого изменения в документе невозможны.
Создание текстовых полей для ввода информации:
1. Снимите защиту с документа: Выполните Вид – Панель инструментов – Формы - Защита формы.
2. В нашем документе “Резюме.dot” , сохраненном как шаблон установите курсор в ячейку для записи фамилии.
3. На панели Формы выберите кнопку Текстовое поле.
4. На панели Формы выберите кнопку Параметры текстового поля.
5. В окне Параметры текстового поля в списке Формат текста задайте Первые прописные
6. Проделайте аналогичные действия с ячейками Имя, Отчество, Адрес, Образование, Гражданство или просто скопируйте полученные текстовые поля. Не задаватьПервые прописные для следующих ячеек: Опыт работы, Дополнительные сведения, Черты характера.
Создание числовых полей для ввода информации:
1. В документе “Резюме.dot” установите курсор в ячейку для записи даты.
2. На панели Формы выберите кнопку Текстовое поле.
3. На панели Формы выберите кнопку Параметры текстового поля.
4. В окне Параметры текстового поля в списке Тип задатьДата, выберите нужный формат в списке Формат даты
5. Установите курсор в ячейку для записи телефона, в окнеПараметры текстового поля в списке Тип задатьЧисло.
Создание полей со списком:
1. Установите курсор в ячейку для записи Семейное положение.
2. На панели Формы выберите кнопку Поле со списком.
3. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка: введите “Холост” и нажмите кнопку Добавить.Таким же образом добавьте “Женат”.
Создание полей содержащих флажок:
1. Установите курсор в ячейку Владение иностранным языком.
2. На панели Формы выберите кнопку Флажок.
3. В окне Параметры флажка все оставляем без изменения, создайте еще 2 флажка
4. Рядом с флажками записываем “владею, со словарем, не владею”.
Аналогично оформить ячейку Водительские права. Сохраните шаблон.
Введите необходимые данные в резюме и сохраните в своей папке под новым именем.
После показа презентации показать создание встроенных полей на документе “Резюме” (приложение 2)
Устанавливаем защиту. Сохраняем полученный документ в виде шаблона.
Чем отличается форма от бланка?
Вывод:
Форма в отличие от бланка содержит встроенные поля для заполнения, на неизменяемую часть документа накладывается защита, при этом изменения возможны только в заданных, определенных полях. Документ, содержащий форму и документ бланк можно сохранять как шаблон с расширением dot. Шаблоны хранятся в папке шаблонов WORD.
На уроке 36 мы создали шаблон документа по умолчанию Normal:
- Назначили цветовую тему шаблона документа (черно-белая схема)
- Назначили пользовательские шрифты (Times New Roman для заголовков и основного текста)
- Задали структуру шаблона документа
- Настроили коллекцию стилей
- Настроили рабочую область Стили
- Сохранили шаблон документа для дальнейшего использования по умолчанию
На предыдущих уроках мы с вами, используя шаблон Normal, создавали документ, очень сложный по своей структуре. И в общем-то у нас это получилось. Предположим, нам необходимо создать несколько документов, одинаковых по оформлению. И что же: теперь с каждым документом будем проводить такую мощную подготовительную работу? Выход один: создать пользовательский шаблон на базе сделанного документа, который в свою очередь сделан на базе шаблона Normal.
Пользовательский шаблон будет включать в себя набор стилей текста и все остальные атрибуты.
По окончании урока вы сможете:
- Подготовить шаблон документа на базе сделанного документа
- Определить папку для сохранения пользовательских шаблонов
- Сохранить файл пользовательского шаблона документа
- Проверить работу шаблона
Скачайте документ тут или воспользуйтесь своим документом. Откройте документ.
1. Подготовка документа для использования его, как пользовательский шаблон
Прежде всего проанализируем документ:
Нам необходимо сохранить:
- Набор стилей документа
- Оформление титульного листа
- Слово «Оглавление» и место под оглавление
- Слово «Введение» и место для текста введения
- Место под заголовок первого уровня и место для текста заголовка 1 уровня
- Слово «Сокращения» и место для текста (кстати, это может быть таблица)
- Слово «Список литературы» и место под список литературы
- Слово «Перечень нормативных документов» и место под этот перечень
Шаг 1. Вводим на месте названия документа выражение «Введите название документа» (то есть обезличиваем название документа):
Это будет подсказка, как и выражение «Название организации» вверху титульного листа.
Шаг 2. Если вы готовите шаблон для конкретной организации, например для своей, то введите конкретное название организации. Для этого войдите в режим «Колонтитулы» (урок 38):
Выйдите из режима «Колонтитулы».
Шаг 3. Работаем с заголовками:
Шаг 4. Удаляем все содержимое документа от заголовка второго уровня до разрыва раздела перед страницей со словом «Содержание»:
Обратили внимание на колонтитул? Он «прискакал» со второго раздела.
Шаг 5. Удаляем колонтитул на пятой странице:
Вы скажете: так старались, делали разные колонтитулы к разным страницам, для чего собственно? Не торопитесь. В конце урока мы проведем эксперимент и поймём, что всё сделали правильно.
Шаг 6. Возвращаемся к Оглавлению и обновляем поле (щелкаем ПН в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле»):
- Количество страниц в документе 9
- В оглавлении нет 3 уровня (правильно, мы же удалили заголовок 3 уровня)
- Текста нет
Вывод: мы сделали форму, по которой можно создавать однотипные документы.
| Примечание | Стиль текста «Гиперссылка» появляется при обновлении оглавления. Этот стиль можно удалить, можно скрыть через диалоговое окно «Управление стилями» → закладка «Рекомендации». Но при следующем обновлении оглавления стиль текста «Гиперссылка» опять появиться. Стиль текста «Гиперссылка» – единственный встроенный стиль с таким поведением |
2. Определение места сохранения шаблонов
Если мы сейчас сохраним этот документ как шаблон в формате *.dotm (урок 34), то можем сразу задать месторасположение файла. А хорошо бы, чтобы это месторасположение определялось автоматически! Зачем? Да чтобы туда попадали бы все шаблоны, созданные нами!
На уроке 17 я рассказывала о настройке Word’а. и сознательно пропустила закладку «Сохранение». Самое время познакомиться с ней поближе.
Шаг 1. Откроем диалоговое окно «Параметры» закладку «Сохранение»:
Рекомендую тщательно «прочитать» это диалоговое окно – узнаете много интересного. А я обращу ваше внимание на три момента:
| 1 | Каталог данных для восстановления C:\Users\klimenkoe\AppData\Roaming\Microsoft\Word\. |
Случалось ли вам видеть сбой работы Word? Полагаю, не раз. А если вы не успели сохранить наработанный документ? Так вот в этой папке прописываются временные файлы вашей работы с документом. Даже, если вы не успели сохранить документ с именем, в этой папке вы найдёте автокопию этого документа.
Я сделала скриншот своей папки. Как видите в папке есть «Автокопия Документ2» размером 742 КБ (что не мало для текстового документа). Я в своей самоуверенности не сохранила этот документ, а Word неприветливо помахал мне ручкой и пошел на перезагрузку. Но я знала, где могу разыскать заботливо сохраненную автокопию. ПМ на файле «Автокопия Документ2» → контекстное меню → команда Открыть с помощью – и можно вздохнуть спокойно!
Далее в открывшемся окне ВЫ выберите программу, которая будет открывать этот файл и нажмите ОК:
У вас в этом поле прописано «Мои документы». А у меня диск «Е:\». Когда вы открываете или сохраняете свои документы, то у вас программа постоянно обращается к папке «Мои документы». Потом вы ищете нужное вам место. Я работаю со съемным диском, мне так удобнее, поэтому я при помощи кнопки «Обзор» указала место расположения моих локальных файлов то, которое мне удобнее. При выполнении определенных проектов я могу указать конкретную папку с документами именно этого проекта, например, такую:
Не пренебрегайте этой возможностью Word. Сбережете время и нервы.
| 3 | Расположение личных шаблонов по умолчанию |
Шаг 2. Открываем папку Пользовательские шаблоны, которая располагается по адресу C:\Users\Имя пользователя\Documents\Пользовательские шаблоны Office
Шаг 3. Копируем адрес (ПМ → контекстное меню → команда Копировать адрес):
Почему эта папка? В некоторых версиях Word эта папка прописана в диалоговом окне «Параметры → Сохранение», а в 16 и 19 версии нет.
Шаг 4. Возвращаемся в диалоговое окно «Параметры → Сохранение» и в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» вставляем из буфера обмена адрес папки. Используем для вставки сочетание клавиш на клавиатуре
3. Сохранение файла шаблона документа
Шаг 1. Открываем рабочее окно «Сохранение документа» (кнопка «Сохранить как» на панели быстрого доступа либо команда Файл → Сохранить как):
Согласитесь, что пользоваться настроенной панелью быстрого доступа проще и быстрее (урок 18 и урок 19).
Шаг 2. Даем имя шаблону (я назвала «Рабочий шаблон»), выбираем тип файла «Шаблон Word» и сохраняем шаблон:
Обратили внимание на адресную строку? Всё, как заказывали – папка «Пользовательские шаблоны Office».
Шаг 3. Закрываем документ
4. Проверка работы документа, созданного на основе пользовательского шаблона
Шаг 1. Запускаем программу Word
Шаг 2. Переключаемся на «ЛИЧНЫЕ» и щелкаем по пиктограмме нашего вновь созданного шаблона:
В результате наших действий откроется новый документ:
Обратите внимание на имя файла. По умолчанию новый документ, называется «Документ1». То есть мы открыли не наш пользовательский шаблон «Рабочий шаблон», а создали новый документ на базе пользовательского шаблона.
Теперь мы можем создавать однотипные документы, не заморачиваясь оформлением.
Под каждый проект я создаю свои собственный шаблоны. Время, затраченное на создание шаблона, с лихвой окупается при дальнейшей работе. Только надо твердо помнить урок 16 и грамотно работать с буфером обмена.
А сейчас проверим поведение колонтитулов.
Шаг 3. Выделим раздел с главой 1 так, как показано на скриншоте, и скопируем его в буфер обмена:
В выделенную часть включены:
- Разрыв раздела перед заголовком первого уровни
- Заголовок 1 уровня
- Заголовок 2 уровня
- Разрыв раздела после заголовка второго уровня
Шаг 4. Выделяем разрыв раздела, который сразу после заголовка второго уровня:
Шаг 5. Вставляем содержимое буфера обмена. Теперь у нас заготовлено место для второй главы. Любуемся на правильную нумерацию многоуровневого списка.
Шаг 7. Печатаем:
Я специально увеличила шрифт колонтитулов.
Шаг 8. Моделируем ситуацию добавления текста в эти разделы (просто шлепаем Enter):
Так что колонтитулы ведут себя в соответствии с нашими желаниями. На титульных страницах глав колонтитула нет, в каждой главе свои колонтитулы. Эксперимент прошел успешно!
Шаг 9. Обновляем оглавление (ПМ в любом месте оглавления → команда Обновить поле из контекстного меню → диалоговое окно Обновление оглавления → режим «обновить целиком»:
Обычно оглавление я обновляю в самом конце работы с документом, зачем на него постоянно отвлекаться? Но если вы поставили в настройках Word’а режим «Обновлять поля перед печатью (урок 17 Настройка Word), то вообще можете забыть про оглавление. Главное: зарезервировать место под оглавление.
5. Заключение
Вспомним урок 18 и урок 19 Панель быстрого доступа. На панели, которую я рекомендовала вам установить две кнопки «Создать»:
Я создала шаблон «1_Записи сайта» для уроков, которые я размещаю на своем сайте. Этот шаблон имеет свою коллекцию стилей, набор экспресс-таблиц (замечательная вещь – вам понравится) и массу других полезностей.
А это скриншот моей папки «Пользовательские шаблоны Office»:
Читайте также: