Информационно компьютерный способ производства

Обновлено: 07.07.2024

Электронно-вычислительные машины (ЭВМ) проникли во многие сферы человеческой деятельности, их использование позволяет переложить обработку информации на автоматические устройства, способные достаточно долго работать без участия человека и со скоростью, в несколько миллионов раз превышающей скорость обработки информации человеком.

Универсальность ЭВМ, ее способность к целенаправленной переработке различных видов информации и объясняют происходящий сейчас стремительный процесс внедрения компьютеров в самые разные сферы деятельности человека в современном обществе. Область применения компьютеров чрезвычайно широка.

При помощи электронно-вычислительной техники гораздо проще осуществлять такие затруднительные и кропотливые действия, связанные с обработкой множества документов, как бухгалтерское обслуживание, бухгалтерский учет, кадровый учет и так далее. Компьютеры помогают сохранять не только финансовую отчетность, но и вести самым разумным образом учет персонала, быстро рассчитать заработные платы и премиальные, вычислять продолжительность отпуска. При этом многие из вышеперечисленных действий осуществляются без каких-то специальных лицензионных дорогостоящих программ, а только средствами стандартного пакета и задач.

На компьютере можно даже составлять действующие бизнес-планы и проверять их на жизнеспособность, виртуально воссоздавая среду и окружающую ситуацию. Программы позволяют руководителям и рядовым сотрудникам производить финансовое планирование и прогнозирование.

За секунды обрабатывая огромные массивы прошлых экономических данных. Специальные системы мотивации персонала, устанавливаемые на персональных компьютерах, позволяют повышать эффективность труда, отслеживать слабые места, производить стимулирующие действия.

Автоматизированная обработка информации

Автоматизированная обработка информации позволяет оперативно получать в режиме запроса (в реальном времени) различного рода справки, сводные ведомости, личностные и профессиональные характеристики, сведения о служебных перемещениях и многое другое, что позволило поднять на более высокую ступень всю работу с кадрами руководителей.

Автоматизированная обработка информации выполняет функции:

-по учету основных средств, создала предпосылку для отказа от ручного ведения картотеки, освобождения работников бухгалтерии от выполнения ручных операций по учету поступления и выбытия основных средств, расчета амортизационных отчислений, составления вручную бухгалтерских записей и отчетных форм;

-предъявляет повышенные требования к качеству работы канала связи, которое определяется скоростью передачи информации и ее достоверностью.

Особенностью данной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.

Для автоматизированной обработки информации графические текстовые сокращения приемлемы, хотя в устную речь они могут и не войти.

Технологический процесс автоматизированной обработки информации включает в себя этапы заполнения первичных документов, перенесения с них данных на машинные носители, обработки информации на ЭВМ.

Цель такой обработки информации состоит в обобщении и преобразовании исходной информации для получения сведений, которые в данный момент необходимы для принятия решения.

Если в организации применяется автоматизированная обработка информации, то напротив каждой строки в специально отведенном поле могут быть проставлены соответствующие коды. Система кодирования должна быть разработана самой организацией или предусмотрена в используемом ею программном обеспечении.

Разработка и внедрение системы обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии.

Применение кодов удобно при автоматизированной обработке информации. Если бухгалтерский учет ведется вручную, применение кодов, как правило, не требуется. Численность работников, занятых автоматизированной обработкой информации, определяется по специальной методике.

Если в информационной системе осуществляется автоматизированная обработка информации, то техническое обеспечение включает в себя электронную вычислительную технику и средства связи ее между собой. Основной частью технического обеспечения в этом случае является ЭВМ.

В крупных современных фирмах применяется комплексная автоматизированная обработка информации, которая объединяет все технические средства обработки информации с использованием новейшей технологии и методологии обработки информации. Создание комплексных автоматизированных систем осуществляется в несколько этапов.

Основой информационно-компьютерных технологий, как известно, является компьютер, принципиальная структура которого включает такие устройства: 1) управляющее, определяющее порядок выполнения операций и координирующее работу всех узлов компьютера; 2) арифметическое, выполняющее арифметические и логические операции; 3) запоминающее (память), предназначенное для хранения программ, исходных данных и результатов их обработки; 4) устройство ввода-вывода (терминал), служащее для ввода в машину исходных данных и программ их обработки, а также вывода конечных результатов.

Информационно-компьютерные технологии представляют собой информационные системы, которые включают такие системы: а) организации, хранения и представления информации; б) ввода, обновления и корректировки информации; в) потребления информации. Одним словом, под информационной системой понимают автоматизированную систему, предназначенную для организации, хранения, поддержки и предоставления информации пользователям в соответствии с их запросами. К таким системам относят информационно-поисковые, информационно-справочные, информационно-управляющие.

Развитие в последние десятилетия XX в. компьютерной техники, а также ее информационного обеспечения значительно расширило возможности информационно-компьютерных технологий, с помощью которых сегодня можно решать важнейшие задачи прогнозирования, планирования, управления и проектирования общественного производства и научных исследований, а также вести диалог ученого с компьютером. Широкое распространены в последнее время интеллектуально-диалоговые (вопросно-ответные), расчетно-логические, аналитические и экспертные системы.

Практически весь современный информационно-технологический процесс можно подразделить на следующие блоки: сбора и ввода исходных данных в вычислительную систему; размещения и хранения данных в памяти системы; обработки данных в целях получения результатов; выдачи данных в виде, удобном для восприятия пользователем. Одним словом, этот процесс включает в себя следующие четыре этапа: 1) первичный этап (сбор исходных данных, их регистрацию и передачу на устройство ввода); 2) подготовительный (прием, контроль, регистрацию входной информации и перенос ее на машинные носители); 3) основной (непосредственную обработку информации); 4) заключительный (контроль, вывод и передачу результирующей информации, ее тиражирование и хранение).

На практике существует множество различных вариантов (форм) технологической обработки информации, что обусловлено применением различных средств вычислительной и организационной техники на отдельных операциях информационно-технологического процесса. Их построение определяется характером решаемых задач, кругом потребителей, а также используемыми техническими средствами, системами контроля данных и т. п. При этом технологический процесс обработки информации с помощью компьютера включает в себя следующие операции: 1) прием и комплектацию первичных документов (проверку полноты и качества их заполнения, их комплектацию и т. д.); 2) подготовку машинного носителя и контроль; 3) ввод данных в компьютер; 4) контроль, результаты которого выдаются на печатающее устройство (терминал); 5) запись входной информации в исходные массивы; 6) сортировку информации (если в этом есть необходимость); 7) обработку полученных данных; 8) контроль и выдачу результатов полученной информации; 9) хранение информации.

Информационно-компьютерные технологии являются к наиболее быстро развивающимися. Среди основных направлений их развития, оказывающих значительное влияние на социальные технологии в целом, можно выделить следующие.

1. Неуклонное совершенствование информационно-компьютерных управленческих технологий. Как справедливо отмечает в этой связи российский исследователь К. Зуев, сфера управления является сегодня одной из наиболее быстро и глубоко охватываемых компьютеризацией областей [10, с. 143]. Эти технологии дают возможность не только перерабатывать огромные массивы информации, выполнять аналитические процедуры, прогнозировать развитие ситуаций, но и обеспечивать надежность управленческих решений и действий.

2. Развитие информационно-компьютерных аналитических технологий, которое обеспечивает анализ значительных массивов информации во многих областях социальной жизнедеятельности (экономике, политике, образовании, науке, маркетинге и т. п.). Это необходимо потому, что собранная информация только тогда становится полезной человеку, когда она осмыслена в аспекте выявления содержащихся в ней закономерностей и тенденций, после чего появляются широкие возможности ее исследования для выработки обоснованных научных рекомендаций по улучшению практической деятельности.

3. Ускоренная разработка информационно-компьютерных диагностических технологий, особенно в медицине, строительстве, военном деле, торговле, профессиональном отборе, аттестации персонала, маркетинговой деятельности, что способствует не только развитию этих сфер и видов деятельности, но и устойчивости общественного развития в целом.

4. Значительный прогресс в разработке и использовании информационно-компьютерных обучающих технологий, которые охватывают различные аспекты образовательно-воспитательной сферы. Например, в настоящее время широко распространены технологии дистанционного обучения посредством персонального компьютера и специальных методик передачи и усвоения учебного материала, а также технологии самообразования и самообучения.

5. Преобразование под воздействием информационно-компьютерных технологий сферы культуры, спорта и досуга, начиная от компьютерных игр и компьютеризации этих сфер до использования компьютера в процессе научного, художественного, литературного и музыкального творчества.

Этот довольно неполный перечень основных направлений стремительного развития и совершенствования информационно-компьютерных технологий свидетельствует о том, что они все предметнее вписываются в содержание социальных технологий, переставая играть периферийно-обслуживающую роль в глобальных процессах технологизации социального пространства.

ИТ-отрасль активно развивается. С ней связывается все больше аспектов человеческой и общественной жизни. Менеджмент на предприятиях – не исключение. Бизнес использует большое количество решений при выполнении поставленных задач. Информационные системы и технологии (ИТ) в сфере управления организацией – это методы, которые позволяют эффективно производить планирование, обмениваться данными, контролировать поставки, а также совершать другие действия, направленные на оптимизацию рабочих процессов и максимизации прибыли. Они выполняются на базе компьютеров или иной техники. В статье будет подробно разобран этот аспект руководства организацией, все его тонкости и разновидности.

Что это такое

Существуют различные определения понятия ИТ. Можно сказать, что это совокупность процессов создания, хранения, а также распространения информации. Традиционно принято отождествлять эту отрасль с использованием вычислительных машин. Это обусловлено тем, что с их внедрением эта сфера стала развиваться намного быстрее. Однако нельзя ограничиваться только электронными устройствами. Инструменты для фиксации данных и их дальнейшего обмена известны еще со времен античности. Это знакомые каждому человеку книги и их ранние аналоги: папирусы и глиняные таблички.

Целью использования информационных технологий (ИТ) на предприятии является решение задач в управлении объектами и процессами. С помощью письменности удалось значительно расширить возможности для строительства, ремесел и земледелия. Записи помогали нашим предкам вести отчетность и делиться опытом между собой. В 19 веке произошел прорыв в этой сфере. Кроме уже указанных средств, стали появляться новые – печатные машинки, граммофоны и пластинки для них. С начала 1940-х начали выпускать электронные инструменты – первые ЭВМ, электрические проигрыватели и диктофоны. Привычные нам методы стали применяться в 90-х годах. Сейчас задача у ИТ в глобальном смысле та же, только теперь делать это быстрее, удобнее и эффективнее.

Применение и значение

В наше время трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении предприятием, а также в других отраслях общественной жизни. Наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители компаний стараются максимально оптимизировать все процессы и увеличить получаемую прибыль.

Современное развитие общества приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной технологии.

Под термином "технология" (от греч. techne - искусство, мастерство, умение) в промышленном смысле понимают совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства. В широком смысле толкования этого понятия термин "технология" подразумевает производство материальных благ, включающее три следующих компонента:

Единство понятий "технология" и "информационная технология" заключается, прежде всего, в том, что в основе и той и другой лежит процесс, под которым понимается определенная совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. При этом любой технологический процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных методов и средств.

Методами информационных технологий являются методы обработки и передачи информации.

Средства информационных технологий - это технические, программные, информационные и другие средства, при помощи которых реализуется информационная технология на экономическом объекте.

Сравнение технологии материального производства и информационной технологии приведено в табл. 1.1.

Принципиальное отличие информационной технологии от технологии материального производства состоит в том, что в первом случае технология не может быть непрерывной, т. к. она соединяет работу рутинного типа ( анализ , оперативный учет) и творческую работу, пока не поддающуюся формализации (принятие управленческих решений). Во втором случае функция производства непрерывна и отражает строгую последовательность всех операций для выпуска продукции (технологический производственный процесс). Используемые в производственной сфере технологические понятия ( норма , норматив и т. д.) могут быть в настоящее время распространены только на простейшие, рутинные операции над информацией.

В целом можно выделить основные особенности информационных технологий ( рис. 1.1):

целью информационного технологического процесса является получение информации;
предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные;
средства, которые осуществляют технологический процесс - это разнообразные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, программно-аппаратные);
процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;
управляющие воздействия на процессы осуществляется руководящим составом организации;
критериями оптимальности информационного технологического процесса являются своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность и полнота.

Рис. 1.1. Основные особенности информационных технологий

Информационная технология направлена на целесообразное использование информационных ресурсов и снабжение ими всех элементов организационной структуры. Информационные ресурсы являются исходным "сырьем" для системы управления любой организации, учреждения, предприятия, а конечным продуктом является принятое решение. Принятие решения в большинстве случаев осуществляется в условиях недостатка информации, поэтому степень использования информационных ресурсов во многом определяет эффективность работы организации.

Таким образом, основная цель автоматизированной информационной технологии - получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Основная цель информационной технологии достигается за счет:

интеграции информации;
обеспечения актуальности и непротиворечивости данных;
использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации, ведет к сокращению сроков ее обработки и является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении.

Автоматизированная информационная технология непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

областью функционирования предприятия или организации;
типом предприятия или организации;
производственно-хозяйственной или иной деятельностью;
принятой моделью управления организацией или предприятием;
новыми задачами в управлении;
существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Основополагающим фактором для построения автоматизированной информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой предприятия и организации можно разделить на группы, представленные в табл. 1.2.

В свою очередь производственные предприятия, имеющие специфику промышленной деятельности, можно классифицировать по шести основным классификационным признакам, представленным на рис. 1.2.

увеличить изображение
Рис. 1.2. Классификация предприятий и организаций

В зависимости от требований по решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации в организациях и на предприятиях различного типа. При этом при внедрении автоматизированных информационных технологий основными критериям являются величина предприятия и область функционирования, в зависимости от которых делается выбор программно-аппаратного обеспечения для решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

В соответствии с этим положением основным критерием для внедрения современной автоматизированной информационной технологии является мощность производственного потенциала, в соответствии с которой предприятия можно разделить на три группы - малые, средние и большие.

На малых предприятиях различных сфер деятельности автоматизация информационной технологии, как правило, связана с автоматизацией задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.

В средних предприятиях большое значение для управленческого звена играет организация электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких предприятий характерно расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.

На крупных предприятиях автоматизированная информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру "клиент- сервер ", применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.

Корпоративная автоматизированная информационная технология , организованная на крупном предприятии, имеет трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы - в подразделениях и филиалах, станции-клиенты, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения , филиала или отделения - у персонала компании.

Непременным условием повышения эффективности производственных, экономических, управленческих и других процессов, происходящих на предприятиях, в учреждениях и организациях, является информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией, программными продуктами и вычислительной техникой. Эффективность функционирования информационной технологии определяется ее основными свойствами, к которым относятся следующие, представленные на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Основные свойства информационных технологий

Целесообразность - состоит в повышении эффективности производства за счет внедрения современных средств вычислительной техники, распределенных баз данных, различных вычислительных сетей, что позволяет обеспечить эффективную циркуляцию и переработку информации.

Наличие компонентов и структуры.

Структура конкретной автоматизированной информационной технологии для своей реализации предполагает наличие трех основных взаимосвязанных составляющих:

Взаимодействие с внешней средой предполагает организацию взаимосвязи информационной технологии с объектами управления, внешними предприятиями, организациями, включая потребителей и поставщиков продукции, финансово-кредитные органы и т. д. Взаимодействие информационных технологий различных экономических объектов организуется посредством программных и технических средств автоматизации.

Целостность. Информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

Развитие во времени - это обеспечение динамичности развития информационной технологии, возможность ее модернизации и модификации, изменение структуры, включение новых компонентов, возможность решения новых задач и т.д.

Применение автоматизированных информационных технологий позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому автоматизированные информационные технологии играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Можно выделить семь основных направлений, по которым информационная технология оказывает непосредственное влияние на развитие экономики и общества.

Информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития.

Опыт показывает, что активизация, распространение и эффективное использование информационных ресурсов (научных знаний, открытий, изобретений, технологий, передового опыта) позволяют получить существенную экономию других видов ресурсов: сырья, энергии, полезных ископаемых, материалов и оборудования, людских ресурсов и т. д.

Информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы, которые в последние годы занимают все большее место в жизнедеятельности человеческого общества.

Общеизвестно, что развитие цивилизации происходит в направлении становления информационного общества, в котором объектами и результатами труда большинства занятого населения становятся уже не материальные ценности, а, главным образом, информация и научные знания. В настоящее время в большинстве развитых стран большая часть занятого населения в той или иной мере связана с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации и, поэтому, вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационные технологии.

Информационные технологии выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий.

Объясняется это тем, что информационные процессы являются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. При этом они, как правило, реализуют наиболее важные, "интеллектуальные" функции этих технологий. Характерными примерами являются системы автоматизированного проектирования промышленных изделий, гибкие автоматизированные и роботизированные производства, автоматизированные системы управления технологическими процессами и т. п.

Информационные технологии сегодня играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.

В дополнение к ставшим уже традиционными средствами связи (телефон, телеграф, радио и телевидение) в социальной сфере все более широко используются системы электронных телекоммуникаций, электронная почта, факсимильная передача информации и другие виды связи. Эти средства быстро ассимилируются культурой современного общества, так как они не только создают большие удобства, но и снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы, вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового общества, расширением внутренних и международных экономических и культурных связей, миграцией населения и его все более динамичным перемещением по планете.

Информационные технологии занимают сегодня центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры.

Практически во всех развитых и во многих развивающихся странах компьютерная и телевизионная техника, учебные программы на оптических дисках и мультимедиатехнологии становятся привычными атрибутами не только высших учебных заведений, но и обычных школ системы начального и среднего образования. Использование обучающих информационных технологий оказалось весьма эффективным методом и для систем самообразования, продолженного обучения, а также для систем повышения квалификации и переподготовки кадров.

Информационные технологии играют в настоящее время ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний.

На смену традиционным методам информационной поддержки научных исследований путем накопления, классификации и распространения научно-технической информации приходят новые методы, основанные на использовании вновь открывающихся возможностей информационной поддержки фундаментальной и прикладной науки, которые предоставляют современные информационные технологии.

Современные методы получения и накопления знаний базируются на теории искусственного интеллекта, методах информационного моделирования, когнитивной компьютерной графики, позволяющих найти решения плохо формализуемых задач, а также задач с неполной информацией и нечеткими исходными данными.

Использование информационных технологий может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества и, прежде всего, проблем, связанных с необходимостью преодоления переживаемого мировым сообществом глобального кризиса цивилизации.

Именно методы информационного моделирования глобальных процессов, особенно в сочетании с методами космического информационного мониторинга, могут обеспечить уже сегодня возможность прогнозирования многих кризисных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, а также в районах экологического бедствия, в местах природных катастроф и крупных техногенных аварий, представляющих повышенную опасность для общества.

Развитие информационных технологий стало важной компонентой нашей жизни, и чтобы отвечать современным трендам рынка, российские компании тоже вынуждены внедрять IT-решения в свой технологический процесс. Результативность и длительность этой работы в решающей степени зависит от самого характера бизнеса конкретной организации. Выясним, с какими проблемами наиболее часто сталкиваются российские предприятия, и как их можно решить.

Информационные технологии

Само понятие«информационные технологии» имеет достаточно объемное наполнение: под ним понимают весь спектр доступных методов и процессов, применяемых для работы с информацией. Если говорить о реализации таких технологий в бизнесе, это понятие получает более прикладной характер: он включает комплекс процедур, которые выполняются для поддержки информационных процессов, необходимых для принятия бизнес-решений. Основные процессы, реализуемые в этом контексте, - это:

сбор данных;
обработка информации;
передача полученных сведений;
использование данных;
обеспечение защиты информации;
анализ и представление информации.

Перечисленные процессы становятся комплексом задач, решение которых ложится на конкретную информационную технологию, внедряемую в компании.

Требования к технологиям

Конечно, базовое требование к внедряемой технологии – это ее результативность с точки зрения поставленных задач. Однако при этом она также должна отвечать ряду других обязательных критериев, без которых ее устойчивая и действенная работа невозможна, а функционирование системы может угрожать нормальной жизнедеятельности предприятия. В наиболее общем виде эти критерии можно сформулировать так:

удобство повседневного применения технологии, дающее при этом контроль над информацией для всех лиц, которые вовлечены в ее эксплуатацию;
высокий уровень надежности IT-решения, исключающий системные сбои и содержащая достаточную номенклатуру встроенных инструментов, поддерживающих ее стабильную работу даже в случае появления угроз и рисков технологического, антропогенного и иного характера;
высокая степень защищенности информации, используемой в работе технологии, от несанкционированного доступа посредством применения разнообразных способов организации такого доступа;
достаточный уровень интеграции IT-решения с действующими системами управления и контроля на предприятии, дающий возможность встроить его в текущие бизнес-процессы.

Это – базовый набор требований, которые могут уточняться и дополняться в зависимости от производственных и иных характеристик определенного предприятия. Приведенный набор необходимо сформулировать еще на подготовительном этапе, то есть до начала процедуры внедрения интересующей технологии, поскольку конкретный список требований может серьезно повлиять на окончательный выбор продукта.

Подготовка к внедрению IT-решения

После составления списка требований к интересующей системе необходимо разработать подробное техническое задание (ТЗ), описывающее распределение функций и обязанностей в рамках процесса внедрения. По итогам его составления станет понятно, какие конкретно подготовительные процедуры необходимо выполнить в компании для более эффективного результата этой работы. Чаще всего они включают необходимость осуществления изменений внутри предприятия по следующим направлениям:

анализ и модернизация организационно-управленческой структуры предприятия. Чтобы внедренное решение работало без сбоев, нужно, чтобы база, на основании которой строится его функционирование, была такой же четкой и конкретной. На этой стадии необходимо проанализировать должностные обязанности сотрудников и подразделений компании, исключить дублирующие функции и, если это нужно, провести структурную реорганизацию, разделив или объединив какие-то отделы для повышения эффективности их труда;
модернизация технической инфраструктуры предприятия. Если интересующая информационная технология будет единственным высокотехнологичным продуктом в компании, и сотрудники не научатся грамотной работе с ней, ожидать серьезных результатов от ее внедрения не придется. Необходимо не только подумать о том, чтобы внедрение нового инструмента было обеспечено всем требуемым оборудованием и коммуникациями, но и подготовить работу смежных секторов, которые будут заняты в выполнении служебных функций, включая передачу и распределение информации, осуществление хранения данных и т.д.;
подготовка персонала к работе с отобранным решением. В первую очередь в этой ситуации нужно говорить о технической подготовке, то есть обучении работе с инсталлируемым продуктом: каждый из сотрудников должен хорошо знать тот набор функций, который потребуется ему для ежедневной работы. Серьезную роль в этом процессе играет также мотивация сотрудников: ведь если они будут саботировать новый продукт, при любом удобном случае используя старые знакомые технологии, результативность инсталлированного решения и отдача от вложенных средств будут куда ниже, чем могли бы.

Выбор решения

Выбор конкретного IT-решения – это отдельная сложная тема, разбираться в которой следует с командой опытных экспертов, для которых работа в конкретной области экономической деятельности является основным профилем, и которые знакомы со всеми новейшими тенденциями в этой сфере. Однако если подходить к анализу этого вопроса с позиции максимально допустимого обобщения, то в числе основных критериев для такого выбора можно перечислить:

степень соответствия функций, присущих решению, особенностям технологического процесса предприятия и его интегрируемость с системами, которые уже используются в организации;
проработанность решения и наличие технической, инструментальной и программной базы для его внедрения у разработчика;
стоимость интересующего продукта;
условия по выполнению поддержки пользователей на этапах внедрения и последующей эксплуатации;
возможности адаптации и масштабирования продукта в случае изменения текущих нужд предприятия;
наличие конкурентных преимуществ в сопоставлении с аналогами, важных для конкретной бизнес-ситуации, имеющейся у компании-потребителя.

Процедура внедрения решения

Выбор конкретной процедуры для выполнения внедрения отобранного информационного продукта зависит от общей подготовленности ответственных лиц и подразделений компании к этой задаче, а также наличия у нее ресурсов и мощностей для полного или частичного осуществления этой процедуры своими силами. В соответствии с этими факторами компания может выбрать один из следующих способов выполнения внедрения с привлечением:

крупного федерального или международного подрядчика, который внедряет собственные разработки или действует по франшизе. Этот вариант обычно имеет серьезные преимущества, связанные с тем, что сотрудники такой компании досконально знают свой предмет и могут решить почти любую непростую технологическую задачу, возникающую в ходе внедрения. Среди минусов этого способа – высокая цена работ, которая почти всегда превышает аналогичную стоимость при альтернативных решениях, и возможные бюрократические сложности, связанные с ведением клиента внутри компании-подрядчика;
небольшой IT-компании регионального масштаба, которая предлагает собственный продукт для решения бизнес-задач потребителя. Плюсом такого способа также станет доскональное знание программного обеспечения. Оно дополняется готовностью модифицировать его под конкретные бизнес-задачи – и все это по достаточно разумной цене. Среди минусов – возможные труности, обусловленные сбоями в работе программного продукта, и высокая текучка кадров на длительных проектах;
небольшой IT-компании регионального масштаба, которая проводит внедрение программных продуктов, приобретенных компанией у сторонних разработчиков. По сравнению с тем, чтобы привлечь специалистов самого разработчика, этот вариант может обойтись существенно дешевле, однако не исключено, что сотрудники привлеченного подрядчика будут недостаточно хорошо знакомы с отобранным решением, и заказчик не сможет в полной мере использовать те его функции, за которые уже заплатил – и которые, возможно, были бы очень полезны ему в ходе работы;
собственного подразделения информационных технологий. Этот способ подходит только крупным компаниям, в штат которых набираются высококлассные специалисты с профильным опытом работы. Понятно, что этот подход к внедрению не будет дешевым, и по цене он нередко превосходит решение, связанное с сотрудничеством с небольшой IT-компанией. Однако в этой ситуации бонусом будет высокая степень мотивации и ответственности работников, которая позволит работодателю надеяться на качественный продукт их труда;
стороннего эксперта-фрилансера на условиях гражданско-правового или иного договора. Самое важное в этой ситуации – грамотно и тщательно подойти к выбору специалиста. Компетентный эксперт действительно в состоянии эффективно скоординировать работу IT-отдела компании, даже при недостатке у его сотрудников необходимых навыков в направлении выполняемой работы, и сэкономить деньги на привлечении нужного количества профильных работников. Однако случайный человек почти стопроцентно допустит много ошибок при внедрении, за которые потом никто не понесет ответственности.

Основные проблемы при внедрении и использовании информационных технологий

В ходе работы в новом для себя направлении почти каждая компания сталкивается с какими-то проблемами. Наиболее часто среди них встречаются:

сложности в организации совместной работы оборудования и технологий, принадлежащих к разным поколениям. Понятно, что единовременное обновление всей материально-технической базы предприятия – дорогое удовольствие, поэтому компании нередко вынуждены обеспечивать хотя бы какую-то степень совместимости при одновременной работе новых и устаревающих решений;
потребность в организации дополнительного финансирования процесса внедрения в связи с новым пониманием задач и возможностей отобранных продуктов. Несмотря на заранее разработанное техническое задание, в процессе инсталляции и настройки программных продуктов часто появляется потребность в приобретении дополнительных модулей и программ, которые позволили бы более эффективно решать имеющиеся задачи;
потребность в пересмотре кадровой политики организации, обусловленная комплексом факторов. К ним относятся рост эффективности автоматизированного сектора работы предприятия с одновременным снижением нужды в ручном труде, рост заинтересованности предприятия в компетентных кадрах, умеющих работать с конкретными решениями, и проч. Это ведет к пересмотру имеющегося кадрового состава компании;
необходимость уделения внимания составу IT-подразделения предприятия. Если раньше оно использовалось в основном для решения текущих рабочих задач, и его статус был сравним с другими отделами в рамках организации, то теперь от качества его работы зависит весь технологический процесс предприятия, а значит, прибыльность компании и ее готовность выполнять свои обязательства перед контрагентами и персоналом. В этой связи для сотрудников IT-подразделения необходимо вводить дополнительные программы обучения и подготовки и обеспечивать мотивацию к достижению поставленных целей.

Процесс внедрения информационных технологий на современных предприятиях редко бывает легким. Однако ответственный подход к этому вопросу обеспечивает такой результат этой процедуры, который оправдывает все затраченные усилия и средства.

Читайте также: