Как открыть dbf файл в access

Обновлено: 02.07.2024

DBF-формат файлов баз данных продолжает активно использоваться. Полный переход на Windows-технологии в СУБД не принял массового характера. В чем причина? Нехватка ресурсов? Непревзойденная структура? Сложность программирования в Visual-системах?
А возможен ли полный отказ от DBF-файлов?

Постепенно DOS-программы уходят в прошлое, но, как говорится, жизнь продолжается. Несмотря на то, что актуальность перевода DOS-СУБД на Windows очевидна, этот процесс по многим прикладным базам, особенно по тем, что циркулируют в госструктурах, затягивается. В то же время повсеместно применяются лазерные и струйные принтеры, но они "не любят" DOS-режим, а некоторые вообще могут печатать только под Windows. В итоге "стыковка" базы данных DOS с лазерным принтером может превратиться в серьезную проблему. Один из путей ее решения может быть таким. Результирующие таблицы записываются на диск в виде текстовых файлов (если эта функция была предусмотрена). Созданный файл загружается в Word с перекодировкой. Далее текст проверяется, корректируется и печатается.

Но неужели невозможно использовать данные из DBF-файлов? Прежде чем ответить на этот вопрос, познакомимся с их структурой.

Структура DBF-файлов

На первый взгляд подобные сведения могут показаться лишними. Ведь DBF-файлы можно импортировать, например, в Access, перейдя в режим Конструктор. Но проблема в том, что при обратной процедуре экспорта Access упрощает структуру, в результате чего длина записи увеличивается, и файл становится менее "красивым", если его открыть, например, в Excel. Так, файл примера, созданный в FoxPro 2.0, на диске занимает 8042 байт. После того как он побывал в Access, его размер составил 9220 байт. Почему так получилось, обсудим позже, а пока отметим, что при экспорте DBF-файлов из Access приходится выбирать: выполнять ли его короткой командой, но с меньшей "красотой", или выполнить дополнительные действия, для понимания которых нужно разбираться в структуре DBF-файлов.

Вероятно, есть узкоспециализированные издания, где можно найти эту информацию, но автор, столкнувшись с этой проблемой, пошел другим путем - изучил DBF-файлы самостоятельно. Дело в том, что их можно рассматривать как текстовые файлы, в которых полезные данные отображаются с помощью отдельных легко читаемых символов.

Каждый DBF-файл имеет (укрупненно) три части: заголовок, описание структуры (полей) и записи с данными ("Заголовок" - "Структура" - "Данные").

На заголовок отводится 32 байта. Тут применяется упакованная запись чисел. В структуре на описание каждого поля тоже отводится по 32 байта. Название полей и их тип записывается посимвольно, но для указания размеров тоже используется упаковка.

В области данных все записывается посимвольно, даже числа. Для примера рассмотрим (рис. 1) начальный фрагмент небольшого DBF-файла с 10 полями и 31 записью (pr410.dbf).

Рис. 1. Дамп начала файла "pr410.dbf", имеющего 10 полей и 31 запись с данными

Начнем с заголовка. Первые 4 байта - вспомогательные. В них записывается версия (первый байт) и дата (следующие три) в формате "год-месяц-день". В данном случае это 8 февраля (19)02 года.

Более важными являются следующие 4 байта. В них указывается количество записей в виде длинного целого числа (тип Long ). И его легко можно прочитать. Так, в нашем примере это шестнадцатеричные числа: 1F 00 00 00 . 1F равно 31 в десятичном виде. Напомним, что здесь числа записываются по стандартному ассемблерному правилу: сначала младший байт, затем старший. Если бы записей было 2785 (в шестнадцатеричные виде 0AE1), то здесь было бы записано E1 0A 00 00 .

В следующих 2 байтах указывается длина служебной части (заголовка и структуры). Фактически они задают смещение первого байта области данных относительно начала файла (с учетом того, что смещение первого байта файла равно нулю). Тип числа - целое ( Integer ). В примере это 61 01 , что означает смещение 00000161 (его можно увидеть на рис. 2). В левом углу нижней строки указано число 00000160: - это адрес размещенного правее байта 0D . А следующий ( 20 ) и будет иметь адрес на 1 больше.

Рис. 2. Фрагмент символьной части дампа структуры DBF-файла с излишними символами в незадействованных байтах (слева), которые удалены на виде справа

Следующие 4 байта в заголовке (тип - Long ) зарезервированы для указания длины одной записи. В данном примере это F8 или 248 в десятичном исчислении. Кстати, преобразования из десятичной в шестнадцатеричную систему счисления (и наоборот) можно легко выполнять с помощью самого обычного калькулятора Windows, используя вид Инженерный.

Последние 16 байт, как правило, не используются (т.е. в них всегда стоят символы с кодом 00 ).

Дальше идет структура - информация о полях (название, тип, ширина), расположенная в соответствии со следующими правилами:

Таким образом, в структуре можно выделить байты, содержащие полезную информацию, и байты, не участвующие в обработке. В них, как правило, содержится символ с кодом 00 . Но встречаются DBF-файлы, в структуре которых "лишние" байты могут содержать любые символы (см. рис. 2, левая часть). Пугаться в этом случае не нужно, достаточно их проигнорировать (см. рис. 2, правая часть). Контрольным символом, отделяющим полезную часть имени или длины поля, является символ с кодом 0 .)

Некоторые выводы

В таблице Access, которую планируется экспортировать в DBF-файл, имена полей не могут быть длиннее 10 символов, которые должны быть латинскими буквами. Кроме того, имя таблицы не должно быть длиннее 8 символов и, желательно, тоже должно состоять из латинских букв.
Если в Access-97 установлена связь с DBF-файлом, то удаление некоторых записей не влияет на размер файла на диске, так как при этом физически записи не удаляются! Чтобы избавиться от удаленных записей, придется смоделировать команду упаковки. В Access-2000 и ХР эта проблема отпадает в принципе - в них DBF-файлы стандартно можно открывать только для чтения.

От теории к практике

Ознакомившись с теорией, можно проверить длину записи в рассматриваемом примере. В нем по структуре должно быть 10 полей, ширина которых следующая (в HEX-кодах): или, в десятитичном счислении,

Но выше шла речь о числе 248 - где же еще один байт? Он всегда дописывается впереди первого поля и служит для размещения в нем признака удаленности записи. Признак имеет вид символа с кодом 2А - "звездочки" (*), и размер файла при этом не меняется. А если эти коды каким-то образом заменить на 20 , то записи восстановятся!

Область данных файла состоит из записанных подряд (друг за другом и без всяких разделителей) записей. Самая последняя запись должна быть "закрыта" символом с кодом 1А . В противном случае запись не будет видна при просмотре.

Таким образом, DBF-файлы имеют достаточно простую структуру и могут быть просмотрены в разных программах - в частности, в Excel и Access. Причем Access-97 может создавать к ним индексные файлы. При работе в Excel и Access-2000/ХР возможностей меньше, но есть некоторые особенности.

В заключение обзора структуры имеет смысл остановиться на утверждении, что DBF-файлы компактнее, чем файлы, создаваемые в visual-системах. С одной стороны, действительно, DBF-файлы состоят практически из одних только "полезных" данных. Объем заголовка и структуры незначителен. А файлы visual-систем включают в себя различную дополнительную информацию. Например, если создать пустой MDB-файл в Access-97 и импортировать в него рассматриваемый DBF-файл, то он займет на диске 75776 байт (т.е. почти в 9 раз больше). Но в данном примере записей мало - только 31. А в DBF-файлах есть один неприятный момент - числа в них записываются посимвольно, без упаковки на битовом уровне. То есть, если в каком-то поле должно появиться число значением до 2 млрд., то для него придется резервировать 10 байт (2 000 000 000) в каждой записи! В visual-системах для такого поля можно указать тип "длинное целое", на которое отводится 4 байта - в 2,5 раза меньше. И чем больше в файле числовых полей и записей, тем более компактными окажутся файлы, созданные в visual-системе и, наоборот, тем больше места будут требовать DBF-файлы. Для примера можно сравнить фрагмент дампа DBF- и MDB-файла с аналогичными данными (рис. 3).

Рис. 3. Сравнение фрагментов символьной части дампa DBF-файла (слева) и MDB-файла (справа). Видна упакованная запись числовых полей в MDB-файле

Об экспорте из Access

Несколько слов о том, как Access обращается со структурой DBF-файлов при экспорте. Он ее "упрощает" по числовым полям, выделяя каждому из них одинаковое количество байт - всего 20 и из них 5 для дроби ( 14 05 в HEX-кодах). И это вне зависимости от того, каков был тип в самом Access - целым и вообще без дробей или же с дробями. На рис. 4 приводится фрагмент дампа DBF-файла рассматриваемого примера после его импорта в Access и обратного экспорта.

Рис. 4. Фрагмент дампа файла после импорта в Access и обратного экспорта в DBF-файл

Посмотрим, что изменилось. Во-первых, слегка видоизменилась дата. Год - 102-й ( 66 в HEX). Это правильно: если к 1900 прибавить 102, то получится 2002 - действительно, текущий год! Количество записей и адрес начала области данных остались прежними ( 1F и 61 01 ), а вот ширина записи увеличилась! ( 1E 01 против прежних F8 ). 1E 01 означает 011E или 286 в десятичном счислении. А раньше было 248 - то есть добавилось 38 "лишних" байт за счет "упрощения" размера числовых полей. В частности, увеличилась ширина числового поля N - 14 05 вместо прежних 12 . Ширина текстовых полей остается без изменений. И исчезли номера начала полей в записи.

Знание структуры DBF-файлов поможет нам понять, как они используются в Access.

Управление DBF-файлами из Access

В рассматриваемом далее примере выполняются следующие операции:

Вряд ли в конкретных задачах придется выполнять все перечисленные операции. Иногда достаточно организовать только поиск по DBF-файлу без редактирования и вывода измененных данных. Либо, наоборот, вся работа будет выполняться с MDB-файлами, а вывод может потребоваться в виде DBF-файла для записи на дискету или для пересылки по электронной почте.

В предлагаемом ниже примере рассмотрим принципы программной обработки разных ситуаций.

В Access-97 можно создавать индексы прямо к присоединенным DBF-файлам. Например, так:

В справочной системе Access ХР есть упоминание о том, что в службе технической поддержки Microsoft можно получить обновленный драйвер ISAM для работы с FoxPro. Но есть проблема с его подключением. Там же, в справке, приводятся рекомендации по внесению в реестр ссылок на новый драйвер. А в другом месте говорится, что поддержка типа FoxPro возможна только для импорта. Как обстоит дело на самом деле, автору выяснить не удалось, в связи с тем что для присоединения, импорта или экспорта DBF-файлов достаточно параметра dBase.

Но, как уже отмечалось выше, команда экспорта в DBF-файл изменяет его структуру по числовым полям. В связи с этим новый DBF-файл может оказаться не таким "красивым", как исходный. Чтобы сохранить структуру DBF-файлов при выходе из Access, необходимо предусмотреть программу обработки, что и показано на примере.

В рассмотренном случае нет контроля за последовательностью полей, которая может быть нарушена вручную при открытии MDB-файла, содержащего копию DBF-файла. Но если при работе с конкретной базой данных такая ситуация в принципе невозможна, то этим контролем можно пренебречь.

Более важной может оказаться необходимость вывода окна поиска DBF-файла на диске, с тем чтобы имя найденного файла заносилось в символьную переменную (рис. 5). И такая возможность есть. Текст процедур и функций, участвующих в выводе на экран окна поиска, приводится в модуле ОбновлениеСвязейТаблиц учебной базы Решения комплекта Access-97 (обычно при инсталляции она отключена). Запускающая функция имеет имя FindNorthwind. При ее вызове следует указать стартовый каталог, например:

Рис. 5. Вид окна поиска файлов с занесением выбранного имени в символьную переменную

Некоторым неудобством в использовании указанной функции является то, что она вызывает еще ряд функций и процедур. Кроме того, их копирование нужно выполнять вместе с копированием пользовательских типов данных, имеющихся в начале этого модуля ( Type MSA_OPENFILENAME , Type OPENFILENAME ), и с объявлением:

А при вызове бывает полезно указывать не только стартовый каталог, но и маску поиска (например, *.dbf ), текст для заголовка окна и т. д. В конечном итоге эти библиотечные процедуры не сложно переработать так, чтобы их было удобно копировать в разрабатываемые базы. Причем, если исключить одну строку, вызывающую ошибку в Excel, то этот код практически без изменений можно использовать и в тексте макросов Excel. Например, в одном из них автор применил следующую строку вызова обновленной функции окна поиска:

То есть в функцию передаются аргументы: Стартовый каталог, Подсказка, Маска поиска, Строка в заголовок.

Существует еще один метод вывода имен файлов на экран - в виде списка, заполняемого с помощью функции. Его пример приведен в справочной системе Access-97 по запросу "RowSourceType" - "RowSourceType - свойство"->Свойства "Тип источника строк" (…) "Источник строк" (…) -> в "Примерах" третий пример, вторая функция "Function ListMDBs"

Таким образом, в VBA Access есть достаточно возможностей - как по работе с файлами на дисках вообще, так и с DBF-файлами в частности. В сочетании с умением грамотно проектировать экранные формы все это может превратиться в очень мощный инструмент по созданию Windows-подобных баз данных с возможностью безболезненного "перелива" информации из ранее созданных баз DOS.

Примечание

Начинающим программистам в Access 2000/ХР следует помнить, что, в отличие от Access 97, в этих версиях принят метод размещения операторов в отдельных библиотечных комплектах (References), подключение которых надо контролировать. В частности, свойства типов объектов Database, Recordset и т.п. будут недоступны до тех пор, пока не будет подключен какой-нибудь Reference DAO, например DAO 3.6 (см. рис. 6, справа в центре). Но еще надо знать, что некоторые Reference могут слегка конфликтовать друг с другом. В частности, по умолчанию включается Reference ActiveX (см. рис. 6, справа внизу). Но если при этом подключить DAO 3.6, то объявление переменной типа Recordset в стиле Access 97 (например, Dim zap As Recordset) вызовет ошибку. В этом случае правильнее будет написать: Dim zap As DAO.Recordset (т.е. как элемент коллекции DAO). Либо можно отключить Reference ActiveX - тогда объявлять можно как в Access 97 ( Dim zap As Recordset ).

Рис. 6. Сборный рисунок окон подключения Reference в Access ХР (в Access 2000 аналогично)

А что в Excel?

И в заключение - несколько слов об использовании DBF-файлов в Excel.

В этой программе тоже можно открывать DBF-файлы. Но Excel слабо контролирует их структуру. При записи он выбирает ширину и тип поля по ширине и типу содержимого первой строки сверху после строки заголовков колонок (т.е. названий полей). При этом в структуре может уменьшиться ширина текстовых полей, либо измениться тип поля, если содержимого в ячейке контрольной строки не окажется. В результате могут возникнуть разнообразные потери данных. Кроме того, Excel, как правило, не сохраняет новые колонки или добавленные строки. Поэтому после открытия DBF-файла лист желательно скопировать в другой, изменения выполнить на нем и уже из него перезаписать на диск в формате DBF-файла. Такое копирование можно не делать, если сохранение будет выполняться в формате самого Excel.

Перед записью в формате DBF желательно расширить колонки так, чтобы содержимое полностью было видно во всех строках, причем с запасом пустого места справа. А будет еще лучше, если шрифт предварительно заменить на Courier New.

Все перечисленные обстоятельства позволяют сделать вывод о том, что открывать DBF-файлы все же лучше в программе класса СУБД - например, в Access.

dBASE — одна из самых старых систем управления базами данных, и формат файла dBASE (DBF) применялся долгое время. Microsoft Access поддерживает импорт данных из таких форматов файлов dBASE и связывание с ними: dBASE III, dBASE IV, dBASE 5 и dBASE 7.

Обратите внимание на то, что поддержка dBASE имеет следующие требования:

Office 2016 Установите следующие обновления в следующем порядке: обновление для Office 2016 г. (KB3115501) и 2 мая 2017 г., обновление для Access 2016 (KB3178700).

Office версии 2016 "нажми и запускай" Обновления применяются автоматически.

Импорт данных из файла dBASE

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите пункт Файл dBASE.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Открытие файла найдите и выберите файл dBASE, а потом нажмите кнопку Открыть.

По умолчанию выбран формат файла dBASE III. Чтобы изменить его на dBASE IV или dBASE 5, выберите нужный формат из раскрывающегося списка рядом с полем Имя файла. В списке нет формата файла dBASE 7, но он фактически ничем не отличается от формата dBASE 5. В Access для Microsoft 365 и Access 2019 поддерживаются имена файлов размером до 64 знаков.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE выберите Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных.и нажмите кнопку OK.

При необходимости вы можете сохранить настройки импорта. Дополнительные сведения см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.

В результате будет создана таблица с данными из файла dBASE. Если в файле dBASE нет заголовков столбцов, Access создаст стандартные заголовки.

Связывание с данными из файла dBASE

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите пункт Файл dBASE.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Открытие файла найдите и выберите файл dBASE, а потом нажмите кнопку Открыть.

В Access для Microsoft 365 и Access 2019 поддерживаются имена файлов размером до 64 знаков.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE установите параметр Создать связанную таблицу для связи с источником данных.и нажмите кнопку OK.

В результате будет создана связанная таблица с данными из файла dBASE. Если в файле dBASE нет заголовков столбцов, Access создаст стандартные заголовки в связанной таблице.

Access 2013 не поддерживает формат dBASE

Access 2013 не поддерживает связывание с данными из файла dBASE или их импорт. Для работы с файлами dBASE рассмотрите возможность перехода на Microsoft 365 подписку. Связывание или импорт из dBASE доступно в Microsoft 365 Access по подписке.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Импорт данных из файла dBASE

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите пункт Файл dBASE.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Открытие файла найдите и выберите файл dBASE, а потом нажмите кнопку Открыть.

Связывание с данными из файла dBASE

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите пункт Файл dBASE.

В диалоговом окне Внешние данные — Файл dBASE нажмите кнопку Обзор.

В диалоговом окне Открытие файла найдите файл dBASE и нажмите кнопку Открыть.

Пользователи, часто работающие с базами данных, могут столкнуться с файлом, имеющим формат .dbf. Поскольку общедоступной информации об данном расширении подчас не хватает, пользователи часто не знают, что за файл. Как его посмотреть, и как провести его конвертацию в другие типы файлов? Ниже разберём, что это за файл и чем открыть расширение DBF.

Что такое DBF?

Файл с расширением .DBF – это файл базы данных, который используется системой управления данными « dBASE ». Данные хранятся в указанном файле в виде массива с набором записей и полей.

Файлы ДБФ используются в работе инструмента по работе с базами данных "dBase"

Поскольку в данном случае файловая структура довольно проста, данный формат начал использоваться ещё на ранних этапах, когда только начали появляться программные инструменты для работы с базами данных. ДБФ позиционировался как стандартный формат для структурирования накапливаемых системой данных.

DBF - стандартный инструмент для структурирования данных

Не все файлы ДБФ одинаковы. С момента своего появления формат DBF успел претерпеть достаточное количество изменений. И хотя формат обеспечивает обратную совместимость с dBase III + , вам все равно будет необходимо убедиться, что имеющийся у вас софт корректно открывает и воспроизводит ваши файлы DBF.

Инструмент « ArcInfo » от « Esri » также хранит данные в дбф-файлах, но в этом случае он носит название « файлоформовый атрибут ». Данные файлы задействуют формат dBASE для хранения необходимых им атрибутов фигур.

Инструмент "ArcInfo" также использует файлы с расширением .dbf для хранения данных

Файлы программы « FoxPro Table » также используют DBF при работе с базами данных « Microsoft Visual FoxPro ».

Чем открыть файлы с расширением DBF

Основная программа, работающая с файлами .dbf – это «dBASE». Данный файловый формат поддерживается и в других базах данных и приложениях, работающих с базами данных. К примеру, это «Microsoft Access», «LibreOffice Calc», «OpenOffice Calc», «Microsoft Excel», «HiBase Group DBF Viewer» «Quattro Pro» (элемент «Corel WordPerfect Office»), «DBFView», «Astersoft DBF Manager», и ряд других. Указанные инструменты помогут легко запустить DBF файл.

Используйте для открытия файлов .dbf популярную программу "Microsoft Access"

Также рекомендуется сохранять файлы базы данных « Microsoft Works » в рассматриваемом dBASE, если вы впоследствии захотите открыть их в Майкрософт Эксель.

Для Мак и Линукс пригодится «GTK DBF Editor», а также «NeoOffice» (Мак), «multisoft FlagShip» (Линукс) и также известный многим « OpenOffice ».

Среда разработки систем баз данных « Microsoft Visual FoxPro » (её поддержка ныне прекращена) также умеет запускать файлы ДБФ в формате файла базы данных или в виде таблицы FoxPro.

Выполнение конвертации файлов DBF

Большая часть описанных выше программ кроме того что могут открывать или редактировать файл ДБФ, могут также и конвертировать данный файл в другие форматы. Например, MS Excel может сохранить DBF в любом поддерживаемом данной программой формате, например, CSV, XLS, XLSX, PDF и других .

Известная « HiBase Group » также имеет конвертер, преобразующая файл DBF в CSV, форматы Эксель, такие как XLS и XLSX, стандартный текст, HTML, XML, SQL, PRG, SDF, RTF, TSV и других.

« DBF Converter » может экспортировать лишь пятьдесят записей в бесплатной trial-версии. Вы можете предпочесть платную версию, если вам понадобится экспортировать больше файлов.

Инструмент « dbfUtilities » трансформирует файлы ДБФ в форматы XML, JSON, CSV и Excel. Он работает с помощью функционала «dbfExport», который входит в комплектацию «dbfUtilities».

В конвертации необходимого нам формата также помогут "dbfUtilities"

Также можно выполнить конвертацию ДБФ онлайн с помощью DBF Converter . Последний поддерживает экспорт файла в TXT, CSV и HTML.

Заключение

Выше мы рассмотрели, чем можно открыть файл с расширением DBF. Используйте перечисленные нами инструменты для удобного просмотра данного файла и получения доступа к необходимым вам данным. Наиболее же аутентичным является программный инструмент «dBASE». И именно его мы рекомендуем.

Что такое DBF?

Файлы ДБФ используются в работе инструмента по работе с базами данных "dBase"

DBF - стандартный инструмент для структурирования данных

Инструмент "ArcInfo" также использует файлы с расширением .dbf для хранения данных

Файлы программы « FoxPro Table » также используют DBF при работе с базами данных « Microsoft Visual FoxPro ».

Чем открыть файлы с расширением DBF

Используйте для открытия файлов .dbf популярную программу "Microsoft Access"

Выполнение конвертации файлов DBF

В конвертации необходимого нам формата также помогут "dbfUtilities"

Заключение

Читайте также: