Как подписать документ двумя электронными подписями

Обновлено: 04.07.2024

Маршруты подписания предоставляют пользователю возможность гибкой настройки правил подписания в разрезе видов исходящих электронных документов. Данный функционал также делает возможным подписание исходящих электронных документов несколькими подписями по заранее заданному маршруту перед их отправкой контрагентам.

Настройка правил и очередности подписания электронных документов осуществляется в разделе "Маршруты подписания". Перейти в него можно через Администрирование – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование.

Стандартный функционал предусматривает наличие двух предопределенных маршрутов подписания:

1. Одной доступной подписью – подписание документов будет осуществляться сертификатом, который добавлен в учетную запись ЭДО.

Стандартные настройки подразумевают наличие предопределяемых элементов "Одной доступной подписью" и "Указывать при создании документа". Если по какой-либо причине данный элемент отсутствует в справочнике, то требуется его восстановить. Для этого необходимо нажать Ещё – заполнить начальные настройки.

После заполнения начальных настроек появятся предопределяемые элементы "Одной доступной подписью" и "Указывать при создании документа".

2. Указывать при создании документа - используется только для исходящего произвольного документа. Необходимый маршрут задается в форме документа при создании.

В настройках отправки документов необходимо открыть Регламент ЭДО исходящего произвольного документа и выставить настройку подписания по маршруту "Указывать при создании документа".

Маршрут подписания необходимо будет указать в форме документа при его создании.

3. В случае если стандартных маршрутов недостаточно, пользователь может создать свой маршрут.

Ключевые возможности создания пользовательского маршрута:

В обязательном порядке указывается пользователь, который будет подписывать документ – таким образом, при добавлении нового сертификата достаточно будет привязать его к пользователю. Добавлять его во все необходимые правила не потребуется.

Если это необходимо, можно указать, какими сертификатами разрешается производить подпись.

Существует возможность требования установки нескольких подписей в заданном порядке.

Подписанты могут объединяться простыми логическими условиями в сложные правила с неограниченным уровнем вложенности.

! Обращаем Ваше внимание, что в актуальных версиях программных продуктов имеется возможность подписания электронных документов несколькими сертификатами перед их отправкой контрагентам. Для этого необходимо добавить данные сертификаты в учетную запись ЭДО и создать соответствующий маршрут подписания. Данный функционал реализован исключительно для исходящих электронных документов. Для установки соответствующей подписи, в информационной базе должен авторизоваться именно тот пользователь, который указан в маршруте подписания.

В открывшемся окне необходимо ввести наименование маршрута, выбрать организацию и перейти к настройке состава маршрута.

Первоначально необходимо выставить логическое условие, которое будет применяться в создаваемом маршруте.

Для выбора доступно:

- поставить любую из подписей

- поставить все подписи

- поставить все подписи по порядку

Далее необходимо нажать "Добавить подписанта" и выбрать определенного пользователя информационной базы 1С, который будет участвовать в подписании.

На следующем этапе имеется возможность выбрать определенный сертификат, который будет использовать пользователь.

В стандартном представлении, подписант может использовать любой сертификат, при необходимости можно указать конкретный сертификат, после чего необходимо нажать "Записать и закрыть". Маршрут подписания создан.

Маршрут подписания задается в разрезе видов исходящих документов в настройках регламента ЭДО.

Для этого необходимо перейти в раздел Справочники - Контрагенты.

В открывшемся списке выбрать контрагента, с которым требуется выставить соответствующий маршрут подписания, нажать ЭДО – Настройки отправки документов.

Затем в настройках отправки открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить маршрут подписания.

В открывшемся окне необходимо перейти в Регламент ЭДО напротив необходимого документа учёта.

В следующем окне необходимо выставить необходимый маршрут и нажать "Готово".

Исходящий документ будет подписываться двумя сертификатами, в соответствии с созданным маршрутом подписания.

1. Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;
Один из браузеров:
- Спутник
- Google Chrome
КриптоПро CSP 4.0 или 5.0
Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.
Права администратора для установки программного обеспечения.
Установлен КриптоПРО ЭЦП Browser plug-in, а также настроен браузер:
Должен быть выключен Антивирус
У вас должна быть действующая лицензия Крипто Про csp. Как проверить действительность лицензии Вы можете узнать по ссылке
Если приложение установлено, но не появляется клавиша подписать воспользуйтесь инструкцией

2. Подписание

2.1 Первый способ (по ссылке)

2. На странице выберите «Подписать файл», нажмите ДАЛЕЕ.

Инструкция по установке приложения ITCOM КриптоДок

4. Обновите страницу подписания файла в браузере. На странице должно появиться окно запроса доступа к сертификатам. Нажмите «Продолжить».

5. Во всплывающем окне нажмите кнопку «Предоставить доступ».

Ответы на вопросы! Что делать, если после установки приложения, окно запроса доступа к сертификатам не появилось — инструкция.

6. На следующем шаге выберите какой электронной подписью необходимо подписать (если в компьютер установлена только одна подпись, выбирать не нужно, выбор контейнера произойдет автоматически).

8. После завершения процесса подписания в папку «Загрузки» или в другую указанную Вами директорию (в зависимости от настроек браузера) загрузится файл с расширением .sig – это и есть подписанный файл.

2.2 Второй способ (правым щелчком мыши)

Для подписания вторым способом, приложение ITCOM КриптоДок предварительно должно быть установлено на компьютер (см. п.3 подписания первым способом).

3. Подписание заявления КЭП второй (двумя) электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
подпись руководителя организации (законного представителя).

1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание».

2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 1 – 7 в разделе «Подписание » и в пункте №7 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:

Открепленная (отсоединенная) ЭП

— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.

— Контур.Крипто
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.

— КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.

Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.

Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП

Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.

Встроенная ЭП

Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.

— КриптоПро Office Signature
Плагин, позволяющий создавать встроенную подпись в документах Word и Excel. Можно создать неотображаемую подпись, которую будет видно только на вкладке подписей, или строку подписи в самом документе. Строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа, содержит в себе как сведения о подписавшем, так и произвольный рисунок. Есть возможность создания нескольких подписей в одном документе.

После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.

Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

— КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.

Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.

— Подписание в OpenOffice / LibreOffice
В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.

ЭП в Outlook

Стандартный функционал предусматривает наличие двух предопределенных маршрутов подписания:

Маршрут подписания необходимо будет указать в форме документа при его создании.

3. В случае если стандартных маршрутов недостаточно, пользователь может создать свой маршрут.

Ключевые возможности создания пользовательского маршрута:

Если это необходимо, можно указать, какими сертификатами разрешается производить подпись.

Существует возможность требования установки нескольких подписей в заданном порядке.

Первоначально необходимо выставить логическое условие, которое будет применяться в создаваемом маршруте.

Для выбора доступно:

- поставить любую из подписей

- поставить все подписи

- поставить все подписи по порядку

Маршрут подписания задается в разрезе видов исходящих документов в настройках регламента ЭДО.

Для этого необходимо перейти в раздел Справочники - Контрагенты.

В открывшемся окне необходимо перейти в Регламент ЭДО напротив необходимого документа учёта.

В следующем окне необходимо выставить необходимый маршрут и нажать "Готово".

Владельцем электронной подписи может стать физическое или юридическое лицо. Компания, индивидуальный предприниматель или вообще кто-угодно. Это даст возможность:

участвовать в международном документообороте;

сократить время на поиск, отправку и заверение документов вплоть до нескольких секунд

упростить процедуру участия в тендерах, аукционах и на других виртуальных торговых площадках

сделать документооборот более прозрачным (для себя) и конфиденциальным (для других)

Помимо прочего, ЭЦП и электронный документооборот обеспечивают повышенную достоверность документации, делают совершенные сделки более безопасными.

Коротко об ЭЦП

Как человек может удостоверить свою личность в реальном мире? С помощью уникального номера и серии паспорта. ЭЦП также содержит номер, сгенерированный и зашифрованный при помощи криптографической программы. В зависимости от степени защиты, специалисты выделяют три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись. Наличие такой ЭЦП на файле может говорить только о том, что файл был отправлен именно вами.

Усиленная неквалифицированная. Такая подпись подтверждает, что документ был неизменным с момента заверения.

Усиленная квалифицированная. Приравнивает электронный документ к бумажному. Дает ему полную юридическую силу.

Отсоединенная и присоединенная подпись: в чем разница?

Нельзя сказать, что ЭЦП бывают отсоединенных и присоединенных видов. Последнее больше относится к формату. С помощью одного сертификата можно сделать как отсоединенную, так и присоединенную подпись.

Разница между ними состоит только в том, что первая отделена от подписываемого файла, а вторая является его частью. Приведем пример:

Допустим, у вас есть текстовый файл, который нужно заверить печатью. Вы делаете это с помощью специальной программы, выбирая свой личный сертификат и формат «присоединенная подпись». В этом случае вес текстового документа увеличится. К нему буквально будет прикреплена ваша виртуальная подпись.

Открепленная подпись действует наоборот. Она создается отдельным файлом. Чтобы проверить ее достоверность, нужны одновременно два файла: текстовый документ, который мы подписали, и открепленная подпись.

Чтение присоединенной и отсоединенной подписи

Еще одно важное отличие отсоединенной и присоединенной подписи исходит от того, что отсоединенная подпись не изменяет подписываемый документ. Это означает, что он будет доступен к чтению без специальных программ.

Для чтения документа, который заверен присоединенной печатью, нужны специальные программы для работы с ЭЦП. Они должны проверить подпись и «извлечь» файл перед чтением.

Как подписываются документы?

С помощью ЭЦП можно подписать какой-угодно файл. Это может быть текст, изображение, pdf или даже видео. Ограничений практически нет. Главное – наличие личного сертификата. Без него ваша ЭП не будет иметь юридической силы.

Обратите внимание! Личный сертификат ЭЦП выдается в удостоверяющем центре. Центр удостоверяет вашу личность, выдает сертификат и управляет его жизненным циклом – приостанавливает, возобновляет и т. д.

Личный сертификат устанавливается на персональный компьютер с помощью сторонней программы. Позже можно создать открепленную ЭП с помощью программы КриптоАРМ, плагинов КриптоПро или Веб.Сервисов.

С помощью какой программы можно сделать отсоединенную подпись?

Сделать отсоединенную ЭЦП проще, чем присоединенную. Она доступна по умолчанию в большинстве программ для электронного документооборота. Сравним по функционалу упомянутые выше программы:

По функционалу и доступности для подписи электронных документов лучше всего использовать программу КриптоАРМ. Бесплатна только базовая версия – КриптоАРМ СТАРТ.

Обращайтесь за лицензией на использование полноценной версии КриптоАРМ СТАНДАРТ ПЛЮС к нам! Наши специалисты подберут вам необходимый сертификат электронной подписи, лицензию КриптоПро и ответят на все возникающие вопросы.

КриптоАРМ: Как поставить отсоединенную подпись?

Поставить отделенную подпись с помощью программы КриптоАРМ может даже человек, который буквально только что получил свой первый сертификат.

Давайте действовать поэтапно:

Скачайте и установите программу КриптоАРМ. На этом этапе на вашем компьютере уже должен быть установлен личный сертификат ЭЦП

Нажмите правой кнопкой мыши на файле, который хотите подписать. Выберите из контекстного меню «КриптоАРМ» и «Подписать…». Должен открыться Мастер по созданию электронной подписи»

Ставим галочку на опции «Сохранить подпись в отдельном файле», чтобы сделать отсоединенную подпись

Жмем «далее», оставляя все настройки неизменными вплоть до окна «Параметры подписи»

Вот и все. Дальше нам остается только выбрать личный сертификат, с помощью которого мы заверяем документ, и нажать на кнопку «Готово».

Подведем итоги

Еще раз пройдемся по информации выше, выделив основные тезисы, которые стоит запомнить:

отделенная печать отличается от присоединенной тем, что буквально хранится в отдельном файле;
документ, который заверен присоединенной печатью, нельзя открыть без сторонних программ;
заверить документ можно с помощью плагинов КриптоПРО, КриптоАРМ или бесплатных Веб-сервисов;
электронный документооборот – это удобно, эффективно и просто.

Читайте также: