Как подписать документ электронной подписью на телефоне

Обновлено: 04.07.2024

Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:

подача налоговой декларации в ФНС;
подтверждение авторства текстового документа;
заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
ведение внутренней документации;
согласование включённых в документ данных группой лиц.

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.

Порядок работы с документом под ЭЦП:

Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.

Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить подпись:

Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на ПК.
Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
Выбираете меню «Подписание».
В появившемся окне выбираете искомую подпись.
Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью
Программа для создания электронной подписи — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

трудовой или хозяйственный договор,
иск в арбитраж,
заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpg и *.jpg,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Популярность электронных услуг растет. В связи с этим всё более явной становится потребность бизнеса решать задачи, включая подписание многочисленных документов клиентами, дистанционно. Современное решение в этой ситуации — мобильная электронная подпись, позволяющая владельцу сертификата подписывать документы исключительно при помощи смартфона — быстро и безопасно. Переход на использование мобильной ЭП для сферы бизнеса означает повышение скорости решения задач и удобство для клиента.

Услуги и продукты переходят в онлайн. Россия в этом процессе занимает одно из лидирующих положений в мире — любой запрос потребителя сегодня решается в несколько прикосновений к экрану мобильного устройства.

Условия пандемии 2020 года ускорили процесс перехода бизнеса на удалёнку. Даже собеседования при приёме на работу сейчас во многих компаниях проводятся дистанционно. У бизнеса возникла массовая потребность в средствах защищённого удалённого взаимодействия.

Параллельно в России активно развивается электронное взаимодействие с государством, в том числе — для юридических лиц. Для этого необходимы надёжные и удобные в использовании программные средства.

Одна из сложностей онлайн-коммерции заключается в необходимости для определённых значимых операций использовать собственноручную подпись клиента или её электронный аналог. Фактически это вынуждает проводить обязательный очный контакт с клиентом, что отнимает время и у клиента, и у сотрудников компании.

Как упростить внутренние процессы компании с помощью ЭП

Все перечисленные выше вызовы послужили поводом для создания революционного продукта, позволяющего по-новому взглянуть на электронную подпись, мобильного приложения IDPoint для дистанционного подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Многолетний опыт компании «Инфотекс Интернет Траст» в решении задач, связанных с массовой выдачей и применением электронной подписи, помог создать удобное и простое средство для эффективного массового использования. Выпустив на рынок приложение IDPoint, мы первыми в России начали выдавать квалифицированные сертификаты дистанционно с соблюдением всех требований законодательства.

IDPoint позволяет формировать квалифицированную ЭП прямо в смартфоне. Получить сертификат можно как традиционным способом, посетив отделение удостоверяющего центра, так и без посещения удостоверяющего центра. Для дистанционного получения сертификата нужен загранпаспорт нового образца и смартфон, поддерживающий технологию NFC. Перед подписанием документы можно изучить прямо в приложении, что исключает ошибки и защищает пользователя от мошенничества.

Все технические сложности и нюансы, свойственные сертифицированным СКЗИ, реализованы в приложении с соблюдением всех требований, максимально гладко и незаметно для пользователя. Работа в IDPoint проста — от установки приложения на телефон до подписания документа пользователь проходит пять шагов:

Регистрируется в системе партнёра.
Скачивает приложение на смартфон.
Генерирует пароль для подписания.
Получает сертификат электронной подписи.
Начинает работу в приложении.

Дистанционная ЭП для любых сценариев бизнеса

IDPoint — это полноценный пользовательский инструмент для работы с электронной подписью и эффективное звено, которое можно встраивать во множество бизнес-процессов. Мы решим вопросы выдачи криптографического приложения, выпуска ключей и сертификатов электронной подписи, предоставим интерфейсы для работы с клиентом — подачи документов на подписание и получения результатов. Все функции и решения доступны через программный интерфейс приложения.

Теперь в СБИС носителем ЭЦП может быть не только токен, но и смартфон. Это позволяет пользователям быть более мобильными и подписывать документы в любом месте, в любое время и без доступа к компьютеру.

Еще недавно казалось, что подписание договора или заверение отчета из машины такси по дороге в аэропорт, на встрече с заказчиком или во время ланча невозможно, но технологии не стоят на месте – сегодня каждый может использовать свой мобильный телефон вместо токена. Смартфон является полноценным носителем квалифицированной ЭЦП для работы с сервисами СБИС, что значительно облегчит жизнь каждому пользователю.

Важным преимуществом работы с мобильной ЭЦП является отсутствие необходимости установки средств криптографической защиты информации на смартфон.

Обратите внимание, что в настоящий момент ЭЦП на телефоне может использоваться только в СБИС, например, для подписания контрактов и отчетов в государственные органы. Такая ЭЦП будет всегда под рукой – в смартфоне. Вы можете работать с документом или отчетом в desktop-версии СБИС, после этого программа отправит на смартфон запрос на подписание, и останется только нажать на кнопку «Подписать».

Получение мобильной ЭЦП для СБИС

Чтобы стать обладателем мобильной ЭЦП для работы со СБИС, необходимо выполнить четыре простых шага:

Установка приложения СБИС (iOS, Android);
Подтверждение номера телефона;
Заполнение заявки в ЛК;
Запустите генерацию ключа.

Мобильная ЭЦП СБИС: цена

Стоимость мобильной ЭЦП такая же, как и для электронных подписей, выпускаемых для использования на токенах.

А если вы приобретаете ЭЦП на токене, то у вас есть возможность докупить мобильную ЭЦП всего за 200 рублей!

Читайте также: