Как прикрепить файлы в сэдо

Обновлено: 04.07.2024

Традиционно основу документооборота каждой организации составляют бумажные документы. Переход на электронный документооборот подразумевает постепенное уменьшение количества бумажных документов за счёт перевода их в электронный вид.

До сих пор, как правило, этот процесс производится тем же сотрудником, который регистрирует документ в СЭД, непосредственно в момент регистрации (создания карточки документа и прикрепления к ней отсканированного изображения). Так происходит в большинстве не только небольших, но и достаточно крупных компаний. Но наступает момент, когда у организации-получателя количество бумажных входящих документов становится настолько значительным, что становятся ощутимыми трудозатраты сотрудников, выполняющих эту операцию, а само время ввода становится недопустимо длительным. Так возникает задача разделения составной операции регистрации на шаги, выполнения однотипных шагов параллельно разными сотрудниками и повышения степени автоматизации ввода документов в СЭД.

Потоковый ввод документов, как правило, реализуется в виде отдельного программного модуля, интегрированного в СЭД организации. Собственно операции разделения потока отсканированных образов документов на файлы (и распознавание текста, если требуется) могут выполняться самим этим модулем или внешними программными средствами. Интеграция модуля потокового ввода с внешними средствами распознавания может осуществляться на уровне программного взаимодействия или через файлообмен.

Второй способ позволяет обеспечить поддержку широкого спектра внешних средств сканирования и распознавания по выбору заказчика. Практически любое ПО сканирования и распознавания умеет сохранять результаты своей работы в виде файлов. Флагманские модели документных сканеров содержат в своей поставке ПО распознавания штрих-кодов.

Образ документа может помещаться в папку различными способами. Например, большинство современных потоковых сканеров поддерживают встроенные средства распознавания штрих-кодов, также для этого могут быть использованы специализированные средства, например, ABBYY Scan Station. Обнаруженные в папках файлы автоматически добавляются в карточки документов СЭД, например, по следующему правилу: имя файла должно быть сформировано по заданной маске и содержать в себе значение штрих-кода, по этому штрих-коду производится поиск карточки документа. Если карточка в СЭД найдена – файл автоматически прикрепляется к этой карточке, если карточка не найдена, или в имени файла не обнаружено значение штрих-кода, – автоматически создаётся новая карточка документа заданного в настройках вида, и к этой карточке прикрепляется файл.

В большинстве случаев прикрепления отсканированного изображения документа к карточке в СЭД достаточно, так как поступившие извне документы не подлежат редактированию. В основном они нужны только для чтения и поэтому не требуется распознавания их текста. Но распознавание текста и сохранение его вместе с изображением может оказаться полезным для возможности поиска этих документов в системе. Для распознавания текста также рационально использовать внешние средства OCR (Optical Character Recognizing), например, распространенный в России ABBY Recognition Server. Это целая отрасль индустрии ПО, и в организациях могут использоваться различные программные системы этого класса, в соответствии с корпоративными ИТ-стандартами. Модуль потокового ввода СЭД должен поддерживать прикрепление распознанных текстов к карточке документа независимо от используемых средств OCR.

Как известно, в бизнесе наряду с произвольными (неформализованными) документами используются так называемые формы – формализованные по внешнему виду документы. Примеры таких форм – платёжные документы, бланки, квитанции и пр. Современные средства OCR умеют при распознавании отсканированных изображений выделять атрибуты таких документов и сохранять их в структурированных текстовых файлах (например, формата XML). Примером такого ПО является ABBYY FlexiCapture. Модуль потокового ввода должен иметь возможность при вводе таких документов в СЭД автоматически заполнять атрибуты карточки документа, используя эту информацию. Следует иметь в виду, что при этом требуется настройка как средств распознавания форм, так и модуля потокового ввода под каждую форму.

В общем случае схема организации потокового ввода бумажных документов в СЭД выглядит следующим образом:

Рис.1. Архитектура решения с использованием модуля потокового ввода

Когда же следует задуматься о том, что необходим потоковый ввод документов, и соответствующий модуль? Как правило, когда величина потока документов составляет сотни документов в день и более.

Чаще всего потоковый ввод используется такими предприятиями и организациями:

Крупные госучреждения – большой поток входящей корреспонденции.
Банки, страховые компании – большой поток клиентских документов.
Мелкооптовая и сетевая розничная торговля – большой поток финансовых документов (первички).

Использование потокового ввода даёт им преимущества:

Повышение оперативности ввода документов в СЭД.
Снижение затрат на ввод документов в СЭД.
Уменьшение количества ошибок при вводе документов в СЭД.

Автор: Ирина Петренко, ведущий консультант компании «ДоксВижн».

Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.

В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.

См. статью «Современные тенденции развития СЭД» в № 7’ 2021

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

См. статью «Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота» в № 7’ 2021

Создание в СЭД собственных документов

Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.

См. статью «Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?» в № 6’ 2021

Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

См. статью «Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас» в № 6’ 2021

См. статью «Создаем “умные” бланки документов в MS Word» в № 2’ 2021

Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.

Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).

Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.

Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.

Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа

Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией

Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.

Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний? Ответ см. в № 7’ 2021

Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.

Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.

Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.

Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.

Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.

Читайте также: