Как продлить срок действия эцп украина

Обновлено: 07.07.2024

В конце 2018 года Государственная фискальная служба представила сервис для продления срока действия электронной подписи (ЭЦП), которую выдает Аккредитованный центр сертификации ключей при налоговой (АЦСК ИДД ГФС). Теперь вместо того, чтобы идти в налоговую с бумажными документами, продлить подпись можно в онлайне за пару минут. Редактор AIN.UA протестировала сервис.

Для того, чтобы пользоваться сервисом, нужно скачать софт от АЦСК «ІІТ Користувач ЦСК-1». Из названия не очень понятно, для чего он, но в целом это программа для управления электронной цифровой подписью. Здесь также можно подписывать файлы, менять пароли для ключа и т.д.

Чтобы сгенерировать себе с помощью этой программы новый ключ взамен старого, срок которого истекает, пользователь должен проверить сначала:

Если с этим все в порядке, можно начинать генерировать новую ЭЦП. Налоговая подготовила инструкцию о том, как это сделать (приводим ее в конце), но в процессе могут возникнуть некоторые сложности.

Программа еще раз спросит, хочет ли пользователь сформировать новый сертификат:

После согласия нужно выбрать путь к текущему ключу и ввести действующий пароль к нему.

После этого будет предложено на подпись договор о предоставлении электронных услуг. Это договор между пользователем и центром сертификации, при продлении ЭЦП каждый раз нужно заключать новый договор.

Если выбран вариант сохранения на текущий носитель, система предложит ввести пароль. Если ключ сохраняется на новый носитель, в следующем окне нужно выбрать, куда запишется ключ, а также еще раз ввести пароль (пароли к ключам можно менять в этой же программе, по вкладке «Личный ключ» → «Поменять пароль защиты личного ключа», по стандартной процедуре смены пароля).

После этого появляется информация о сформированном сертификате. В следующем окне нажимаем кнопку «Завершить», сертификат будет создан.

Проверить сертификаты и сроки их действия можно в этой же программе, по вкладке «Просмотреть сертификаты». Перечень возможных ошибок, которые могут возникнуть при генерации ключа, можно посмотреть здесь, на стр. 72.

Для сокращения времени пребывания в центре обслуживания, подготовьте заранее все необходимые документы и сформируйте заявки в электронном виде.

Как создать заявки на получение сертификатов?

Заявки на получение сертификатов квалифицированной электронной подписи формируются в системе электронного документооборота M.E.Doc или веб-сервисе СОТА.

Как создать карточку присоединения или договор?

Карточку присоединения к договору получения услуг квалифицированной электронной подписи можна софрмировать в системе электронного документооборота M.E.Doc или скачать на сайте.

Как создать письмо о сокращенном названии предприятия?

Письмо о сокращенном наименовании создается в программе «M.E.Doc».

Как загрузить сертификаты в программу и настроить комплект подписей?

После того, как вы успешно получили сертификаты электронных ключей в центре сертификации, их необходимо загрузить в систему электронного документооборота «M.E.Doc».

Как указать путь к секретным ключам?

Путь к секретным ключам указывается на этапе подписания отчетности электронными ключами.

Почему возникают ошибки при генерации заявок на сертификаты?

Самой распространенной проблемой может быть дублирование адресов в карточке предприятия.

Как сменить пароль секретного ключа?

Изменить пароль к секретному ключу можно в программе Медок.

Как заблокировать/отозвать сертификат?

Заявка на блокировку/отзыв сертификата формируется в программе Медок.

Как посмотреть срок действия сертификатов?

Срок действия сертификатов квалифицированной электронной подписи (КЭП) можно посмотреть в системе «M.E.Doc».

Как найти соответствующий секретный ключ среди нескольких ключей?

Найти секретный ключ, который соответствует выданному сертификату можно в системе «M.E.Doc».

Что делать в случае утери пароля секретного ключа?

Пароль к секретному ключу квалифицированной электронной подписи (КЭП) задается его владельцем при генерации заявки на сертификат КЭП и известен только ему. Пароль хранится в секретном ключе в зашифрованном виде и узнать его не представляется возможным.

В случае утери пароля к секретному ключу необходимо сформировать заявки на новые сертификаты КЭП. При этом происходит генерация новых секретных ключей.

Старые сертификаты необходимо заблокировать.

Особистий ключ електронного підпису розміщено на незахищеному носії інформації

Уже с 16.04.2019 года при отправке отчетности на регистрацию в ГФС все налогоплательщики получают в ответ Квитанцию №1, где указано:

Додатково повідомляємо: особистий ключ електронного підпису розміщено на незахищеному носії інформації, при цьому відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги» – особистий ключ кваліфікованого електронного підпису повинен зберігатись у захищеному носії інформації (у кваліфікованому засобі електронного підпису).

Это уведомление приходит в ответ на любую отправленную отчетность всем без исключения налогоплательщикам.

Наличие данного предупреждения объясняется тем, что согласно ст.18 Закона Украины «Про електронні довірчі послуги», который вступил в силу 07.11.2018 года, электронная подпись может быть признана квалифицированной, лишь при условии, что она создана и хранится в средстве квалифицированной электронной подписи, т.е. на защищенном носителе информации (токене).

В настоящее время это только предупреждение и не может быть причиной непринятия отчетов. В случае, если Квитанция №1 содержит уведомление «ДОКУМЕНТ НЕ ПРИЙНЯТО», значит в документе действительно содержится ошибка, описание которой присутствует ниже по тексту. Если же в квитанции отсутствует описание реальной ошибки, необходимо проконсультироваться в территориальном органе ГФС по месту вашей регистрации.

Как продлить ключи без программы M.E.Doc (Медок)

У вас подходит к концу срок действия электронной подписи ООО "Центр сертификации ключей "Украина" и Вы хотите воспользоваться услугой автопродления. Но у вас нет программы M.E.Doc (Медок), и вы не хотите скачивать и устанавливать ее на компьютер.

Нет проблем. Вы можете сгенерировать новые ключи (при условии, что у вас нет изменений в ваших регистрационных и/или персональных данных) онлайн, на сайте.

Наше обучающее видео поможет Вам!

Можно ли получить сертификат электронной подписи по доверенности?

С 07.11.2018 получить услуги формирования квалифицированных сертификатов открытых ключей по доверенности (в т.ч. заверенной нотариально) невозможно.

Статья 22 Закона Украины "Про електронні довірчі послуги" подчеркивает, что каждое физическое лицо должно явиться для получения электронной подписи лично. Идентификация подписанта происходит по паспорту гражданина Украины либо по другим документам, которые делают невозможными возникновение сомнения относительно личности, в соответствии с Законом Украины "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус".

В соответствии с Регламентом квалифицированного предоставителя электронных доверительных услуг ООО "Центр сертификации ключей "Украина" по доверенности возможно получение ТОЛЬКО квалифицированного сертификата электронной печати.

Также доверенность необходима для сотрудника предприятия, который желает получить собственный сертификат открытого ключа квалифицированной электронной подписи без присутствия руководителя.

С образцами заполнения доверенностей можно ознакомиться по ссылке.

Конвертация ключей в формат Key-6.dat

Иногда может возникнуть ситуация, когда определенное программное обеспечение либо система авторизации на веб-портале не может работать с электронными ключами ООО "Центр сертификации ключей "Украина" в формате *.ZS2 и их необходимо конвертировать в формат Key-6.dat.

Как зарегистрировать электронные ключи в ГНС?

У вас на предприятии поменялся бухгалтер, или сотрудник получил новый электронный ключ? Вы сделали автоматическое продление действия сертификатов КЭП с помошью программы M.E.Doc (Медок) или СОТА?

Полученные сертификаты необходимо зарегистрировать в Государственной налоговой службе. Для этого используется Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису по форме J/F1391103.

Как получить статус субъекта ЭДО в ГНС

При отправке отчетов в ГНС в ответ приходит Квитанция №1 с ошибкой:

Помилки: блок даних. Невірний підпис-сертифікат відсутній в реєстрі зареєстрованих сертифікатів.

Мы говорим «обновить», «продлить» или «перевыпустить ЭЦП», но на самом деле речь идет об изготовлении нового сертификата электронной подписи, так как прежний полностью прекратил действие в связи с истечением срока. Еще эту процедуру могут называть «обновление ключа ЭЦП» или «продление КЭП».

Как узнать срок действия электронной подписи

Хорошо, если вы знаете, когда заканчивается срок действия электронной подписи. Но если нет, — не страшно, за несколько дней до истечения срока действия ЭП Контур пришлет уведомление и напомнит о том, что нужно получить новый сертификат.

Получить информацию о сроках действия сертификата ЭП можно двумя способами.

В первом варианте нужен компьютер, на котором установлен сертификат ЭП и программа КриптоПро CSP. Чтобы посмотреть срок действия сертификата, следуйте пунктам ниже или откройте инструкцию с картинками:

Нажмите «Пуск», перейдите в «Панель управления» и выберите программу «КриптоПро CSP».
В открывшемся окне перейдите во вкладку «Сервис» и нажмите на клавишу «Просмотреть сертификат в контейнере».
Затем нажмите на кнопку «Обзор», выберите имя ключевого контейнера, нажмите «ОК» и «Далее».
В открывшемся окне в строке «Действителен по» указана дата окончания срока действия ЭП.

Второй вариант — воспользоваться Личным кабинетом УЦ Контура.

Для этого откройте любой браузер и на сайте УЦ войдите в Личный кабинет.
В открывшемся окне перейдите во вкладку «Действующие» и в правом столбце увидите срок действия каждого вашего сертификата ЭП.

Как продлить электронную подпись

Обновить электронную подпись, то есть получить новый сертификат вместо заканчивающегося, можно дистанционно или лично в офисе УЦ Контура. Первый способ удобнее и проще, но воспользоваться им можно, если выполняются определенные условия.

Онлайн-обновление ЭП

Вам не нужно посещать офис УЦ, если вы решили обновить сертификат ЭП онлайн. Однако выполнить такое обновление можно, если:

у вас есть сертификат, срок действия которого еще не истек;
этот сертификат квалифицированный;
действует на момент подписания заявления на выдачу нового сертификата;
ФИО, СНИЛС и ИНН, которые будут вноситься в новый сертификат полностью совпадают со сведениями в старом сертификате.

Чтобы обновить сертификат в Контуре онлайн, воспользуйтесь инструкцией ниже или перейдите в Личный кабинет УЦ и следуйте подсказкам сервиса. Если хотите обновить сертификат самостоятельно, то сделать это можете минимум за 60 дней до его окончания.

1. Для входа в Личный кабинет введите номер телефона, который указывали при получении первоначального сертификата. На этот телефон мы пришлем смс с кодом, по которому вы сможете войти.

2. Если у вас несколько сертификатов, то в перечне выберите сертификат, подлежащий замене и нажмите кнопку «Заполнить заявку». Если у вас один сертификат, то вы сразу попадете на бланк заявки.

3. Приступайте к заполнению заявки. Для этого вам понадобится действующий сертификат Контура или УЦ из списка.

4. Подпишите заявку действующим сертификатом.

5. Наши операторы рассмотрят заявку в течение 1-2 дней. Мы сообщим вам об окончании проверки, после чего вы можете выпустить сертификат.

6. Выпуск сертификата обычно занимает 30 минут, иногда чуть дольше, но не более 4 часов. После чего вам придет смс «Запрос на сертификат ЭП одобрен».

7. После выпуска сертификата подтвердите, что получили его: вернитесь на страницу «Выпуск сертификата» и нажмите клавишу «Подписать расписку». Для подписания можно использовать действующий сертификат, который вы заменяете.

8. Установите сертификат: если для хранения ЭП вы выбрали токен, то его необходимо вставить в компьютер, если сертификат устанавливается на ПК, то ЭП будет помещена в память компьютера.

9. На этом все, сертификат установлен, можете работать.

Офлайн-обновление ЭП

Теперь разберемся, что делать, если ваша прежняя электронная подпись уже закончилась, сменился сотрудник, на которого обычно выпускали сертификат ЭП, или изменились данные организации.

В этом случае заявку нужно будет заполнить вручную, подписать и загрузить сканы документов. Поясним, как это сделать.

1. Выполните пункты 1-2 из инструкции выше.

2. Так как действующий сертификат ЭП у вас отсутствует, заявку придется подписывать вручную, а для этого понадобится принтер и телефон с камерой, фотоаппарат или цветной сканер.

Также подготовьте оригиналы или заверенные копии:

паспорта,
СНИЛС нового владельца ЭП — если сменился владелец сертификата,
документы организации — если изменились данные организации.

Если все готово, нажмите кнопку «Приступить» и заполните заявку на новый сертификат.

3. Заполняйте данные об организации в соответствии с документами. Сведения о новом владельце сертификата указывайте точно как в паспорте, сохраняя букву Ё, дефисы, пробелы.

Если паспорта РФ нет, то вместо него предоставьте временное удостоверение личности.

А для иностранных граждан — паспорт иностранного государства, переведенный и заверенный нотариусом или ВНЖ. ФИО иностранного гражданина заполняйте кириллицей, точно так, как указано в нотариально заверенном переводе, серию паспорта можно не указывать (если она отсутствует в документе).

Убедитесь, что номер телефона, к которому будет привязан сертификат, указан верно. На этот номер вы получите смс-код, подтверждающий выпуск сертификата, также по телефону вы сможете подтвердить доступ к заявке.
Когда все проверите, нажмите клавишу «Подтвердить данные».

5. Распечатайте заявление. В строке «Субъект персональных данных» поставьте подпись. Подпись ставится синими чернилами. Нельзя использовать факсимиле и делать исправления.

6. Проверьте актуальность документов. Если данные не изменились — их скопируют из заявки, которую вы подавали на прежний сертификат, если изменились — загрузите фото или сканы документов, подтверждающих изменения.
Вы можете загрузить как оригиналы, так и заверенные копии документов.

7. После того, как все документы будут загружены, оператор проверит их. Если все заполнено верно, кнопка «Продолжить» станет активной. Кликните на нее.

8. Выберите сервисный центр, в котором будете получать сертификат. После этого отправьте заявку на проверку.

9. Вашу заявку рассмотрят за 1-2 дня, после чего вы получите инструкцию, что делать дальше.

10. Когда пойдете в сервисный центр, возьмите с собой все оригиналы документов: паспорт, заявление на выдачу сертификата и СНИЛС, если с его проверкой были проблемы.

Как и где получить новую КЭП и продлить текущую, подача заявления, договор с налоговой, электронная подпись для ПРРО.

Почему ЭЦП стала КЭП

После вступления в силу ЗУ «Об электронных доверительных услугах» введено понятие «квалифицированная электронная подпись», вместо «электронной цифровой подписи».

АЦСК превратились в квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг.

Где получить электронную подпись

Бесплатно можно получить личный ключ у квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг ИСД ГНС. Действует он два года, а когда срок действия подойдёт к концу, его можно будет продлить без похода в налоговую.

Правда, выдают электронную подпись только в областных ГНИ и в налоговых в крупных городах. Вам не обязательно получать ключи в налоговой по прописке, можете обратиться в любой центр выдачи ключей.

Во время карантина налоговая выдаёт КЭП по предварительной записи.

Нужно заранее записаться в пункт обслуживания, рекомендуемое время для предварительной записи — с 08:15 до 09:00. Телефон и адреса пунктов выдачи в вашем регионе можно посмотреть в разделе «Контакты».
Подготовить пакет регистрационных документов для получения ЭЦП. Для обычных физлиц (ФЛП получают как обычное физлицо) это заполненная регистрационная карточка, копия паспорта и ИНН, заверенные надписью «Согласно оригиналу», подписью, инициалами и фамилией, датой заверки. С собой взять оригиналы паспорта и ИНН. Перечень документов для физлиц можно посмотреть по ссылке.
Прийти в пункт обслуживания в назначенное время с документами в средствах защиты от респираторных заболеваний.

Какие документы нужны для получения КЭП

Когда пойдёте за ключами, возьмите такие документы:

Заполненное на украинском языке от руки заявление на получение личного ключа. Два экземпляра.
Копии 1−6-й страниц паспорта и страницы со штампом регистрации места проживания. Удостоверьте своей подписью.
Копия налогового номера — РНУКПН с вашей подписью (если по религиозным убеждениям налоговый номер не получали, у вас должна быть отметка в паспорте об этом, надо подать копию этой страницы).
С собой возьмите паспорт для удостоверения личности и флешку, на неё вам сбросят файл ключа и сертификат. Также вы можете скачать сертифкат на сайте издателя, но тогда в заявлении надо поставить отметку, что согласились, чтобы его там разместили.

Как заполнить регистрационное заявление на ЭЦП

Форма заявления на получение КЭП единая для обычных физлиц и для предпринимателей.

Ваши ФИО и налоговый номер, если по религиозным причинам не получали РНУКПН — указываете серию и номер паспорта или номер ID-карты.
Информацию о месте проживания. Пишите область и населённый пункт, указанные в паспорте.
Номер телефона и электронный адрес для связи с вами.
Ещё нужно придумать секретное слово и ключевую фразу аутентификации. Она пригодится, если захотите заблокировать ключ по телефону. Вот номер, по которому это можно сделать в АЦСК: +380 44 284 00 10.
Поставьте отметку, если хотите, чтобы ваш сертификат был опубликован на сайте налоговой.

В форме заявления есть раздел о формировании сертификата электронной печати для ПРРО. Вы сами выбираете, использовать в программном РРО электронную подпись или печать. Другими словами, если используете ПРРО, вы не обязаны генерировать печать.

Более того, для ПРРО не обязательно использовать КЭП, разрешается использование усовершенствованной электронной подписи.

Выдадут лично вам

КЭП выдают только лично получателю, представителю по доверенности — нет. Это усложняет жизнь ФЛП, которые работают за границей или не имеют физической возможности лично прийти за ключом. Но есть вариант удалённого получения КЭП.

КЭП выдают банки

Если вы клиент ПриватБанка, вы можете бесплатно и удалённо получить электронный ключ там. Не обязательно иметь счёт ФЛП, достаточно вашего личного счёта физлица.

Этими ключами также можно подписывать отчётность, документы, использовать их во всех госсервисах, подписывать платежи в мобильном и интернет-банкинге, и не только в Привате.

Войдите в ваш персональный кабинет в Приват24, выберите раздел «Все услуги», пункт меню «Бизнес» — Электронная цифровая подпись — выберите «Загрузить сертификат». Подтвердите свои данные, придумайте пароль и скачайте ключ. Срок действия КЭП ПриватБанка — 1 год.

Если у вас есть счёт ФЛП, в аккаунте для бизнеса в настройках предприятия выберите пункт меню «Ключи КЭП».

Отозвать сертификат можно также онлайн по ссылке.

Бесплатно можно сформировать электронную подпись в приложении «Дія».

Заявление о присоединении к договору отменили

Ранее после получения ЭЦП надо было подать заявление о присоединении к договору о признании электронных документов. Теперь отдельные заявления подавать не надо (приказ Минфина № 261).

Присоединение к договору будет происходить автоматически после отправки любого первого электронного документа, подписанного новой КЭП. А подтверждение о присоединении — квитанция о принятии документа ГНС.

Если КЭП получили уже после того, как подали отчётность, можете подать в ГНС любую стандартную форму, к примеру запрос на получение выписки из реестра плательщиков ЕН. Подпишите его новой КЭП, квитанция о принятии заявление будет подтверждением, что налоговая признала вашу подпись.

Отказать в присоединении к договору могут в таких случаях:

плательщик не состоит на учёте в контролирующем органе, куда отправил электронный документ;
данные подписанта первого электронного документа не соответствуют данным ЕГР о руководителе/ФЛП;
в Едином госреестре есть запись о прекращении деятельности ФЛП или юрлица;
в Госреестре физлиц-налогоплательщиков есть информация о закрытии ФЛП в связи со смертью.

Как продлить ключ ЭЦП удалённо

Если у вас есть действующий ключ ЭЦП налоговой и срок его действия вот-вот закончится, можно получить новый удалённо: на сайте квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг налоговой перейдите на страницу повторного формирования сертификатов по электронному запросу.

Важно, чтобы ваш текущий ключ был действительным. Если ключ повреждён или вы забыли пароль, воспользоваться этим способом не получится.

Что нужно сделать:

Добавьте ключ, введите пароль и подтвердите.

Затем придумайте новый пароль для КЭП.

Скачайте сформированный ключ и сертификаты.

Как отменить сертификат ключа КЭП

Если к ключу получили доступ третьи лица, его можно удалённо отменить по электронному запросу через ту же программу «ІІТ Користувач ЦСК-1».

Этим вариантом нельзя воспользоваться, если сертификат ключа повреждён или забыли пароль.

Отменить сертификаты ключей КЭП можно лично в представительствах АЦСК налоговой.

КЭП для ПРРО

Если используете программный РРО, свою электронную подпись, которой подписываете отчётность и документы с контрагентами, используйте и в ПРРО. А можете сгенерировать печать для этих нужны. Но, как мы уже писали выше, это не обязательно.

Если с ПРРО работают ваши сотрудники, им нужно получить электронную подпись на себя. Процедура получения ничем не отличается от описанной выше. Получить КЭП ваши работники могут в налоговой, в ПриватБанке и пр. Также допускается использование усовершенствованной электронной подписи.

Что важно, данные о сертификатах электронных ключей, с которыми вы или ваши сотрудники работаете на РРО, нужно внести в Реестр.

Самостоятельный мониторинг срока действия ЭЦП осуществляется с помощью приложения «КриптоПро». Функции ПО дают доступ к статистике, по которой производится мониторинг состояния сертификата. Перед окончанием заложенного при выдаче электронной подписи периода владелец просматривает остаток срока в карточке ключа.

Путь проверки срока сертификата:

откройте приложение «КриптоПро»;
в меню выберите «Сервис»;
в открывшейся вкладке нажмите «Просмотреть сертификат в контейнере…»;
на экран выведется поле «Контейнер закрытого ключа»;
нажмите «Обзор»;
откроется перечень контейнеров, нужно выбрать имя требуемого нажав «OK»;
нажмите «Далее».

После того как был выбран требуемый сертификат, на экран выводится информация о состоянии ключа. В перечне данных документа представлена полная статистика, в которой вас интересует строка «Действителен по…». В ней подается информация, до какой даты необходимо продлить действие ЭП.

В случае, если срок действия сертификата электронной подписи истек, все действия становятся недоступными. По условиям Удостоверяющего центра, в таком случае подпись считается действительной. Пользователь имеет право подать заявление на замену ключа. Чтобы избежать возможных осложнений с надзорными органами, такими как ФНС и другими, стоит заняться продлением сертификата заранее.

Когда допускается продление сертификата онлайн

Используя возможности продуктов «Калуга Астрал», владелец получает возможность в электронной форме подавать заявление о продлении сроков. Программа «Астрал ЭТ» предоставляет удобные инструменты для управления работой ЭЦП. Продление возможно в случае, если электронный сертификат действителен. По условиям пользования ПО, должно оставаться не менее 30—60 дней. Перед работой протестируйте корректность работы программного обеспечения. Рассмотрим, как проводится процедура подачи заявки.

Работа с заявкой на продление срока:

Подведем итоги

Процедура обновления ЭЦП описана в законопроекте № 63-ФЗ. Продление сертификата стоит начать за 30 или 60 дней до завершения предыдущего срока. Если данные не подвергались изменению, процедура может проводится онлайн. Воспользоваться электронной формой можно через программное обеспечение типа «Астрал ЭТ». В случае изменения данных о предприятии или руководстве требуется личное присутствие.

В работу принимаются электронные копии оригинала и собственноручно подписанное заявление. Электронная версия подписывается старой ЭП. Продление подразумевает от 12 до 15 месяцев. Во время заполнения электронной формы стоит проверять период вручную.

Внеплановая замена возможна в случаях, когда:

произошла компрометация данных;
ключ утерян или выдает ошибки в работе;
в информацию внесены изменения.

Использование ПО «Астрал ЭТ» упрощает задачу отслеживания истечения срока. В личный кабинет приходят оповещения. Они же переводят пользователя в форму для оформления новой подписи. Оповещение появляется за месяц до конца срока.

Внимание!

Процедура переоформления в других УЦ может корректироваться под правила работы организации и отличаться от условий нашего УЦ.

Читайте также: