Как провести инвентаризацию оргтехники на предприятии

Обновлено: 18.05.2024

Компьютер, ноут, планшет и прочие блага цивилизации – не только верные помощники делового человека, но и имущество, подлежащее, наряду с прочим, инвентаризации – как основное средство (или как МПЗ). Как часто проводить проверки? Плановая инвентаризация производится раз в три года, но руководитель вправе сам определить как сроки, так и периодичность проверки. Главное, чтобы это было отражено в учетной политике.

Разумеется, инвентаризировать ПК надо при смене лиц, облеченных матответственностью, при выявлении фактов хищения и (или) порчи, при ЧП любого характера, при реорганизационных, ликвидационных мероприятиях, при продаже предприятия как объекта и т.п.

При проведении инвентаризации компьютерной техники производится опись не только самого ПК, но и комплектующих (мониторы, колонки и проч.), и дополнительных сетевых устройств (например, маршрутизаторов, коммутаторов и проч.).

Проведение описи обязательно, поскольку только она может обеспечить:

уверенность в сохранности имущественных объектов;
выявление фактического наличия;
соответствие фактического наличия данным учета;
выявление неучтенных и (или) неиспользуемых объектов;
актуальный перечень «претендентов» на списание;
контроль стоимости объектов;
дисциплину лиц, ответственных за технику и комплектующие и т.п.

В классическом варианте инвентаризации формируется комиссия (с непременным участием представителя администрации, представителя счетной службы – бухгалтера), которые по итогам ревизий составляют акт. Приказ на инвентаризацию составляется как в произвольном виде, так и с использованием ИНВ-22. Для фиксации данных используются как самостоятельно разработанные описи, так и традиционные альбомные - ИНВ-1, ИНВ-1а (для нематериальных активов).

К слову , весьма упрощает процесс нанесение на каждый ПК наклейки, метки, этикетки с указанием наименования объекта (как он значится в учете), инвентарным номеров и ФИО ответственного сотрудника.

подготовка;
собственно проверка;
регистрация расхождений;
оформление итогов, составление акта;
сопоставление данных.

Комиссия по итогам анализа результатов проверки а) выявляет причину (причины) расхождений, б) формирует предложения по отражению итогов в учете. Итоги проведенной ревизии учитываются в том месяце, когда завершено мероприятие, при годовой инвентаризации - не позднее 31-го декабря.

Недостача списывается по остаточной стоимости (сч. 94). Если виновное лицо установлено, то оно возмещает ущерб по балансовой стоимости пострадавшего объекта, если не установлено (или имел место судебный отказ), то списываем недостачу на финрезультат.

Излишки учитываем по рыночной оценке (по цене на аналогичный объект), документально подтвержденной, и относим сумму на финрезультат, отразив излишки во внереализационных доходах. Излишки учитываем по рыночной оценке (по цене на аналогичный объект), документально подтвержденной, и относим сумму на финрезультат, отразив излишки во внереализационных доходах.

На рынке представлена широкая линейка специальных разработок, позволяющих в разы ускорить инвентаризацию парка ПК (достаточно, чтобы все ревизуемые машины были связаны одной сетью).

Алгоритм инновационной ревизии будет следующим:

приобретение ПО;
инсталляция на сервер;
старт процесса и модуля просмотра;
опрос устройств, соединенных в сеть;
сбор данных для анализа, систематизация их;
формирование отчетов по итогам инвентаризации.

Удобно? Бесспорно . При грамотном выборе и подходе инвентаризация машин производится как бы в фоне, что и время экономит, и сотрудников не отрывает от дела, а точность полученных данных или равна 100% или максимально приближена к идеалу.

Более того, можно сформировать график, по которому инвентаризации будут проводиться регулярно, что позволит в любом момент иметь на руках самую актуальную информацию по технике и ее состоянию. Наконец, «сетевая» инвентаризация обеспечивает всеобъемлющую информацию не только по ПК, но и по установленным программам.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Минфина России от 12 ноября 2020 г. N 02-07-05/98751 О возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники

Обзор документа

Письмо Минфина России от 12 ноября 2020 г. N 02-07-05/98751 О возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение о возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

жалобы граждан - просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.

Вместе с тем Департамент полагает необходимым сообщить следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Основные требования к инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности для организаций бюджетной сферы (государственных (муниципальных) учреждений) определены положениями федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 (далее - Стандарт "Концептуальные основы").

Обращаем внимание, что приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Приказ N 49) не является нормативным правовым документом, требования которого обязательны при определении порядка проведения инвентаризации организациями государственного сектора. Положения Приказа 49, не противоречащие нормативным правовым актам, регламентирующим проведение инвентаризации в организациях бюджетной сферы, могут быть предусмотрены порядком проведения инвентаризаций, установленным правовым актом (приказом, распоряжением) учреждения, принятым в рамках формирования его учетной политики.

Одновременно сообщаем, что согласно пунктам 5-6 статьи 9 и пунктам 6-7 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, первичный учетный документ и регистр бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой учреждения могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно пункту 4 статьи 9 и пункту 5 статьи 10 формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Формы инвентаризационных описей и указания по их применению установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н, Методические указания).

Результаты инвентаризации, независимо от применяемых программных комплексов, должны быть оформлены на основе установленных Приказом N 52н форм документов.

Согласно Методическим указаниям унифицированные формы документов, установленным Приказом N 52н, разработаны в целях создания условий для автоматизированной обработки и обмена содержащейся в них информацией и содержат в своем составе наряду с наименованиями реквизитов и показателей соответствующие им коды по общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации.

Методические указания содержат некоторые особенности формирования бухгалтерских документов в электронном виде. Так, например, отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи, оформляются в Бухгалтерской справке (ф. 0504833). Указанный порядок также применяется при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии).

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.

При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.

При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы сформированных документов брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лицами ими уполномоченными, скрепляется печатью субъекта учета.

Для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, субъект учета вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели.

Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом N 52н, не допускается.

Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.

Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.

Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:

методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

передача имущества в аренду;
реорганизация;
ликвидация;
продажа имущества;
смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
перед составлением бухотчетности за год;
чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:

1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

Образец приказа по форме ИНВ-22 вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к примеру этого документа.

В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

ВНИМАНИЕ! Ограничений по максимальному и минимальному числу членов комиссии действующим законодательством не предусмотрено. Но если хотя бы один член комиссии не присутствует во время проведения инвентаризация, то все результаты проверки будут признаны недействительными.

Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.

Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
техпаспорта и иную техдокументацию;
регистры аналитического учета;
наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

Образец описи по форме ИНВ-1 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.

Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

Образец сличительной ведомости по форме ИНВ-18 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.

РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей. Каких именно, узнайте в К+, получив пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Проводки при инвентаризации ОС: пример

Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

Читайте также: