Как работать в гугл документах на компьютере
Обновлено: 06.07.2024
Самым популярным онлайн-сервисом для работы с офисными документами является Google Docs . Причём, по своим возможностям и удобству использования, он практически не уступает приложению Word от компании Microsoft. А если учесть тесную интеграцию всех сервисов Google, то, наверное, даже и превосходит. В Google Docs есть множество полезных функций, о которых не все знают. Расскажем о самых полезных из них.
Полезные функции сервиса Google Документы
Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.
Работа в офлайн
Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.
Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку « Главное меню », которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель « Офлайн режим » во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием « Google Документы офлайн ». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.
Структура и навигация
Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.
Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.
Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку « Показать структуру документа », которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка « Показать структуру документа ». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню « Показать структуру документа », находящегося в меню « Вид ».
Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.
Добавление закладок
Расширенный поиск
С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню « Инструменты » выбрать раздел « Расширенный поиск », или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.
Совместный доступ
Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке « Настройки доступа », которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.
Редактирование
Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа « Читатель », то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: « Комментатор » и « Редактор ». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.
Комментирование
Пользователи с правами доступа « Комментатор » могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку « Добавить комментарий », который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию « Комментарий ».
Внесение правок
В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.
История изменений
В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню « Файл », выбрать « История версий » и щёлкнуть по пункту « Смотреть историю версий ». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.
Скачивание файла
Работа с картинками
Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню « Вставка », перейти в раздел « Изображение » и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.
Горячие клавиши
Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт « Быстрые клавиши » или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».
Навигация
Для навигации используются следующие комбинации клавиш:
- Новый файл: «Alt»+«F»+«N»;
- Вызвать словарь: «Ctrl»+«Shift»+«Y»;
- Статистика: «Ctrl»+«Shift»+«C»;
- Разрыв страницы: «Ctrl»+«Enter»;
- Выполнить ещё раз последнее действие: «Ctrl»+«Y»;
- Идти к следующему результату поиска: «Ctrl»+«G»;
- Переместиться к предыдущему результату поиска: «Ctrl»+«Shift»+«G».
Форматирование текста
Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:
- Увеличить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«>»;
- Уменьшить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«<».
Форматирование абзаца
При форматировании абзаца помогут следующие комбинации клавиш:
- Увеличить отступ: «Ctrl»+«]»;
- Уменьшить отступ: «Ctrl»+«[»;
- Использовать обычный стиль текста: «Ctrl»+«Alt»+«0»;
- Сменить стиль заголовка: «Ctrl»+«Alt»+цифра от 1 до 6;
- Нумерованный список: «Ctrl»+«Shift»+«7»;
- Маркированный список: «Ctrl»+«Shift»+«8».
Выравнивание
Для выравнивания можно использовать следующие сочетания клавиш:
- Левое: «Ctrl»+«Shift»+«L»;
- Правое: «Ctrl»+«Shift»+«R»;
- По ширине: «Ctrl»+«Shift»+«J»;
- По центру: «Ctrl»+«Shift»+«E».
Изображения и рисунки
Для работы с картинками также существуют свои комбинации клавиш:
- Увеличить иллюстрацию: «Ctrl»+«Alt»+«K»;
- Увеличить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«B»;
- Увеличить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«I»;
- Уменьшить величину иллюстрации: «Ctrl»+«Alt»+«J»;
- Уменьшить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«W»;
- Уменьшить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«Q»;
- Выйти из редактора иллюстраций: «Shift»+«Esc».
Комментарии и сноски
Для работы с комментариями и сносками рекомендуется использовать следующие горячие клавиши:
- Добавить комментарий: «Ctrl» + «Alt» + «M»;
- Список комментариев: «Ctrl» + «Alt» + «Shift» + «A»;
- Этот комментарий: «Ctrl» + «Enter»;
- Добавить сноску: «Ctrl» + «Alt» + «F».
Вставляйте ссылки
Google Docs включает в себя удобный документ для вставки ссылок. Достаточно просто выделить нужное слово, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт « Ссылка » и платформа предложит выбрать несколько самых подходящих ссылок. Часто это бывает статья из Википедии.
Используйте свои стили
В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка « Обновить стиль » кликните по ней.
Персональный словарь
Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню « Инструменты », затем в раздел « Грамматика и орфография » и выбрать пункт « Пользовательский словарь ». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите « Добавить ».
Автоматическая замена
В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню « Инструменты » кликните по строке « Настройки ». В открывшемся окне перейдите на вкладку « Замены » и укажите, что, на что нужно заменить.
Переводите документы
Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню « Инструменты » и выбрать пункт « Перевести документ ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку « Перевести ».
Используйте галерею шаблонов
Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.
Автоматическая вставка содержания
Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню « Вставить » и выбираем пункт « Оглавление ». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.
Дополнительные плагины
Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню « Дополнения » и кликнуть по пункту « Установить дополнения ». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку « Установить ».
В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:
- Translate+ позволяет переводить тексты на множество различных языков;
- Doc Tools содержит инструменты, которые могут менять регистр символов, сортировать списки, преобразовывать числа в текст и делать многое другое;
- Writing Habit следит за количеством набранных вами слов и букв. Анализирует статистику за прошлые дни и выдаёт свой прогноз;
- Lucidchart предназначен для работы с диаграммами, ментальными картами, различными схемами и другими подобными документами.
Пожалуйста, оставьте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, подписки, дизлайки огромное вам спасибо!
Это бесплатный облачный сервис от компании Google, который позволяет работать с документами, таблицами, презентациями и т.д. Такой функционал делает его прямым конкурентом MS Office. При этом по возможностям Google Docs не уступает продукту Microsoft, а в некоторых моментах даже превосходит его. В данной статье мы разберем, как пользоваться основными функциями «Гугл Документов».
Как начать работать в Google Docs
Чтобы начать работу, вам будет нужен Gmail аккаунт. Он позволит вам пользоваться всеми сервисами Google, от YouTube до Google Drive. Зарегистрироваться вы можете, пройдя по ссылке . После того, как зарегистрируетесь, можете переходить к работе с документами, пройдя по данной ссылке .
Создать новый документ можно кликнув на «Создать пустой файл».
После этого вы попадёте на страницу, которая визуально сильно похожа на документ в MS Word. Здесь вы сможете работать с текстовыми документами.
Создать Google документ можно и через Гугл диск. Когда вы находитесь в папках вашего диска, вы можете нажать ПКМ и создать Документ.
После этого документ создастся автоматически, и вы попадете в рабочее поле. Если хотите продолжить работу с уже созданными ранее файлами, просто кликните по ним.
Так же, Google Docs позволяет работать и с документами, которые созданы на десктопных версиях MS Word. Просто откройте меню «Файл», кликните на «Открыть» и загрузите необходимый текстовый файл с вашего компьютера, выбрав путь или просто перетащив его.
Сохранение документов
После создания документа он будет автоматически сохранен на ваш Google Диск. Вы можете легко переименовать ваш документ, кликнув по его названию.
Приятной особенностью для вас будет то, что в Google Документах больше не нужно сохранять файлы. Они будут автоматически сохраняться после ввода каждого символа. Это значит если у вас отключат электричество или зависнет компьютер, вся ваша работа сохранится.
Файлы, которые находятся на Google Диске, можно переносить из папки в папку путем перетягивания, что напоминает работу в графическом интерфейсе операционной системы Windows.
Если хотите работать с документами на вашем компьютере локально, а не в «облаке», вы можете скачать документ на компьютер и работать с ним с помощью MS Word или других программных продуктов MS Office.
Работа с текстом и настройка стилей в Google Docs
Функционал Google Документов очень похож на привычный всем MS Word, поэтому вы без труда адаптируетесь к нему.
Давайте разберем основные элементы панели инструментов по порядку.
Отменить. Функция позволяет отменить предыдущее действие.
Повторить. Позволяет повторить ваше последнее действие.
Печать. Мгновенно отправит документ на печать.
Проверка грамматики и орфографии. Сделает ваши тексты более грамотными.
Копировать форматирование. Позволяет перенести форматирование с одного текста на другое. Сильно ускоряет процесс форматирования документов.
Масштаб. Вы можете уменьшить или увеличить документ.
Стили. Очень удобно использовать для выделения заголовков в тексте.
Шрифт. Можно выбрать как стандартные шрифты, так и добавить сторонние.
Эффекты шрифтов. Полужирный, курсив и подчеркнутый. Также можно выбрать цвет текста и его фона.
Вставить ссылку. С помощью этой кнопки можно вставить ссылку в текст.
Добавить комментарий. Данная функция очень полезна при коллективной работе над документом, о которой мы расскажем далее. С помощью «Добавить комментарий» вы можете оставлять пометки к тексту и их увидят другие пользователи.
Далее идут 4 вида выравнивания текста. По левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.
Межстрочный интервал позволяет изменить расстояние между строками.
Нумерованный список с выпадающем меню. С помощью данной функции можно упорядочить список пунктов и задать в нем иерархию.
Маркированный список. Позволяет создать список с различными маркерами (стрелки, кружки, квадраты и тд.).
Уменьшить и увеличить отступ. Изменяет расстояние от колонки текста до края листа.
Очистить форматирование. Снимает все настройки с выбранного текста.
Способы ввода. Тут вы можете переключиться между экранными клавиатурами.
Все функции, описанные выше, позволяют с легкостью форматировать текст, но форматирование вручную очередного текста занимает много времени. В таком случае на помощь придут «Стили». Однажды настроив форматирование определенным образом вы сможете применить его ко всем последующим документам.
Чтобы создать из текущего форматирования «Стиль», который можно будет применять, выделите отформатированный текст и в выпадающем меню стилей выберете «Стиль», который хотите модифицировать. Теперь, когда вы примените его к выделенному фрагменту текста, данное форматирование применится к фрагменту автоматически.
Восстановление документов
Все изменения документов Google Docs сохраняются, и вы сможете вернуться к любому этапу. Это позволит вам больше не беспокоится за сохранность ваших шедевров. Для того, чтобы открыть историю изменений документа зайдите в «Файл» - «История версий» - «Смотреть историю версий».
Настройка доступа и совместная работа
Вы можете выбрать определённый тип доступа для пользователей: «читатель», «комментатор» и «редактор». Также вы можете настроить совместный доступ к документу для определённых пользователей. Для этого нужно ввести их gmail адреса в поле.
Встроенные сервисы
В Google Docs есть сервисы, которые облегчат работу с текстами. Их можно найти в меню «Инструменты».
Грамматика и орфография
Данная функция похожа на проверку орфографии в MS Word. Система подчеркивает слова с ошибками и предлагает замену. Очень удобно обрабатывать текст, который набран на большой скорости, на которой от мелких опечаток не спастись.
Статистика
Инструмент, который будет полезен копирайтерам. Можно посмотреть сколько слов, символов, абзацев и страниц содержит текст.
Подключаем дополнительные шрифты в Google Docs
Работа над любыми текстами начинается с шрифта. В выпадающем меню на панели инструментов вы можете найти самые популярные шрифты. Конечно, для большинства пользователей этого набора хватит для полноценной работы с документами, но в Google Docs есть возможность использовать и дополнительные шрифты. Для этого нужно в выпадающем меню шрифта выбрать пункт «Другие шрифты».
Откроется окно выбора шрифта. В левой части окна вы сможете выбрать те шрифты, которые хотите использовать как дополнительные к уже имеющимся на панели инструментов. Они появятся в выпадающем меню настроек шрифта на панели инструментов.
Набор шаблонов в Google Документах
Google подготовил для пользователей несколько шаблонов для более быстрого форматирования текстов и документов. Конечно, шаблоны не закрывают потребности всех тематик и ниш. Но в случае, если нужно быстро создать и отформатировать документ, наличие шаблонов существенно упрощает эту задачу.
В вашем распоряжении шаблоны нескольких тематик. Резюме, письма, личное, работа и образование. В каждой из этих тем есть несколько макетов для создания документов.
Полезные плагины для Google Docs
Если вам не хватает стандартного функционала Google Docs, тогда вам могут пригодится плагины, которые добавят в приложение новые функции и изменят интерфейс. Существуют плагины как для браузера, так и для самого сервиса. Браузерные плагины для Google Chrome вы можете скачать в официальном магазине расширений Google по ссылке .
Плагинов много и все они, без сомнения, упрощают работу и приносят новый функционал. Мы остановимся на популярных и, по нашему мнению, самых полезных.
Расширение Google Docs offlineсохраняет документы на компьютер, что позволит вам работать с ними без доступа к интернету. Все изменения сохраняются, а при появлении сети они загрузятся в облако.
Редактирование файлов Office поможет вам работать с файлами, которые созданы в MS Word. Данное расширение более точно переводит форматирование Word’а в форматирование документов Google Docs.
Встроенные в Google Документы дополнения вы можете подключить, выбрав пункт «Дополнения» на панели инструментов.
После этого откроется маркетплейс дополнений. Здесь вы найдете приложения на любой вкус: от конструкторов формул до генераторов красивых графиков для расчетов. Выберете нужное вам дополнение и оно будет доступно на всех устройствах, где есть ваш gmail аккаунт.
Горячие клавиши
Если вы много работаете в Google Docs, то приходит осознание того, что использование горячих клавиш сильно ускоряет работу с текстами. Со временем вы станете использовать горячие клавиши автоматически, не отвлекаясь от текста. В Google Документах порядка 140 горячих клавиш полный список которых вы можете посмотреть в официальной справке продуктов Google Docs по ссылке .
Google Docs и интернет-маркетинг
Мы в MWI плотно работаем с Google Docs и считаем его лучшим инструментом для коллективной работы с таблицами, текстами и презентациями. Давайте более подробно остановимся на тех моментах, которые важны интернет-маркетологам. С помощью Google Документов можно выполнять все те же задачи, что и с помощью Microsoft Office. Можно формировать отчеты для клиентов в Google Таблицах, работать с текстами одновременно с редакторами, можно быстро создавать презентации или развернуть CRM систему на базе Google Таблиц.
Также в Google Docs есть редактор изображений, который может «забрать на себя» некоторые простые задачи при работе с графикой. Например, чтобы сделать простенький мем для социальных сетей теперь не нужно искать онлайн редактор или загружать тяжелый фотошоп – его можно создать, не выходя из Google Docs.
Работа интернет-маркетолога (как и многие профессии в наше время) тесно связана с компьютерами и интернетом. При использовании сервисов от Google вы будете надежно защищены от проблем с компьютером. Больше никаких «комп завис», «сгорел жесткий диск с проектами» и тд. Все ваши данные будут в безопасности на Google Drive и вам не придется еще раз проделывать уже завершенную работу. Удобно, не правда ли?
Благодаря «облачности» Google Документов теперь вы избавлены от постоянного перекидывания файлами с клиентами и путаницы в версиях. Теперь нужно лишь дать партнерам доступ к файлам, и они будут видеть все изменения документов в реальном времени, а также смогут оставлять к текстам комментарии и вносить правки.
Google Docs не нужно устанавливать. Забудьте про дистрибутивы, флешки и так далее. Для того, чтобы пользоваться сервисами Google, нужен только доступ в интернет и браузер.
Популярные вопросы и ответы на них
Как в Google Документах настроить отображение непечатных символов как MS Word?
Такая функция изначально не предусмотрена в Google Docs, но вы можете установить дополнение под названием «Show» и непечатные символы появятся.
Можно ли работать в Google Docs с помощью офлайн режима в браузере «Opera»?
К сожалению, для браузера Opera такая функция не доступна.
Как поставить в тексте короткое тире?
Знак «короткое тире» можно поставить с помощью сочетания клавиш Alt+0150
Как сделать «обтекание» текстом?
Когда мы говорили о том, что Google Документы — это почти то же самое, что и MS Office, имели ввиду как раз некоторые различия. В частности, отсутствие обтекания как раз одно из них. Вы можете сделать обтекание текстом с помощью таблицы с прозрачными границами. Объедения ячейки и помещая в них текст и изображения вы сможете добиться эффекта «обтекания».
Вывод. Плюсы и минусы Google Docs
Мы разобрали все важные функции Google Документов, которые пригодятся как интернет-маркетологу, так любому, кто работает с таблицами, текстами и презентациями. В качестве вывода обратим внимание на плюсы и минусы работы в Google Docs.
Вам нужен надёжный текстовый редактор? Используйте Google Docs.Хотите работать командой над одним документом? Используйте Google Docs. Используете много устройств и нужна полная синхронизация между ними? Ну, вы уже поняли — используйте Google Docs. А как это делать с максимальной эффективностью — читайте в этой статье.
Что важно знать с самого начала
Google Docs — идеальный инструмент для работы в современном мире. Он выполняет свои задачи на 100%, не требует установки и работает почти на любом устройстве — компьютере, планшете или телефоне.
В чём он действительно хорош:
Полная синхронизация. Можно начать писать текст на работе, а продолжить дома, с того же места.
Облачное хранилище. Без этого сегодня уже никуда, очень быстро привыкаешь к тому, что на компьютере можно ничего не хранить.
Надёжность. Если что-то пойдёт не так,всегда есть резервная копия каждого текста, с которым вы работали.
Совместная работа. Неважно, сколько человек одновременно работает с документом, Google Docs даст возможность участвовать каждому.
Автосохранение. Убойная штука, которая делает жизнь в сто раз проще. Каждый символ, который вы набираете, сразу же сохраняется.
К чему придётся привыкать или учитывать при работе:
Нужен аккаунт Google. Нет аккаунта — нет документа.
Требует много ресурсов для работы. Если у вас слабый компьютер или древний планшет, работа превращается в испытание для нервов.
Всё остальное — дело вкуса и привычки. Но в наше время кидать друг другу документы, набранные в Ворде, уже вроде как некультурно — Google Docs проще, быстрее и удобнее.
Быстрый старт
1. Заведите аккаунт Google. Если этого не сделать, всё остальное тоже не получится. Воспользуйтесь для этого официальной страницей регистрации.
2. Как только мы это сделали — нам сразу дали 5 гигабайт в облаке для хранения документов. Удобно. Заходим на страницу Google Drive (то самое облачное хранилище) и нажимаем Создать → Google документы → Создать новый документ:
3. В новой вкладке откроется редактор текста, который на первый взгляд сильно напоминает Ворд:
4. Всё, можно работать. Если же вы хотите продолжить работу с документом, просто откройте Google Drive, выберите нужный и щёлкните по нему дважды:
5. Чтобы вернуться к общему списку всех документов, созданных в Google Docs, нажмите на синий значок в левом верхнем углу:
Основы работы в Google Docs
Запомните главное — вам не нужно сохранять результаты своей работы каждые 5 минут. Сервис всё сделает за вас, прозрачно и незаметно. Единственное, что лучше сделать — дать название вашему документу.
По умолчанию Google Docs называет всё Новый документ, и если делать так каждый раз, у вас скопится много файлов с одинаковым названием. Чтобы в них не запутаться, дайте документу имя — щёлкните по надписи «Новый документ» в левом верхнем углу и напишите своё название:
Теперь изучим панель инструментов — она содержит самые востребованные команды и опции, которые могут потребоваться при работе с текстом:
Давайте разберём каждый элемент подробнее, будем двигаться слева направо, как при чтении.
Отменить (Ctrl + Z) — стандартное действие, знакомое каждому, отменяет последнее действие, можно использовать много раз подряд.
Повторить (Ctrl + Y) — повторяет последнюю операцию, тоже можно делать много раз подряд.
Печать (Ctrl + P) — отправляет документ на печать, сразу показывает, как будут выглядеть листы:
Копировать форматирование — если нужно сделать два блока текста одинакового вида, то выделяете мышкой первый, нажимаете Копировать форматирование, а затем выделяете второй блок. Он сразу получит точно такой же формат, как и первый.
Масштаб — задаёт масштаб текста и не трогает размер кнопок и надписей интерфейса. Удобно использовать, когда нужно увеличить текст, не меняя при этом размер шрифта:
Стили — задают внешний вид текста, его размер и свойства:
Их удобно применять, чтобы быстро разметить документ: его структуру, название, обозначить подзаголовками новые разделы и подразделы.
Шрифт — устанавливаем шрифт, которым будет набран текст.
Размер шрифта — самоочевидный пункт.
Полужирный (Ctrl + B) — задаёт полужирное начертание текста, вот как здесь.
Курсив (Ctrl + I) — делает вот такой курсивный шрифт.
Подчёркнутый (Ctrl + U) — подчёркивает выделенный текст.
Цвет текста — делает сам текст нужного цвета.
Цвет фона текста — то же самое, но с фоном.
Вставить ссылку (Ctrl + K) — позволяет поставить ссылку на любой сайт в интернете или на другой раздел в этом же документе.
Добавить комментарий (Ctrl + Alt + M) — добавляет текстовый комментарий к выделенному тексту. Если нужно обратить чьё-то внимание на кусок текста — самое то:
Изображение — вставляет картинку на то место, где стоит курсор. Вариантов, откуда взять изображение, масса:
К работе с изображениями мы ещё вернёмся.
Выравнивание — делает ровный текст
по левому краю (Ctrl + Shift + L)
по центру (Ctrl + Shift + E)
по правому краю (Ctrl + Shift + R)
и выравнивает его полностью по ширине, растягивая до краёв (Ctrl + Shift + L)
Межстрочный интервал — задаёт расстояние по высоте между соседними строками текста:
Нумерованный список (Ctrl + Shift + 7) — создаёт список, в котором все элементы идут по порядку или в строгой иерархии:
Маркированный список (Ctrl + Shift + 8) — то же самое, только вместо цифр — точки, кружочки и квадратики:
Уменьшить отступ (Ctrl + [) — сдвигает абзац влево.
Увеличить отступ (Ctrl + ]) — сдвигает абзац вправо.
Очистить форматирование (Ctrl + \) — убирает все эффекты с выделенного текста, как будто с ним ничего не делали.
Способы ввода (Ctrl + Shift + K) — позволяет выбрать удобный способ набора — на физической клавиатуре, виртуальной или распознавание рукописного текста:
Режим «Редактировать» — определяет вид работы с документом. По умолчанию всегда выбран именно режим редактирования, чтобы создавать новый текст и работать с ним.
Режим «Советовать» позволяет внести изменения в документ так, чтобы это сразу было видно. Автор может принять изменения или отменить их:
А режим «Просматривать» поможет при печати или вдумчивом чтении:
Мы разобрали все команды, которые есть на панели инструментов. Если у вас она не помещается полностью на экране, скрытые варианты появятся, если нажать на многоточие:
Меню «Файл»
Совместный доступ — одна из главных «фишек» Google Docs, задаёт уровень доступа других людей к вашему документу. Когда документ только создан, никто кроме вас не может в него зайти.
Первый способ открыть доступ к документу — ввести электронную почту нужного человека и выбрать нужное разрешение для него:
Если этот адрес уже есть в аккаунтах Google, то этот человек сразу может начать работу с документом. Если нет — ему придёт письмо с просьбой зарегистрироваться.
Второй способ — нажать на надпись «Копировать ссылку общего доступа»:
Это значит, что все, у кого есть ссылка, могут просматривать, комментировать или редактировать ваш документ:
В любой момент можно закрыть или изменить настройки доступа по этой же команде Файл → Совместный доступ, или нажав на кнопку «Настройки Доступа»:
Создать — создаёт новый документ Google:
Открыть — открывает уже существующий файл Google Docs:
При этом в разделе Доступные будут те файлы, к которым вам разрешили доступ другие, а в Помеченных — то, что вы пометили как важное в своём Google Drive, или нажав на звёздочку рядом с заголовком:
Создать копию — делает полную копию открытого документа, добавляет ему в название слово «Копия», а перед этим спрашивает, нужно ли сделать новому документу такие же настройки доступа, как и в оригинале:
История версий — показывает пошаговою историю документа и позволяет вернуться назад, к любой версии документа, которая была до этого:
Переименовать — делает активным название документа, чтобы сразу можно было его отредактировать. То же самое произойдёт, если просто щёлкнуть по самому названию:
Переместить — переносит документ в другую папку в облачном хранилище Google Drive. То же самое, что нажать значок папки рядом с названием документа:
Удалить — удаляет документ из хранилища Google Drive. Но в любой момент его можно будет восстановить из облачной корзины — до тех пор, пока вы её не очистите.
Опубликовать в интернете — то же самое, что и открыть вообще всем доступ по ссылке на просмотр. Каждый в интернете сможет найти ваш документ и прочитать его:
Информация о документе — краткие сведения о файле:
Язык — нужен для автоматической проверки правописания. Интерфейс и надписи останутся на том же языке, что и были.
Настройки страницы — устанавливает цвет, формат, размер и поля документа:
Печать — делает то же самое, что и кнопка на панели инструментов.
Меню «Изменить»
Отменить и Повторить — см. Панель инструментов
Вырезать, копировать и вставить — стандартные операции с текстом. Вставлять фрагмент текста можно несколько раз подряд.
Вставить без форматирования (Ctrl + Shift + V) — вставляет фрагмент текста без какого-либо форматирования, которое было в оригинале.
Удалить — удаляет выделенный фрагмент текста.
Выделить всё (Ctrl + A) — выделяет полностью всё содержимое документа.
Найти и заменить (Ctrl + H) — позволяет найти нужный текст или заменить его на любой другой. Можно заменить все найденные элементы сразу или по одному:
Меню «Вид»
Предварительный просмотр — как ни странно, мы так и не поняли, что именно делает эта настройка. Она не влияет на предпросмотр перед печатью, как могло показаться до этого, никак не мешает при работе с документом и не ограничивает его просмотр.
Режим — задаёт режим работы с документом, так же, как и на панели инструментов:
Показать линейку — включает или выключает отображение линеек по краям докумета:
Показать структуру документа (Ctrl + Alt + A) — показывает колонку слева с общей структурой документа. Она берётся из заголовков и подзаголовков, которые используются в тексте. Удобно для навигации по большому документу:
Показать панель формул — делает новую панель с инструментами работы с формулами. Нужна для создания и оформления математических расчётов:
Полный экран — разворачивает документ на весь экран. Помогает сконцентрироваться на работе:
Меню «Вставка»
Изображения — аналогично кнопке на Панели инструментов.
Таблица — вставляет таблицу в документ, причём можно заранее выбрать мышкой количество строк и столбцов:
Рисунок — позволяет нарисовать изображение вручную или вставить из облачного хранилища:
Диаграмма — вставляет произвольную диаграмму в документ. Её можно настроить как угодно для своих целей вручную, или использовать данные из таблиц Google:
Для изменения любой диаграммы выберите в её меню пункт «Открыть исходный документ»:
Горизонтальная линия — вставляет простой разделитель-полосу.
Сноска (Ctrl + Alt + F) — добавляет помечание к нужному слову или абзацу:
Специальные формулы — позволяет вставить те символы, которых нет на клавиатуре:
Формула — включает панель формул.
Нумерация и верхний колонтитул — управляет номерами страниц и колонтитулами документа:
Разрыв — принудительно начинает новый раздел текста с нового листа, даже если на предыдущем было ещё место для него.
Ссылка — аналогично кнопке на Панели инструментов:
Оставить комментарий — аналогично кнопке на Панели инструментов:
Закладка — добавляет закладку в документ, которую можно потом использовать в оглавлении или быстрого доступа к нужному месту.
Оглавление — автоматически, на основе стилей абзацев формирует оглавление: ищет заголовки, подзаголовки и приводит это к единому виду:
Меню «Формат»
Текст — задаёт начертание текста, так же, как и на Панели инструментов:
Размер шрифта можно уменьшить или увеличить:
Там же выбирается и режим заглавных букв:
Стили абзацев — аналогично действиям на Панели инструментов, но чуть больше возможностей:
Пункт «Границы и заливка» позволяет задать каждому абзацу текста свой внешний вид, как будто он — элемент таблицы:
А пункт «Настройки» управляет стилями текста:
Сохранить как стили по умолчанию — то оформление, что в текущем документе, будет использоваться и в каждом новом.
Использовать стили по умолчанию — применяет старые стили к вашему документу, заменяет те, что есть, на те, что были у вас до этого.
Сбросить стили — возвращает все стили в исходное состояние, как будто с ними изначально ничего не делали.
Выравнивание и отступы — аналогично кнопкам на Панели инструментов:
Межстрочный интервал — аналогично Панели инструментов:
Столбцы — позволяет написать текст в несколько колонок, как в газете, например:
Если нажать «Другие параметры», можно вручную настроить размер столбцов:
Маркеры и нумерация — аналогично Панели инструментов:
Верхние и нижние колонтитулы — задают размеры колонтитулов:
Таблица — управляет параметрами уже созданной таблицы:
То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте таблицы:
Изображение — позволяет управлять свойствами вставленного изображения:
То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте изображения:
Очистить форматирование — убирает всё форматирование, возвращает текст в исходный вид.
Меню «Инструменты»
Проверка правописания — анализирует текст на ошибки, опечатки, пропущенные и лишние запятые и даёт свои рекомендации:
Статистика (Ctrl + Shift + C) — показывает статистику по документу:
Посмотреть предложенные правки — если вы давали доступ на редактирование или кто-то вносил изменения в режиме «Посоветовать исправления», то вы увидите список всех предложений по документу.
Расширенный поиск — показывает связи вашего документа с другими материалами и фото в вашем облачном хранилище и позволяет более полно искать нужные элементы в тексте:
Словарь — помогает уточнить значение нужного слова:
Перевести документ — с помощью компьютерного перевода Google Translate ваш документ будет сделан новый документ на выбранном вами языке. Помните, что машинный перевод часто не похож на человеческий язык и выглядит неестественно.
Голосовой ввод — позволяет надиктовывать текст, если у вас есть микрофон. Нажимите, чтобы начать говорить, а потом нажмите ещё раз, чтобы поставить микрофон на паузу:
Если вы делаете это первый раз, компьютер попросит у вас доступ к микрофону. Чтобы всё заработало, нажмите кнопку «Разрешить»:
Google Docs – это, пожалуй, самый популярный сервис для работы с документами. Он ничем не уступает программе Microsoft Word, им в разы проще и удобнее пользоваться, плюс в нем есть куча интересных функций. Правда, о многих из них пользователи сервиса не знают…
Но давайте исправим это – поговорим о том, какие возможности есть в Гугл Доках и как они могут облегчить работу.
Полезные функции сервиса Google Документы
Многими функциями, указанными ниже, я и сама частенько пользуюсь. Они в разы облегчают редактирование содержимого документа.
Работа в офлайн
В сервисе Google Docs можно создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии соединения с интернетом. Если в какой-то файл будут внесены изменения, они автоматически сохранятся после подключения к сети.
А вот о том, как это включить – открываем главную страницу Гугл Доков, в левой части разворачиваем меню и выбираем «Настройки». Там надо активировать функцию «Офлайн-режим» простым переключением тумблера.
Но это не все – после подтверждения изменений сервис потребует установить расширение «Google Документы офлайн» в ваш браузер. После активации данного режима сохраняем изменения нажатием на кнопку ОК.
Структура и навигация
Не мне рассказывать о важности правильной структуры документа – об этом и так много написано. Скажу лишь, что в сервисе Гугла по работе с документами можно создать четкую структуру и переходить в два счета к нужному разделу.
Сначала о том, как редактировать заголовки. Просто выделяем нужную строчку и в панели инструментов выбираем соответствующий уровень.
Теперь о том, как посмотреть на эту самую структуру. В левой верхней части рабочей области должен отображаться значок заголовка. При нажатии на него показывается подробный скелет текста. Если надо, этот значок легко убирается через меню «Вид» – «Показать структуру документа».
Если надо убрать какой-то элемент из структуры, просто жмем по расположенному рядом крестику.
Также есть возможность вставки оглавления. Для этого открываем меню «Вставка», затем «Оглавление», выбираем оптимальный вариант и жмем по нему.
Добавление закладок
Если не хотите потерять какой-нибудь важный элемент в длинном тексте, можно прикрепить к нему закладку. Для этого следует открыть в меню раздел «Вставка», а затем выбрать пункт «Закладка». На это место дается ссылка, ее можно скопировать и отравить другим, чтобы люди сразу переходили к выделенному вами фрагменту.
Расширенный поиск
Расширенный поиск выходит за рамки нахождения определенного фрагмента в тексте. С его помощью легко находить определенную информацию и картинки в интернете или на своем диске, не закрывая при этом документ. Открыть расширенный поиск можно через раздел «Инструменты» в меню или нажатием на комбинацию клавиш Shift + Ctrl + Alt + I.
Совместный доступ
Вместо того, чтобы каждый раз отправлять другим людям исправленные по несколько раз файлы, лучше скопировать содержимое в Гугл Доки и отравить ссылку. Именно за счет этой функции данный сервис и набрал большую популярность. Все, что при этом следует сделать – настроить доступ. В правой верхней части рабочей области будет одноименная синяя кнопка, жмем по ней.
Теперь подробнее – есть несколько вариантов предоставления доступа.
- Добавление определенных пользователей или группы по ссылке. После того как вы впишете их имена и дадите доступ, на привязанную к аккаунту почту тем людям придет оповещение.
- По ссылке. Тут тоже есть два варианта – предоставить доступ указанным ранее людям или же всем, у кого будет ссылка на документ.
Редактирование
Комментирование
Другие люди, которым вы открыли доступ, могут добавлять какие-то замечания или правки. Сделать это просто – выделяем строку или абзац, к которым прикрепится комментарий, затем жмем на иконку с правой стороны от выделенного фрагмента. Можно еще нажатием по правой кнопке мыши открыть контекстное меню и там выбрать пункт «Оставить комментарий».
Комментарии хороши тем, что в них можно упоминать нужного вам человека. Актуально, если над доком работает несколько людей. Комментарий будет висеть сбоку до тех пор, пока никто не нажмет на кнопку «Вопрос решен».
Внесение правок
В Google Docs есть режим «Советовать», который позволяет предлагать изменения без возможности самостоятельного редактирования. То есть вы вроде бы меняете текст, но в то же время все это остается в виде комментариев. И то, что вы предлагаете, будет выделено зеленым цветом. При необходимости можно давать к редакции некоторые пояснения.
Самое интересное – если принять совет, предложенный текст займет то место, в котором он отмечен. А если отклонить, ничего не поменяется.
Чтобы открыть этот режим, нужно в правой части панели инструментов в выпадающем меню отметить пункт «Советовать».
История изменений
В Google Документах никакой фрагмент не исчезнет бесследно – все изменения сохраняются в соответствующем разделе. Открыть его можно через меню «Файл», перейдя в категорию «История версий» и кликнув по пункту «Смотреть историю версий». Проще, наверное, нажать на комбинацию Shift + Ctrl + Alt + H.
Отправка копии документа
Скачивание файла
Работа с картинками
В Доках есть классный инструмент для работы с изображениями. Примерно такой же, как и в Word, но все же немного шире в плане возможностей. Добавление картинок производится разными способами – указанием пути к файлу на компьютере или ссылки в интернете, прикреплением из сервисов Диск и Фото, копированием изображения прямо в файл. Вдобавок можно менять цвета, проводить коррекцию яркости, контрастности или прозрачности, добавлять текст, а еще сохранять полученное изображение в Google Keep.
Горячие клавиши
Чтобы посмотреть на все встроенные комбинации горячих клавиш, надо открыть меню «Справка» и выбрать пункт «Быстрые клавиши» или нажать на комбинацию Ctrl + /. Полный список комбинаций можно посмотреть на сайте поддержки Google (там указаны варианты для разных операционных систем). Ниже перечислю некоторые из них, конечно же, для Windows. Исключаю те, что указала ранее, а еще стандартные «Копировать», «Вставить» и так далее ;)
Навигация
- Создать новый файл – Alt + F + N
- Открыть словарь – Ctrl + Shift + Y
- Перейти к статистике – Ctrl + Shift + C
- Вставить разрыв страницы – Ctrl + Ввод
- Повторить последнее действие – Ctrl + Y
- Перейти к следующему результату поиска – Ctrl + G
- Перейти к предыдущему результату поиска – Ctrl + Shift + G
Форматирование текста
- Увеличить размер текста – Ctrl + Shift + >
- Уменьшить размер текста – Ctrl + Shift + <
Форматирование абзаца
- Увеличить отступ – Ctrl + ]
- Уменьшить отступ – Ctrl + [
- Применить обычный стиль текста – Ctrl + Alt + 0
- Изменить стиль заголовка – Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6
- Создать нумерованный список – Ctrl + Shift + 7
- Создать маркированный список – Ctrl + Shift + 8
Выравнивание
- По левому краю – Ctrl + Shift + L
- По правому краю – Ctrl + Shift + R
- По ширине – Ctrl + Shift + J
- По центру – Ctrl + Shift + E
Изображения и рисунки
- Увеличить картинку – Ctrl + Alt + K
- Увеличить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + B
- Увеличить размер по вертикали – Ctrl + Alt + I
- Уменьшить размер – Ctrl + Alt + J
- Уменьшить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + W
- Уменьшить размер по вертикали – Ctrl + Alt + Q
- Закрыть редактор картинок – Shift + Esc
Комментарии и сноски
- Вставить комментарий – Ctrl + Alt + M
- Открыть список комментариев – Ctrl + Alt + Shift + A
- Открыть текущий комментарий – Ctrl + Ввод
- Вставить сноску – Ctrl + Alt + F
Автоматическая замена
За замену фраз и символов отвечает функция «Автоматическая замена». Для ее открытия перехожу в «Инструменты», затем открываю «Настройки».
В новом открывшемся окне открываем вкладку «Замены» и добавляем новые комбинации. Старые, кстати, можно удалять. Если есть слова, в которых вы часто ошибаетесь, внесите в этот раздел изменения, а сервис автоматически все исправит без проверки правописания.
Дополнительные плагины
Существует возможность расширения функционала Документов Гугл с помощью специальных дополнений. Чтобы открыть сей раздел, жмем на «Дополнения», а затем на «Установить дополнения». Можно еще кликнуть по плюсику в панели на правой стороне.
В маркетплейсе предусмотрено несколько основных категорий плагинов – «Бизнес-инструменты», «Эффективная организация работы», «Образование», «Связь и общение», а также «Служебные программы». Список может меняться со временем. Все установленные дополнения доступны в соответствующей вкладке.
Теперь приведу 4 примера интересных плагинов для Google Docs.
Translate+
Translate+ предназначен для перевода текста практически на любой язык. Процесс перевода проходит так – надо выбрать исходный язык, потом подобрать язык, на который вы хотите перевести, выделить фрагмент, а затем нажать на кнопку «Translate».
Doc Tools
Плагин Doc Tools добавляет несколько инструментов для упрощения работы с текстами. Например, можно менять регистр, выделять фрагменты другим цветом, сортировать списки и таблицы по алфавиту, преобразовывать число в текст (на английском) и так далее.
Writing Habit
Дополнение Writing Habit подойдет тем, кто следит за количеством набранных слов или знаков за определенный период. Основываясь на статистике предыдущих дней, приложение также дает прогнозы. Актуально, если вы поставили себе цель писать ежедневно конкретный объем текста и придерживаться этого показателя до конкретной даты, которую вы же сами и укажете.
Схемы и диаграммы Lucidchart
Дополнение Lucidchart позволяет работать с разными схемами, диаграммами, ментальными картами и так далее. Точнее сказать, расширение дает возможность вставлять уже готовые блоки, а создавать их следует непосредственно в онлайн-сервисе Lucidchart.
Специальные возможности для разработчиков
Напоследок расскажу о возможностях для тех, кто разбирается в скриптах. С помощью языка JavaScript вы можете создать собственное приложение и добавить его в сервис Google Docs. Чтобы перейти к этому инструменту, нужно открыть раздел «Инструменты» и выбрать в нем пункт «Редактор скриптов». После откроется ссылка на сервис, где вы сможете создать собственный скрипт.
Заключение
Используя указанные возможности, можно в разы повысить продуктивность при работе с сервисом Google Docs. Главное – разобраться во всех функциях и запомнить самые важные для вас комбинации клавиш!
Читайте также: