Как сделать привязку в экселе

Обновлено: 06.07.2024

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

Открываем обе рабочие книги в Excel
В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.
Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».
Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:

Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».
В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».
Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».
Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:

«Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

«Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

«Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».

«Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

«Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

«Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.

Функция ИНДЕКС в ЭкселеФункция ПОИСКПОЗ в Экселе

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».
Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».
Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:

Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.
Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».

Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.

Урок: Специальная вставка в Экселе

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».
Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».
После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.
Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».
Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».
После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.
Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».
После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Когда вы рисуете, измежаете или перемещаете фигуры или другие объекты в Excel, вы можете настроить их выравнивание или "привязку" к ближайшему пересечению в сетка (даже если сетка не видна) или прикрепить к другим фигурам или объектам. При этом вы можете управлять возможностями привязки и выравнивания, выключив их.

Включение привязки

Щелкните фигуру или другой объект, а затем на вкладке Формат фигуры в областиУпорядочок нажмите кнопку Выровнять.

Выполните одно или оба указанные ниже действия.

чтобы прикрепить фигуры или объекты к ближайшим пересечениям сетки, нажмите Привязать к сетке;

Серый цвет выделения, указывающий на выбранный параметр включается.

чтобы прикрепить фигуры или другие объекты к линиям сетки, которые проходят через вертикальные и горизонтальные стороны других фигур или объектов, нажмите Привязать к фигуре.

Серый цвет выделения, указывающий на выбранный параметр включается.

Выключение привязки

Щелкните фигуру или объект, а затем на вкладке Формат фигуры в группе Упорядока нажмите кнопку Выровнять.

Чтобы отключить эти параметры, нажмите кнопку Привязать к сетке или Привязать к фигуре.

Серый цвет выделения, указывающий на выбранный параметр, отключается.

Включение привязки

Щелкните фигуру или объект на листе.

В разделе Средства рисования откройте вкладку Формат, а затем в группе Упорядочить нажмите кнопку Выровнять.

Если вкладка Средства рисования или Формат не отображается, выделите надпись или объект. Для открытия вкладки Формат может потребоваться дважды щелкнуть фигуру или объект.

Выполните одно или оба указанные ниже действия.

Чтобы прикрепить фигуры или объекты к ближайшим пересечениям сетки, щелкните Привязать к сетке.

Чтобы прикрепить фигуры или другие объекты к линиям сетки, которые проходят через вертикальные и горизонтальные стороны других фигур или объектов, нажмите Привязать к фигуре.

Примечание: Чтобы временно переопределить параметры привязки, удерживайте клавишу ALT, перетаскивая фигуру или объект.

Выключение привязки

Щелкните фигуру или объект на листе.

В зависимости от того, что было выбрано ранее, выберите Привязать к сетке или Привязать к фигуре, чтобы отключить этот параметр.

Изучение этого сэкономит много времени и путаницы в долгосрочной перспективе.

Зачем связывать данные ячейки в Excel

Возможность ссылаться на данные на разных листах является ценным навыком по нескольким причинам.

Во-первых, это упростит организацию ваших электронных таблиц. Например, вы можете использовать один лист или рабочую книгу для сбора необработанных данных, а затем создать новую вкладку или новую рабочую книгу для отчетов и / или суммирования.

После того, как вы свяжете ячейки между ними, вам нужно всего лишь изменить или ввести новые данные в одну из них, а результаты автоматически изменятся в другой. Все без необходимости перемещаться между различными таблицами.

Во-вторых, этот прием позволит избежать дублирования одних и тех же чисел в нескольких таблицах. Это уменьшит ваше рабочее время и возможность совершать ошибки в расчетах.

В следующей статье вы узнаете, как связать отдельные ячейки в других листах, связать диапазон ячеек и как связать ячейки из разных документов Excel.

Как связать две отдельные клетки

Давайте начнем со связывания двух ячеек, расположенных на разных листах (или вкладках), но в одном файле Excel. Для этого выполните следующие действия.

В Sheet2 введите символ равенства (=) в клетку.
Перейти на другую вкладку (Лист1) и щелкните ячейку, на которую вы хотите сослаться.
Нажмите Войти завершить формулу.

Теперь, если вы нажмете на ячейку в Sheet2вы увидите, что Excel записывает для вас путь в строке формул.

Например, = Лист1! C3, где Лист1 это имя листа, C3 является ли ячейка, на которую вы ссылаетесь, и восклицательный знак (!) используется как разделитель между ними.

Используя этот подход, вы можете связать вручную, не выходя из исходного листа вообще. Просто введите формулу ссылки прямо в ячейку.

Примечание. Если имя листа содержит пробелы (например, Лист 1), то при вводе ссылки в ячейку необходимо указать имя в одинарных кавычках. подобно = ’Лист 1 ′! C3, Поэтому иногда проще и надежнее позволить Excel написать для вас справочную формулу.

Как связать диапазон ячеек

Чтобы связать несколько ячеек в Excel, выполните следующие действия.

В исходной вкладке с данными (Лист1), выделите ячейки, на которые вы хотите сослаться.
Скопируйте ячейки (Ctrl/команда + С, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите копия).
Перейти на другую вкладку (Sheet2) и нажмите на ячейку (или ячейки), где вы хотите разместить ссылки.

Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке (ям) и выберите Специальная паста…

В левом нижнем углу меню выберите Вставить ссылку,

При нажатии на новые связанные ячейки в Sheet2 вы можете увидеть ссылки на ячейки из Sheet1 на вкладке формулы. Теперь, когда вы меняете данные в выбранных ячейках в Sheet1, они автоматически изменяют данные в связанных ячейках в Sheet2.

Как связать ячейку с функцией

Связывание с кластером ячеек может быть полезно, когда вы выполняете суммирование и хотите хранить их на листе отдельно от исходных необработанных данных.

Допустим, вам нужно написать функцию SUM в Sheet2, которая будет связывать несколько ячеек из Sheet1. Для этого перейдите на Sheet2 и нажмите на ячейку, где вы хотите разместить функцию. Напишите функцию как обычно, но когда дело доходит до выбора диапазона ячеек, перейдите на другой лист и выделите их, как описано выше.

У вас будет = SUM (Лист1 C3: C7)где функция SUM суммирует содержимое ячеек C3: C7 в Sheet1. Нажмите Войти завершить формулу.

Как связать ячейки из разных файлов Excel

Процесс связывания между различными файлами Excel (или рабочими книгами) практически такой же, как указано выше. За исключением случаев, когда вы вставляете ячейки, вставьте их в другую электронную таблицу вместо другой вкладки. Вот как это сделать в 4 простых шага.

Откройте оба документа Excel.
Во втором файле (Мастер службы поддержки), выберите ячейку и введите символ равенства знак равно
Переключиться на оригинальный файл (Интернет Tech Советы) и нажмите на ячейку, на которую хотите сослаться.
Нажмите Войти завершить формулу.

Теперь формула для связанной ячейки также имеет другое имя книги в квадратных скобках.

Если вы закроете исходный файл Excel и снова посмотрите на формулу, вы увидите, что теперь он также имеет местоположение всего документа. Это означает, что если вы переместите исходный файл, который вы указали в другом месте, или переименуете его, ссылки перестанут работать. Вот почему надежнее хранить все важные данные в одном файле Excel.

Станьте профессиональным пользователем Microsoft Excel

Какие еще изящные лайфхаки Excel вы знаете и используете? Знаете ли вы какие-либо другие творческие способы связать ячейки в Excel? Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.

Обычно при создании формулы ссылки на ячейки являются относительными, поэтому результат вычисления будет изменен автоматически, когда вы скопируете и вставите их в другое место. Чтобы привязать ячейки формулы и сделать результат постоянным, необходимо изменить ссылку на ячейку в формулах на абсолютную. Следующие два метода покажут вам, как с этим бороться.

Привязка ячеек (изменение ссылки на ячейку на абсолютную) нажатием клавиши F4

Вы можете изменить ссылку на ячейку формулы на абсолютную, нажав клавишу F4. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. Дважды щелкните ячейку формулы, чтобы перейти в режим редактирования.

2. Щелкните ссылку на ячейку, а затем нажмите F4 до тех пор, пока перед номером строки и номером столбца не появятся знаки $. Смотрите скриншот:

2. Продолжайте выбирать ссылку на другую ячейку в текущей ячейке формулы и повторяйте шаг 2, пока все ссылки на ячейки не будут изменены на абсолютные.

Массовая привязка ячеек (изменить ссылку на ячейку на абсолютную) с помощью Kutools for Excel

Если вы хотите привязать все выбранные ячейки формулы одновременно, вы можете попробовать утилиту Convert Refers в Kutools for Excel.

Перед применением Kutools for Excel, Пожалуйста, сначала скачайте и установите.

1. Выберите ячейки формулы, в которых нужно изменить все ячейки, на которые есть ссылки, на абсолютные, затем щелкните Kutools > Еще > Преобразовать ссылки.

2. в Преобразование ссылок на формулы в диалоговом окне выберите К абсолютному вариант, а затем щелкните OK кнопку.

Затем все ячейки, на которые есть ссылки в выбранных формулах, немедленно преобразуются в абсолютные.

Если вы хотите получить 30-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Читайте также: