Как сохранить гугл календарь в виде файла

Обновлено: 08.07.2024

С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.

В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.

Что такое Google календарь

Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.

Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.

Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.

Как попасть в Google календарь

Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:

Настройка Google календаря

Настройки позволяют выставить собственный часовой пояс, указать страну, а также формат времени, который вам привычнее — AM или PM. Также, с помощью настроек можно активировать опцию вторичного часового пояса, чтобы открыть возможность начинать события в одном часовом поясе, а заканчивать в другом. Зайдите в «Настройки» → «Часовой пояс» → «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите его из списка.

Сервис синхронизирован с видеоконференцией «Google Meet» и параметры встреч можно настроить прямо внутри календаря: выставить предпочитаемую продолжительность звонка, а также поставить ограничения для будущих гостей встречи. Это напрямую относится к организации группового созвона, так как только организатор решает, что могут делать остальные участники, а что нет. Возможно, кто-то из участников решит самостоятельно пригласить на созвон того, кого быть не должно. Такие моменты стоит учесть заранее.

Также можно создать собственный настраиваемый вид в дополнении к стандартным «Сеткам» дней, недель, месяцев и годов. Перейдите в «Настройки» → «Режим просмотра» и задайте параметр «Персонализированный режим просмотра».

В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.

Как работать с Google календарем

При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.

Для того, чтобы создать карточку есть два пути:

После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.

Помимо возможности создать простую задачу, на скриншоте изображены кнопки «Мероприятие» и «Напоминание». Давайте разберемся подробнее, что это значит.

Мероприятие

Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.

«Мероприятие» позволяет фиксировать задачи, важные события, рабочие встречи и привязывать их к определенному временному диапазону. То есть если вам нужно выделить под сложную задачу 3 часа свободного времени в своем календаре или запланировать созвон с 12:15 до 13:00, то лучше сделать это с помощью мероприятий. Также, это единственный инструмент, который позволяет выбрать дату начала и окончания, а также добавить напоминания.

Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.

Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:

Нажмите на любое место в календаре и или нажмите на кнопку «Создать»;
Выберите типа карточки — «Мероприятие»;
Задайте необходимые параметры.

В разделе «Добавить гостей» введите их имена или адреса почты;
Чтобы добавить сразу большую группу пользователей используйте список адресов рассылки;
Если оказалось так, что кто-то из гостей лишний — нажмите на крестик сбоку его почты;
Чтобы позволить скорректировать доступ к событию другим пользователям — в настройках в разделе «Разрешения» для гостей проставьте нужные галочки.

Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:

Настроить часовой пояс;
Добавить место проведения встречи — удобнее всего будет воспользоваться встроенной видеоконференции «Google Meet», но никто не запрещает использовать «Zoom» или «Skype»;
Указать, какое оборудование потребуется — веб-камера, микрофон;
Внести описание встречи, чтобы всем было понятно, по какому вопросу все собираются;
Прикрепить необходимые файлы, изображения или другие материалы, если они нужны.

После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.

Напоминание

По сути эта карточка — маленькая записка, которая поможет не забыть что-то важное: дни рождения друзей, знакомых и коллег, праздничные дни, юбилеи, годовщины людей и события вроде «забрать ноут из ремонта» или « не забыть ограничить доступ к списанию средств на карте».

Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:

Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Чтобы прикрепить «напоминалку», необходимо:

Выбрать нужную дату или интервал в календаре;
Нажать на кнопку «Напоминание»;
Ввести дату, время, название события;
Для настройки частоты напоминаний кликните на «Не повторять» и там выберите нужные настройки. Например, вы можете выбрать ежедневные напоминания или же напоминания по определенным дням;
Чтобы не привязывать напоминание к определенному времени поставьте флажок на пункте «Весь день». Так вы закрепите напоминание в самом верху календаря;
Сохранить изменения.

Когда карточка будет создана — ее интерфейс немного поменяется. Появится значок с изображением ручки, который позволит редактировать карточку, а галочка даст возможность отметить событие как выполненное, и тем самым прекратить повторяющиеся «напоминалки». Либо можно удалить карточку, кликнув на значок мусорного бака.

Мои календари

В левом нижнем углу находится функция «Мои календари». Если есть потребность разделить свои рабочие задачи, досуг и что угодно еще — можно создать сразу несколько вкладок, которые помогут рассортировать карточки по разным сферам.

Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:

Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.

Чтобы создать дополнительный календарь — нужно нажать на плюсик рядом с разделом «Другие календари» и создать персональные вкладки.

После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.

На примере выглядит пустовато, но если у кого-то будет каждый день с десяток карточек, то фильтрация по цвету поможет сразу понимать, к чему относится задача. Таким образом можно привязывать мероприятие к определенной задаче, так как само слово «мероприятие» не обязует пользователя использовать ее только для каких-то встреч.

От нас можем посоветовать создать вкладки «срочное», «важное» и «неважное», воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра. Так будет еще удобнее ориентироваться в календаре и понимать, какой карточке уделить больше внимания.

Дополнительные возможности и фишки

Откройте или закройте доступ к своему календарю для других

Неочевидный момент, который заставляет гуглить и нервничать в попытках найти информацию. Чтобы открыть доступ для других людей, нужно навести курсор на определенную вкладку в колонке «Мои календари» и нажать на появившиеся три точки.

Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.

Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.

Добавляйте интересные календари

Гугл позволяет добавлять так называемые «Интересные календари». Чтобы увидеть весь список доступных календарей — нажмите на плюсик рядом с «Другие календари» и перейдите в соответствующую вкладку.

В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.

Используйте горячие клавиши

Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.

Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:

Обновление календаря — R
Удаление задачи — Delete или BackSpace
Отмена — Z
Переход в настройки — S
Переход к конкретной дате — G

Используйте вложения

Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана и тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам. Чтобы сделать это, необходимо создать карточку «Мероприятие» и тыкнуть на «Другие параметры».

После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.

Укажите рабочие часы

У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы.

Только у обладателей бизнес-аккаунта Google есть доступ к функции «Рабочие часы».

Дополнения Гугл календаря

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения — это приложения, которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Чтобы посмотреть все дополнения нажмите на «+» на боковой панели:

После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:

Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.

Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.

Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.

Это можно сделать, перейдя на страницу своего Google Drive.

Рис. 1. Правый клик мышью по рабочему пространству открывает контекстное меню, где нужно выбрать "Google Таблицы" — "Создать пустую таблицу"

В созданную таблицу нужно скопировать имеющееся у Вас расписание, в моем случае это расписание занятий в университете. Важно, чтобы в таблицы были следующие поля:

Название мероприятия
Дата мероприятия
Время начала
Время конца или длительность (впрочем, это необязательно — в итоге вы сможете установить какое-нибудь общее дефолтное значение длительности мероприятия, например 1 час, или вовсе сделать мероприятие, длящимся целый день)

Вся остальная информация, в моем случае — преподаватель, тип занятия (лекция, семинар и т.д.), может быть отправлена в описание мероприятия.

Рис. 2. Таблица с расписанием

2. Создаем скрипт

2.1. Переходим в редактор скриптов

Нужно создать скрипт, который будет связан с только что созданной таблицей, будет иметь доступ к данным в ней и переносить их в календарь.

Рис. 3. Скрипт создается, через меню "Инструменты", в котором нужно выбрать пункт "Редактор скриптов"

Скрипты разрабатываются на языке JavaScript. Только что созданный скрипт содержит одну пустую функцию myFunction. Писать код можно в ней, но я предпочту дать ей более осмысленное имя SetCalendar.

Рис. 4. Созданный скрипт, дадим функции осмысленное имя — SetCalendar

Над редактором кода имеется выпадающий список, который позволяет выбрать основную функцию, которая будет являться точкой входа в запущенный скрипт. В нашем случае следуем выбрать функцию SetCalendar.

2.2. Разбираемся с отладкой

Часто для отладки скриптов на JavaScript мы выводим различные значения в консоль:

В Google Apps Script логировать значения следует немного иначе. Вместо объекта console следует использовать глобальный объект Logger:

После запуска скрипта, все выведенные в лог значения можно посмотреть из меню "Вид", выбрав пункт "Журналы" или же по сочетанию клавиш Ctrl+Enter:

Рис. 5. Модальное окно с логами последнего запуска скрипта

2.3. Извлекаем информацию о мероприятиях из таблицы

Сразу небольшой кусок кода

Рассмотрим строку 11.

Глобальный объект SpreadsheetApp — глобальный объект, содержащий методы, представляющие собой интерфейс для взаимодействия скрипта с приложением Google Sheets.

Первое, что нужно сделать — получить объект, представляющий активную (открытую в данный момент) страницу документа. Для этого необходимо вызвать метод getActiveSheet.

Метод возвращает объект sheet.

Далее, нужно получить объект range — он представляет собой диапазон ячеек таблицы, из которых мы будем извлекать данные. Это делается путем вызова метода getRange. В качестве параметров передаются:

Индекс первой строки диапазона
Индекс первого столбца диапазона
Количество извлекаемых строк
Количество извлекаемых столбцов

Обратите внимание! Индексация строк и столбцов начинается с 1.

Строка 15: мы получаем из выбранного выше диапазона ячеек непосредственно данные путем вызова метода getDisplayValues.

Обратите внимание! Метод getDisplayValues() отдает данные в том виде, в каком он отображается в ячейках таблицы. Например, если ячейка содержит дату, то указанный метод вернет не какое-то внутреннее представление записанной в ячейку даты, а ее представление, которое видит пользователь в ячейке.

2.4. Извлекаем данные из ячеек

Прежде, чем работать с ячейками, удобно было бы дать номерам столбцов имена, дабы избежать ошибок при указании номеров столбцов с интересующими нас данными. Создадим для этого несколько констант:

Вы можете посмотреть какие столбцы стоят в таблице под данными номерами на рисунке 2.

Объект data представляет набор ячеек с данными, которые были получены. Теперь нужно получить данные из отдельных ячеек.

Чтобы получить дату-время начала и окончания занятия, нужно вызывать функцию extractPeriod и передать две строки — дата и временной период, в который длится занятие.

2.7. Создание события в Google Calendar

Сразу небольшой листинг, пояснения будут дальше

Строки 1-6: получаем дату-время начала и окончания занятия, а также склеиваем в одну строку всю дополнительную информацию, которая будет записана в описание мероприятия в календаре.

Далее, к интерфейсу сервиса Google Calendar мы обращаемся через методы глобального объекта CalendarApp.

Посредством метода getCalendarsByName мы получаем массив календарей с указанным именем.

Получить объект-календарь можно также посредством метода getDefaultCalendar, тогда событие будет создано в основном календаре. Однако, я советую зайти в веб-версию Google Calendar и создать новый календарь, в который вы будете экспортировать мероприятия. Во-первых, вы получаете возможность скрывать события этого календаря, выделять события отдельным цветом.

Но, что более важно, в случае, если вы при написании скрипта где-то ошиблись, и экспортировали события как-то неправильно, то вместо того, чтобы удалять все многочисленные неправильные события вручную, вы можете просто удалить календарь, после чего создать новый, пустой, и попробовать запустить новый, исправленный скрипт.

В данном случае я создал календарь "Учеба", и собираюсь создавать события в нем. Поэтому в коде вызывается метод getCalendarsByName и в качестве параметра передается срока "Учеба".

Метод возвращает массив календарей с указанным названием, поэтому нужно взять из этого массива один элемент, в нашем случае нулевой:

У объекта-календаря необходимо вызывать метод createEvent. В качестве параметров нужно передать следующее:

Название мероприятия (в данном случае название дисциплины)
Объект Data — дата-время начала мероприятия
Объект Data — дата-время окончания мероприятия
Необязательный параметр — объект с дополнительными опциями (в данном случае я заполняю одно поле — description — это описание мероприятия)

Последняя строка в скрипте — задержка на 50 миллисекунд. Во время разработки скрипта и отладки я обнаружил, что иногда при выполнении кода выбрасывается исключение, суть которого в том, что Google Calendar не нравятся частые обращения к сервису, и в описании исключения рекомендуется вставить задержку между вызовами методов API календаря.

3. Итоговый скрипт

Ниже приведен полный скрипт, который получился

Обратите внимание! Данный скрипт заточен под структуру таблицы, которая приведена на рисунке 2. Если вы хотите использовать этот скрипт для себя как есть, убедитесь, что ваша таблица с расписанием имеет такую же структуру, или же измените скрипт под свою таблицу.

4. Немножко скриншотов

Что можно улучшить

Некоторые значения в коде я просто захардкодил — например, индексы начала таблицы, размеры таблицы, количество строк (количество мероприятий). Теоретически, можно покопаться в API Google Sheets для Google Apps Script и придумать, как выцеплять нужные координаты ячеек автоматически;
Я никогда плотно не изучал JavaScript, могут быть различные стилистические и прочие недостатки в коде, возможно тот же парсинг даты-времени можно сделать красивее и элегантнее.

Открыт к конструктивной критике, буду рад, если укажете на недостатки, посоветуете что можно улучшить, а что изменить в статье.

Если вы хотите импортировать свой Google Календарь в Outlook, вам не придется повторно вносить все встречи. Вместо этого экспортируйте календарь Google в файл, а затем импортируйте сведения в Outlook на компьютере. Это невозможно сделать одним нажатием кнопки, но мастер поможет вам выполнить все необходимые действия.

Если вы хотите синхронизировать Google Календарь с календарем Outlook, см. статью о том, как подписаться на Google Календарь.

Если на компьютере не установлено приложение Outlook, импортировать календарь Google в Outlook Web App и Outlook в Интернете невозможно, но вы можете подписаться на календарь Google. В этом случае вы получите меньше возможностей, чем при импорте календаря.

Посмотрите видеоролик, в котором показано, как импортировать календарь Google в Outlook. Ниже вы найдете пошаговое описание процедуры.

Шаг 1. Экспорт календаря Google

Войдите в свою учетную запись Google Gmail и выберите пункт Календарь.

Последовательно выберите Мои календари > Настройки.

Щелкните ссылку Экспортировать календари.

Выберите папку для сохранения извлеченного файла.

Перейдите в эту папку и распакуйте файл: щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Извлечь все.

Результат будет выглядеть примерно так:

Если у вас несколько календарей Google, вы увидите ICS-файл для каждого из них.

Теперь можно импортировать календарь Google в Outlook.

Шаг 2. Импорт календаря Google в Outlook

Повторите этот шаг для каждого календаря Google, который нужно импортировать в Outlook.

В классической версии Outlook (Outlook 2013 или Outlook 2016) откройте Календарь.

На вкладке Файл последовательно выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

В окне "Мастер импорта и экспорта" выберите пункт Импорт файла iCalendar (.ics) или vCalendar (.vcs) и нажмите кнопку Далее.

Перейдите к календарю Outlook. Теперь вы увидите в нем события из календаря Google.

Направление развития компьютерной индустрии последних лет все более подталкивает нас к использованию облачных хранилищ и сервисов. И главную скрипку играет здесь вездесущий Google, как искусный фокусник вытаскивая из рукава все новые и новые аргументы для полного перехода в онлайн. Gmail постепенно становится почтовым клиентом по-умолчанию, Google Docs уже составляет серьезную конкуренцию обычным офисным пакетам, а Google Reader по праву принадлежит звание самого удобной программы для чтения новостей. А продвигаемая Google новая операционная система Chrome OS вообще полностью построена на облачных технологиях.

Однако, как это всегда бывает в жизни, у этой медали есть и обратная сторона. Чем больше пользователи используют онлайновые сервисы, тем отдаленнее становятся их персональные данные. Личная и деловая переписка, документы и нужные ссылки, фотографии — все это хранится где-то на удаленных серверах, доступ к которым может быть нарушен по самым различным причинам — от банального обрыва связи до неожиданного блокирования аккаунта. Поэтому мы предлагаем вам исчерпывающий перечень инструментов для сохранения данных из облачных сервисов Google на свой жесткий диск.

Google Docs

Вы можете сохранить документ на свой жесткий диск прямо из интерфейса этого онлайнового офисного пакета как по одиночке, так и все сразу. Для этого выделите любой файл и в меню Действия выберите пункт Загрузить. Появится окно Преобразование и загрузка, состоящее из двух вкладок. Для бэкапа всех своих документов переходим на вкладку Все файлы и загружаем все свои документы в виде ZIP архива.

Gmail

C почтовым сервисом все обстоит очень просто. Достаточно настроить перенаправление своей корреспонденции в обычный почтовый клиент вроде The Bat, Thunderbird или Почта Windows. Для этого заходим в настройки Gmail и на вкладке Пересылка и POP/IMAP отмечаем пункт Включить POP для всех писем (даже для тех, которые уже загружены). После этого нужно просто настроить свой десктопный почтовый клиент согласно инструкции по настройке и готово — вся ваша переписка будет сохранена на вашем компьютере.

Google Reader

Если у вас в ридере несколько десятков, а то и сотен фидов, с которыми вы ежедневно работаете, то потерю этого источника информации будет довольно трудно восполнить. Поэтому будет не лишним создать резервную копию своих подписок в виде OPML файла. Для этого открываем настройка Google Reader, затем вкладку Импорт и Экспорт и жмем на ссылку Экспорт подписок в виде файла OPML. Теперь вы всегда сможете легко восстановить список своих RSS подписок в любом другом сервисе или десктопной программе.

Google Calendar

Сказать по правде, я уже давно использую этот сервис для планирования своего времени. Приложив некоторые усилия по вводу всех важных дат, я теперь всегда заранее получаю напоминания о днях рождения родственников и сотрудников, праздниках, годовщинах, текущих встречах и так далее, так что даже иногда удается удивить окружающих своей нереальной памятью и вниманием :). Так что мне было бы очень грустно потерять все эти данные. К счастью, можно легко создать резервную копию календаря. Для этого зайдите в Настройки календаря, а затем на вкладке Календари найдите ссылку Экспортировать календари.

Заключение

Мы все уже привыкли, что Google — это несокрушимый герой, который всегда рядом и надежен как скала. Однако, ничего в мире нет постоянного и в один далеко не прекрасный момент досадная техническая ошибка может в одночасье лишить вас важных данных. Поэтому сделайте бэкап своих онлайновых документов прямо сейчас. На всякий случай.

Читайте также: