Как в офисе 365 делать копии файлов в onedrive
Обновлено: 04.07.2024
OneDrive — облачное хранилище, разработанное компанией Microsoft, которое стоит наряду с такими гигантами индустрии как Google Drive и iCloud. Сервис позволяет пользователям хранить личные файлы на серверах разработчика и, тем самым, помогает обезопасить нужные папки и файлы от случайного удаления.
OneDrive разделяется на два сервиса услуг: Personal OneDrive и OneDrive for Business. Хоть эти пакеты и предоставляют практически идентичную поддержку, между ними есть фундаментальная разница. Давайте изучим ее подробнее.
Personal OneDrive:
Сервис, разработанный специально для пользователей Microsoft Windows. Он доступен сразу после установки операционной системы и располагается непосредственно в “Проводнике”. Такое позиционирование сервиса очень удобно в связи с тем, что оно всегда на виду и пользователь может получить доступ к облачному хранилищу в любое удобное время. Как и во всех остальных облачных сервисах, OneDrive имеет базовое ограничение по доступным гигабайтам памяти. Поэтому, если вам нужно увеличить размер хранилища, придется докупать дополнительный пакет услуг.
OneDrive for Business:
Бизнес-сервис OneDrive предполагает интеграцию всеобъемлющей системы управления данными — Office 365. Он позволяет пользователям обмениваться офисными документами внутри корпорации. Поэтому, если вы не планируете много работать с Word, Excel и другими текстовыми файлами, приобретать услуги этого сервиса не имеет никакого смысла.
Установка дополнительной защиты для файлов компьютера необходима. Это обусловлено тем, что ни один из элементов комплектующих не долговечен. Возникновение битых секторов на жестком диске, заражение вирусом или внезапный перепад напряжения — все это может повлечь за собой перманентную потерю файлов. Поэтому так важно обеспечить безопасность для нужных файлов и папок.
Интеграция OneDrive во многих службах Microsoft обязывает разработчиков проводить частые технические обслуживания и регулярные обновления. Следует учесть, что существует две версии сервиса: для Windows и для MacOS. Каждая из этих версий обновляется отдельно.
Использование OneDrive
Сервис OneDrive автоматически предоставляется каждому пользователю, установившему на компьютер операционную систему Windows. Это избавляет от необходимости загружать дополнительное ПО, которое не только занимает дисковое пространство, но и может досаждать разного рода рекламой (оплата дополнительных услуг и т.д.).
Создание резервных копий
Сделать резервную копию папки или файлов, перенеся их в пространство облачного хранилища, не вызовет сложностей ни у кого, кто хоть раз открывал “Проводник”.
Вы можете архивировать важные папки (папки "Рабочий стол", "Документы" и "Изображения") на компьютере Windows с помощью резервной копии папок OneDrive компьютера, чтобы они были защищены и доступны на других устройствах. Если вы еще не настроили OneDrive на компьютере, см. OneDrive в Windows . Дополнительные затраты на резервное копирование папок компьютера (до 5 ГБ файлов без подписки) не будут стоить. См. OneDrive планы.
Примечание: Если вы удивлены тем, что файлы сохраняется в OneDrive, см. OneDrive файлы по умолчанию в Windows 10.
Настройка резервного копирования папок компьютера
Если вам будет предложено сделать резервную копию важных папок ("Рабочий стол", "Документы" и "Рисунки"), выберите запрос, чтобы запустить мастер резервного копирования папок.
Если вы не видите запрос или мастер уже закрыт, выберите белый или синий значок облака в области уведомлений Windows, а затем выберитеСправка и параметры>Параметры, а затем резервное копирование > Управлениерезервной копией .
Убедитесь в том, что в диалоговом оке "Подзавернутые папки" выбраны папки, для которые вы хотите сделать это.
Вы можете закрыть диалоговое окно во время синхронизации файлов с OneDrive. Или, чтобы просмотреть синхронизацию файлов, выберите Просмотр хода отправки. Если вы уже закрыли диалоговое окно, чтобы открыть OneDrive действий, выберите белое или синее облако в области уведомлений.
Доступ к папок, которые вы получили на любом устройстве
Когда файлы будут синхронизированы с OneDrive, они будут архивироваться и вы сможете получить к ним доступ из любого места в папке Документы, Рабочий стол или Рисунки. При работе с папкой "Рабочий стол" элементы на рабочем столе перемещаются вместе с вами на другие настольные компьютеры, на которых вы OneDrive.
Вы можете бесплатно получить до 5 ГБ файлов в OneDrive или до 1 ТБ с подпиской на Microsoft 365 файлов.
Если вы уже вписались в Приложение синхронизации OneDrive на компьютере, для доступа к файлу можно использовать проводник OneDrive. Вы также можете использовать мобильное OneDrive для доступа к папок на любом устройстве.
Управление или остановка резервного копирования папок компьютера
Чтобы прекратить или приступить к OneDrive папок, обновите их в OneDrive Параметры.
Откройте OneDrive параметры (выберите белый или синий значок облака в области уведомлений, а затем выберитеСправка и параметры>Параметры.)
В Параметрывыберите Резервное копирование > Управление резервной копией.
Чтобы приступить к резервному копированию папки, выберите любую папку, в которую не было вложено резервное копирование файлов,а затем выберите Начать резервное копирование.
Чтобы прекратить резервное копирование папки, выберите Остановить резервное копированиеи подтвердите свой запрос. См. важные заметки ниже.
При остановке архива папки файлы, которые уже были OneDrive, останутся в OneDrive и перестанут отображаться в папке устройства.
В папке, в которой вы прекратили архивную работу, вы увидите значок Где находятся мои файлы, который является ярлыком для ваших папок в OneDrive. Чтобы получить доступ к файлам, выберите значок, чтобы открыть папку в OneDrive.
Если вы хотите, чтобы эти файлы вернулись в папку устройства, а не в OneDrive, переместите их вручную из папки OneDrive обратно в папку устройства. Обратите внимание, что все новые файлы, добавленные в эту папку на устройстве, не будут OneDrive после остановки резервной копии.
Чтобы переместить файлы. выберите Где находятся мои файлы, чтобы открыть папку в OneDrive, выберите файлы, которые вы хотите переместить в папку устройства, и перетащите их в это место.
Устранение проблем с резервной копией папок компьютера
Вот список ошибок, которые могут возникнуть при настройках резервного копирования папок компьютера и их устранении.
Нельзя защитить файл следующеготипа: Outlook базы данных (PST).
Защита папокнедоступна. Часто эта ошибка связана с тем, что важные папки на ПК, подключенных к домену, не могут быть защищены в личной учетной записи OneDrive (если вы вошел с помощью учетной записи Майкрософт). За сведениями о решениях для защиты данных обратитесь к ИТ-администратору. У вас не должно быть этой проблемы с учетной записью для работы или учебного заведения.
Длина файла превышает максимальнуюдлину: длина всего пути, включая имя файла, не должна превышать 260 символов. Пример пути к файлу:
C:\Users\<UserName>\Pictures\Saved\2017\December\Holiday\NewYears\Family.
Чтобы устранить эту проблему, сократите имя файла или вложенных папок в OneDrive или выберите вложенную папку, которая ближе к папке верхнего уровня.
Размер файла превышает максимальныйразмер: OneDrive не можете синхронизировать файлы с 250 ГБ. Удалите эти файлы из папки, которые вы хотите защитить, и попробуйте еще раз.
Имя файла не допускается в OneDrive: имена файлов не могут начинаться с пробела или включать следующие символы: \ : / * ? < > " | . Переместите или переименуйте файл, чтобы продолжить.
Папка не выбрана длясинхронизации: папка с ошибкой не синхронизируется с компьютером. Чтобы устранить эту ошибку, откройте OneDrive Параметры (щелкните правой кнопкой мыши белый или синий значок облака в области уведомлений и выберите Параметры), выберите Выбрать папки иубедитесь, что выбрана нужная папка. Если на рисунках отображается эта ошибка, убедитесь, что выбраны (или не существуют) рисунки, снимки экрана и камера. Кроме того, имя папки OneDrive отличается от имени Windows важной папки.
Важные папкинаходятся не в папках по умолчанию: папка с ошибкой содержит еще одну важную папку и не может быть защищена до тех пор, пока она не будет перемещена. В папку могут вложены следующие важные папки: Документы, Рабочий стол, Изображения, Снимки экрана, OneDrive камеры.
Произошланеизвестная ошибка с кодом 0x80070005: если вы получили код ошибки 0x80070005, включена групповая политика "Запретить пользователю перенаправлять папки профилей вручную". Возможно, файлы из выбранных папок были перемещены в папки с одинаковыми именами в OneDrive, а исходные папки пусты. Переместите содержимое папки обратно в исходные расположения и спросите у администратора, можно ли изменить политику.
Папка содержит точку размылки (точку соединения или symlink): папка, которую вы хотите защитить, содержит файл особого типа, который связывает части файловой системы. Эти элементы не могут быть защищены. Чтобы защитить папку, удалите файл, который вызывает проблему.
Опубликовать резервное копирование папок компьютера: OneDrive пытается автоматически повторно открыть записные книжки, которые были ранее открыты. В редких случаях некоторые записные книжки могут не загружаться автоматически в OneNote после резервного копирования папок компьютера. В обход этой проблемы можно повторно открыть записные книжки в приложении OneNote с помощью > Открыть.
Внимание: Некоторые приложения могут работать правильно в зависимости от этих связей. Удалите только те ссылки, которые можно изменять.
Подробнее
Если Microsoft Outlook или OneDrive неправильное поведение, а PST-файл находится в OneDrive, попробуйте удалить PST-файлOutlook из OneDrive.
Дополнительные сведения
Чтобы получить техническую поддержку, Обратитесь в службу поддержки Майкрософт, введите свою проблему и выберите Техническая поддержка. Если вам по-прежнему нужна помощь, выберитеОбратитесь в службу поддержки, чтобы получить наилучший вариант поддержки.
Это — статья с пошаговым руководством.
Проблема
Благодаря OneDrive можно автоматически синхронизировать файлы на всех компьютерах, планшетах, телефонах или устройствах Mac и получать доступ к вашему личному облаку, где бы вы ни находились. Для получения дополнительных сведений о преимуществах службы OneDrive и ее использовании щелкните следующую ссылку: OneDrive: Нужные файлы всегда под рукой.
В этой статье рассказывается о том, как можно настроить автоматическое резервное копирование ваших документов и (или) фотографий, созданных в определенной папке или перемещенных в нее.
Решение
Шаг 1. Установка OneDrive
Чтобы начать использовать OneDrive на вашем компьютере, перейдите на страницу OneDrive. Затем нажмите кнопку Начать.
Войдите в OneDrive с использованием вашей учетной записи Microsoft.
Примечание. Чтобы воспользоваться Microsoftr, перейдите на страницу Microsoft счета.
Вы можете создать новую учетную запись или использовать существующий идентификатор Майкрософт (Windows Live, Hotmail и т. д.).
Подождите, пока программа установки подготовит OneDrive к работе.
Войдите в OneDrive с использованием своей учетной записи Microsoft.
Чтобы завершить настройку, нажмите кнопку Готово.
Папка с файлами OneDrive будет добавлена в "Избранное". Любые изменения, сделанные в этой папке, будут автоматически синхронизированы с другими вашими устройствами.
Шаг 2. Добавление файлов в OneDrive
Чтобы добавить файлы в службу OneDrive, скопируйте файл или папку для резервного копирования в папку OneDrive на вашем компьютере.
Вы можете следить за процессом отправки файлов в OneDrive с помощью значка уведомления.
Примечание. Если значок уведомления не отображается, выберите "Показывать скрытые значки" в правом нижнем углу экрана.
Перейдите на сайт OneDrive, чтобы просмотреть файлы резервной копии.
Шаг 3. Автоматическое создание резервных копий
Откройте Проводник.
Щелкните правой кнопкой мыши Документы и выберите Свойства.
В папке OneDrive выберите вложенную папку Документы и нажмите кнопку Добавить папку.
Выберите Документы и нажмите кнопку Задать папку для сохранения.
Для завершения нажмите кнопку ОК.
Повторите шаги 2–6, чтобы синхронизировать OneDrive с различными библиотеками Windows (например, "Изображения", "Музыка" и "Видео").
Примечание. При создании новых файлов в библиотеке они будут автоматически скопированы в OneDrive. Чтобы скопировать уже созданные файлы, повторите шаг 2: добавление файлов в OneDrive.
Нас интересует ваше мнение! Мы ждем ваших отзывов по данным статьям; их можно ввести в поле для комментариев в нижней части страницы. Ваши отзывы помогают нам повышать качество контента. Заранее спасибо!
Мало что в жизни может быть хуже, чем потеря документа Word, над которым вы часами трудились. Даже сохранения не всегда достаточно, если ваш жесткий диск выходит из строя и вы все теряете. Хорошей новостью является то, что вы можете автоматически создавать резервные копии документов Word в OneDrive.
Функция автоматического резервного копирования OneDrive дает вам уверенность. Благодаря избыточному хранилищу вы знаете, что даже если вы потеряете весь жесткий диск, документы с автоматическим резервным копированием будут в безопасности в облаке, и вы сможете получить к ним доступ через другой компьютер.
Как автосохранить документы Word в OneDrive
Microsoft Word может интегрироваться с OneDrive и автоматически сохранять там документы. Вместо того, чтобы пытаться создать резервную копию документа, начните свой проект правильно с автоматического сохранения в облако. Это не только защищает вас от потери документа, но также означает, что вы можете получить к нему доступ из любого места.
Выполните следующие действия, чтобы автоматически сохранять документы Word в OneDrive:
- Выберите OneDrive и подпапку, в которой вы хотите сохранить документ.
- В документе Word установите для параметра Автосохранение значение Вкл.
Когда вы сохраняете документ в OneDrive, автоматически включается автосохранение. Однако, если у вас есть документ, который еще не сохранен в OneDrive, и вы включаете Автосохранение, вам будет предложено выбрать папку.
Выберите OneDrive на появившемся экране, чтобы автоматически начать резервное копирование документа в OneDrive.
Как автоматически создать резервную копию документа Word в OneDrive
Выполните следующие действия, чтобы настроить автоматическое резервное копирование через OneDrive.
- Щелкните значок OneDrive на панели задач (тот, который выглядит как облако).
- Выберите «Справка и настройки».
- Выберите «Настройки»> «Резервное копирование»> «Управление резервным копированием». Появится новый экран, позволяющий выбрать папки для резервного копирования.
OneDrive будет автоматически синхронизировать файлы, когда вы с ними работаете. Хотя у вас должна быть привычка нажимать CTRL + S, чтобы сохранить свой прогресс при работе с документом, OneDrive будет периодически загрузите самую последнюю версию документа в облако.
Сохраняйте новые документы Word в папку «Документы», иначе они не будут копироваться автоматически.
Вы можете проверить статус синхронизации наведя курсор на значок OneDrive на панели задач. Он покажет текущий прогресс загрузки и время, необходимое для первоначального резервного копирования.
Как OneDrive организует файлы
По умолчанию OneDrive показывает файлы в проводнике. Если у вас несколько учетных записей OneDrive, способ отображения файлов немного отличается.
- После входа в OneDrive и настройки резервного копирования вы сможете найти свои файлы в проводнике Windows.
- Щелкните значок проводника и выберите OneDrive в списке слева. Вы сможете увидеть все документы, изображения и другие файлы, резервные копии которых были созданы с вашего компьютера, в OneDrive.
- Если вы используете две отдельные учетные записи OneDrive и получаете к ним доступ на одном компьютере, файлы будут отображаться с разными схемами именования.
Как скачать файлы из OneDrive
Если произойдет худшее, и вы потеряете доступ к своему компьютеру (или вы случайно удалите файл и вам нужно повторно загрузить его из облака), это легко сделать.
- Щелкните этот значок, чтобы сохранить файл на компьютере, на котором вы сейчас находитесь.
- Этот же метод работает, если вам нужно загрузить всю папку.
OneDrive предлагает автоматическую защиту
Жесткие диски выходят из строя. Компьютеры украдены. Включите автоматическое резервное копирование с помощью OneDrive и найдите время, чтобы понять, как работает программа. Тогда вы сможете вздохнуть спокойно, зная, что ваши важные документы Word и другие данные защищены.
Читайте также: