Как загрузить документы в диадок одним файлом

Обновлено: 07.07.2024

Плюсы перехода на электронный документооборот очевидны: это существенное сокращение затрат за счет расходов на бумагу, печать и хранение документов, услуги почты (см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров»), а также минимизация налоговых рисков за счет отсутствия расхождений в счетах-фактурах (см. «Новая форма декларации по НДС: как избежать доначислений налога»). На практике же все эти плюсы нередко перешивает миф о том, что электронный документооборот — это слишком сложно для малого/среднего бизнеса и что бухгалтеру для ведения ЭДО придется освоить принципиально новую для него систему. Однако это не так. Ведь подавляющее большинство бухгалтеров уверенно пользуются 1С. А многие операторы ЭДО давно разработали специальные решения, с помощью которых пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса этой привычной им бухгалтерской программы. Рассмотрим работу с электронными документами на примере интеграции 1С и системы ЭДО «Контур.Диадок».

Скачайте интеграционный модуль

В «Диадоке» есть специальный интеграционный модуль. Это приложение, которое можно скачать и установить на свой компьютер. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к «Диадоку», и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.

В модуле можно брать документы, подготовленные в 1С (например, счета-фактуры и накладные), подписывать их электронной подписью и отправлять контрагенту. Также можно получать документы от клиентов и партнеров и в несколько кликов мышкой «завести» их в 1С. При этом переносить данные вручную не требуется, поэтому ошибки на данном этапе исключены.

Модуль доступен всем желающим. Если в вашей компании есть системный администратор или другой специалист, который курирует 1С, установить и настроить модуль — его забота. Если такого специалиста нет, то можно обратиться в техподдержку «Диадока». Консультант поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.

Итак, модуль установлен и настроен. Его базовые функции — получать, согласовывать и отправлять документы. Давайте посмотрим, что надо сделать для выполнения каждого из названных сценариев.

Как получить документы от контрагентов

Как показывает опыт «Диадока», большинство организаций, переходя на ЭДО, сначала пробуют получать документы от контрагентов. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.

Все входящие документы попадают в папку «Полученные через Диадок».

Серым цветом выделены документы, которые вы получили от контрагента, но еще не продублировали в 1С. Чтобы это сделать, откройте нужный документ из папки «Полученные через Диадок» и щелкните пункт меню «Создать», затем кнопку «Операции», выберите тип документа и заполните открывшуюся форму.

Подпишите документ с помощью кнопки «Подписать».

Полученные электронные счета-фактуры, как и бумажные, не требуют вашей подписи. Поэтому после нажатия кнопки «Подписать» будут автоматически сформированы технологические документы, необходимые по закону при передаче каждого электронного счета-фактуры (подробнее об алгоритме обмена см. «Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами»).

Как согласовывать документы

Как правило, документооборот и учет в организациях ведут разные люди. С бумажными документами это выглядит так: бухгалтер готовит документ, менеджер контролирует его содержание, согласовывает с контрагентом и идет к руководителю за подписью. Или менеджер получает от поставщика закрывающие документы, несет руководителю на подпись, а затем бухгалтеру на учет. При ЭДО все участники этих цепочек могут даже не вставать со своих рабочих мест.

Предположим, вам требуется согласовать и передать на подпись полученный от контрагента документ. Для этого нужно войти в папку «Полученные через Диадок», открыть искомый документ, щелкнуть по кнопке «Согласование» и выбрать из предложенных вариантов: «Передать на согласование» или «Передать на подписание».

В первом случае вы увидите форму, в которой обязательно следует указать получателя, его подразделение и должность (это необязательно), а также сотрудника, который в итоге должен подписать данный документ. При желании можно написать комментарий. Важно, что согласовать документ можно только до того, как его подпишут.

Если вам нужно, чтобы адресат согласовал и подписал документ, выбираете соответствующую графу и заполняете форму.

Когда адресат выполнит запрошенное действие, статус документа в папке «Полученные» изменится на «Согласован» или «Подписан».

Документы можно отфильтровать по контрагенту или типу. Отметьте галочками нужные и нажмите «Согласование». Как и в случае с входящими документами, модуль предложит вам «Передать на подпись» или «Передать на согласование».

После этого документы попадают в папку «Исходящие на согласование». Если от адресата требуется только согласовать документ, после согласования статус документа изменится на «Согласован». Тогда вы сможете передать документ на подпись, если это не ваши полномочия. Если от адресата требовалась подписать документ, то после того, как он это сделает, документ автоматически уйдет контрагенту и переместится в папку «Отправленные».

Если вам нужно загрузить документы с диска, используйте вкладку «Отправка с диска».

Документы попадают в папку «Отправленные через Диадок».

Каждый из этих базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это, не задумываясь, автоматически. Если вопросы все-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в техподдержку — она работает круглосуточно.

Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО

Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.

Как создать документ в Диадоке

В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.

1. Нажмите на кнопку «Новый документ».

2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.

3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.

4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.

Отправка и прием документов в Диадоке

Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.

При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.

Как принимать документы по ЭДО

Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.

Какие документы можно отправлять через ЭДО

Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.

Как работать с документами из 1С

Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.

Поэтому документы объединяются в Пакет . Состоять такой пакет может из нескольких документов доступных типов .

Предварительно следует назвать пакет, определить состав и логику сбора документов. Каждый этап подготовки описывается в событии подключаемого модуля.

Определение пакетов на отправку¶

Документы, которые будут отправлены вместе, отображаются в списке для отправки в одну строку.

Описание пакета берется из события подключаемого модуля ПолучитьТаблицуИспользуемыхПакетов .

На выходе получаем таблицу, которая определяет:

название пакета для пользователя;
название категории, к которой относится пакет (необязательное заполнение);
документы, формат которых можно переопределить в пользовательских настройках (необязательное заполнение).

Название пакета можно задавать какое угодно. Главное, чтобы пользователю было понятно, что он отправит. Например, согласно бизнес-логике («Возмещение») или типу документа («УПД»).

Категория пакета - группа видов пакетов, из которых формируется только один, например УПД или СФ+ТОРГ. Это разрешает включать или отключать вид пакета на отправку в настройках организации или контрагента.

Состав пакета нужен для отображения списка документов в настройках документов организации или контрагента, которым можно:

изменять формат формализованного, если предусмотрено в модуле;
изменять на свою печатную форму в пользовательском режиме;
добавлять внешнюю печатную форму, которая может формироваться на основании документа-основания 1С.

Хранение:

на объектах Диадока в справочнике «Диадок: Дополнительные справочники» (Имя справочника = «ВидыПакетов»);
в типовом регистре дополнительных сведений таблица сохраняется в кэше сеанса по данным из подключаемого модуля.

Пример заполнения:

Форматы документов¶

При формировании документа важно знать какие передавать сведения, учитывать ограничения ФНС и др.

Для объединения похожих по структуре документов используются такие характеристики: тип контента , функция и тип документа API.

Определение комбинаций этих характеристик («видов документов»), которые будут использованы в пакетах на отправку, происходит в функции ПолучитьТаблицуИспользуемыхВидовДокументов

Хранение:

Хранение на объектах Диадока:

на объектах Диадока в справочнике «Диадок: Дополнительные справочники» (Имя справочника = «ВидыПакетов»);
в типовом регистре дополнительных сведений таблица сохраняется в кэше сеанса по данным из подключаемого модуля.

Определим форматы на следующих примерах:

формализованный УПД;
формализованный иУПД, формат которого зависит от УПД;
полуформализованный Счет на оплату.

Для этого используем такой код:

Заполнение списка пакетов на отправку¶

Построение запроса для заполнения списка пакетов на отправку происходит в функции ПолучитьТекстЗапросаДляСпискаПакетовНаОтправкуПоМассивуВидовПакетов .

Логика заполнения пакета предусматривает наличие одного главного документа, без которого отправлять контрагенту остальные не имеет смысла.

Сколько таких документов будет выбрано в запросе, столько пакетов и будет сформировано на отправку.

Пример выбора счетов-фактур из 1С для формирования вида пакета «УПД»:

Состав пакетов¶

Наполнение документами происходит в функции ПодготовитьПакет .

Для каждого вида пакета вычисляются ссылки на документы 1С, которые стоит подготовить и добавить в электронном виде.

Это может быть только главный документ, либо связанные с ним документы и т.п.

В качестве параметров передаются:

структура пакета, в который добавляется документ;
ссылка на документ 1С, по сведениям которого будет сформирован электронный документ;
внутренний идентификатор вида документов, в формате которого будет сформирован электронный документ;
дополнительный параметр, который будет передан в функцию по формированию электронного документа (необязательный).

Пользователю видны подготовленные документы в форме пакета на отправку.

Пример определения состава пакетов:

Формирование электронного документа¶

Электронный документ состоит из метаданных и контента, заполнение которых происходит в функции ПодготовитьЭлектронныйДокумент .

Описание требуется для каждого вида документа или типа контента, которые используются при отправке.

Формализованный¶

Сбор контента для формализованных документов проще всего сделать с помощью метода основного модуля «ТиповойМодуль_ПолучитьКонтент».

В параметрах передается ссылка на документ 1С и тип контента, который надо собрать. Если это УПД или УКД, то в дополнительных параметрах стоит указать функцию.

Полученную структуру переводим в объект XDTO с помощью метода основного модуля «ЗаполнитьКонтентXDTOПоСтруктуре».

Пример типового сбора контента для документов типа «УПД»:

Если документ 1С доработан или сбор контента для его типа не определен в модуле, то можно воспользоваться шаблоном кода.

В настройке модуля на закладке «Подключаемый модуль» при нажатии на кнопку «Генерировать пример подключаемого модуля» откроется вспомогательная форма.

В этой форме надо отметить галочкой нужный формат документа и нажать «Сгенерировать шаблон кода ПМ».

Определение значений полей в формате приказа №820 есть в документации .

Пример заполнения контента продавца в формате приказа №820 (Utd820SellerContent):

Неформализованные документы¶

Для неформализованных документов заполняется мета и файл.

Мета содержит сведения о номере, дате документа, имени файла и т.д. в зависимости от типа документа.

Получить двоичные данные файла можно несколькими способами:

с помощью метода основного модуля «ТиповойМодуль_СформироватьПечатнуюФорму» для типовых печатных форм документов «Счет на оплату» и «Акта сверки»;

с помощью метода «СформироватьВнешнююПечатнуюФорму» для внешних печатных форм;

стандартными функциями из объектов 1С, например «ПрисоединенныеФайлы.ПолучитьДвоичныеДанныеФайла».

Отправка пакета-шаблона¶

Для отправки таких пакетов необходимо выполнить следующее:

Добавить необходимый вид пакета-шаблона в функции ПолучитьТаблицуИспользуемыхПакетов .

Заполнить ПараметрыШаблона структуры Пакет в функции ПодготовитьПакет .

Если поля документа созданного на основании шаблона требуется дозаполнить, то необходимо указать соотвествующий идентификатор настройки редактирования ПараметрыШаблона.EditingSettingId в функции ПодготовитьЭлектронныйДокумент .

Если идентификатор настройки редактирования заполнен, то модуль не будет выполнять валидацию контента шаблона.

Отправка дополнительной печатной формы¶

В настройках организации / контрагента есть возможность к виду документа привязать отправку дополнительных печатных форм.

С такой настройкой при формировании пакета, в составе которого есть УПД, в пакет будет добавляться еще и внешняя печатная форма, как отдельный неформализованный документ.

Влиять на формирование такого документа можно в событии ПодготовитьЭлектронныйДокументПоВнешнейПечатнойФорме . Например, можно переопределить документ, на основании которого формируется печатная форма.

Пример подготовки печатной формы:

Заполнение реквизитов документов в списке на отправку¶

В списке документов на отправку возможно два режима просмотра:

по пакетам,
развернуто по документам пакета.

Режим просмотра регулируется настройкой модуля Расширенные настройки → Документы → Показывать содержимое пакета на отправку.

Для заполнения списка необходимо определить дату, номер и сумму каждого документа пакета. Способ их определения без заполнения контента определяется в событии ЗаполнитьРеквизитыДокумента .

Услуга аккредитованного юридического лица по электронному документа-обороту между продавцом и покупателем заверенными электронными подписями участников процесса.

Кто является оператором и предоставляет услуги ЭДО?

Лицензированные и аккредитованные компании.
Их много и конечный выбор за пользователем.

В нашем примере для демонстрации мы воспользовались услугами компании Контур.Диадок.

Могут ли операторы ЭДО обмениваться документами между собой?

Да, могут, процедура обмена называется «Роуминг».
Каждый поставщик услуг ЭДО публикует в открытом доступе список услуг и компаний, с которыми у них налажен роуминг и обмен данными.

Ручной процесс подготовки и отправки документов требует внимательности и может содержать досадные человеческие ошибки.

Рассмотрим пример, клиент оплатил счеты, мы оказали ему услугу. Сопровождение заказа осуществляется в карточке сделки Битрикс24.CRM.

Далее по сценарию руководитель компании или сотрудник с правом электронной подписи, в оговоренное время раз или более заходит в личный кабинет оператора ЭДО, проверяет подготовленные документы, подписывает их и тем самых активирует начало процедуры ЭДО.

Статус отправленных документов меняется в режиме реального времени сразу после отправки и подписи контрагентом.

Можно ли автоматически загружать документы в ДИАДОК?

Можно, потребуется установить приложение от ДИАДОК.

Это универсальный согласованный с налоговыми органами РФ формат обмена данными.

Они опубликованы на официальном сайте этой компании, средняя цена отправки 1 документа от 7,5 рублей и ниже.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Alphabet начала использовать в офисе Google своих универсальных обучаемых роботов для уборки и других повседневных задач Статьи редакции

Роботы умеют сортировать мусор, протирать столы и передвигать стулья.

Роботы Everyday Robot протирают столы Everyday Robot Поездка началась: как сервис по заказу такси DiDi вышел на рынки Мексики, Чили и Новой Зеландии

И почему этот опыт помог ему закрепиться в России.

В ИТ из образования, строительства и банкинга: выпускники ИТ-курсов о смене профессии Университет Иннополис проводит курсы ускоренной подготовки кадров. С 2016 года обучение по различным программам прошли 2 500 специалистов. Выпускники курса по тестированию рассказывают истории своих карьерных изменений.

3 и 4 декабря поговорим о трендах в индустрии, технологиях и научном мире.

Почему вы должны считать всех глупыми, ленивыми и, возможно, ненормальными (включая самого себя)

Это осознание не радует, но многое объясняет.

Как вывести бизнес по перепродаже вещей на оборот в 2 млн рублей в месяц

Рассказывает руководитель проекта Svalka.

McDonald’s в России запустила подписку на кофе и другие горячие напитки Статьи редакции

Абонемент на две недели обойдётся в 369 рублей — по нему можно ежедневно получать маленький американо или капучино.

«Тинькофф» собирает персональные данные до отправки формы заявки

Заполнял вчера форму на подключение мобильной связи от тинькова, вбил регион, свой номер телефона, и ушёл с сайта. Сегодня мне названивают менеджеры с вопросами, интересовался ли я, почему не подключил, и предлагают подключиться.

Аудиоплеер Winamp обновил сайт и логотип и открыл регистрацию на бета-тестирование новой версии приложения Статьи редакции

В 2018 году разработчики обещали перезапустить его — но этого не произошло.

Как мы улучшили общение с пользователями и оптимизировали внутренние процессы работы службы поддержки

Рекомендации и сильная команда: как попасть в акселератор Alchemist и что там делать

В ноябре 2021 года прошел очередной набор стартапов в один из крупнейших акселераторов для b2b проектов Alchemist. По данным официального сайта, каждый второй стартап, закончивший его программу, получает финансирование. А за девять лет существования акселератора через него прошли больше 300 компаний — при условии, что в каждый набор попадают не…

Бухгалтеры делятся идеями, как выгрузить документы из 1С в «Контур-Диадок». И как при этом обойтись без покупки платного модуля.

«Нужна помощь зала, друзья. Бьюсь несколько дней уже своим непрограммистским умом, пытаюсь понять как из 1С в „Контур-Диадок“ документы исходящие выгрузить. Покупая это ПО, наивно считала, что это формат для выгрузки будет по-любому в 1С. Сейчас с ужасом на все эти платные модули смотрю и не понимаю, неужели как-то по-другому нельзя? Поделитесь наработками пожалуйста!».

В комментариях пишут, что нужен дополнительный модуль:

«Нужен дополнительный модуль к 1С. Это к поставщикам 1С надо обратиться».

На это пишут, что обращаться нужно не к поставщику 1С, а к «Контуру»:

«Поставщик 1С не продаёт модуль к Диадоку. Модуль продаёт сам Контур».

Кто-то советует позвонить в техподдержку, там подскажут:

«Позвоните в техподдержку. Они подскажут. Если документов не много, то можно без модуля обойтись. Но с ним, конечно, гораздо удобнее».

Автор на это пишет, что звонила, ничего не подсказали. Предложили платный модуль. У нее спросили, что ей вообще нужно сделать:

Автор пишет, что «да, только акты выставить». На это ей пишут:

«Просто если так, можно воспользоваться встроенным в 1С сервисом для ЭДО (лучше Такском — там документы в облаке хранятся, при необходимости можно будет обратиться). Роуминг с Диадоком настраивается достаточно спокойно (письмо нужно только написать своему оператору) — и вперед. В смысле, если у вашего контрагента вдруг Диадок: не обязательно и вам сидеть на нем же, есть варианты».

Автор пишет, что не хочет покупать второй сервис:

«Я уже на Диадоке по воле случая, не покупать же второй сервис».

Ей подсказывают, как можно бесплатно получить:

И еще вариант решения проблемы:

«Есть обработка для 1С позволяющая выгружать в формате XML, который потом без проблем загружается в Диадок. Да, это не так, как через модуль, но все же позволяет грузить доки в Диадок. Да и модуль продают со скидкой, если попросить и есть демонстрационная версия, можно попробовать как все работает и принять решение».

А Центр обучения «Клерка» советует посмотреть запись вебинара «Лайфхаки 1С: о чем вы можете не догадываться». Со скидкой 73%.

Читайте также: