Какой пункт меню файл нужно выбрать чтобы сохранить файл под другим именем
Обновлено: 03.07.2024
На этом шаге мы рассмотрим способы сохранения документа.
В конце каждого сеанса работы, во время которого документ подвергался изменениям, следует сохранить результаты работы. Это делается посредством выбора пункта меню Файл | Сохранить или с помощью нажатия комбинации клавиш Ctrl+S, или щелчка мышью на кнопке , расположенной на стандартной панели инструментов.
Документ Word можно сохранять под другим именем, при этом файл со старым именем также остается на диске , а дальнейшие изменения будут относиться только к файлу с новым именем .
Сохранение файла под новым именем осуществляется в пункте меню Файл | Сохранить как. При этом на экране появится окно, аналогичное следующему:
Рис.1. Сохранение документа под новым именем
- в списке Папка необходимо выбрать диск или имя папки, в которой хотите сохранить документ;
- в поле Имя файла нужно указать новое имя файла;
- кроме того, можно выбрать из списка Тип файла другой формат сохранения.
- Отметим, что аналогичное окно появляется при первом сохранении файла, то есть тогда, когда выбирается пункт меню Файл | Сохранить.
- При первом сохранении файла в качестве имени (содержимое строки Имя файла на рисунке 1) Word берет содержимое первой строки документа. Можно, конечно, оставить предлагаемое по умолчанию имя файла, однако лучше придавать файлам содержательные имена. Это избавит вас в дальнейшем от утомительных поисков нужного файла.
- Если файл сохраняется первый раз, то выполняется пункт меню Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как (но лучше выполнять Файл | Сохранить как). В этих случаях на экране появляется окно, представленное на рисунке 1.
- При необходимости сохранить файл на том же самом диске под другим именем, или на другом диске под тем же или другим именем, выполняется пункт меню Файл | Сохранить как.
- Пункт меню Файл | Сохранить выполняется тогда, когда требуется сохранить изменения в уже существующем файле, который сохраняется под тем же самым именем.
В заключение поговорим немного о типах файлов. На рисунке 2 приведен фрагмент списка, содержащего перечень типов файлов:
Рис.2. Фрагмент списка возможных типов файлов
- Документ Word ( файлы с расширением doc) - это сжатый файл, который занимает на диске значительно меньше места, что важно при работе с документами большого объема.
- Текст в формате RTF ( файлы с расширением rtf) - в результате получается файл больший по объему (иногда значительно), чем файл с расширением doc . Однако имеются определенные преимущества использования этого формата:
- RTF -файл можно открыть в любой версии текстового редактора Word . Это очень удобно в том случае, когда планируется передавать этот файл другим лицам и неизвестно, какая у них версия Word ;
- RTF -файл, как правило, не подвержен заражению компьютерными вирусами , что достаточно часто наблюдается у файлов с расширением doc .
Таким образом, на наш взгляд, формат RTF является более предпочтительным, хотя по умолчанию, Word предлагает сохранять документы в файлах с расширением doc .
Клип, иллюстрирующий процесс сохранения документа в файле, можно увидеть здесь, а взять его здесь.
На следующем шаге мы приведем несколько заданий на закрепление изученного материала.
Как сохранить текстовый документ и изменить его имя. Вы создали документ в текстовом редакторе Word, сохранили его, но через некоторое время поняли, что его лучше переименовать и переместить в другое место. По умолчанию все файлы текстового редактора Word сохраняются в папке «Mои документы» и через некоторое время их накапливается там столько, что найти нужный файл (как найти файл читайте здесь ) бывает очень проблематично. Лучше сразу сохранять все файлы в определенных папках и определенном месте, чтобы потом не гадать, что это за файл и где его искать.
Как сохранить текстовый документ и переименовать его
Для того чтобы сохранить документ в нужном месте и изменить его имя, сделайте следующее.
В поле Имя файла открывшегося диалогового окна будет представлено текущее имя документа. Обычно это первая строка созданного документа.
Слева выберите место для сохранения файла. У меня на рисунке выбран Рабочий стол. В поле Имя файла замените название на новое.
Чтобы сохранить свой документ в новой папке, щелкните в окне сохранения документа на кнопке Создать новую папку (значок папки с желтой звездочкой в правом верхнем уголке наверху этого окна, где написано слово «Сервис»). Сразу же переименуйте папку как вам необходимо.
Щелкните на кнопке Сохранить и ваш документ будет сохранен под другим именем и в том месте, которое вы укажете.
Если документ уже был давно создан, то его можно открыть и переименовать таким же способом, как описано выше, но тогда у вас будет два файла. Один под старым названием, другой – под новым.
Лучше такой файл переименовать не открывая его. Щелкните правой кнопкой мыши по файлу и выберите в выпадающем меню запись Переименовать. Название файла окраситься в синий цвет. Установите курсор до точки с расширением файла. Сотрите старое название, нажав на клавиатуре клавишу Backspace, и напишите новое.
Лучше скрыть расширение файла, чтобы случайно его не стереть, иначе ваш файл может больше не открыться, особенно на другом компьютере. Как это сделать, читайте здесь.
Теперь вы знаете, как сохранить текстовый документ в другом месте, а заодно и переименовать его.
Всем привет! Сегодня поговорим про сохранение документов в разных программах. Этот урок поможет новичкам быстро сохранять файлы, и выбирать их формат.
Сохранение документов
В большинстве компьютерных программ файлы можно сохранять с помощью горячих клавиш Ctrl+S, или Command+S для Apple. А также, нажав на кнопку со значком дискеты, которая выглядит примерно, как на изображении ниже.
В программах Microsoft Office, таких как Word, Excel и других, документы сохраняются сочетанием клавиш Shift+F12.
Также в большинстве программ, сохранить документ можно с помощью меню «Файл/Сохранить» или «Сохранить как».
Как выбрать формат для сохранения файла
Чтобы сохранить файл в определенном формате, нужно в меню программы выбрать «Файл/Сохранить как». А затем в блоке «Тип файла» выбрать нужный формат. Ниже показан пример из MS Word.
Как работает сохранение документов и файлов
Когда вы создаете новый документ, поработав с ним сохраните его обычным способом, или с помощью меню «Файл/Сохранить как». Затем выбираете место хранения и имя файла.
При дальнейшей работе с документом, будет достаточно просто сохранять его по окончанию работы. Файл будет перезаписываться. А если нажать «Сохранить как», то можно создать новую копию документа с другим названием, и сохранить его в другое место.
Недопустимые имена файлов
В операционной системе Windows есть некоторые символы, которые нельзя использовать в названиях файлов и папок, а именно:
Также существуют зарезервированные слова, которые нельзя использовать в качестве имен файлов и папок.
1. Выберите в меню Файл команду Сохранить как. Появится диалоговое окно «Сохранение документа».
2. Откройте папку, в которой надо сохранить отредактированный документ.
3. Введите в текстовое поле Имя файла новое имя файла и щелкните по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен под другим именем как новый документ, причем документ под старым именем также останется во внешней памяти компьютера.
При сохранении документа хорошей практикой является задание функции, которая приказывает редактору WORD выполнять автоматическую запись файла через определенные интервалы времени.
Для включения автоматического сохранения документа надо выбрать в меню Сервис команду Параметры. Затем нужно открыть вкладку Сохранение и включить выключатель Автосохранениекаждые. Эти действия приведут к активизации счетчика Минуты. Теперь необходимо вписать или выбрать соответствующее количество минут, например, 20 минут.
Можно также установить флажок для опции Создавать резервную копию. Когда мы сохраняем документ, то Word будет сохранять две версии документа. При этом он изменит название файла, содержащего предыдущую версию документа, добавив вначале названия файла слово КОПИЯ и присвоив файлу расширение .WBK, а затем с обычным названием сохранит новую версию документа. Таким образом, запоминается наш документ с расширением .DOC и его предыдущая версия с расширением .WBK. Если мы решим вернуться к предыдущей версии документа или понадобится взять из нее определенные фрагменты текста, то можно открыть предыдущую версию и переименовать файл, удалив слово КОПИЯ и изменив расширение .WBK файла на расширение .DOC.
Установка режима автосохранения документа
1. Выберите в меню Сервис командуПараметры и в появившемся окне «Параметры» активизируйте вкладку Сохранение.
2. Включите опцию Всегда создавать резервную копию.
3. Установите интервал автосохранения 15 минут, щелкая по кнопкам счетчика, определяющего промежуток времени в минутах.
4. Щелкните по кнопке ОК. Режим автосохранения установлен.
Сохранение данных на диске одна из самых важных операций. Во время подготовки текста стоит время от времени выполнять вспомогательное сохранение, то есть приостанавливать работу, записывать файл на диск и только потом продолжать редактирование. Такие действия помогут избежать потери информации в случае перебоев с электропитанием или аварии на самом компьютере. Если мы будем выполнять вспомогательное сохранение, например, каждые десять минут, то будут утеряны только те изменения, которые были внесены в течение нескольких минут с момента последнего сохранения.
Закрытие документа
Закрытие документа можно произвести двумя способами. Во-первых, стандартным способом, принятым для всех окон, то есть простым щелчком по кнопке Закрыть. Во-вторых закрытие окна документа можно произвести с помощью команды Закрыть, находящейся в Системном меню окна документа. И в третьих - выбрав в меню Файл также команду Закрыть.
Как мы уже говорили ранее, перед окончанием работы над текстом, и выходом из редактора, надо сохранить документ на диске в виде файла. Если же мы забыли и не выполнили эту операцию, то при закрытии документа Word напомнит нам, что мы внесли изменения в документ и не сохранили их. При этом на экране появится диалоговое окно и Word предложит принять решение, щелкнув по одной из трех командных кнопок:
Да - выбор этой кнопки приведет к тому, что сделанные нами изменения будут сохранены на диске. Редактор закончит работу над документом, а результат будет таким же, как если бы мы выполнили команду Сохранить.
Нет - выбор этой кнопки приведет к тому, что сделанные изменения не будут сохранены. Редактор закончит работу над документом, но когда мы снова откроем этот документ, то увидим, что он не изменился.
Отмена - приводит к отмене выполнения текущей операции. Мы вернемся к редактированию документа без его сохранения на диске.
Закрытие документа
1. Выберите в меню Файл команду Закрыть.
2. Закройте новый документ, созданный на основе шаблона Современный отчет, без его сохранения во внешней памяти компьютера.
Контрольные вопросы
1. Перечислите этапы подготовки документа.
2. Что понимается под шаблоном документа?
3. В чем отличие Мастера от обычного шаблона?
4. Каким образом можно перемещаться по экранным страницам?
5. Что понимается под режимом просмотра документа?
6. Перечислите элементы, которые могут находиться на Рабочем поле.
7. Какие непечатаемые символы вам известны?
8. Как перейти на другую строку, не начиная нового абзаца?
9. Какая комбинация клавиш позволяет переключиться на ввод символов кириллицы.
10. В каком случае при вводе текста следует нажимать клавишу ENTER.
11. Опишите правила ввода знаков препинания.
12. Как правильно вставлять слова в скобки и кавычки?
13. Какие символы используются для печати римских цифр?
14. Какая комбинация клавиш позволяет попасть в конец документа?
15. Какую информацию нужно вводить при сохранении нового документа?
16. С какой целью введена команда Сохранить как?
17. Какое расширение получает старая версия документа?
18. Перечислите способы закрытия документа.
EMBED MSPhotoEd.3
[1] Возможен выбор и ряда других категорий.
[2] Здесь под экранной страницей понимается часть текста документа, который расположен в Рабочем поле окна документа. Размер экранной страницы зависит от величины окна документа.
[3] Когда мы говорим о комбинации нескольких клавиш, объединяя их знаком +, то это значит, что надо, удерживая в нажатом состоянии первую клавишу, кратко нажать следующую клавишу из этой комбинации клавиш.
Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:
1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.
2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.
3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.
Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:
1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.
2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.
3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.
В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.
Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.
В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.
Сохранение документов
Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.
Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:
1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).
3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .
Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.
В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.
Закрытие документов
Закрыть документ можно различными способами:
1. С помощью команды Файл – Закрыть.
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.
Режимы просмотра документов
В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.
Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Рис. 8.2. Режимы просмотра документа
Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.
В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.
В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.
Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.
Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.
Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.
Масштаб отображения документа на экране
Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.
Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.
Читайте также: