Кто отвечает за компьютеры в организации

Обновлено: 05.07.2024

Приказ о закреплении оборудования за работниками – документ, который помогает привести деятельность организации к соответствию требованиям охране труда.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Выполняющиеся в интересах работодателя работы повышенной опасности предполагают оформление ряда документов. Правила охраны труда говорят об этом четко.

Какого рода оборудование может быть закреплено

Каждый из работодателей для себя определяет, кто будет нести ответственность за сохранность оборудования на предприятии: он либо кто-либо из работников. Естественно, многие предпочитают второй вариант, так как при этом возрастает ответственность производимых работ, сотрудники выполняют свои обязанности, руководствуясь существующими нормами.

Важное обстоятельство: эксплуатируемое оборудование должно предполагать разряд работ повышенной опасности.

Например, токарный станок, сварочный аппарат, экскаватор (считается горной техникой), автомобиль относятся к этому перечню, так являются оборудованием повышенной опасности.

Дополнительные документы

Помимо приказа о закреплении оборудования за работником, для полноценной работы будет необходим акт приема-передачи этого оборудования. Без него приказ не будет иметь юридической силы.

Нормативные акты

Как известно, любой официальный документ становится «увесистее» со ссылками на подкрепляющие документы. Формулируя основную часть приказа, можно ссылаться на 21 и 238 статью Трудового кодекса. Именно они регулируют взаимодействие работодателя и работника в вопросах передачи ответственности за сохранность оборудования.

Также при детальном разборе исходных законодательных актов не стоит упускать из виду «Правила безопасности при работе с инструментами и приспособлениями», которые были утверждены приказом №42 Минэнерго СССР 30 апреля 1985 года.

В них сказано о том, что каждое оборудование должно иметь свой инвентарный номер (для автомобилей используется их собственный номерной знак). На эксплуатируемом объекте должна также быть закреплена табличка (надпись) с перечнем тех сотрудников, которые имеют право с ними взаимодействовать.

На этой же табличке указывается единственное материально ответственное лицо, которое отвечает за исправность станка, инструмента или другого потенциально опасного оборудования.

В этих же «Правилах безопасности» (пункт 2.1.3) описывается необходимость краткой выписки из инструкции по охране труда либо памятка по технике безопасности, которая нужна для каждого вида установленного на предприятии оборудования. К этой выписке необходимо обеспечить свободный доступ сотрудникам. Она должна находиться на видном месте. Эти правила никто не отменял, они полезные рекомендации для организаций, которые заботятся о соблюдении норм охраны труда собственными сотрудниками.

Составные части приказа

Документ состоит из нескольких элементов:

Вводной части.
Основной части.
Заключительной части.

В каждой из них должен размещаться собственный пласт информации.

Вводная часть

В верхнем вводном куске документа обязательно должны быть название организации и ее реквизиты (адрес, телефон и пр.). В некоторых компаниях прибегают к печати специальных бланков для оформления подобного рода документов. В верхней части такой заготовки всегда напечатана контактная информация юридического лица.

Помимо этого, во введении непременно указываются город и дата подписания бумаги.

Приказ нумеруется. Этот номер впоследствии (вместе с названием и датой) должен служить отличительным признаком бумаги от всех прочих, когда ее наличие отмечается в журнале регистрации приказов предприятия.

Основная часть

«Тело» приказа начинается с мотивации: что побудило руководителя его сформировать либо одобрить. Она может звучать так: «С целью обеспечения безопасности дорожного движения» или так: «Для обеспечения сохранности переданного в эксплуатацию инструмента». Существуют еще сотни разных формулировок. Все будет зависеть от конкретных обстоятельств и условий, в которых работает организация.

Потом располагается перечень оборудования и лиц, за которыми оно закрепляется. С указанием инвентарных номеров, номерных знаков авто и фамилий и инициалов работников, которые за ними закрепляются. Часто это достаточно длинный перечень.

Важный момент! Ответственным за сохранность может быть только один, а к работе на одном станке может быть допущено неограниченное количество лиц.

Для того чтобы это прописать в официальной бумаге, прибегают к формулировке типа: «Иванов И.И. допущен к работе на токарно-винторезном и заточном станке». Приказ может оформляться в произвольной форме, как будет удобнее в конкретных обстоятельствах. Важно, чтобы формулировки не допускали двоякого истолкования и поддерживался официальный стиль изложения.

Дополнения

Помимо основных и необходимых для приказа данных, в нем могут содержаться сведения о:

Том, как конкретно ответственные лица должны обеспечивать сохранность оборудования: соблюдать требования пожарной безопасности, использовать соответствующие СИЗ (средства индивидуальной защиты). Это может быть целая цитата из инструкции по охране труда.
В какой документ заносятся сведения о техническом обслуживании оборудования.
Допущенных к одному из станков лиц единым списком, с упоминанием того, что все они сдали положенные зачеты по охране труда.

При больших объемах данных допустимо применение таблиц, но обычно бывает достаточно объемного перечня.

Завершается приказ о закреплении оборудования за работниками подписью руководителя.

Составные части компьютера нередко приходится списывать из-за поломки. Так же в связи с развитием технологий компьютеры морально устаревают быстрее, чем другие виды техники. Поэтому даже рабочие компьютеры нужно обновлять через 3–5 лет. Как бухгалтеру учесть замену вышедшей из строя или устаревшей части компьютера? Разберем требования ФСБУ на примере.

Как учитывать компьютеры и комплектующие

Вебинар в Контур.Школе. Разбор практических ситуаций.

С точки зрения Инструкций по бухгалтерскому учету в учреждениях госсектора, компьютер является «обособленным комплексом конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Ранее в письмах Минфина не раз разъяснялось, что комплектующие, являющиеся составными частями компьютера, не могут выполнять свои функции по отдельности. Следовательно, компьютер должен учитываться как основное средство, единый инвентарный объект, а монитор, системный блок, клавиатура, мышь, до сборки компьютера, как материальные запасы.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций госсектора «Основные средства» содержит такое же определение: «объектом основных средств признается обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы».

Пример

На балансе учреждения числится инвентарный объект — компьютер стоимостью 108 000 ₽ ., приобретенный в 2016 году.

Компьютер состоит из:

системного блока — стоимостью 63 000 ₽
монитора — стоимостью 35 000 ₽
блока питания, клавиатуры, мыши — стоимостью 10 000 ₽

В 2018 г. системный блок сломался. На момент замены системного блока сумма начисленной амортизации на компьютер составила 72 000 ₽ .

В соответствии с методологией бюджетного учета системный блок, монитор, блок питания, клавиатура, мышь приобретались учреждением в 2016 г. как материальные запасы, принимались к учету на счет 105 36. Сборка компьютера отражалась на счете 106 31, и уже собранный компьютер учитывается на счете 101 34.

При списании неисправного системного блока происходит ликвидация части объекта основного средства.

Учреждению следует не списывать компьютер полностью, а списать лишь системный блок, пришедший в негодность, а затем включить в инвентарную карточку компьютера новый системный блок.

Алгоритм списания системного блока

Шаг 1. Сторонняя экспертная организация составляет акт о том, что системный блок сломан и восстановлению не подлежит.

Шаг 2. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов:

определяет стоимость системного блока в общей стоимости компьютера, рассчитывает сумму амортизации, приходящуюся на него;
составляет акт о частичной ликвидации объекта основных средств, оформляет актом операцию доукомплектации компьютера;
утверждает акты у руководителя учреждения.

Шаг 3. Бухгалтерия оформляет проводками:

частичное списание системного блока;
доукомплектацию компьютера;
вносит изменения в инвентарную карточку.

Почти все перечисленные операции производятся бухгалтерией и действия распределены в данном случае в соответствии с авторством подписи, стоящей в документе.

Частичное списание системного блока

Проводки по частичному списанию основных средств есть в Инструкциях 174н, 183н, 162н. Например в п. 12 Инструкции 174н говорится: «ликвидация части объекта основного средства, являющегося единицей инвентарного учета, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация», счета 040110172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета «010100000».

Сумма амортизации, приходящаяся на системный блок, в момент его частичного списания составила:

72 000 /108 000 * 63 000 = 42 000 ₽ .

Остаточная стоимость системного блока:

63 000 - 42 000 = 21 000 ₽ .

частичное списание стоимости компьютера на сумму остаточной стоимости системного блока: Дт 0 401 10 172 Кт 0 101 34 410 21 000 ₽ .
частичное списание стоимости компьютера на сумму начисленной амортизации системного блока: Дт 0 104 34 411 Кт 0 101 34 410 42 000 ₽ .

Если решение о дальнейшем использовании системного блока, изъятого из компьютера не принято, то отразить его следует на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение». На этом счете системный блок учитывают до принятия решения о его дальнейшем использовании (реализации, утилизации) (письмо Минфина России от 28.02.2018 № 02-06-10/12969).

Документ, которым можно оформить разукомплектацию компьютера в инструкциях не установлен. Нужно утвердить в учетной политике самостоятельно разработанный документ.

Обязательные реквизиты первичного документа предусмотрены п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора».

Доукомплектация компьютера

Согласно п. 27 ФСБУ «Основные средства» при замене отдельных составных частей основного средства, затраты по такой замене могут увеличивать стоимость объекта с одновременным уменьшением стоимости ОС на стоимость выбывающих частей. Учреждению нужно закрепить в своей учетной политике применение в бухгалтерском учете положений 27 пункта ФСБУ «Основные средства» в отношении групп основных средств.

Алла Жукунова, эксперт Контур.Школы: Напишите в учетной политике, в отношении каких групп основных средств, отдельных видов объектов вы будете применять положения п. 27 стандарта «Основные средства». Можно использовать стоимостные критерии. Например, установить в учетной политике, что положения п. 27 стандарта «Основные средства» учреждение будет применять только при замене частей, имеющих существенную стоимость.

Существенность стоимости части объекта имущества учреждение так же определяет самостоятельно. Это можно прописать в учетной политике, как процентное соотношение. Например, стоимость части объекта имущества считается существенной, если составляет 30 и более процентов от общей стоимости ОС.

Новый системный блок приобретен за 65 000 ₽ по статье 340 КОСГУ. Стоимость его является существенной. Принято решение увеличить первоначальную стоимость компьютера на стоимость системного блока.

отражены капитальные вложения в связи с дооборудованием компьютера:
Дт 0 106 31 310 Кт 0 105 36 440 65 000 ₽
увеличена первоначальная стоимость компьютера:
Дт 0 101 34 310 Кт 0 106 31 310 65 000 ₽

Оформить операцию доукомплектации компьютера нужно Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ф.0504103. Изменения комплектации компьютера обязательно отражаем в Инвентарной карточке ф.0504031.

Если в учетной политике не установить порядок учета замены составных частей объекта ОС, имеющих существенную стоимость, а списать стоимость сломанного системного блока в расходы или, наоборот, увеличить стоимость компьютера на стоимость нового системного блока, не уменьшив на остаточную стоимость вышедшей из строя части, то можно получить замечание проверяющих. Ведь в таких случаях балансовая стоимость компьютера может оказаться либо заниженной, либо завышенной.

В нашем примере после замены системного блока изменится стоимость компьютера:

108 000 - 63 000 + 65 000 = 110 000 ₽

Изменится и амортизация, которую предстоит начислить на компьютер с новым системным блоком:

108 000 - 72 000 - 42 000 + 65 000 = 59 000 ₽

Стандарт «Основные средства» не дает ответ на вопрос, как начислять амортизацию при замене частей основного средства. Пропишите это в учетной политике. Например, можно действовать так:

если амортизация линейным способом начислена по компьютеру не полностью — при определении новой ежемесячной суммы амортизации равномерно распределяйте увеличившуюся остаточную стоимость на протяжении оставшегося срока полезного использования;
если по компьютеру начислена амортизация 100% - доначисляйте амортизацию доукомплектованного ОС до 100% единовременно.

Новое, что предлагает ФСБУ «Основные средства» по учету основных средств:

Инвентарным объектом может признаваться часть объекта имущества, в отношении которой можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала. Но при этом должны выполняться условия:

часть объекта имущества, имеет отличный от остальных частей срок полезного использования (способ получения будущих экономических выгод или полезного потенциала);
стоимость части объекта имущества составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества, т.е. является существенной.

Такая единица учета основных средств определяется как отдельный инвентарный объект, независимо от того, можно ее физически обособить от других частей объекта ОС или нельзя.

В нашем примере стоимость нового системного блока является существенной, срок его полезного использования отличается от остальных частей компьютера и тогда вместо доукомплектации компьютера новым системным блоком, можно принять к учету этот системный блок как отдельное основное средство. Необходимо присвоить ему инвентарный номер и завести отдельную инвентарную карточку.

Но такой вариант учета должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Что нового в учете компьютерной техники

При учете компьютеров в 2018 году, необходимо принять во внимание вступившие в силу с 1 января 2018 года приказы Минфина России от 31.12.2016 года:

№ 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»
№ 257н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства»

Данные федеральные стандарты обязательны к применению учреждениями. При этом продолжают действовать инструкции по учету № 157н, 162н, 174н, 183н.

В настоящее время учреждения госсектора могут использовать два подхода к учету компьютера как основного средства:

Учитывать компьютер как комплекс конструктивно сочлененных предметов, включающий системный блок, монитор, клавиатуру, мышь и т.д.;
Учитывать системный блок и монитор как самостоятельные основные средства. При этом клавиатура, мышь и другие части являются составными частями системного блока.

Обязательно установите в учетной политике, способ учета компьютера как инвентарного объекта и какая стоимость части компьютера будет для вашего учреждения существенной. От этого зависит учет замены вышедшей из строя или устаревшей части компьютера.

По классификации ОС компьютеры, принтеры и серверы отнесены ко второй амортизационной группе как машины офисные прочие — код ОКОФ 330.28.23.23. Таким образом, эти ОС являются имуществом со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно (Письмо от 11.09.2012 № 02-06-10/3621).

Повышение квалификации в Контур.Школе: Бухгалтерский учет в бюджетных организациях . Главному бухгалтеру бюджетного, казённого, автономного учреждения. Диплом о профессиональной переподготовке 272 ак.часа., 33 онлайн-урока: теория и практика

Область знаний IT технологий очень обширна, и количество профессий великое множество. Самые известные это программист, системный администратор, web-разработчик.

Но так как мы говорим, про ИТ-инфраструктуру, то за ее создание и поддержание в бесперебойном состоянии как раз отвечает системный администратор.

Системный администратор – это специалист, обеспечивающий бесперебойную работу компьютерной техники, локальной сети, программного обеспечения в офисах и компаниях. Он отвечает за сетевую безопасность, работоспособность компьютеров и компьютерных программ.

Часто системным администратором называют сотрудника, который на самом деле не является таковым. Мы таких сотрудников называем помощник системного администратора, в крупных компания это сотрудники отдела вычислительной техники. Такой сотрудник может не иметь профильного ИТ образования, достаточно понимать особенности работы компьютера и владеть минимальными ИТ знаниями.

Помощник сисадмина — это младший ИТ персонал в обязанности которого входят выполнения таких задач как:

· подготовка рабочих станций — установка и подключение;

· установка операционной системы, офисного и прикладного ПО;

· установка и подключение дополнительно оборудования;

· решение простых входящих задач от пользователей;

· чистка от пыли и грязи;

· замена комплектующих при достаточной квалификации.

И много других задач, которые требуется выполнять в любой компании, но не требующих глубоких знаний в области ИТ.

Системный администратор это человек который не только отвечает за текущую работоспособность и выполнение заявок от пользователей ПК на более высоком уровне, но думает и планирует дальнейшее развитие ИТ инфраструктуры. Таким образом, его отличает от помощника не только больший объем знаний, но и ответственность.

Начальный уровень системного администратора должен соответствовать следующим требованиям:

· иметь профильное образование (высшее, неполное высшее, средне-специальное);

· обладать базовыми знаниями в области ОС на уровне администратора;

· иметь навыки администрирования локальной сети, принципы организации сетей и сетевых протоколов;

· иметь базовыми знания в области защиты информации;

· хорошо знать компьютерные комплектующие.

Таких знаний и небольшого опыта хватит, чтобы работать и поддерживать ИТ инфраструктуру небольшой организации.

Должностные обязанности системного администратора:

Когда в компании один сотрудник, который отвечает за все, что связано с компьютерами, то он выполняет не только функционал системного администратора, но и работу помощника. И получается большой список обязанностей, который уточняется, расширяется или уменьшается в зависимости от индивидуальности организации.

· Подбор и установка требуемых рабочих ПК;

· Поддержание компьютеров в рабочем состоянии;

· Обеспечение безошибочной работы операционного программного обеспечения;

· Установка, настройка и обновление офисного и прикладного программного обеспечения;

· Подбор, установка, подключение и настройка, и поддержание работоспособности оргтехники;

· Побор и настройка серверов;

· Поддержание серверов в рабочем состоянии;

· Настройка и поддержание локальной сети;

· Обеспечение информационной безопасности;

· Обеспечение резервирования данных и восстановление при необходимости;

· Мониторинг текущего состоянии ИТ-инфраструктуры;

· Настройка ограничений сотрудников к ресурсам и информации компании;

· Техническая поддержка и помощь пользователям;

· Разработка правил и контроль за правилами пользования компьютерами и интернетом в компании;

· Устранение неполадок в работе ПК, серверов и оборудования;

· Взаимодействие с подрядчиками, предоставляющими ИТ услуги;

· Работа по планированию и развитию ИТ инфраструктуру в организации;

· Составление отчетов по проделанной работе.

Получается сотрудник универсал, который знает и умеет везде, но не много, и решать проблемы пользователей, и подключать оргтехнику и немного 1С и настройка банк-клиента и поддержка различных серверов. Обычно, это инженеры, которые только начинают свою карьеры в области ИТ.

Профессиональный рост и специализация системных администраторов.

Чем больше организация и сложнее ее ИТ-инфраструктура (больше серверов с различной функциональностью, сложнее локальная сеть, больше специализированного ПО и тд.), тем более глубокими знаниями и навыками нужно обладать, чтобы создавать и поддерживать ИТ инфраструктуру.

Так как в ИТ процесс в компании можно разделить на критически важные и второстепенные. Для каждой компании в зависимости от индивидуальных особенностей бизнеса и самой организации они разные. Для Интернет -магазина это работа web сайта, для аутсорсинговой бухгалтерской компании это бесперебойная работа 1С, для туристической компании доступ в интернет, для call-центров это телефония с распределением звонков, записью разговора, возможностью перевода звонков и т.д.,

Критически важные для компании процессы, это когда останавливается процесс – останавливается работа в компании, тем эффективнее он должен быть организован, тем больше внимания уделяется для поддержания в бесперебойном состоянии, тем выше классом специалисты должны этим заниматься, тем большими знаниями они должны обладать

Все эти знания приобретается на специализированных курсах, специализированной профессиональной литературы и других источников.Углублять знания по каждому из направлений можно бесконечно глубоко, можно выделить до 10 и более ступенек знаний в каждом направлении.И так как невозможно знать все обо всем, то, чем больше опыта и знаний, тем больше проявляется его специализация и углубление знаний в определенном направлении.

администратор сети (сетевой администратор) – занимается разработкой и обслуживанием сети;

администратор серверов- занимается настройкой и обслуживанием сервером, и в свою очередь делятся

администратор безопасности – занимается разработкой информационной безопасности компании;

администратор баз данных- обладает глубокими знаниями баз данных,

администратор систем хранения данных;

Оговоримся, что глубокие знания в одной области не означают полное отсутствие в другой. Любая специализация базируется на общих понятиях ИТ.

Чем уже специализация системного администратора, тем уже его трудовые обязанности и меньше перечень компаний в которых может быть востребованы такие специалисты. Часто узкоспециализированные высококлассные специалисты работают в профильных ит компаниях (провайдеры, аутсорсинговые компании, разработчики ПО, дата-центры, сотовые компании и тп.) Таких специалистов называют не системными администраторами, а инженерами.

В последние несколько лет стали выделять еще одну должность – ИТ-архитектор. Ит архитектор — это сотрудник больших и очень больших компаний, занимается разработкой и планирование как должна выглядеть информационная система организации в деталях. Архитектор IT должен не только понимать бизнес-процессы, происходящие в организации, чтоб ИТ инфраструктура решала задачи бизнеса, но и знания в области ИТ должны быть глубокими во всех областях, так как он должен досконально понимать Ит -систему, и понимать тренды развития Ит технологий, чтобы предвидеть возможные изменения.

IT директор – технический специалист или управленец?

Направлением развитие системного администратора может быть не только специализация, но и занимание должностей CIO ( АйТи директор).

Чем занимается директора ит отдела? CIO руководит остальными сотрудниками ИТ в отделе (компании) и должен хорошо разбираться в информационных технологиях, следить за новыми идеями, развитием отрасли, но Глубоких знаний в каждой области может не иметь.

Работа директора АйТи на 70% административная. Он ведет диалог между руководителями компании и своим отделом, по сути является переводчиком с языка бизнеса на язык компьютера и наоборот. Его задача не просто управлять людьми, но и управлять развитием ИТ инфраструктуры под задачи бизнеса.

CIO должен правильно принимать людей под определенные задачи и оценить их знания и умения, уметь оценить результаты работы, принимать решения по планированию ИТ инфраструктуры, о внедрении технологий, покупке оборудования и т.д. объяснить руководителям зачем нужны деньги на развитие ИТ и что, это даст компании, и поставить задачи отделу по реализации.

И Директор ИТ в итоге несет полную ответственность за бесперебойность и эффективность ИТ инфраструктуры.