Можно ли ноутбук списать в расходы

Обновлено: 07.07.2024

Вначале еще раз остановимся, пожалуй, на самом остром вопросе: как учесть составляющие компьютера (монитор, системный блок, клавиатуру, мышь, принтер, сканер, модем и т.п.), как одно основное средство или же как отдельные объекты основных средств?

Конечно, выгоднее учесть эти объекты порознь. Дело в том, что правила бухгалтерского и налогового учета позволяют сразу списывать на затраты объекты, первоначальной стоимостью не выше 10 тысяч рублей (п. 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Компьютер (системный блок, операционная система, монитор и клавиатура) в современном исполнении обходятся порядка 30 тысяч рублей, а монитор, учтенный отдельно, может стоить и 6 тысяч рублей.

Однако многие налоговики на местах «ратуют» за то, чтобы компьютер учитывали как объект в целом. И его стоимость погашали путем начисления амортизации.

В бухгалтерском учете ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не дает четкого подкрепления ни одной из этих позиций. Доказательства в пользу того, что компьютер нужно учитывать как один объект, основываются на следующем: компьютер представляет собой комплекс конструктивно сочлененных предметов, каждый из которых может выполнять свои функции только в составе комплекса (п. 6 ПБУ 6/01). Однако составляющие могут иметь разные сроки полезного использования, и по правилам того же пункта 6 ПБУ 6/01 должны учитываться как самостоятельные объекты.

В Налоговом кодексе требования к учету основных средств сформулированы не четко. Но из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, можно сделать вывод о том, что компьютер должен учитываться как один объект (подробнее см. «Компьютерные комплектующие. Учитывать вместе или врозь?» в «УНП» № 16, 2003, стр. 10).

Но ненужных споров вы можете избежать. Для этого требуется закрепить в учетной политике исходя из требований рациональности бухучета и специфики работы, решение о том минимальном комплексе базовых элементов и периферийных устройств, которые необходимы именно вам. Возможно, вы решите, что необходимый комплекс для вас - системный блок, операционная система, монитор и клавиатура. Или же для простоты учета выделите мониторы отдельно.

В любом случае в инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма ОС-6) лучше выделить стоимость каждой составной части отдельно, потому что в дальнейшем придется модернизировать, производить частичную ликвидацию, менять конфигурацию компьютеров и т.п.

Принтер, сканер, внешний модем и иную периферию рациональнее учесть отдельно. Указанные объекты могут быть подключены к любому из действующих компьютеров (у разных пользователей), иначе их замена и перемещение будет для бухгалтера в дальнейшем головной болью.

Не зависимо от того, приобрела ли организация готовый компьютер, купила комплектующие и собрала компьютер своими силами или при помощи подрядной организации, уплаченный НДС вы сможете принять к вычету после принятия основного средства на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ).

При сборке компьютера больной вопрос для бухгалтеров – нужно ли начислять НДС на стоимость выполненных собственными силами работ? Многие ошибочно приравнивают сборку компьютера к созданию объекта хозспособом. Это не верно. Объектом налогообложения НДС является выполнение именно строительно-монтажных работ для собственного потребления (подп. 3 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сборка компьютеров из отдельных комплектующих выполнением строительно-монтажных работ не является. Это видно из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93. Следовательно, при выполнении собственными силами работ по сборке компьютеров объекта налогообложения по НДС не возникает.

Ремонт или модернизация

Компьютер ломается и морально устаревает достаточно быстро, возникает необходимость замены его износившихся компонентов. В этом случае необходимо определить, что произошло: ремонт компьютера или его модернизация. Как это сделать?

Если в результате замены не изменяется назначение компьютера, не повышаются его технические показатели, не появляются новые качества - это ремонт, то есть поддержание основного средства в исправном состоянии. Например, вышел из строя винчестер, жесткий диск, монитор и они были заменены на аналогичную модель. В таком случае стоимость новой детали как запасной части включается в расходы организации на ремонт основных средств (стр. 260 НК РФ) или списывается на материальные расходы, если стоимость компьютера списана на затраты (ст. 254 НК РФ).

Если эксплуатационные характеристики объекта улучшились - налицо модернизация. Например, монитор заменен на модель с большей диагональю экрана или жидкокристаллический, оперативная память объемом 32 Мбайт заменена на память объемом 64 Мбайт.

Затраты на модернизацию увеличивают первоначальную стоимость компьютера (п. 2 ст. 257 НК РФ, п. 14 и 27 ПБУ 6/01). При этом после модернизации вы можете увеличить срок полезного использования основного средства в налоговом учете в пределах сроков, установленных для соответствующей амортизационной группы (п. 1 ст. 258 НК РФ). В бухгалтерском учете организация также может пересмотреть срок полезного использования (п. 20 ПБУ 6/01).

Сложности для бухгалтера возникают в том случае, если к моменту модернизации компьютер уже полностью самортизирован, или если его стоимость списана сразу при вводе в эксплуатацию. Как в этом случае отразить расходы на модернизацию в налоговом учете?

По полностью самортизированному компьютеру вы можете использовать подход, предложенный Минфином России в отношении учета реконструкции основных средств с нулевой остаточной стоимостью (письмо Минфина России от 04.08.03 № 04-02-05/3/65). Если максимальный срок полезного использования объекта не закончился, то оно учитывается по измененной стоимости в течение оставшегося срока полезного использования. А если максимальный срок подошел к концу, то измененному основному средству устанавливают новый срок полезного использования (по Классификации), а первоначальная стоимость объекта определяется исходя из затрат на модернизацию (см. «УНП» № 34, 2003, стр. 4).

Еще один распространенный случай. Стоимость объекта до модернизации составляла менее 10 тысяч рублей, а после таковой - превысила этот размер. Тогда имущество перейдет в состав амортизируемого. В этом случае расходы на модернизацию (до 10 тысяч рублей) можно сразу списать на материальные расходы, однако такой подход вряд ли одобрят налоговики. Поэтому безопаснее пойти по пути, аналогичному тому, что мы предложили в статье «Как учесть мобильники и аксессуары?» в «УНП» № 43, стр. 11.

Частичная ликвидация

Отражая расходы на модернизацию компьютера, очень многие бухгалтеры забывают отразить выбытие старой детали. Это ни что иное, как частичная ликвидация отдельных устройств компьютера. Например, замена жесткого диска, модуля памяти, видео или звуковой карты, на улучшенный вариант с более высокими техническими характеристиками.

Ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством данная ситуация также не урегулирована. И там и там сказано лишь об изменении первоначальной стоимости основных средств в случае их частичной ликвидации (п. 2 ст. 257 НК РФ, п. 14 ПБУ 6/01).

При частичной ликвидации возможны две ситуации в зависимости от того, можно или нет определить стоимость выбывающей детали по данным учета (была ли она выделена отдельной строкой при покупке компьютера, учтена в инвентарной карточке ОС-6).

Если это сделать можно, то в налоговом учете первоначальная стоимость компьютера уменьшается на первоначальную стоимость выбывающей детали. Деталь приходуется по рыночной цене в составе внереализационных доходов. А недоначисленная амортизация признается внереализационным расходом. Эта позиция основана на пункте 13 статьи 250 и подпункте 8 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете формируется финансовый результат - убыток в размере остаточной стоимости детали и расходов, связанных с ликвидацией. Выбывающая же деталь приходуется по рыночной стоимости (п. 9 ПБУ 5/01).

Старые детали нужно оприходовать в составе запчастей (п. 2 ПБУ 5/01). Затем можно их реализовать. Часто они передаются поставщику новых комплектующих в качестве частичной оплаты. В этом случае оформляются две встречные сделки купли-продажи, обязательства по которым погашаются взаимозачетом.

Непригодные для дальнейшего использования детали можно списать. В бухучете стоимость таких деталей включается в операционные расходы, а в налоговом учете - во внереализационные, перечень которых, как известно, открыт (ст. 265 НК РФ).

Существует мнение, что при частичной ликвидации следует восстановить НДС, приходящийся на стоимость выбывающей детали, так же как при списании основного средства. На наш взгляд, этого делать не нужно. Компьютер как был в эксплуатации, так и остается, и нет причин для восстановления НДС.

Если стоимость выбывающей детали напрямую определить нельзя, то стоимость компьютера не уменьшается. Выбывающую деталь необходимо принять к налоговому учету по рыночной стоимости, отразив эту сумму в составе внереализационных доходов. В бухучете можно действовать аналогичным образом.

В сентябре 2003 года в организации монитор одного из компьютеров с диагональю 15 дюймов был заменен новым, жидкокристаллическим.

Первоначальная стоимость старого монитора согласно первичным документам и инвентарной карточке составляла 6000 руб. Организация установила срок полезного использования компьютерной техники – 37 месяцев в бухгалтерском и налоговом учете. Компьютер эксплуатировался 10 месяцев, величина начисленной за этот период амортизации по монитору – 1622 руб. (6000 : 37 мес. х 10 мес.).

Допустим, что рыночная стоимость выводимого монитора составляет 4000 руб.

Организация использует субсчета к счету 01 «Основные средства»:

01-1 «Основные средства в эксплуатации»;

01-2 «Выбытие основных средств».

В бухгалтерском учете сделаны записи:

Дебет 01-2 Кредит 01-1

- 6000 руб. – отражено выбытие монитора;

Дебет 02 Кредит 01-2

- 1622 руб. - списана начисленная амортизация;

Дебет 91-2 Кредит 01-2

- 4378 руб. (6000 - 1622) - отражен убыток от выбытия монитора;

Дебет 10-5 Кредит 91-1

- 4000 руб. - принят к учету старый монитор;

Дебет 99-1 Кредит 91-9

- 378 руб. (4378 – 4000) – отражен финансовый результат (убыток) от частичной ликвидации основного средства.

В налоговом учете первоначальная стоимость компьютера уменьшается на стоимость монитора, равную 6000 руб. Рыночная стоимость компьютера в размере 4000 руб. включается в состав внереализационных доходов, недоначисленная амортизация – 4378 руб. - в состав внереализационных расходов.

Амортизация исходя из новой первоначальной стоимости начисляется с октября, ведь в сентябре еще была начислена амортизация по старому монитору.

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

физический износ;
моральный износ;
неустранимая поломка или порча.

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний

Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.

В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.

На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).

Как принять на учет материалы, оставшиеся после демонтажа основных средств, читайте в статьях:

Нюансы списания оргтехники для бюджетников

Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.

При этом чтобы принять решение о списании с учета компьютерной техники, являющейся объектом учета основных средств, бюджетная организация должна проверить соблюдение нескольких критериев (п. 46 приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н), а именно, что она:

не осуществляет контроль за списываемым объектом ОС;
не осуществляет расходы, связанные с распоряжением им (владением и (или) пользованием);
не имеет права на получение экономической выгоды и извлечение пользы от распоряжения (владения или пользования);
не участвует в распоряжении (владении и (или) пользовании) выбывшим объектом, числящимся на учете,
не использует его в той степени, которая предусматривалась при его признании;
оценила величину дохода (расхода) от выбытия объекта;
оценила прогнозируемые экономические выгоды или полезный потенциал, связанные с объектом, а также прогнозируемые (понесенные) затраты (убытки), связанные с его выбытием.

Решение комиссии о списании компьютера с бюджетного учета оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Форма акта утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Акт должен быть согласован с учредителем бюджетной организации, если списываемое имущество отнесенок особо ценному имуществу, которое закреплено собственником за бюджетным учреждением или которое приобретено бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником на его приобретение (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Так, Минздрав России, Минтруд России, Минспорта России, Росреестр России включили компьютеры в перечень особо ценного движимого имущества независимо от его стоимости. Поэтому если указанные структуры наделили бюджетное учреждение компьютерами, то их списание необходимо согласовывать с учредителями.
Если особо ценное движимое имущество было приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, бюджетное учреждение вправе распоряжаться им самостоятельно (письмо Минфина России от 26.09.2012 № 02-06-10/3912). Согласование списания такого имущества с учредителем не требуется.

После подписания акта руководителем бюджетной организации совершаются действия по разборке, ликвидации ОС, и только после этого списание отражается в бухучете на основании акта (п. 52 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н).

О бухгалтерском учете списания основных средств в бюджетной организации читайте в этом материале.

Утилизация компьютерной техники

Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:

вещества, опасные для окружающей среды, т. е. подпадающие под действие закона «Об отходах» от 24.06.1998 № 89-ФЗ;
драгметаллы — благодаря драгоценной «начинке», на списываемый компьютер распространяется действие закона «О драгметаллах» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, а также инструкций Минфина по специальному учету драгметаллов.

Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.

Как учесть утилизацию компьютерной техники в бухгалтерском учете? Подробную инструкцию по данной процедуре можно найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с разъяснениями экспертов.

Что делать, если в списываемой оргтехнике присутствуют драгметаллы?

Информацию о наличии в списываемом компьютерном оборудовании драгметаллов обычно можно найти в техпаспорте на это оборудование. В случае утери техпаспорта компании следует провести экспертизу на содержание драгметаллов. Для этого нужно привлечь специалистов из лицензированной компании.

Наличие в списываемых компьютерах драгметаллов (а это порядка 80% случаев) означает, что

Их необходимо передать для утилизации соответствующим образом лицензированной компании.
Утилизирующая компания должна быть не только лицензирована по деятельности, связанной с обращением с опасными отходами, но иметь регистрационное удостоверение, выданное комитетом драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Принимаемый порядок утилизации и экспертные заключения лицензированной компании должны найти свое отражение в документах на списание.

Расходы, связанные с утилизацией компьютерной техники, могут быть учтены в составе внереализационных расходов предприятия при расчете налога на прибыль (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.

Нередки случаи, когда организации приобретают для своих сотрудников дорогостоящие мобильные телефоны, планшеты, смартфоны, ноутбуки и другие устройства. Для того, чтобы за счет расходов на приобретение данных устройств уменьшить налог на прибыль необходимо учесть критерии, указанные в ст. 252 НК РФ, а именно: расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Таким образом, чтобы за счет расходов на покупку оргтехники уменьшить налог на прибыль и НДС, необходимо доказать их экономическую обоснованность. Сделать это нужно приказом, в котором прописать для каких целей будет использоваться данная техника, и какую выгоду она принесет. Кроме того, в должностной инструкции работника можно прописать, что в связи с разъездным характером работы сотруднику необходима сотовая связь и планшетный компьютер. Устройства передаются в пользование по специальной ведомости за подписью работника.

Например, для обоснованности покупки смартфона можно указать, что он сочетает в себе функции карманного персонального компьютера, телефона, а также мультимедийных устройств, что является одним из обоснований совершения расходов на его покупку, ведь, приобретая каждый из этих устройств по отдельности, организация понесла бы более значительные расходы.

Также можно оперировать такими фактами, что с помощью таких устройств организация повышает производительность труда работников, их профессиональную квалификацию, престиж и деловую репутацию компании, улучшает условия труда своих сотрудников, повышает комфорт офиса.

К примеру, в арбитражном суде Московского округа исследовался вопрос об обоснованности расходов на приобретение дополнительного оборудования на 15 автомобилей БМВ (постановление ФАС МО от 07.06.2004 № КА-А40/4482-04). Налоговый орган не смог привести значимых доводов необоснованности расходов. Аналогичные выводы были сделаны в части правомерности отнесения на расходы, учитываемые для целей налогообложения, затрат по обслуживанию и ремонту автомобиля "Toyota Land Сruiser" в размере 659 876 руб., полученного ОАО по договору безвозмездного пользования у физического лица, сделаны в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.08.2005 № Ф04-4790/2005 в соответствии с требованиями ГК РФ и представленными путевыми листами.

Вывод: чтобы расходы на дорогостоящие устройства могли правомерно учитываться при исчислении налога на прибыль необходимо иметь документы, обосновывающие, что с помощью приобретенной техники организация может получить положительный экономический результат. Такими документами могут служить приказ, распоряжение, служебная записка о необходимости покупки. При этом все расходы, осуществленные организацией, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Еще на эту тему:

Фирммейкер, декабрь 2014
Светлана Маркина
При использовании материала ссылка обязательна

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Бюджетное учреждение в декабре 2020 года приобрело неисключительные права на операционную систему Wiindows 10 на бессрочной основе для замены устаревших версий. Ранее была установлена на компьютеры Windows 7 (предустановленная версия без выделения стоимости учитывалась в составе компьютера на счете 101.34.310). Стоимость прав Windows 10 списана на текущие расходы Дебет 109 ХХ 226 Кредит 302 26 73Х), права были поставлены на учет на счете 01. Программное обеспечение устанавливается только на эти компьютеры, в дальнейшем его невозможно переустанавливать на другие компьютеры.
Как правильно учитывать купленную операционную систему Windows 10?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемом случае операционная система, приобретенная для замены устаревшей версии, не подлежит переустановке на другие компьютеры, то есть является неотделимой частью конкретного компьютера и не подлежит самостоятельному учету в качестве объекта нематериальных активов. По нашему мнению, учет такой операционной системы в рассматриваемом случае может быть организован в составе компьютера, на который она устанавливается, с условием его частичной ликвидации на заменяемую старую операционную систему.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

19 февраля 2021 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Например, для обоснованности покупки смартфона можно указать, что он сочетает в себе функции карманного персонального компьютера, телефона, а также мультимедийных устройств, что является одним из обоснований совершения расходов на его покупку, ведь, приобретая каждый из этих устройств по отдельности, организация понесла бы более значительные расходы.

Еще на эту тему:

Фирммейкер, декабрь 2014
Светлана Маркина
При использовании материала ссылка обязательна

Читайте также: