Можно ли обойтись без электронной подписи

Обновлено: 04.07.2024

Карантинный 2020 год побил все рекорды по популярности электронных сервисов, начиная от доставки еды и лекарств и заканчивая получением субсидий и регистрацией новорождённых.

Не все знают, но через интернет теперь можно подать заявление в суд, оформить патент на изобретение, зарегистрировать недвижимость или получить статус индивидуального предпринимателя.

То есть в два клика сделать все, что раньше требовало личного присутствия и стояния в очередях в различных инстанциях.

Единственное, что вам потребуется, это подтвердить, что вы это вы. Для этого нужна электронная подпись физического лица – уникальный цифровой идентификатор, который при подаче электронных документов заменит личную подпись на бланке. Что такое электронная подпись, как её получить и где использовать, разберём в этой статье.

Как и где получить ЭП

Получить электронную подпись может любой совершеннолетний гражданин в аккредитованном удостоверяющем центре. В среднем, электронная подпись стоит 1000-1500 рублей. Действует она в течение года, потом потребуется обновить сертификат. Для получения нужны паспорт, СНИЛС, ИНН и личное присутствие.

Сферы применения

Электронное правосудие. С электронной подписи можно подавать документы в арбитражные суды и суды общей юрисдикции. С помощью интернета можно подавать заявления, иски, ходатайства и апелляции, минуя канцелярию. Подача документов в суды осуществляется в государственных системах «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие».

Покупка и регистрация недвижимости. Этой весной во время локдауна была проведена первая полностью электронная сделка по приобретении квартиры в ипотеку. Покупатель подал заявку на кредит, получил одобрение у банка и приобрёл квартиру в новостройке, не выходя из дома.

Зарегистрировать приобретённую недвижимость в Росреестре теперь тоже можно удалённо, подав весь пакет документов, заверенный электронной подписью. через интернет, а не в МФЦ как раньше.

Возможности и перспективы

С 1 января действует новый закон об удалёнке, чуть раньше начался эксперимент по кадровому ЭДО. Всё это может привести к тому, что совсем скоро привычные шаблоны заявлений (при увольнении, приёме на работу, уходе в отпуск) будут заменены цифровыми вариантами. Уже сейчас многие работодатели снабжают сотрудников, (особенно сотрудников, удалённых от головного офиса подразделений) электронными подписями, чтобы сэкономить время на пересылке бумажных кадровых документов.

Уже в этом году вступят в силу изменения закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», который вводит новое понятие «машиночитаемой доверенности» к электронной подписи физлица. Это цифровой эквивалент стандартной доверенности, которой генеральный директор доверяет право подписи документов организации другому лицу. Только функции автографа ручкой в данном случае будет выполнять электронный сертификат для заверения электронных документов.

Вполне возможно, что в ближайшем будущем электронная подпись станет для нас таким же привычным явлением как банковская карта или сканер отпечатка пальца на телефоне.

Электронные подписи плотно вошли в жизнь каждого бизнесмена. Любой сбой или порча носителя могут существенно затормозить или остановить бизнес. Даже виртуальные подписи могут прийти в негодность. А работать без ЭЦП практически невозможно (онлайн-кассы, маркировка, отправка отчетности и т.д.). В этом материале вы найдете полезную информацию про жизнь ЭЦП в новом 2021 году, что проверить и как подготовиться к приближающимся изменениям.

Меняется подход к аккредитации УЦ

Аккредитацию удостоверяющих центров ужесточат. Им потребуется лицензия на ведение соответствующей деятельности, более крупный по сравнению с текущими условиями уставный капитал или широкая сеть подразделений по стране.

Мало того, внимание контролирующих органов будет обращено и на репутацию руководства и владельцев УЦ. Поэтому заранее поинтересуйтесь — нет ли проблем у УЦ или его руководства, с которым вы сейчас работаете.

Обратите внимание! С 2022 года выдавать подписи руководителям организаций будут ФНС, Центробанк и Казначейство.

Проверить аккредитацию центра можно на сайте Министерства цифрового развития . Если УЦ не будет соответствовать новым требованиям, его аккредитация сохранится только до 1 июля 2021 года.

Если подпись будет нужна после 1 июля

Тогда получить ее можно только тремя способами:

прийти в УЦ лично;
продлить с помощью действующей КЭП (квалифицированной электронной подписи);
при помощи биометрии (пока в процессе реализации).

Всем ли нужна КЭП с нового года

Если ранее некоторые организации могли позволить себе обойтись без электронной подписи, то теперь без нее работать будет нельзя. Для этого есть, как минимум, одна причина — годовая бухгалтерская отчетность . Сдавать ее с 1 января 2021 года нужно только в электронном виде!

Если вы открываете новую организацию на общей систем налогообложения или переходите на ОСНО с начала года , то вам тоже пора обзавестись КЭП . Ведь декларации по НДС тоже нельзя сдавать на бумаге и уже давно.

Нанимаете сотрудников — и тут вам потребуется электронная подпись. Отчетов по сотрудникам много, заполнять и сдавать их в бумажном виде очень сложно. Особенно это касается СЗВ-ТД — сведений о трудовой деятельности. За несвоевременную их подачу с 1 января 2021 года организациям и ИП будут грозить реальные штрафы (в этом году их не было).

При наличии некоторых ошибок отчет, отправленный почтой и даже лично принесенный в инспекцию (не всегда инспектор может сразу заметить ошибку), будет считаться непредставленным. Не успеете пересдать его в срок — снова штраф.

Если сдавать отчетность электронно и самих ошибок и несвоевременного исправления можно избежать. Требование об уточнении вы получите по ТКС гораздо быстрее, чем по почте.

Ищем незаконные подписи

Одной из серьезных проблем в эпоху цифровизации стал выпуск КЭП в обход закона. Ценящий репутацию удостоверяющий центр и оператор отчетности, не станут выпускать подпись, не убедившись в полномочиях того, кто ее получает или в действительности его личности, но вот недавно на Клерке прогремела статья о подаче поддельных деклараций по НДС. И это проблема в масштабах страны!

Любой может проверить, не выпущена ли на его имя электронная подпись без его ведома. Сделать это можно при помощи сервиса на портале Госуслуг:

В личном кабинете Госуслуг зайдите в раздел «Настройки и безопасность»;
Выберите подраздел «Электронная подпись»;
Проверьте список ЭП, при необходимости вы можете заблокировать те из них, которые выпущены без вашего ведома или были скомпрометированы (например, если вы потеряли токен).

Рекомендуется проводить такую проверку периодически или подключить извещения о новых событиях. Так вы сразу узнаете, если на ваше имя выпущена новая подпись.

Мы уже рассказывали о мошенничестве с электронной подписью в одной из статей блога.

Готовимся к новым возможностям и не забываем вовремя менять КЭП

Флэшки, токены и прочие носители теперь будут не нужны! Специально настраивать ПО тоже не потребуется. УЦ смогут хранить ЭЦП в облаке и использовать ее по поручению владельца.

Иногда подпись нужно срочно заменить . Например, если произошло переименование организации, для сотрудника или руководителя которой выпущена ЭП. Если директор сменил фамилию тоже нужно получить новый сертификат. А вот при смене паспортных данных менять ЭП не требуется.

«Астрал-ЭТ» — надежная и безопасная электронная подпись. Оформить заявку можно всего по двум документам: паспорт будущего владельца сертификата и СНИЛС. Используйте подпись для работы на госпорталах, сдачи отчетности или электронного документооборота.

Электронная подпись (ЭП) — это способ подтвердить личность человека без его присутствия. Для этого вместо автографа используется информация в электронно‑цифровой форме.

Сейчас применяются три Федеральный закон от 06.04.2011 N 63‑ФЗ вида электронной подписи, которые отличаются степенью защиты и областями, где их применяют: простая ЭП, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Разберём каждый из вариантов.

Что такое простая электронная подпись

Это комбинация данных, которая позволяет понять, что это именно вы отправляете информацию или производите некую операцию. В таком качестве работают связка из логина и пароля, коды из СМС и тому подобное. Вы, сами того не замечая, используете такую подпись практически каждый день. Она подходит для простых операций вроде авторизации на сайте, отправки жалоб в ведомства.

Иногда простую ЭП можно приравнять Федеральный закон от 06.04.2011 N 63‑ФЗ к собственноручной. Так бывает, если для какого‑то случая это предусмотрено отдельным законом или вы лично подписали соглашение с тем, с кем будете взаимодействовать с помощью простой подписи.

Например, вы заключаете договор с банком и получаете дебетовую карту. Приходите с паспортом, подписываете договор, одно из условий которого — использование мобильного приложения. Теперь вы можете открыть, скажем, кредитный счёт прямо в нём. Вашей электронной подписи — набора символов для входа в приложение и СМС‑кода — достаточно для совершения этой операции. И если вы вдруг перестанете платить по кредиту, банк сможет обратиться в суд, так как эта сделка имеет юридическое значение.

Простая подпись достаточно уязвима, а потому не подходит для важных имущественных документов. Из‑за низкого уровня безопасности в ней практически нет смысла для бизнеса: взаимодействовать с госорганами с её помощью не получится, а для внутреннего документооборота можно использовать способы идентификации попроще. Например, даже простое электронное письмо с конкретного адреса можно Можно ли считать адрес отправителя входящего электронного письма простой электронной подписью отправителя? считать простой ЭП, если вы об этом договорились заранее.

Как получить

Для этого надо зарегистрироваться и пройти идентификацию в структуре, для которой предназначается простая ЭП. Например, подписать договор, как в примере с банком. Простую электронную подпись для «Госуслуг» вы получаете, когда проходите идентификацию в удостоверяющем центре или вводите код, полученный почтой.

Что такое неквалифицированная усиленная электронная подпись

Неквалифицированная усиленная ЭП устроена чуть сложнее, чем простая. Она представляет собой две цепочки символов: ключ электронной подписи и ключ для её проверки. Связь между ними формируется с помощью средств криптографической защиты информации. А потому эта подпись менее уязвима, чем простая. Она подтверждает, что документ подписали именно вы и текст с этого момента не менялся. Ключ ЭП обычно хранится на USB‑носителе или в облаке. Первый вариант, по очевидным причинам, безопаснее, так как облачное хранилище могут взломать.

Неквалифицированная усиленная ЭП всё ещё не аналог собственноручной подписи. Но она может им считаться, если участники документооборота заключат соглашение об этом. Правда, юридическую значимость она приобретёт только для участников такого соглашения.

Простой пример — подача налоговой декларации на сайте ФНС. Вы можете оформить неквалифицированную электронную подпись прямо там. Однако пользоваться ей получится только для отправки документов в налоговую.

Бизнесменам неквалифицированная усиленная электронная подпись подойдёт, чтобы обмениваться бумагами с партнёрами и контрагентами. Но есть два «но». Во‑первых, с ними должны быть заключены соглашения. Во‑вторых, функциональность такой ЭП всё равно ограничена, так что есть смысл её получать только при большом объёме документооборота. И всё равно от квалифицированной подписи толку будет больше.

Как получить

Инструкция, как физлицу получить неквалифицированную ЭП для взаимодействия с ФНС, есть в тексте о налоговом вычете. А в целом нет никакого регламента, кто может генерировать такие подписи. Так что ЭП можно как получить в удостоверяющем центре, аккредитованном государством, так и сделать самостоятельно или с помощью знакомого IT‑специалиста.

Что такое квалифицированная усиленная электронная подпись

Это царица электронных подписей. Документы, оформленные с её помощью, приравниваются к тем, что подписаны собственноручно. Поэтому с квалифицированной усиленной ЭП можно дистанционно продавать имущество, участвовать в торгах, взаимодействовать с ведомствами — в общем, делать всё то, что доступно при личном визите.

Этот вид подписи самый надёжный. Выдают её только в удостоверяющем центре, аккредитованном государством. Ведомство предоставляет сертификат ключа проверки, который гарантирует подлинность подписи. Он выдаётся на электронном носителе. Для работы с подписью также потребуется установить специальное программное обеспечение. Какое именно — лучше узнавать в удостоверяющем центре.

Звучит прекрасно, но есть нюанс: услуга платная. Причём действует подпись от 12 до 15 месяцев, а обновлять её нужно за деньги. Отдельно придётся заплатить за сертифицированный электронный носитель. Стоимость зависит от удостоверяющего центра, региона, вашего статуса (физическое или юридическое лицо), целей, в которых вы будете использовать ЭП. В среднем оформление будет стоить около 2–3 тысяч рублей, продление — дешевле.

Большинство физлиц запросто может обойтись без квалифицированной электронной подписи. Для рядовых жизненных ситуаций она не нужна. Зато она очень скрасит жизнь тех, кто ведёт бизнес, подписывает и отправляет много документов, отчитывается перед ведомствами и так далее.

Как получить

учредительные документы;
документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;
свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе.

Обычно заявку оставляют на сайте центра заранее. В ответ организация присылает форму заявления на получение ЭП и счёт для оплаты. Затем останется лично сходить в центр с документами, чтобы получить сертификат подписи. ЭП обычно делают за один день.

Пора ли мне менять электронную подпись? Этот вопрос сейчас волнует почти каждого предпринимателя — подписи начала выдавать ФНС, изменились правила их использования. В этой статье попробуем разобраться, стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую и что делать, если срок действия текущей подписи заканчивается в середине 2022 года.

В июле 2021 года сертификаты электронной подписи (далее — электронные подписи) начал выдавать удостоверяющий центр ФНС (УЦ ФНС). К 1 января 2022 года подпись ФНС нужно получить всем ИП и руководителям организаций, чтобы продолжить сдавать отчетность, работать с закупками и вести другой электронный документооборот. Этого требуют поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В одной из статей мы рассказывали о том, как изменения отразятся на бизнес-процессах. Но по-прежнему у предпринимателей остаются вопросы об ЭП, которую будет выдавать налоговая, а также о том, где и к какому сроку ее нужно получать.

Эльба задала эти вопросы редактору Удостоверяющего центра Контура Ольге Кураевой и подготовила видеосюжет.:

Ходят разговоры, что с 1 июля электронную подпись можно получить только в налоговой. Правда ли это?

Да, ЭП действительно можно получить в налоговой. Но не только в ней — об этом в вопросах ниже.

С 1 января 2022 года предприниматели и руководители организаций нужно при смене электронной подписи должны будут получать электронную подпись ФНС и использовать только её.

Она подойдет для работы на всех электронных площадках и в сервисах, чтобы сдавать отчетность, вести документооборот, предоставлять налоговые декларации (расчеты). ЭП налоговой — универсальный инструмент.

Получать её можно и после 1 января 2022 года, а до этого пользоваться текущей электронной подписью. Это относится только к тем, у кого есть электронная подпись аккредитованного по новым правилам УЦ (Контур относится к их числу).

Как к 1 января 2022 года все ИП и руководители организаций успеют получить электронную подпись в налоговой бесплатно?

Стоит отметить, что процесс получения подписи с 1 июля 2021 года заметно усложнился. При этом получить её можно будет не только в налоговой. ФНС возьмет себе помощников из числа УЦ, которые пройдут аккредитацию по новым правилам. Для помощников организован еще более жесткий дополнительный отбор. Те УЦ, которые его пройдут, станут доверенными лицами ФНС.

Чтобы получить ЭП налоговой, можно будет обратиться либо непосредственно в инспекцию, либо к доверенному лицу в офис. За первой подписью нужно будет прийти лично — к этой дате налоговая хочет каждого предпринимателя, руководителя организации увидеть в лицо и убедиться, что ЭП получает именно он.

Контур планирует стать доверенным лицом ФНС.

Допустим, ИП когда-то получил подпись, которая у него заканчивается в сентябре 2021 года. Сможет ли он спокойно продлить ее в Контуре?

А если срок действия ЭП заканчивается в 2022 году в марте?

Мы обновили ответ в этом вопросе, потому что в вышло разъяснение от Минцифры РФ.

Такая электронная подпись будет работать до марта 2022 года. Минцифры РФ разъяснило, что электронные подписи удостоверяющих центров с новой аккредитацией, например, Контура, действуют весь свой период.

Получается, если подпись действует до 1 марта 2022 года, она обнуляется 1 января 2022 года?

Ответ в этом вопросе мы также обновили согласно разъяснению Минцифры.

Нет, после 1 января 2022 года ИП и руководителям можно использовать либо подпись налоговой, либо уже имеющуюся у них подпись аккредитованного УЦ. А вот получить новую подпись они смогут только в налоговой.

Можно ли получить эту ЭП заранее, обратившись в налоговую?

Да, можно уже сейчас обращаться в налоговую за получением такой подписи.

Правда ли, что ФНС выдает подпись бесплатно?

Да, в ФНС ЭП бесплатная. Точнее файлы ЭП выдают бесплатно. Но эти файлы нужно куда-то записать, поэтому в налоговую нужно будет прийти со специальной флешкой (токеном). Помимо этого перед визитом в налоговую нужно убедиться, что на компьютере есть программа криптозащиты КриптоПро. А если ее нет, то приобрести лицензию на неё у производителя или в коммерческом УЦ.

Если вы не хотите разбираться с программами, флешками и установками, обратитесь в Контур или к другому доверенному лицу ФНС. Они выдадут ЭП налоговой с флешкой, помогут установить её, устранят ошибки, если они возникнут.

Срок действия ЭП от Контура заканчивается в августе. Стоит ли ИП уже сейчас обращаться в налоговую за получением новой ЭП, или продлить контуровскую подпись и потом в конце года заменить ее в Контуре на новую? Какие варианты возможны?

Есть три варианта:

1. Если ИП хочет получить новую ЭП от налоговой прямо сейчас, то он может обратиться в налоговую инспекцию. Но для этого ему потребуется собрать комплект документов и инструментов:

документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС;
токен — для записи сертификата и ключа ЭП;
документацию на токен — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ, а в случае применения носителя со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ) – формуляр на СКЗИ и сертификат соответствия ФСБ. Достаточно будет скан-копии сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.

2. ИП может обратиться в Контур, где процесс получения ЭП налоговой будут проще. Мы поможем собрать документы, предоставим токен и лицензию КриптоПро, установим всё, что необходимо, и решим технические вопросы во время работы с подписью. Эту услугу мы пока разрабатываем.

ИП останется только прийти в инспекцию лично, чтобы она убедилась, что вы действительно существуете и подпись принадлежит именно вам.

3. ИП может продлить подпись в августе, как это он делал всегда в Контуре. У него будет контуровская ЭП, а не подпись налоговой. И она будет работать до августа 2022 года, если была выдана на 12 месяцев. А потом заменить свою ЭП на ЭП налоговой.

Контур поможет получить ЭП налоговой. Поскольку к тому времени компания планирует стать доверенным лицом ФНС, идти в налоговую не придется — только посетить один из наших офисов.

В любом из трех вариантов ИП станет обладателем ЭП налоговой.

Если хотите узнать больше о новшествах, о том, как с 2022 года работать сотрудникам и обслуживающим бухгалтериям, что такое электронная доверенность — читайте статью «Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года и позже» с подробным разбором изменений.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Это некая комбинация паролей и кодов или цифровых ключей, которая позволяет идентифицировать человека и убедиться, что от его имени не действует кто-нибудь другой.

То есть выполняет ту же роль, что и более привычная пока собственноручная подпись на документах.

Зачем нужна электронная подпись

Для того, чтобы была возможность совершать некие действия или получать какие-то услуги удаленно, без предъявления лично бумажных документов, удостоверяющих личность. Самая простая электронная подпись подтверждает, что вы это вы. Более сложные еще и защищают от взлома электронные документы, которые вы пересылаете, и подтверждают, что это действительно оригинальный документ.

А они еще и разные

По российскому законодательству, их есть три разновидности.

1. Простая электронная подпись.

Скорее всего, вы такими подписями пользуетесь вовсю, только об этом не подозреваете. Когда вы заходите в свой личный кабинет на сайте банка и сначала вводите логин-пароль, а потом получаете на мобильник СМС с кодом для подтверждения входа — эта комбинация и есть простейший вариант электронной подписи. Один раз придя в банк с паспортом и заключив договор на онлайн-обслуживание, вы таким образом в любой момент можете получить доступ к своим счетам откуда угодно.

Если вы когда-то уже куда-то ходили с паспортом и СНИЛСом получать код доступа к порталу госуслуг и пользуетесь всеми государственными услугами, которые доступны в электронном виде через этот портал, - значит, у вас уже есть простая электронная подпись, которая дает доступ к этому порталу. Вы ее получили, когда вам выдали этот самый код.

Или, например, сейчас Почта России предлагает получить у нее простую электронную подпись, чтобы получать посылки и прочее в ускоренном порядке — без извещения и паспорта, только по СМС-коду. Система та же: вы один раз приходите в почтовое отделение с паспортом и подключаете услугу. А дальше вас будут идентифицировать электронно — по комбинации номера телефона и кода из СМС.

Универсальной простой электронной подписи нет. У каждой конторы, с которой вы будете общаться электронно, своя схема удаленной идентификации. Но обычно все необходимые логины и коды получаются быстро и без особых проблем.

2. Усиленная неквалифицированная

Здесь уже используются средства шифрования. А получить такую подпись можно только в специальном удостоверяющем центре. Правда, не обязательно имеющем государственную аккредитацию.

- Усиленная неквалифицированная электронная подпись позволяет определить автора документа и обнаружить факт взлома - внесения изменений в электронный документ после его подписания. Такой вид подписи чаще используется в электронном документообороте, но для этого между участниками должно быть заключено соответствующее соглашение, - объясняет директор удостоверяющего центра «Такснет» Ринат Ахметов.

Такая подпись пригодится фрилансерам или самозанятым — ею могут подписываться договоры, агентские соглашения, которые заключаются удаленно. Или организация может снабдить ею своих удаленных работников — для внутренних документов.

Еще вариант использования такой подписи — если вы подаете документы в налоговую через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (простой электронной подписи в этом случае недостаточно).

3. Усиленная квалифицированная

Это самый серьезный и защищенный вид электронной подписи. Юридически это полный аналог обычной собственноручной подписи, никаких дополнительных соглашений с кем-то о том, чтоб ее признавали (как в случае с усиленной неквалифицированной подписью), не надо.

- Выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, у которого имеется аккредитация Минкомсвязи РФ и лицензия ФСБ, - поясняет Ринат Ахметов.

Обычному гражданину, который не занимается бизнесом, именно такой вид подписи нужен, если он, скажем, хочет дистанционно оформить сделку с жильем. Также появляется возможность в электронном виде подать иск и вести переписку с судом, отправлять откуда угодно документы в налоговую и т.п.

Читайте также: