Передача ноутбука сотруднику для работы как оформить

Обновлено: 03.07.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Часть работников бюджетного учреждения переводится на дистанционную работу. Работнику - не материально ответственному лицу предоставляется во временное пользование на период дистанционной работы ноутбук учреждения (сотрудник не имеет собственного ноутбука).
1. Как правильно оформить вынос ноутбука через пост охраны учреждения (образцы акта, журнала регистрации)?
2. Каким документом оформить передачу, учитывая, что: ноутбук числится за материально ответственным лицом; лицо, которому предоставлен ноутбук, не является материально ответственным лицом, следовательно, невозможно провести перемещение ноутбука в программе бухгалтерского учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При переводе работника на дистанционную работу бюджетное учреждение должно обеспечить его необходимым оборудованием для исполнения должностных обязанностей. Поэтому выданный для этих целей ноутбук следует рассматривать как имущество, выданное в личное пользование работнику с отражением:
- внутреннего перемещения основного средства на счете 101 04 "Машины и оборудование" на основании первичного документа "Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов" (ф. 0504102);
- на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляемой охранные услуги.

Обоснование вывода:
Требование обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иным имуществом определено статьей 312.3 ТК РФ.
К имуществу, выданному в личное пользование, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:
1) имущество выдается сотруднику в постоянное личное пользование, т.е. использование имущества осуществляется только тем сотрудником, которому оно предоставлено;
2) имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;
3) право на получение имущества, нормы обеспечения (количественные, качественные) установлены соответствующим правовым актом (в т.ч. локальным актом организации бюджетной сферы);
4) служебными (должностными) обязанностями сотрудника предусмотрено использование им полученных материальных ценностей по назначению вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в том числе за пределами территории учреждения (например, в месте его проживания).
В рассматриваемом случае работник учреждения получает в личное пользование на время оформления дистанционной работы материальную ценность - ноутбук (основное средство) для выполнения обязанностей по своей должности.
Согласно прямой норме пункта 385 Инструкции N 157н имущество, выданное в личное пользование работников для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени учитывается на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". С учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н, в перечень материальных ценностей, учитываемых на указанном счете, добавлены и основные средства. Учет выданного имущества в постоянное личное пользование работнику учреждения ведется в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) (п. 386 Инструкции N 157н, Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные приказом Минфина России от 30.05.2015 N 52н, далее - Приказ N 52н). Карточкой (книгой) (ф. 0504206) предусмотрены графы: для внесения собственноручных подписей лиц, получивших имущество (графа 8), для указания документа, на основании которого произведена выдача имущества (графа 12). Конкретный порядок оформления Карточки (книги) (ф. 0504206) следует закрепить в учетной политике учреждения, при необходимости определив документ, на основании которого будет оформляться передача имущества в личное пользование, например:
- на основании только подписи в графе 8;
- с оформлением Требования-накладной (ф. 0504204) или Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102).
Отражение основного средства, выданного в постоянное личное пользование работнику учреждения, на забалансовом счете 27 не является основанием для оформления хозяйственной операции по выбытию этого основного средства со счета 101 00 "Основные средства" (или с забалансового счета 21 "Основные средства в эксплуатации"). Поэтому в учете учреждения, на наш взгляд, следует также отразить внутреннее перемещение объекта основного средства (ноутбука) и сделать соответствующие отметки в инвентарной карточке. В этом случае можно использовать Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) (смотрите Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные Приказом N 52н).
Обратите внимание, что приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в отношении учета основных средств на балансовых счетах было заменено понятие "материально ответственное лицо" на "ответственное лицо" (п. 46, п. 54 Инструкции N 157н в редакции от 17.10.2020). Таким образом, теперь при организации учета основных средств заключение договора о материальной ответственности с лицами (работниками учреждения), обеспечивающими сохранность и целевое использование имущества, является не обязательным.
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляющей охранные услуги. Анализ договоров (контрактов), заключенных организациями бюджетной сферы с охранными предприятиями (ЧОП) и размещенных на официальном сайте "Единая информационная система в сфере закупок", показывает, что для таких целей допустимо:
- предусмотреть специальный пункт, определяющий, на основании каких документов (приказа по учреждению, накладной на выдачу имущества в личное пользование, заверенной копии карточки учета выдачи имущества в пользование или иного документа) разрешается вынос имущества;
- оформить дополнительное приложение "Перечень работников учреждения, имеющих право выносить необходимое им имущество и документы".

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

16 ноября 2020 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

При переводе работников на «удаленку» их нужно обеспечить инструментами и ресурсами, которые необходимы для работы вне офиса. О том, как организовать такое обеспечение и как решить связанные с ним налоговые вопросы, читайте в нашей статье.

Как обеспечить работника ресурсами: два варианта

Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.

При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.

ВАЖНО. На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, в этом случае бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.

За счет сотрудников

Начнем с первого варианта, который в текущей ситуации реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.

Данный способ организации «удаленного офиса» имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.

Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются статьи 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.

В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.

Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 30.04.15 № 03-04-05/25434).

Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 15.08.05 № 03-03-02/61). Напомним, что право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам пунктом 4 статьи 252 НК РФ.

Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник «на удаленке». Речь идет об оплате доступа в интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ.

Следовательно, одновременно применимы положения статьи 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и пункта 1 статьи 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.16). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь статья 312.3 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат, в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в статье 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.

Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксирован порядок и условия возмещения затрат; утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список «открытым». А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат «иные согласованные с работодателем расходы».

ВНИМАНИЕ. В указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (письмо Минфина от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки, или «служебка» о необходимости «апгрейда» техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.

За счет работодателя

Вторая модель организации работы «на удаленке» потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.

Главными вопросами при такой схеме становятся учет переданного имущества и обеспечение его сохранности, а также контроль целевого использования расходных материалов, ПО и оплаченных услуг (сотовая связь, интернет). К сожалению, законодательство не содержит готового решения для этой ситуации.

Так, в части учета передаваемой работникам техники действует только норма пункта 5 ПБУ 6/01, где содержится общее указание: в целях обеспечения сохранности объектов имущества в производстве или при эксплуатации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Порядок такого учета законодательством не урегулирован. Поэтому придется самостоятельно разработать документы, регламентирующие учет имущества, переданного работникам, в том числе формы бланков, которые будут использоваться при его передаче и возврате. При этом нужно учесть «карантинные» реалии, и закрепить возможность обмена электронными документами (в т.ч. скан-образами) с последующим подписанием бумажных документов.

Что касается самих форм, то они могут быть как индивидуальные (акт или расписка), так и сводные (журнал или ведомость выдачи). Но в любом случае нужно предусмотреть индивидуализацию и предаваемого имущества (вид, наименование, номер, если имеется), и получателя (ФИО, должность). Также не лишним будет указать стоимость имущества и цель передачи. А для оборудования, которое выдается на время (техника, ПО), нужно установить срок, на который оно передается работнику. Сделать это можно, в том числе, указанием на событие: отмена режима повышенной готовности, улучшение санитарно-эпидемиологической обстановки по коронавирусу, прекращение действия допсоглашения о дистанционной работе, увольнение сотрудника, требование работодателя и т.п.

Итак, документы оформлены и оборудование выдано. Наступает черед налоговых вопросов. Ведь тот факт, что имущество, переданное работнику «на удаленке», находится в его полном распоряжении 24 часа в сутки все 7 дней в неделю, может вызвать претензии со стороны налоговых органов в части учета работодателем соответствующих затрат. Особенно, если речь идет об учете затрат на покупку расходных материалов или ПО, которое оплачивается по факту использования.

Избежать этого помогут кадровые документы. В обычной обстановке это Правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции, куда добавляются пункты о запрете на использование переданного имущества в личных целях. Но поскольку с данными изменениями работников надо знакомить под роспись, а в условиях «карантинной удаленки» это сделать сложно, то подобный запрет нужно включить в текст дополнительного соглашения о временном переходе на дистанционную работу.

Данные положения дадут компании не только возможность применить к нарушителям дисциплинарные взыскания и при необходимости взыскать ущерб в полном размере (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), но и послужат хорошим аргументом в случае предъявления претензий со стороны ИФНС.

Заметим, что можно не ограничиваться кадровыми документами. Если позволяет время и ресурсы допустимо наладить программные средства, которые не дадут сотрудникам возможность использовать оборудование во внерабочее время без ведома работодателя. Также можно отслеживать местонахождение переданного имущества. Эти меры (подтвержденные приказами и распоряжениями по организации) будут дополнительным «козырем» при обосновании производственного характера затрат на технику, ПО и расходные материалы.

Ответственность за сохранность имущества

В заключение рассмотрим вопрос о том, можно ли взыскать с работника «на удаленке» компенсацию за утрату имущества работодателя. Сразу заметим, что этот вопрос в законодательстве проработан не очень хорошо.

Согласно статье 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка. Но даже если стоимость переданного имущества не превышает средний заработок сотрудника, взыскать с него стоимость утраченной или поврежденной техники будет непросто.

Дело в том, что в силу статьи 239 ТК РФ работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если организация не обеспечила надлежащие условия хранения вверенного ему имущества. А судам в случае споров об удержании из заработной платы вреда, причиненного имуществу компании, предписано выяснять, нет ли обстоятельств, исключающих ответственность работника (см. п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 № 52). Очевидно, что в случае с дистанционной работой обеспечить такие условия работодатель не в состоянии. Таким образом, шансы на взыскание с работника стоимости техники, переданной для работы на «удаленке», не сильно высоки.

Схожая ситуация и в случае поломки или утраты оборудования, стоимость которого превышает средний заработок сотрудника. Полная материальная ответственность из-за недостачи ценностей, вверенных на основании письменного договора, распространяется только на тех работников, которые упомянуты в специальных перечнях (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). А в этих перечнях указаны лишь те категории работников, которые занимают должности, или выполняют работы, связанные с обслуживанием денежных или материальных ценностей (постановление Минтруда от 31.12.02 № 85). Данные перечни являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (письмо Роструда от 19.10.06 № 1746-6-1).

Таким образом, заключить договор о полной материальной ответственности при передаче сотрудникам ноутбуков, принтеров, сканеров и прочего оборудования не получится. Равно как и не удастся вменить работнику полную материальную ответственность в случае передачи имущества по разовому документу, о котором также говорится в пункте 2 части 1 статьи 243 ТК РФ. Причина — все то же положение статьи 239 ТК РФ о необходимости обеспечения условий хранения имущества.

Выходит, что единственная возможность взыскать с работника стоимость переданного для удаленной работы оборудования, это доказать, что вверенное имущество утрачено не при исполнении трудовых обязанностей, либо в результате административного проступка или преступления, совершенного сотрудником (п. 5, 6 и 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). А значит, без налаженной системы контроля за использованием оборудования в этом случае не обойтись.

Есть компенсация, без которой трудно представить любую удаленку. Это выплата за то, что дистанционщик использует в работе свое личное имущество. Отвечаем на самые острые вопросы про данное возмещение.

Обязательна ли компенсация за использование личного имущества?

До 2021 года стороны трудового договора сами решали обеспечивает работодатель удаленщика средствами труда или нет. Положительное решение закрепляли в трудовом договоре.

С 1 января 2021 главу ТК про дистанционную работу существенно переписали. Теперь по умолчанию вся нагрузка ложится на работодателя. Об этом — статья 312.6 ТК.

Именно задача работдателя — обеспечить дистанционщика всем необходимым. Как правило, это будет стационарный компьютер или ноутбук. Возможно и другое техническое оборудование. Например, фото- или видеокамера, графический планшет и т.п. Все зависит от того, чем занимается сама компания (ИП) и чем будет заниматься этот конкретный удаленный сотрудник.

Если компания сама, физически обеспечивает сотрудника всем необходимым, никакой компенсации за имущество платить не надо. Работодатель в таком случае тратится сам на средства труда.

Но не всегда возможно предоставить сотруднику все необходимое, проблемы может вызвать доставка и допзатраты на нее, особенно если сотрудник постоянно живет и работает в другом городе. Поэтому наиболее популярный вариант — когда работник использует собственное или арендованное имущество, а работодатель платит ему за это.

Что делать, если удаленка — экстренная, а бюджет на компенсацию не заложили?

Если у работодателя нет возможности в данный момент предоставить необходимые средства труда или выплатить компенсацию, то на время можно ввести режим простоя по независящим от сторон причинам. Такое запросто может случиться, если удаленка — не плановая, а экстренная. Например, при очередном витке пандемии власти отправили всех на удаленку и работодатель оказался не готов к дополнительным новым тратам.

Время простоя оплачиваем как ⅔ от тарифной ставки (оклада). Узнаем об этом, заглянув в последнюю часть статьи 312.9 ТК.

Сотрудник использует свое имущество без согласия работодателя

Ключевое условие для выплаты компенсации — сотрудник использует собственное или арендованное имущество с согласия или ведома работодателя.

Если руководство ни на что согласия не давало, удаленщик не вправе требовать компенсацию. Однако это совсем не выход — таким образом избегать выплаты. Как минимум, можно нарваться на претензии от самого работника.

Поэтому проще изначально работать в правовом поле и предусмотреть хотя бы небольшую выплату. Но она должна быть обоснована и подтверждена документально (см. Письма Минфина РФ от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 и от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).

Как установить компенсацию за использование в работе личного имущества

Порядок, сроки и размеры выплат пропишите в трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, это может быть самостоятельное Положение об удаленной работе.

Сопроводите суммы расчетом-обоснованием. Это необходимо, чтобы не платить с компенсации НДФЛ и взносы (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Иначе, если никакого обоснования размера выплаты нет, контролеры могут прийти к выводу, что суммы вы завысили, и доначислят зарплатные налоги. Та же ситуация — если выплату вы собираетесь включать в расходы на ОСНО в налоговом учете. Необоснованные суммы могут убрать из затрат.

На УСН с объектом доходы минус расходы, увы, компенсацию по общему правилу не получится взять в расходы. Перечень трат для УСН закрытый и компенсация за использование личного имущества, кроме легковых авто и мотоциклов, в нем не поименована.

Как понять, в каком размере делать выплату

Во-первых, посмотрите на условия труда. Будет логично, если для работников по одной должности, с одинаковой нагрузкой размер компенсации будет одинаковым .

Во-вторых, учитывайте характер личного имущества. Если речь о каком-то оборудовании, логично ориентироваться на рыночные цены и нормы амортизации офисного оборудования. Т.е. можно использовать рекомендации и инструкции, например, для учета основных средств и другого имущества.

Например: сотрудник использует для работы личный компьютер, необходимо рассчитать размер компенсации в месяц. Срок полезного использования (СПИ) компьютерной техники — от 2-х до 3-х лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23).

Нужно учесть, что компьютер сотрудник использует как в личных, так и в рабочих целях, поэтому компенсацию можно рассчитать только за рабочее время.

Допустим стоимость компьютера — 50 000 рублей, а СПИ стороны установили — 3 года. Тогда расчет компенсации будет выглядеть так:

50 000 / 36 = 1 388, 88 — сумма амортизации в месяц. В апреле 2021 года 175 рабочих часов (при 40-ка часовой рабочей неделе), а всего часов в месяце — 30*24=720. Получается, что сумма компенсации равна: 1 388,88 / 720 * 175 = 337,58.

Сложнее придется с расчетом за интернет, электроэнергию, тепло. В каком размере компенсировать подобные вещи? Можно ориентироваться опять-таки на средний уровень подобных месячных затрат. Только компенсировать не всю сумму, а считать в пропорции, в зависимости от количества рабочих дней / часов в конкретном месяце.

Есть еще вариант — просто сделать прибавку к зарплате сотрудника, но она соответственно увеличит ФОТ и будет облагаться НДФЛ и взносами.

За те периоды, что сотрудник болел, отдыхал, компенсацию не начисляйте!

А вот время, которое выделили под оргмоменты (рабочие совещания, переписка в мессенджерах с клиентами или другими сотрудниками, видео-коллы и конференции и т.д.) — рабочее, его включайте в расчет (ч. 6 ст. 312.4 ТК).

Еще идея — посмотреть на тарифы в коворкингах в городе, где живет удаленщик, и исходить из них. Такой расчет также нужно подтвердить документально, например приложить прайсы различных коворкинг-центров.

Если возмещаете реальные затраты сотрудника на расходные материалы, также подтвердите их чеками. квитанциями и другими документами. Их сотрудник может передавать в т.ч. в электронном виде, например при покупке попросить предоставить электронный чек и затем переслать ссылку на него работодателю. Это сократит количество бумажных документов, которыми нужно обменяться с сотрудником.

Составлять авансовый отчет в такой ситуации не требуется, ведь аванс работодатель не выдает. Достаточно первоначального согласия компании на подобную трату и заявления от работника на возмещение покупки.

Некоторым бухгалтерам спокойнее, чтобы авансовый отчет был. Если его составить, ошибки не будет.

Как провести выплату в бухучете

В бухгалтерском учете для начисления выплаты выбирайте счет отнесения затрат в зависимости от того, какие функции выполняет сотрудник. Проводка будет такая:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

— начислили компенсацию за использование личного имущества сотрудника.

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

читайте в статье «Правила оформления дистанционной работы в 2021 году»;
смотрите на семинаре «Нестандартная занятость работников в 2021 году: дистанционная работа, неполная занятость, совместительство, гибкое рабочее время. Как правильно оформить» — поможет разобраться, когда вводить тот или иной вид занятости, чем они различаются, как без ошибок оформлять документы с работником. Онлайн-обучение, онлайн-тест, электронный сертификат Контур.Школы.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

не нужно организовывать рабочее место;
не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

лично;
в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

лично под роспись;
через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур.Школы

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
_________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

программу Контур.Бухгалтерия;
___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

по почте заказным письмом с уведомлением; или
в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

Выводы и рекомендации

Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Читайте также: