По какому параметру определить может ли в файле храниться оформленный документ

Обновлено: 06.07.2024

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

shutterstock_1194789397.jpg

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

shutterstock_1188788269.jpg

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

журнал передачи.jpg

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

создается на основании.jpg

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

Файл характеризуется набором параметров (имя, расширение, размер, дата создания, дата последней модификации).

При сохранении файла на диск пользователь должен присвоить ему имя, следуя определенным правилам. Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: собственно имя файла и расширение, определяющее его тип (программа, данные и т. д.). Собственно имя файлу дает пользователь, а тип файла обычно задается программой автоматически при его создании.

В различных операционных системах существуют различные правила для имен файлов. В операционной системе MS-DOS собственно имя файла должно содержать не более восьми букв латинского алфавита и цифр, а расширение состоит из трех латинских букв, например: filename, txt

В операционной системе Windows имя файла может иметь до 255 символов, причем допускается использование русского алфавита, например: Конспект урокa.doc

Расширение имени файла записывается после точки и может содержать от 1 до 3 символов в DOS и больше 3 — в Windows.

Расширение обычно используется для указания типа файла. Существуют определенные договоренности о расширениях имен файлов, например:

• программы, написанные на одном из языков программирования, имеют расширение — .bas, .pas,

• текстовые файлы — .txt, .doc;

• графические файлы — .bmp, jpg,

• звуковые файлы — .wav, .mp3, .mid

• файлы мультимедиа (видеоклипы) — .avi, .mpg;

В программах, специально предназначенных для создания файлов того или иного типа, расширение обычно формируется автоматически.

В операционной системе Windows именно по расширению файлы ассоциируются с определенной программой, с помощью которой они могут быть открыты для просмотра или модификации.

Папка, иерархическая структура

Если на диске хранится много файлов, то для облегчения поиска нужного файла рекомендуется «объединять» их в папки по определенной тематике. Каждой папке тоже присваивается имя, но в отличие от имени файла, его принято писать без расширения. Одни папки могут находиться внутри других, тогда их называют вложенными папками. Таким образом, на диске кроме самих файлов хранятся папки (или каталоги). Каждый диск можно рассматривать как главную папку. Совокупность папок, вложенных друг в друга, образует так называемую иерархическую файловую систему, которая имеет «древовидную» структуру.

Начальный (корневой) каталог содержит вложенные каталоги 1-го уровня, в свою очередь, в каждом из них бывают вложенные каталоги 2-го уровня и т. д. Необходимо отметить, что в каталогах всех уровней могут храниться и файлы

Иерархическая структура напоминает библиотечные каталоги и э а при поиске нужного файла на диске. Такая структура хранения информации позволяет достаточно просто ориентироваться ш иной информации.

Любой носитель изначально имеет один каталог, который создаетсяоперационной системой без участия пользователя. Этот каталог называется корневым. Корневой каталог на каждом носителе внешней памяти существует в единственном экземпляре. Все другие каталоги создаются либо пользователем, либо могут быть автоматически созданы программами.

Полное имя файла однозначно определяет местоположение любого файла на носителе. Оно состоит из пути к файлу, включающего логическое имя устройства, последовательность имен, вложенных друг в друга каталогов, в последнем из которых содержится нужный файл, и собственно имени файла и его расширения.

Основные операции с файлами и папками, выполняемые пользователем

В процессе работы на компьютере над файлами чаще всего производятся следующие операции:

• копирование — создается копия исходного файла с тем же именем, но в другом каталоге, или с другим именем в любом, в том числе и в текущем каталоге;

• перемещение — исходный файл перемещается в другой каталог;

• удаление — запись о файле удаляется из каталога, система объявляет место, занятое файлом на диске, свободным, и любая операция записи, которая последует за этим, может безвозвратно погубить файл (поэтому операцию надо производить с большой осторожностью);




• переименование — изменяется имя исходного файла, при этом нельзя присваивать файлу имя, уже принадлежащее другому файлу в том же каталоге.

Над папкой можно выполнить следующий стандартный набор действий: создание, переименование, копирование, открытие, закрытие, удаление.

Понятие об архивировании

Архиватор — это специальная компьютерная программа, позволяющая «сжимать» (архивировать) файлы за счет устранения избыточности информации. Степень сжатия зависит от используемого архиватора, метода, которым производится сжатие и от типа исходного файла. Разархивация (распаковка) — это извлечение файла из архива.

Целью упаковки файлов обычно являются обеспечение более компактного размещения информации на диске, сокращение времени и. как следствие, стоимости передачи информации по каналам связи в компьютерных сетях. Кроме того, упаковка в один архивный файл группы файлов существенно упрощает их перенос с одного компьютера на другой, сокращает время копирования файлов на диски, позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа, способствует защите от заражения компьютерными вирусами,

В основе работы программ-архиваторов лежит процедура поиска и перекодирования одинаковых фрагментов содержимого файлов. Архивный файл включает в себя оглавление, содержащее ин­формацию о файлах, хранящихся в архиве (имена файлов, сведения о каталоге, в котором они находились, размер файлов на диске и в архиве, дату и время последней модификации файлов и т. д.). В ка­честве расширений архивным файлам по умолчанию, устанавлива­ется имя соответствующей программы-архиватора.

Программы-архиваторы позволяют создавать и такие архивы, для извлечения из которых содержащихся в них файлов не требуются какие-либо программы, так как сами архивные файлы могут содержать программу распаковки. Такие архивные файлы называются самораспаковывающимися.

Типовые функции программ-архиваторов:

1. Помещение исходных файлов в архив.

2. Извлечение файлов из архива.

3. Удаление файлов из архива.

4. Просмотр оглавления архива.

5. Проверка архива.

Примеры наиболее популярных программ-архиваторов: WinZip, WinRar.

Защита от вирусов

Компьютерные вирусы — это программы, которые могут «размножаться» (создавать свои копии) и скрытно внедрять свои копии в файлы, загрузочные сектора дисков и документы. При этом копии могут сохранять способность дальнейшего распространения. Вирус может дописывать себя везде, где он имеет шанс выполниться.

Активизация компьютерного вируса может вызвать уничтоже­ние программ и данных, повреждение операционной системы. Самые опасные вирусы могут вызвать сбои и зависание при работе компьютера, и даже форматирование винчестера.

Заражается компьютер «снаружи», когда человек запускает на ис­полнение некую программу, которая либо заражена вирусом (т. е. при ее выполнении запускается и вирус), либо сама является вирусом:

Файловые вирусы внедряются в исполняемые файлы (программа и активизируются при их запуске. После запуска зараженной программы вирус находится в оперативной памяти компьютера и может заражать другие файлы вплоть до момента выключения компьютера или перезагрузки операционной системы. При этом могут быть заражены даже файлы данных (например, звуковые или графические). Поэтому не рекомендуется запускать на выполнение файлы, полученные из сомнительного источника и не проверенные предварительно антивирусными программами.

Загрузочные вирусы записывают себя в загрузочный сектор диска. При загрузке операционной системы с зараженного диска вирусы внедряются в оперативную память компьютера. В дальнейшем загрузочный вирус ведет себя как файловый. Чтобы обезопасить себя отподобных вирусов, не загружайте операционную систему с гибких дисков и установите на BIOS вашего компьютера защиту от изменений загрузочного сектора.

Макровирусы заражают файлы документов Word, электронных таблиц Excel. Макровирусы фактически являются макрокомандами макросами), которые встраиваются в документ. После загрузки зараженного документа в соответствующее приложение макровирусы постоянно присутствуют в памяти компьютера и могут заражать другие документы. Угроза заражения прекращается только после скрытая приложения. Профилактика заражения такими вирусами состоит в отказе от загрузки макросов, однако таким образом вы отключите и полезные макросы, содержащиеся в документе.

Сетевые вирусы — это любые обычные вирусы, распространяющиеся и заражающие компьютеры по компьютерной сети. Заражение может произойти и, например, при получении зараженных файлов с серверов файловых архивов.

Часто интернет-черви являются троянами. Троянские программы «похищают» и отправляют по известным им адресам идентификаторы и пароли пользователя для доступа в Интернет и другую секретную информацию пользователя. Такая программа может дать злоумышленнику полный доступ к вашим программам и данным.

Особая разновидность вирусов — это так называемые скрипт-вирусы — активные элементы (программы) на языках JavaScript или VBScript. Такие программы передаются по WWW в процессе загруз­ки Web-страниц с серверов Интернета на локальный компьютер. Избежать заражения скрипт-вирусами можно, запретив получение активных элементов на локальный компьютер в программе-браузере.

Для профилактики заражения вирусом необходимо выполнять и некоторые общие рекомендации:

• проверять на наличие вирусов все поступающие извне данные, в том числе через гибкие и компакт-диски, а также по любым сетям;

• периодически проверять все жесткие диски компьютера на наличие вирусов;

• использовать только лицензионные программные продукты;

• не пускать за свой компьютер друзей с неизвестно откуда взявшимися «игрушками»;

• всегда защищать свои гибкие диски от записи при работе на других компьютерах, если на них не будет производиться запись информации;

• не оставлять в кармане дисковода для гибких магнитных дисков дискету при включении или перезагрузке компьютера, чтобы исключить заражение компьютера загрузочными вирусами;

По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы.

Для удобства работы можно выбрать другую папку.

Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов


увеличить изображение
Рис. 1.36. Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов

Настройка формата файла для сохранения по умолчанию

По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате Word 2007 ( *.docx ).

Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.

Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении


увеличить изображение
Рис. 1.37. Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении

Заполнение свойств файла

Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.

Свойства документа делятся на следующие пять типов.

Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.

Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.

Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.

Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.

Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.

При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.

Все существующие файлы условно можно разделить на две основные группы: системные и пользовательские. Очевидно, что системные файлы являются составляющими элементами самой системы, содержат в себе библиотеки, алгоритмы, команды, обеспечивающие работоспособность операционной системы. Пользовательские файлы являются виртуальным достоянием пользователя и для их чтения или редактирования требуются соответствующие программы.

Операционная система определяет тип файла по его расширению. Расширением называется последняя часть имени файла, которая следует после точки. Точек в названии может быть несколько, поэтому расширением считается часть имени файла, следующая за последней точкой в его названии. Пример: filename.txt

От расширения файла зависит — какой программой будет производиться чтение или редактирование данного файла.

Здесь возникает некоторая сложность в понимании для новичка. Дело в том, что операционная система, по умолчанию, настроена так, что известные системе расширения файлов не отображаются. В этом случае, пользователь видит только название самого файла. Видимо, создатели ОС посчитали, что пользователю нет смысла вдаваться в технические подробности.

Увы, без знания технических подробностей, полноценное взаимодействие с компьютером невозможно. По той причине, что расширения файлов остаются скрытыми, многие пользователи даже не подозревают о том, что в одной папке (каталоге) не может существовать двух файлов с одинаковыми названиями. Каждое название файла индивидуально для каждой конкретной папки.

Заблуждение возникает по той причине, что один файл может называться filename.txt, а второй файл может называться filename.jpg. Для системы, оба этих названия являются разными из-за разных расширений в имени, а пользователь, если расширения не отображаются, видит два одинаковых имени файла в одной папке и думает, что такое вполне возможно.

Рассмотрим типы пользовательских файлов. Условно их можно разделить на четыре основные группы:


1. Текстовый документ

Основным типом пользовательских файлов является текстовый документ. Данное утверждение не требует объемных доказательств, достаточно напомнить о том, что ни один сайт в интернете не обходится без текста. Кроме того, никакая электронная отчетность, ведение бухгалтерии, логистики, заключение договоров — тоже не могут обойтись без набора текстовых символов. Текст в компьютерном мире является, пусть не самым красочным, но самым основным источником информации. Графические изображения, как правило, являются дополнением к основному текстовому файлу, если содержат графики, чертежи, иллюстрации или фотографии.

Текстовый документ может содержать в себе обычный или форматированный текст. Если текстовый документ содержит неформатированный текст, такая запись, по сути, является единой строкой, содержащей определенный набор символов. Приложения, работающие с текстовыми документами, для удобства чтения автоматически располагают текст в окне в несколько строк, осуществляя перенос по словам.

Неформатированный текст содержит только основной набор символов, без указания типа и размера шрифта. Программы, работающие с текстом, отображают неформатированный текст размером и шрифтом выбранным пользователем. Таким образом, неформатированный текст, на двух разных компьютерах, может выглядеть совершенно по-разному, сохранится только основной логический смысл данного текста.

В операционной системе Windows, для чтения и создания простых текстовых файлов без форматирования, существует гениальное приложение "Блокнот". Данное приложение позволяет создавать простые текстовые файлы без форматирования. Кроме того, приложение позволяет открывать и редактировать некоторые системные файлы, содержащие техническую текстовую информацию. Также возможно создание или редактирование страниц интернета в формате HTM или HTML .

Форматированный текст имеет заданный и описанный в самом файле тип и размер шрифта, разбивку на абзацы, страницы, отступы текста от краев страницы, что подразумевает дальнейший вывод текста на печать с помощью принтера. Также форматированный текст может иметь таблицы, гипертекстовые ссылки, позволяющие осуществлять переход прямо из текстового документа на указанный ресурс в сети Интернет.

Наиболее известная программа, которая используется для работы с форматированным текстом, разработана компанией Microsoft и называется Word.

Некоторые пользователи полагают, что программа Word является неотъемлемой частью операционной системы Windows .

На самом деле, данное приложение является отдельным продуктом компании и устанавливается дополнительно. Приложение разработано специально для работников офиса, которым постоянно приходится работать с отчетами, сметами, счетами, договорами и другими аналогичными документами.

Текст без иллюстраций, фотографий или иконок выглядит слишком сухо и скучно. Иногда рисунки просто необходимы для наглядности. Все изображения, используемые в цифровой среде, можно разделить на две основных группы: растровая и векторная графика. Разница между этими двумя группами значительна и заключается в принципах построения, сохранения и чтения изображения.

Растровые изображения появились раньше и пока остаются наиболее популярными. Связано это с тем, что создавать и редактировать растровые изображения гораздо проще. На сегодняшний день существует множество различных программ, доступных широкому кругу пользователей, которые созданы для работы с растровой графикой.

Общий принцип растрового изображения заключается в том, что оно состоит из точек — пикселей. Такой принцип продиктован устройством самих мониторов, где также используются трехцветные пиксели. Каждый пиксель монитора состоит из трех ячеек, которым заданы базовые цвета: красный, зеленый и синий.
От яркости свечения каждой цветной ячейки, входящей в состав одного пикселя, зависит его общий суммарный цвет. Одинаковое свечение красного и зеленого порождают желтый цвет, одинаковое свечение зеленого и синего — дают голубой, а все три цвета в сумме дают белый. Разное процентное соотношение трёх базовых цветов — создает всю богатую палитру не только виртуального, но и окружающего мира.

Качество растрового изображения зависит от количества пикселей. Чем больше пикселей, тем выше может быть качество изображения. Пиксели в графическом рисунке образуют горизонтальные строки и вертикальные столбцы. Любое растровое изображение имеет четкий размер по ширине и высоте, который также указывается в пикселях.

Основной недостаток растрового изображения заключается в том, что изменение исходного размера изображения приводит к ухудшению качества. Связано это с тем, что при уменьшении изображения соседние пиксели суммируются и сливаются в один. При увеличении изображения добавляются новые пиксели, которым присваивается промежуточное значение соседних.
Если исходное изображение не уменьшать, а сразу увеличивать, то и в этом случае, за счет появления промежуточных пикселей теряется исходная четкость изображения. Наименьшие потери качества происходят при увеличении изображения на коэффициент кратный четырем: в два, в четыре, в восемь или шестнадцать раз.
В этих случаях, каждый пиксель просто увеличивается в четыре раза, либо в восемь, шестнадцать раз, но не появляются пиксели с промежуточными значениями.

Помимо растровой графики, существует векторная графика . Принцип построения векторного изображения заключается в том, что в исходном файле сохраняется сама форма каждого элемента изображения, в процентном соотношении от общей площади изображения. Подобное сохранение информации обеспечивает четкость изображения при любом изменении размера.
Векторное изображение, созданное на дисплее обычного компьютера, не потеряет своё качество даже в том случае, если его растянуть до размеров многоэтажного дома. Объем файла векторной графики зависит от количества элементов, используемых в рисунке.

Возможность воспроизведения звука на компьютере не является такой важной и необходимой составляющей, как текст или графическое изображение, но делает цифровой мир более совершенным и многогранным. Если же рассматривать техническую составляющую, компьютер, лишенный возможности работы со звуком, стал бы бесполезной игрушкой для композиторов, музыкантов, аранжировщиков и других специалистов, чья творческая или трудовая деятельность связана непосредственно со звуковыми файлами.
Для того чтобы понять структуру звукового файла, обратимся к базовым понятиям возникновения звука в природе. Известно, что любой звук это волна, которая порождается источником звука с помощью колебаний. От частоты колебаний источника звука зависит частота звуковой волны. Частота колебаний выражается в Герцах. Один Герц (Гц или Hz) означает одно колебание в секунду. Человеческое ухо способно слышать звуковые колебания в диапазоне от 20 колебаний в секунду (20 Гц) до 20 000 колебаний (20 кГц).

Некоторые источники утверждают, что человеческое ухо слышит не от 20, а от 30 Герц. Так или иначе, но всё, что ниже слышимого диапазона — принято считать инфразвуком, а диапазон свыше 20 000 Герц — принято считать ультразвуком.
Звуковой файл, по своей сути, это цифровая запись колебаний источника звука. При воспроизведении звукового файла, считывается запись колебаний, а сигнал, сгенерированный в соответствии с записью, подаётся на усилитель мощности, а уже затем воспроизводится динамиками звукового устройства.
Запись звука можно представить в виде графика. Для простоты восприятия, на графике изображена частота равная одному колебанию в секунду, что соответствует 1 Герц. Естественно, человеческое ухо не может услышать такую частоту, но на данном примере проще объяснить общий принцип звучания частот.

Когда мы слышим музыку, мы можем различать звучание множества различных музыкальных инструментов. Все они звучат на разных частотах, но запись подобного звучания выглядит в виде всего одной звуковой дорожки. Возникает вполне справедливый вопрос: Каким образом одна звуковая дорожка может содержать запись нескольких музыкальных инструментов?
Чтобы ответить на данный вопрос, воспользуемся двумя графиками. На одном графике изображена частота 1 Герц, на втором графике изображена частота 10 Герц. Как будет выглядеть график, если две этих частоты суммировать в один график?
Примитивная математика здесь бессильна и 1 плюс 10 Герц не будет равняться 11 Герцам. Полученный график будет сочетать в себе обе частоты, которые, при воспроизведении будут слышаться по отдельности. То есть, не сольются в единый звук. Однако, следует заметить, что суммируется громкость частот.

Подобным образом происходит наложение и слияние многих частот. В конце-концов, человеческое ухо — также имеет всего одну мембрану (барабанную перепонку), которая воспринимает всё многообразие звуков реального мира.

Видеофайлы являются наиболее "тяжелыми" по своему объему и наиболее сложными для воспроизведения на компьютере. Впрочем, для любого компьютера нет ничего страшнее, чем качественная видеоигра с трехмерной графикой и массой реалистичных эффектов: дым, туман, падающие тени от объектов и многие другие эффекты, которые создают максимальную нагрузку для видеокарты, заставляя её просчитывать весь виртуальный мир трёхмерной сцены.

Игровой режим с 3D-графикой наиболее опасен для ноутбуков потому, что система охлаждения обслуживает одновременно главный процессор и видеочип. Однако, скорость вращения кулера зависит от температуры главного процессора. Видеоигра может давать незначительную нагрузку для главного процессора при максимальной нагрузке видеочипа. В этом случае, кулер работает на пониженных оборотах, видеочип нагревается сильнее, чем главный процессор, но не получает достойного охлаждения, из-за чего значительно сокращается срок службы видеочипа.

Если учитывать нагрузку, которую создаёт трехмерная игра, то воспроизведение видеофайлов можно считать пустяком, который создаёт нагрузку процессора в пределах от 25-30% до 67-75%. Конечно, процент загрузки зависит ещё от мощности самого процессора. Чем мощнее процессор, тем проще ему работать. Для видеокарты-же нагрузка остается минимальной, поскольку, вся работа заключается в просчете плоского, двухмерного изображения, имеющего лишь ширину и высоту кадра.
Как говорилось ранее, видеофайл представляет собой серию последовательных, графических рисунков, сопровождающихся аудиодорожкой. Объем видеофайла напрямую зависит от размера и количества кадров. Правда, помимо этих параметров, существуют и такие, как интерлейсинг, битрейт, сжатие.
Известно, что человеческий глаз воспринимает движение на экране в том случае, если скорость смены кадров не ниже 24 кадров в секунду. Однако, некоторые цифровые форматы имеют настройку от шести с половиной кадров в секунду и выше. Как такое возможно?

Всё дело в том, что в подобных случаях смена кадра происходит так же быстро и резко, но время показа одного кадра на экране значительно увеличено. Конечно, чем больше кадров в секунду мы видим, тем плавнее воспринимается движение на экране.

Есть ещё такое заблуждение, что 24 кадра в секунду это максимум для человеческого глаза, а повышать количество кадров не имеет смысла. На самом деле, видео, воспроизводимое со скоростью 30 кадров в секунду, воспринимается глазом более плавно и кажется более натуральным, а 60 кадров в секунду создаёт ещё более плавный и реалистичный эффект движения.

Заключение


По своей сути, любой файл содержит запись, состоящую из набора символов. Разница лишь в том, что значения символов, в разных типах файлов, имеют разное значение. Текстовые файлы появились одними из первых, ещё на заре развития компьютерной техники. Они могут иметь простое или сложное форматирование, подразумевающее отступы текста от краёв, разбивку текста на отдельные страницы, если подразумевается вывод документа на печать.

Вторым по значению можно смело назвать графический рисунок. К этой категории относится любое растровое изображение, будь то фотография, сделанная с помощью цифровой камеры или рисунок, созданный от руки. Для компьютера не имеет значения, каким образом был создан графический рисунок, для него это просто файл, в котором описано количество точек по вертикали и горизонтали, а также указан цвет каждой точки. Открывая изображение для просмотра, компьютер должен прочитать графический файл от начала до конца и затем, в соответствии с его содержимым, отобразить область рисунка указанными цветами. Пользователь видит картинку или фотографию.

Если графические файлы содержат информацию о количестве и цветах точек, из которых состоит рисунок, то аудиофайл содержит в себе запись частоты колебаний мембраны динамиков или наушников. Компьютер, считывая информацию аудиофайла, генерирует необходимые частоты и передает их на предварительный усилитель громкости, с которого сигнал поступает на усилитель мощности и далее начинает звучать в наушниках или динамиках.

Самым "тяжелым" и сложным для обработки и чтения является видеофайл, который состоит из двух частей: видеоряд и звуковая дорожка. По своей сути, видеофайл это объединение графического рисунка с аудиофайлом, с той разницей, что видеофайл подразумевает не один рисунок, а целую серию графических рисунков, которые сменяются со скоростью 12.5, 15, 25, 29.9 или 30 кадров в секунду. Скорость смены кадров также указана в самом видеофайле. Следует учитывать, что воспроизведение видеоряда должно ещё сопровождаться синхронным воспроизведением аудиодорожки. Из-за такой сложности, на слабых компьютерах нередко возникает рассинхронизация потоков, когда видеоряд отстает от аудиодорожки, либо наоборот: опережает её.

Свойства документа (или метаданные) — это сведения о файле, которые его описывают или определяют. В число свойств документа входят его название, имя автора, тема и ключевые слова, указывающие на раздел или содержимое документа.

Свойства документов помогают упорядочивать и находить их. В этой статье объясняется, как добавить такие свойства в документ.

Свойства документа

Свойства документа делятся на четыре типа:

Стандартные свойства. По умолчанию Office со стандартными свойствами, такими как автор, заголовок и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно присвоить пользовательские текстовые значения. Например, в Word можно использовать свойство Keywords (теги), чтобы добавить ключевое слово "клиенты" в документы о продажах. Затем вы можете найти все документы о продажах по этому ключевому слову.

Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла или даты создания или последнего изменения файла) и статистические данные, которые поддерживаются программами Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя.

Для поиска и определения файлов можно использовать автоматически обновленные свойства. Например, вы можете найти все файлы, созданные после 3 августа 2015 г., или все файлы, которые были в последний раз изменены вчера.

Настраиваемые свойства. Вы можете определить дополнительные настраиваемые свойства для Office документов. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать в предлагаемом списке или определить самостоятельно.

Свойства библиотеки документов: это свойства, связанные с документами в библиотеке библиотека документов веб-сайте или в общедоступных папках. При создании новой библиотеки документов вы можете задать одно или несколько свойств и указать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку будет предложено указать значения обязательных свойств, а также изменить неправильные значения. Например, если библиотека используется для сбора рационализаторских предложений, вам может быть предложено задать такие свойства документа, как "Кем отправлено", "Дата", "Категория" и "Описание". Когда вы открываете документ из библиотеки документов в Word, Excel или PowerPoint, вы можете изменить и обновить эти свойства библиотеки документов, щелкнув Файл >Сведения. Все необходимые свойства из библиотеки документов обозначены красными границами на вкладке Сведения в Word, Excel иPowerPoint..

Если вы хотите вставить любое из этих свойств в документ Word, см. добавление имени файла, даты, автора или других свойств документа в заглавный или footer.

Читайте также: