При импорте текстовых файлов в редактор текст загружается как фотография

Обновлено: 07.07.2024

Большинство текстовых процессоров позволяют сохранить данные документов слияния в текстовых файлах без форматирования, которые затем можно использовать для импорта в таблицы Access. Например, в Word 2002 нужно просто открыть документ и сохранить его как текстовый файл, выбрав команду Файл, Сохранить как (File, Save As).

При возможности выбора формата текстовых файлов, предназначенных для импорта в таблицы Access 2002, рекомендуется использовать файлы с разделителями полей. Недостатком файлов с фиксированной шириной полей является, во-первых, большой объем, т. к. в них содержится много пробелов, а во-вторых, сложности с определением позиций начала столбцов. Если же все-таки нужно использовать файл с фиксированной шириной полей, будьте внимательны и помните, что Access анализирует только первые 20 строк текстового файла, поэтому позиции разделения полей, определяемые автоматически, могут оказаться неверными.

В качестве символов разделителей полей в текстовых файлах могут использоваться самые разнообразные символы. Access 2002 позволяет работать со стандартными символами разделителей (запятыми, пробелами и символами табуляции) или указать символ, используемый в импортируемом файле в качестве разделителя (см. рис. 3.22). Однако нестандартные разделители полей (в том числе и пробелы) на практике встречаются крайне редко.

Кроме того, в текстовых файлах могут использоваться двойные кавычки (") для .выделения текстовых полей. При импорте данных из таких файлов предполагается, что поля, значения которых не выделены кавычками, являются числовыми (в том случае, если они содержат только числа). Далеко не все приложения выделяют текстевые значения при импорте в текстовый файл. Например, Excel при экспорте данных в текстовый файл в формате CSV (Comma Delimited) не заключает текстовые значения в кавычки (рис. 3.24).

Рис. 3.24. Текстовый файл в формате CSV открыт в приложении "Блокнот"

С помощью приложения "Блокнот" можно быстро определить тип текстового файла, который предполагается импортировать в таблицу Access 2002. Однако приложение "Блокнот" может работать только с файлами, размер которых не превышает 60 Кбайт. Для просмотра больших текстовых файлов можно использовать редактор WordPad. Но работая с этим редактором при просмотре или редактировании текстовых файлов, нельзя применять форматирование и сохранять файлы в формате DOC, т. к. в этом случае текстовый файл нельзя будет импортировать.

В текстовом файле SDF (Standard Data Format), создаваемом командой dBASE COPY ТО ИмяФайла DELIMITED, все текстовые значения заключаются в прямые кавычки (рис. 3.25). Значения полей типа Numeric и Date в кавычки не заключаются. Этот формат текстовых файлов является стандартом для многих СУБД и широко распространен в других приложениях.

Многие текстовые процессоры в качестве разделителя полей используют символы табуляции. Символ табуляции применяется также при преобразовании обычного текста в таблицу в качестве разделителя ячеек. В текстовых файлах с разделением полей символами табуляции редко используется выделение текстовых значений кавычками. Access 2002 при экспорте данных в текстовые файлы, в которых в качестве разделителя выступает символ табуляции, заключает текстовые значения в кавычки, чтобы символы новой строки, которые могут содержаться в текстовых полях, не воспринимались как разделители записей. Тем не менее не рекомендуется включать символы новой строки в текстовые поля.

Рис. 3.25. Текстовый файл в формате SDF открыт в приложении "Блокнот"

Можно импортировать данные из многих популярных приложений в документ или представление Notes, а также экспортировать данные из документа или представления Notes во многие из этих приложений.

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Допускается импорт текстовых файлов, файлов текстовых редакторов, графических файлов, файлов HTML и электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу.

При импорте файлов в документ Notes эмулируются функции исходного приложения. Например, импортированный файл текстового редактора отображается с исходными шрифтами, цветами и заголовками.

Импорт файлов в документ часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт текстовых файлов

В документе Notes допускается импорт файлов в формате .rtf , текстовых файлов ASCII и файлов текстовых редакторов в форматируемое поле.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст".

Чтобы импортировать файлы в формате .rtf

Чтобы импортировать текстовые файлы ACSII

Чтобы импортировать файлы текстовых редакторов

Можно импортировать файлы текстовых редакторов Lotus Word Pro, Microsoft Word и WordPerfect.

Импорт файлов HTML

В форматируемое поле Notes можно импортировать текст файла HTML и рисунки, если они сохранены локально. Если рисунки хранятся не локально, на месте рисунка отображается красный прямоугольник с крестом.

Чтобы импортировать файлы HTML

Импорт графических файлов

В документ Notes допускается импорт графических файлов нескольких типов (BMP, CGM , GIF, JPEG, Lotus PIC, PCX и TIFF 5.0) в форматируемое поле. Рисунки следует импортировать по отдельности. Если файл содержит более одного рисунка, будет импортирован только первый.

Импортированные в Notes рисунки могут отличаться от исходных, так как содержащиеся в них шрифты, цвета, размеры текста и общие размеры будут конвертированы в совместимые с Notes. Попробуйте изменить вид рисунка в его исходном приложении перед импортом в Notes.

Перед импортом в Notes сканированных изображений их следует сохранить в формате BMP, PCX или TIFF. Если качество сканированного изображения неудовлетворительно, в программе сканирования следует изменить такие настройки, как разрешение (в точках на дюйм) или размер изображения. Начните с 75 точек на дюйм при 100% размере, затем увеличивайте разрешение и уменьшайте размер до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый результат. Вообще говоря, чем выше разрешение в точках на дюйм, тем больше будет объем импортируемого в Notes рисунка. Также необходимо иметь в виду то, что различные мониторы могут по-разному отображать отсканированное изображение.

Чтобы импортировать графические файлы

Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

В форматируемое поле в документе можно импортировать файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3 и Microsoft Excel. Импортированная электронная таблица становится просто таблицей.

В случае если электронная таблица шире, чем окно Notes, для просмотра скрытой части данных используется горизонтальная полоса прокрутки. Наибольшая ширина текста, которая может использоваться в документе Notes составляет 57,8 см (22,75 дюйма). Дополнительный текст не отображается. Кроме этого, импортируются только первые 64 столбца электронной таблицы.

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. В Notes также не поддерживается импорт имен из именованных диапазонов.

При импорте файлов формата 1-2-3® шрифт заменяется на Courier, а при импорте из Microsoft Excel - на Times Roman. После импорта файла шрифт может быть изменен.

Чтобы импортировать файлы электронных таблиц

Импорт файлов в представления

Допускается импорт структурированных и табличных текстовых файлов, электронных таблиц и файлов vCard (электронная визитная карточка) в представления Notes, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу. Файлы vCard можно импортировать только в представления личной адресной книги.

Импорт часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт структурированных текстовых файлов

Структурированный текст - это текст ASCII, который состоит из полей со значениями. При импорте структурированного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

На этом шаге мы рассмотрим использование средства Мастер текстов для процесса импортировния.

Для импортирования текстового файла в Excel выполните команду Данные | Внешние данные | Импорт текстового файла . В открывшемся диалоговом окне Импорт текстового файла найдите файл, предназначенный для импортирования. По умолчанию в этом окне ображаются только текстовые файлы с расширением TXT . Если импортируемый файл имеет другое расширение, то в списке Тип файла диалогового окна Импорт текстового файла выберите опцию Все файлы .

Excel отобразит диалоговое окно Мастер текстов (импорт) . Этот мастер представляет собой последовательность диалоговых окон, в которых определяется информация, необходимая для разбиения строк текстового файла на столбцы таблицы.

Мастер текстов (импорт) - шаг 1 из 3

На рисунке 1 показано первое из трех окон мастера текстов.

Рис. 1. Первый этап импортирования

В разделе Формат исходных данных проверьте тип импортируемого текстового файла: с разделителями или с полями фиксированной длины. Можно также указать строку, с которой нужно начать импортирование.

Обратите внимание на окно предварительного просмотра файла, расположенное в нижней части диалогового окна. Для просмотра файла можно использовать полосы прокрутки. Если символы файла выглядят неправильно, измените опцию Формат файла , это поможет определить, какой набор символов использовать. После того как Вы сделаете первый шаг, щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти ко второму шагу.

Мастер текстов (импорт) - шаг 2 из 3

Внешний вид диалогового окна, появляющегося на втором шаге импортирования с помощью средства Мастер текстов (импорт) , может быть разным в зависимости от того, что Вы выбрали на первом шаге в разделе Формат исходных данных . Если на первом шаге Вы выбрали опцию С разделителями , то появится диалоговое окно, как показано на рисунке 2.

Рис. 2. Второй этап импортирования (для файлов с символами - разделителями)

Здесь можно определить тип разделителя, символ - ограничитель строк текста - и указать, нужно ли считать последовательные символы-разделители одним символом. В разделе Образец разбора данных вертикальными линиями показано, как будут разбиты строки на столбцы. Внешний вид этого раздела будет меняться в зависимости от выбранных опций в диалоговом окне.

Если на первом шаге выбрана опция Фиксированной ширины , то появится диалоговое окно, изображенное на рисунке 3. На этом шаге Excel определяет разбиение на столбцы. В разделе Образец разбора данных вертикальными линиями показано, как будут разбиты строки текстового файла на столбцы. Если линии разделения указаны неправильно, то их можно передвигать, вставлять новые и удалять. Инструкции, как это делать, приведены в диалоговом окне.

Рис. 3. Второй этап импортирования (для файлов с фиксированной шириной полей)

При импортировании текстовых файлов, в которые включены колонтитулы, последние можно пропустить, установив соответствующим образом разделители столбцов. Когда файл будет импортирован, Вы сможете удалить строки, содержащие лишнюю информацию, например те же колонтитулы. После того как Вы сделаете второй шаг, щелкните на кнопке Далее , чтобы перейти к третьему шагу.

Мастер текстов (импорт) - шаг 3 из 3

На рисунке 4 показано последнее из трех диалоговых окон средства Мастер текстов (импорт) .

Рис. 4. Третий этап импортирования

В этом окне можно определить, какой формат применять к каждому столбцу (общий, текстовый или формат "дата"). Некоторые столбцы можно пропустить - они не будут импортированы. Если щелкнуть на кнопке Подробнее , откроется дополнительное диалоговое окно (рисунок 5), где можно настроить числовой формат импортируемых данных.

Рис. 5. Диалоговое окно Дополнительная настройка импорта текста

Когда Вы удовлетворены результатами, щелкните на кнопке Готово . Excel откроет диалоговое окно Импортданных (рис. 6), в котором следует указать, куда поместить импортируемые данные: на новый рабочий лист или на активный рабочий лист в область, которая определяется текущей ячейкой. После выбора местоположения данных щелкните на кнопке ОК .

Рис. 6. Диалоговое окно Импорт данных

Excel импортирует данные и отобразит панель инструментов Внешние данные (рис. 7), которая помогает работать с импортируемыми данными.

Рис. 7. Панель инструментов Внешние данные

Например, если щелкнуть на кнопке Свойства диапазона данных (рис. 8), то откроется диалоговое окно Свойства внешнего диапазона , в котором можно увидеть и изменить параметры, установленные для данного диапазона импортированных данных.

Набирать информацию с клавиатуры дело хлопотное и трудоемкое. И ладно бы в Word, а то в Excel, где нужно перемещаться между ячейками. Поэтому, если информация имеет место быть в текстовом виде, это уже хорошо. Рассмотрим, как быстро выполнить импорт данных в Excel из текстового файла или, говоря по другому, корректно вставить текст в таблицу Excel.

Очень-очень сложного тут ничего нет. Как я уже неоднократно отмечал, информация в таблице Excel должна быть представлена строго структурированной, следовательно, в текстовом файле эта структурированность также должна строго соблюдаться.

Допустим, вот наши герои:

Иванов Иван Иванович 1978 инспектор
Сидоров Петр Сидорович 1970 старший инспектор
Петров Василий Самуилович 1965 самый старший инспектор

Больше трех лень набивать 🙂 , но и их хватит.

Теперь определимся, какая нам нужна в Excel таблица? Пусть она имеет такие столбцы:
Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Должность.

Все у нас имеется, но тут есть один нюанс в представлении должности. Для каждого сотрудника должность имеет разный размер – 1, 2 и 3 слова. Как же Excel указать, где начинается и заканчивается информация, заносимая по столбцам?

Для этого удобно использовать символ-разделитель. Таким символом может быть любой символ, который не встречается в Вашем тексте как знак препинания или спецсимвол. То есть, точка и запятая точно старайтесь не использовать, а вот звездочку или наклонную можно взять. В нашем случае, если бы должность у всех состояла из одного слова или так – ст.инспектор, сам.ст.инспектор (без пробелов), то подошел бы и пробел. Подходите творчески, чтобы меньше делать работы. 🙂

Структурируем наш список:

Фамилия/Имя/Отчество/Год рождения/Должность
Иванов/Иван/Иванович/1978/инспектор
Сидоров/Петр/Сидорович/1970/старший инспектор
Петров/Василий/Самуилович/1965/самый старший инспектор

и сохраняем в текстовом документе c расширением .txt . Теперь такой список замечательно перенесется в Excel.

Для этого заходим в Excel на вкладку Данные. В области Получение внешних данных нажимаем кнопку Из текста.

В открывшемся окне указываем на наш текстовый файл, из которого будем импортировать данные. После этого откроется Мастер импорта на первом шаге. Тут нужно указать структуру наших данных – “с разделителями” (которым у нас выступает наклонная «/»). После этого нажимаем кнопку Далее.

На следующем шаге мастера нужно указать символ-разделитель. Тут приведены некоторые варианты, но мы выбираем “другой” и в окошке вводим наш символ – наклонную. Сразу же в нижней области (с нашим списком) появляются вертикальные линии (столбцы), по которым можно проверить правильность разделения данных. Нажимаем кнопку Далее.

На третьем шаге можно указать формат данных для каждого или выбранного столбца, если в этом есть необходимость. Как правило, такое актуально для столбцов с датой. Мы же ничего не меняем и жмём кнопку Готово.

После этого нужно указать ячейку, с которой будет начинаться таблица – её левый верхний угол.

После выбора ячейки и нажатия OK мы увидим наши данные, разнесенные по столбцам! Вуаля! Наш текст в таблицу Excel вставлен красиво и правильно.

Читайте также: